משימות בסיסיות ב- Access 2010

מסדי נתונים יחסיים ב-Access

לעתים דרוש לך מסד נתונים יחסי כדי לעקוב אחר מידע כזה – מאגר נתונים שהופרד לאוספי נתונים קטנים יותר (הנקראים טבלאות) כדי למנוע יתירות ולאחר מכן קשורים זה לזה בהתבסס על פיסות מידע משותפות (הנקראות שדות). לדוגמה, מסד נתונים יחסי של תכנון אירוע עשוי להכיל טבלה עם פרטי לקוח, טבלה עם פרטי ספק וטבלה עם מידע אודות אירועים. הטבלה עם פרטי האירוע עשויה להיות בעלת שדה כדי לקשר אותו לטבלת הלקוחות, ולשדה כדי לקשר אותו לטבלת הספקים. בדרך זו, לדוגמה, אם מספר הטלפון של הספק השתנה, המידע יכול להשתנות פעם אחת בטבלה ספק, במקום בכל אירוע שקשור לספק.

Access הוא כלי שניתן להשתמש בו כדי לפתח במהירות ובקלות יישומי מסד נתונים יחסיים המסייעים לך לנהל מידע. באפשרותך ליצור מסד נתונים שיעזור לך לעקוב אחר כל סוג של מידע, כגון מלאי, אנשי קשר מקצועיים או תהליכים עסקיים. למעשה, Access מגיע עם תבניות שניתן להשתמש בהן באופן מיידי כדי לעקוב אחר מגוון של מידע, מה שהופך את הדברים לקלים אפילו עבור המתחיל.

בעת פתיחת Access

בעת הפעלת Access 2010, תראה את התצוגה המאחורית של Microsoft Office, שבה תוכל לקבל מידע אודות מסד הנתונים הנוכחי, ליצור מסד נתונים חדש, לפתוח מסד נתונים קיים ולהציג תוכן מוצג מ Office.com.

התצוגה מאחורי הקלעים מכילה גם פקודות רבות אחרות שבהן ניתן להשתמש כדי לכוונן, לתחזק או לשתף את מסדי הנתונים שלך. פקודות בתצוגה מאחורי הקלעים חלות בדרך כלל על מסדי נתונים שלמים, ולא על אובייקטים בתוך מסד נתונים.

לראש הדף

הוספת טבלה

באפשרותך להוסיף טבלה חדשה למסד נתונים קיים באמצעות הכלים בקבוצה ' טבלאות ' בכרטיסיה ' יצירה '.

ללא קשר לתצוגה שאתה מתחיל בה, תמיד תוכל לעבור לתצוגה האחרת באמצעות לחצני התצוגה בשורת המצב של חלון הגישה.

יצירת טבלה ריקה בתצוגת גליון נתונים    בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להזין נתונים באופן מיידי ולאפשר ל-Access לבנות את מבנה הטבלה מאחורי הקלעים. שמות שדות מוקצים באופן מספרי (Field1, Field2 וכדומה), ו-Access מגדיר את סוג הנתונים של השדה, בהתבסס על סוג הנתונים שאתה מזין.

1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות , לחץ על טבלה .

2. Access יוצר את הטבלה ולאחר מכן מציב את הסמן בתא הריק הראשון בעמודה לחץ כדי להוסיף עמודה.

3. כדי להוסיף נתונים, התחל להקליד בתא הריק הראשון — או להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בהמשך מאמר זה.

   • כדי לשנות שם של עמודה (שדה), לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את השם החדש.

     עצה: תן שם בעל משמעות לכל שדה, כדי שתוכל לדעת מה הוא מכיל מבלי להסתכל על הנתונים.

   • כדי להעביר עמודה, בחר אותה על-ידי לחיצה על כותרת העמודה שלה ולאחר מכן גרור אותה למיקום הרצוי. באפשרותך גם לבחור כמה טורים רציפים ולגרור את כולם למיקום חדש יחד.

     כדי להוסיף שדות נוספים לטבלה, באפשרותך להתחיל להקליד בעמודה לחץ כדי להוסיף עמודה בתצוגת גליון נתונים, או להוסיף שדות חדשים באמצעות הפקודות בקבוצה הוספת & Delete בכרטיסיה שדות .

