Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.
Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint 2010 và Office Access 2010, và giữ cả hai tập dữ liệu Cập Nhật. Ví dụ: bạn có thể muốn duy trì chiến dịch bán hàng