יצירת טבלה המתחילה בתצוגת עיצוב    בתצוגת עיצוב, עליך ליצור תחילה את מבנה הטבלה החדשה. לאחר מכן, עליך לעבור לתצוגת גליון נתונים כדי להזין נתונים, או להזין את הנתונים שלך באמצעות שיטה אחרת, כגון עם טופס.

תצוגת עיצוב אינה זמינה עבור טבלאות במסד נתונים באינטרנט.

1. בכרטיסיה יצירה , בקבוצה טבלאות , לחץ על עיצוב טבלה.

2. עבור כל שדה בטבלה, הקלד שם בעמודה שם שדה ולאחר מכן בחר סוג נתונים מהרשימה סוג נתונים .

3. באפשרותך להזין מידע נוסף עבור כל שדה בעמודה תיאור . התיאור שאתה מזין מוצג בשורת המצב כאשר נקודת הכניסה נמצאת בשדה זה, והוא משמש כטקסט שורת המצב עבור כל הפקדים שאתה יוצר על-ידי גרירת השדה מהחלונית רשימת שדות לטופס או לדוח, ועבור כל הפקדים שנוצרו עבור שדה זה באמצעות אשף הטפסים או אשף הדוחות.

4. לאחר שהוספת את כל השדות, שמור את הטבלה:

   • בכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור.

5. באפשרותך להתחיל להזין נתונים בטבלה בכל עת על-ידי מעבר לתצוגת גליון נתונים, לחיצה על התא הריק הראשון והקלדה. באפשרותך גם להדביק נתונים ממקור אחר, כפי שמתואר בסעיף הבא.

יצירת טבלה בהתבסס על רשימת SharePoint    עם רשימת SharePoint, הנתונים שלך יכולים לשמש אנשים שאין להם גישה אליהם. בנוסף, נתוני רשימה מאוחסנים בשרת, אשר בדרך כלל מציע הגנה טובה יותר מפני אובדן נתונים מאשר קבצים המאוחסנים במחשב שולחני. באפשרותך להתחיל ברשימה חדשה, או לקשר לרשימה קיימת. דרושות לך הרשאות מספיקות באתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את הרשימה; אפשרות זו עשויה להשתנות לפי אתר כדי לפנות למנהל SharePoint שלך לקבלת פרטים אודות האפשרויות שלך.

תכונה זו אינה זמינה במסד נתונים באינטרנט.

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על רשימות SharePoint.

2. באפשרותך להשתמש באחת מתבניות הרשימה כדי ליצור רשימת SharePoint סטנדרטית, כגון אנשי קשר או אירועים.

   באפשרותך גם לבחור ליצור רשימה מותאמת אישית, או לקשר לרשימה קיימת או לייבא אותה. לחץ על האפשרות הרצויה.

3. אם תבחר אחת מתבניות הרשימה או כדי ליצור רשימה מותאמת אישית, תיבת הדו יצירת רשימה חדשה תיפתח כדי להדריך אותך בתהליך. אם תבחר להשתמש ברשימה קיימת, תיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים תיפתח כדי לעזור לך.

לקבלת מידע נוסף אודות טבלאות, עיין במאמר מבוא לטבלאות.

לראש הדף

הדבקת נתונים ממקור אחר לתוך טבלת Access

אם הנתונים שלך מאוחסנים כעת בתוכנית אחרת, כגון Excel, באפשרותך להעתיק ולהדביק את הנתונים שלך בטבלה של Access. באופן כללי, פעולה זו מתאימה ביותר אם הנתונים שלך מופרדים כבר בעמודות, כפי שהם ממוקמים בגליון עבודה של Excel. אם הנתונים שלך נמצאים בתוכנית עיבוד תמלילים, עליך להפריד תחילה את עמודות הנתונים באמצעות טאבים, או להמיר את הנתונים לטבלה בתוכנית עיבוד התמלילים ולאחר מכן להעתיק את הנתונים. אם הנתונים שלך זקוקים לעריכה או לטפלול (לדוגמה, הפרדת שמות מלאים לשמות פרטיים ושם משפחה), מומלץ לעשות זאת לפני שתעתיק את הנתונים, במיוחד אם אינך מכיר את Access.

בעת הדבקת נתונים בטבלה ריקה, Access מגדיר את סוג הנתונים של כל שדה בהתאם לסוג הנתונים שהוא מוצא שם. לדוגמה, אם שדה שהודבק מכיל רק ערכי תאריך, Access מחיל את סוג הנתונים תאריך/שעה בשדה זה. אם השדה שהודבק מכיל רק את המילים "כן" ו-"no", Access מחיל את סוג הנתונים ' כן/לא ' על השדה.

Access מבצע שמות לשדות בהתאם לתוכן שהוא מוצא בשורה הראשונה של הנתונים שהודבקו. אם השורה הראשונה של הנתונים שהודבקו דומה בסוג לשורות הבאות, Access קובע שהשורה הראשונה היא חלק מהנתונים ומקצה את השדות שמות כלליים (Field1, Field2 וכן הלאה). אם השורה הראשונה של הנתונים שהודבקו אינה דומה לשורות הבאות, Access משתמש בשורה הראשונה כשמות שדות ואינו משמיט את השורה הראשונה בנתונים בפועל.

אם Access מקצה שמות שדות כלליים, עליך לשנות את שם השדות בהקדם האפשרי כדי למנוע בלבול. השתמש בהליך הבא:

1. בכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור כדי לשמור את הטבלה.

2. בתצוגת גליון נתונים, לחץ פעמיים על כל כותרת עמודה ולאחר מכן הקלד שם עבור העמודה.

3. שמור שוב את הטבלה.

לראש הדף

ייבוא נתונים או קישור אליהם ממקור אחר

ייתכן שיהיה לך נתונים שאספת בתוכנית אחרת שבה ברצונך להשתמש ב-Access. ייתכן שאתה עובד עם אנשים שמאחסנים את הנתונים שלהם בתוכניות אחרות, וברצונך לעבוד עם הנתונים שלהם ב-Access. לחלופין, ייתכן שברשותך מקורות נתונים שונים ומרובים, ואתה זקוק ללוח הנחיתה היכן שניתן לשלב את כולם יחד לצורך ניתוח מעמיק.

Access מקל עליך לייבא או לקשר נתונים מתוכניות אחרות. באפשרותך להכניס נתונים מגליון עבודה של Excel, מטבלה במסד נתונים אחר של Access, מרשימת SharePoint או מכל מגוון של מקורות אחרים. התהליך משתנה במקצת בהתאם למקור הנתונים, אך הוראות אלה יסייעו לך להתחיל בעבודה:

1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & Link , לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שממנו אתה מייבא.

   לדוגמה, אם אתה מייבא נתונים מגליון עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה את סוג התוכנית הנכון, לחץ על עוד.

   הערה: אם אינך מצליח למצוא את סוג העיצוב הנכון בקבוצה ייבוא & Link , ייתכן שתצטרך להפעיל את התוכנית שבה יצרת במקור את הנתונים ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים בתבנית קובץ התומכת ב-Access (כגון קובץ טקסט מופרד ) ולאחר מכן לייבא או לקשר לנתונים.

2. בתיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים , לחץ על עיון כדי לנווט אל קובץ נתוני המקור, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ נתוני המקור בתיבה שם הקובץ .

3. לחץ על האפשרות הרצויה תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי. באפשרותך ליצור טבלה חדשה באמצעות הנתונים המיובאים, או ליצור טבלה מקושרת השומרת קישור למקור הנתונים.

4. לחץ על אישור.

   בהתאם לבחירתך, תיבת הדו קישור אובייקטים או תיבת הדו ייבוא אובייקטים נפתחת.

5. השתמש בתיבת הדו כדי לסיים את התהליך. ההליך המדויק שאתה עוקב אחריו תלוי באפשרות הייבוא או הקישור שבחרת.

6. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

   אם תבחר לייבא, Access ישאל אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שזה עתה השלמת.

7. אם אתה סבור שתבצע שוב את אותה פעולת ייבוא, לחץ על שמור שלבי ייבואולאחר מכן הזן את הפרטים.

   לאחר מכן תוכל לשחזר בקלות את פעולת הייבוא על-ידי לחיצה על פעולות ייבוא שנשמרו בקבוצה ייבוא בכרטיסיה נתונים חיצוניים , לחיצה על מפרט הייבוא ולאחר מכן לחיצה על הפעל.

8. אם אינך מעוניין לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג את הטבלה תחת טבלאות בחלונית הניווט.

לקבלת מידע נוסף אודות ייבוא נתונים ל-Access, בצע את הקישורים בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

לראש הדף

השלבים הבאים

שאר תהליך העיצוב משתנה בהתאם למטרות שלך, אך כדאי לשקול ליצור שאילתות, טפסים, דוחות ופקודות מאקרו. מאמר זה אינו מספק מידע אודות יצירת אובייקטי מסד נתונים נוספים.

לקבלת מידע נוסף, עיין במאמרים הבאים:

• מבוא לשאילתות

• מבוא לטפסים

• מבוא לדוחות ב- Access

לראש הדף

ייבוא גליון עבודה של Excel ל-Access

אנשים רבים מתחילים לחקור את Access לאחר הבנייה הראשונית של רשימה ב-Excel. Excel הוא מקום נהדר להתחיל רשימה, אך כאשר הרשימה גדלה, הופך להיות קשה יותר לארגון ולהמשיך לעדכן. הזזת הרשימה ל-Access היא בדרך כלל השלב הלוגי הבא.

טבלת מסד נתונים דומה למבנה בגליון עבודה, והנתונים מאוחסנים בשורות ובעמודות. כתוצאה מכך, בדרך כלל קל לייבא גליון עבודה לתוך טבלת מסד נתונים. ההבדל העיקרי בין אחסון הנתונים שלך בגליון עבודה ואחסונם במסד נתונים מתבצע באופן הארגון של הנתונים. פשוט ייבוא גליון העבודה כולו כטבלה חדשה במסד נתונים לא יפתור את הבעיות המשויכות לארגון ולעדכון של הנתונים שלך, במיוחד אם גליון העבודה שלך מכיל נתונים יתירים. כדי לפתור בעיות אלה, עליך לפצל את נתוני הגיליון האלקטרוני לטבלאות נפרדות, כל אחד מהם מכיל נתונים קשורים. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו ניתן לסדר את הנתונים בטבלאות שלך, עיין במאמר יסודות עיצוב מסד נתונים.

Access כולל את אשף מנתח הטבלאות, שיכול לעזור לך להשלים תהליך זה. לאחר ייבוא הנתונים לטבלה, האשף מסייע לך לפצל את הטבלה לטבלאות נפרדות, שכל אחת מהן מכילה נתונים שאינם משוכפלים באחת מהטבלאות האחרות. האשף יוצר גם את קשרי הגומלין הדרושים בין הטבלאות.

לראש הדף

ייבוא גליון עבודה של Excel כטבלה במסד נתונים חדש

1. בכרטיסיה קובץ , לחץ על חדשולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק.

2. הקלד שם עבור מסד הנתונים החדש בתיבה שם הקובץ ולאחר מכן לחץ על צור.

   מסד הנתונים החדש נפתח, ו-Access יוצר טבלה ריקה חדשה, Table1.

3. סגור את Table1.

   כאשר תישאל אם ברצונך לשמור שינויים בעיצוב של Table1, לחץ על לא.

4. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & Link , לחץ על Excel.

5. בתיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים , לחץ על עיון.

6. השתמש בתיבת הדו פתיחת קובץ כדי לאתר את הקובץ.

7. בחר את הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

8. בתיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים , ודא שהאפשרות יבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי נבחרה.

9. לחץ על אישור.

   אשף ייבוא הגליונות האלקטרוניים מופעל ושואל אותך כמה שאלות אודות הנתונים שלך.

10. בצע את ההוראות ולאחר מכן לחץ על הבא או על חזרה כדי לנווט בין העמודים. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

    הערה: Access שואל אם ברצונך לשמור את הפרטים של פעולת הייבוא שזה עתה השלמת. אם אתה סבור שתבצע שוב את אותה פעולת ייבוא, לחץ על כןולאחר מכן הזן את הפרטים. באפשרותך לשחזר בקלות את הפעולה בעתיד על-ידי לחיצה על ייבוא שנשמר בקבוצה ייבוא בכרטיסיה נתונים חיצוניים . אם אינך מעוניין לשמור את פרטי הפעולה, לחץ על סגור.

Access מייבא את הנתונים לטבלה חדשה ולאחר מכן מציג אותו תחת כל הטבלאות בחלונית הניווט.

לראש הדף

שימוש באשף מנתח הטבלאות כדי לארגן את הנתונים שלך

לאחר ייבוא הנתונים לטבלה של Access, באפשרותך להשתמש באשף מנתח הטבלאות כדי לזהות במהירות נתונים יתירים. לאחר מכן, האשף מספק דרך פשוטה לארגון הנתונים לטבלאות נפרדות, כך שהוא יאוחסן באופן היעיל ביותר. Access שומר את הטבלה המקורית כגיבוי ולאחר מכן יוצר טבלאות חדשות שבהן ניתן להשתמש כבסיס ליישום מסד הנתונים שלך.

1. פתח את מסד הנתונים של Access המכיל את הטבלה שברצונך לנתח.

2. בכרטיסיה כלי מסד נתונים , בקבוצה ניתוח , לחץ על ניתוח טבלה.

   אשף מנתח הטבלאות מופעל.

   שני העמודים הראשונים של האשף מכילים ערכת לימוד קצרה-השלמה עם לחצנים שניתן ללחוץ עליהם כדי לראות דוגמאות. אם אינך רואה את עמודי המבוא, אך במקום זאת אתה רואה תיבת סימון המציגה דפי מבוא?, בחר את תיבת הסימון ולאחר מכן לחץ פעמיים על הקודם כדי לראות את המבוא. אם אינך מעוניין לראות שוב את עמודי המבוא לאחר קריאת המבוא, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון הצג דפי מבוא?.

3. בטבלה איזו טבלה מכילה שדות עם ערכים שחוזרים עליהם ברשומות רבות? , בחר את הטבלה שברצונך לנתח ולאחר מכן לחץ על הבא.

4. באפשרותך לאפשר לאשף להחליט איזה שדות ייכנסו לאילו טבלאות, או שתוכל לקבל את ההחלטה בעצמך. אם אתה מבצע את ההצעות של האשף, עדיין תוכל לבצע שינויים בפריסת הטבלה בעמוד הבא של האשף.

   הערה: אם אתה מאפשר לאשף להחליט אילו שדות למקם באילו טבלאות, ייתכן שהבחירות שלה לא יהיו מתאימות תמיד לנתונים שלך, במיוחד אם אין לך המון נתונים לעבוד איתם. עליך לבדוק את תוצאות האשף בעיון. מצד שני, האשף עשוי להציע ארגון יעיל יותר מזה שאתה חושב עליו, ולכן מומלץ לפחות לנסות את החלטות האשף פעם אחת. אם אינך אוהב את ההצעות, עדיין תוכל לסדר מחדש את השדות באופן ידני, ותמיד תוכל ללחוץ על הקודם ולסדר את כל השדות בעצמך.

5. לחץ על הבא. בדף זה, ציין אילו טבלאות יכילו את השדות. אם בחרת לאפשר לאשף להחליט, אתה אמור לראות טבלאות מרובות המחוברות באמצעות קווי קשר. אחרת, Access יוצר טבלה אחת בלבד המכילה את כל השדות. בכל מקרה, באפשרותך לבצע שינויים בדף זה.

   • באפשרותך לגרור שדות מטבלה לאזור ריק של הדף כדי ליצור טבלה חדשה המכילה שדות אלה. Access מבקש ממך שם טבלה.

   • באפשרותך לגרור שדות מטבלה אחת לטבלה אחרת אם אתה סבור כי הם יאוחסנו בצורה יעילה יותר.

   • רוב הטבלאות יקבלו שדה מזהה או מזהה ייחודי שנוצר . לקבלת מידע נוסף אודות שדות המזהה, לחץ על עצות בפינה השמאלית העליונה של האשף.

   • כדי לבטל שינוי, לחץ על לחצן בטל .

   • כדי לשנות שם של טבלה, לחץ פעמיים על פס הכותרת שלה, הקלד את השם החדש ולאחר מכן לחץ על אישור.

6. לאחר שסידרת את השדות באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

7. אם האשף מוצא רשומות הכוללות ערכים דומים מאוד, הוא יזהה ערכים אלה כשגיאות טיפוגרפיות אפשריות ויציג מסך שבו באפשרותך לאשר מה ניתן לעשות לגביהם. גלול לאורך הרשימה כדי למצוא את כל הערכים המכילים ערכים בעמודה תיקון ולאחר מכן לחץ על הפריט המתאים ברשימה הנפתחת. בחר (עזוב כפי שהוא) כדי למנוע מהאשף לבצע שינויים בערך. לאחר שתסיים, לחץ על הבא.

8. האשף שואל אם ברצונך ליצור שאילתה הדומה לטבלה המקורית. אם כבר בניתם טפסים ודוחות המבוססים על הטבלה המקורית, יצירת שאילתה כזו היא רעיון טוב. אם תבחר כן, צור את השאילתה, האשף משנה את שם הטבלה המקורית על-ידי הוספת "_OLD" לשם הטבלה ולאחר מכן שמות השאילתה החדשה באמצעות שם הטבלה המקורית. הטפסים והדוחות המבוססים על הטבלה משתמשים כעת בשאילתה עבור הנתונים שלהם, והם ממשיכים לפעול כבעבר.

9. לחץ על סיום.

   האשף יוצר את הטבלאות החדשות כפי שצוין ולאחר מכן פותח אותן. סגור אותם לאחר שתסיים לבדוק את התוצאות.

לראש הדף

עבודה עם נתונים מתוכניות אחרות

Access 2010 מספק תכונות לעבודה עם נתונים המאוחסנים בתוכניות אחרות.

יצירת מסד נתונים חדש של Access שמקשר לנתונים בתבנית קובץ אחרת    באפשרותך להשתמש ב-Access כדי לפתוח קובץ בתבנית קובץ אחרת, כגון טקסט, dBASE או גיליון אלקטרוני. Access יוצר באופן אוטומטי מסד נתונים של Access ומקשר את הקובץ עבורך.

1. הפעל את Access.

2. בכרטיסיה קובץ, לחץ על פתח.

3. בתיבת הדו פתיחה , לחץ על סוג הקובץ שברצונך לפתוח ברשימה. אם אינך בטוח מהו סוג הקובץ, לחץ על כל הקבצים (*. *).

4. במידת הצורך, אתר את התיקיה המכילה את הקובץ שברצונך לפתוח. כאשר אתה מוצא את הקובץ, לחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו.

5. בצע את ההוראות באשף. בעמוד האחרון של האשף, לחץ על סיום.

ייבוא נתונים או קישור נתונים למסד נתונים קיים של Access    באפשרותך לייבא נתונים ממקורות ותוכניות אחרים לטבלאות Access כדי שהנתונים יהיו מוכללים בקובץ Access, או שתוכל לקשר לנתונים מ-Access כדי שהנתונים יישארו בקובץ המקורי (מחוץ לקובץ Access).

1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה ייבוא & Link , לחץ על התבנית שבה הנתונים מאוחסנים.

   באפשרותך לייבא או לקשר נתונים מהמקורות הבאים:

   • Excel    באפשרותך להכניס נתונים מגליון עבודה או מטווח בעל שם בחוברת עבודה של Excel. כל גליון עבודה או טווח בעל שם חייבים להיות מיובאים או מקושרים בנפרד.

   • Access    פעולה זו שימושית מאוד להפרדת התהליך מהנתונים שלך, ליצירת מסד נתונים מפוצל. כלומר, באפשרותך להשתמש במסד נתונים אחד כדי להכיל את כל הטפסים, הדוחות ופקודות המאקרו שלך, ולשמור את הנתונים שלך במסד נתונים אחר. לאחר מכן תוכל לפתח שיפורים מבלי להפריע לעבודה של אף אחד. באפשרותך גם לשלב נתונים ממסדי נתונים רבים של Access באחד מהם, דבר המקל על סיכום נתונים בין מחלקות או בין שותפים עסקיים.

   • מסד נתונים של ODBC    תוכניות רבות תומכות בתבנית זו, כולל מוצרי שרת רבים של מסדי נתונים. פעולה זו עוזרת לך ליצור מסדי נתונים של ' לוח נחיתה ', שבו אתה משלב נתונים ממערכות שונות.

   • קובץ טקסט    באפשרותך להתחבר לקובץ טקסט פשוט, ואפילו להשתמש ב-Access כדי לשנות את התוכן של קובץ זה. פעולה זו עשויה לסייע בהפיכת הנתונים של Access לקלים לצרוך על-ידי מגוון רחב של תוכניות.

   • קובץ XML    תבנית זו מציעה גם תאימות למגוון תוכניות אחרות, כולל שרתי אינטרנט מסוימים.

   • רשימת SharePoint    פעולה זו הופכת את הנתונים שלך לניתנים לשימוש באמצעות דפדפן אינטרנט, הדרך הרגילה לשימוש ברשימת SharePoint.

   • שירותי נתונים    באפשרותך להתחבר לשירותי נתוני אינטרנט בתוך הארגון שלך.

   • מסמך HTML    

   • תיקיית Outlook    באפשרותך להתחבר לתיקיות Outlook, כך שתוכל לשלב בקלות רבה יותר את פרטי הקשר שלך עם שאר הנתונים.

   • קובץ dBase    dBase הוא מערכת מסד נתונים חלופית פופולרית הנתמכת על-ידי Access

     תיבת הדו קבלת נתונים חיצוניים מופיעה.

2. בצע את ההוראות בתיבת הדו.

   Access יייבא או יקשר את הנתונים למסד הנתונים שלך. עבור רוב התבניות, עליך לציין את מיקום הנתונים ולאחר מכן לבחור כיצד ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים שלך.

לראש הדף

שימוש בקובץ מסד נתונים של Access במספר גירסאות של Access

אם כל הטבלאות, הטפסים ואובייקטים אחרים של מסד הנתונים הקודם של Access מוכללים בקובץ אחד, וברצונך להשתמש במסד הנתונים בכמה גירסאות של Access, באפשרותך ליצור מסד נתונים חזיתי חדש בגירסה מתקדמת יותר ולקשר אותו לקובץ המקורי. משתמשים בעלי הגירסה הקודמת של Access עדיין יכולים להשתמש במסד הנתונים המקורי. משתמשים בעלי הגירסה המאוחרת יותר יכולים להשתמש במסד הנתונים החזיתי החדש כדי ליצור קישור לאותם נתונים. באפשרותך ליצור כמה גירסאות חזיתיות אם עליך להתאים גירסאות מרובות של Access.

לראש הדף

שימוש ביישום חזיתי/עורפי במספר גירסאות של Access

אם מסד הנתונים של Access כבר מ יישום חזיתי/עורפי, באפשרותך להמיר את הקצה הקדמי לתבנית הקובץ החדשה. אין צורך לבצע שינויים במסד הנתונים העורפי.

ההליך הבא מראה לך כיצד להשתמש בפקודה ' שמור מסד נתונים בשם ' כדי להמיר את מסד הנתונים החזיתי לכל אחת משלוש התבניות האחרונות: access 2000, access 2002-2003 או Access 2007. פקודה זו שומרת על מסד הנתונים המקורי בתבנית המקורית שלו ויוצרת עותק בתבנית שאתה מציין.

1. סגור את מסד הנתונים החזיתי. אם הקובץ הוא מסד נתונים מרובה משתמשים של Access הממוקם בשרת או בתיקיה משותפת, ודא שאף אחד אחר אינו פותח אותו.

2. הפעל את Access 2010.

3. בכרטיסיה קובץ, לחץ על פתח.

4. אתר את מיקום מסד הנתונים החזיתי ולאחר מכן לחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו.

   אם מופיעה תיבת הדו שיפור מסד נתונים , ששואלת אם ברצונך לשפר את מסד הנתונים, לחץ על לא.

5. אם מופיע טופס בעת פתיחת מסד הנתונים, סגור את הטופס.

6. בכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור מסד נתונים בשם.

7. בתיבת הדו שמירה בשם , הקלד שם עבור מסד הנתונים החדש.

8. לחץ על שמירה.

כעת באפשרותך לשפר את מסד הנתונים החזיתי החדש כדי לתמוך בתכונות חדשות.

לראש הדף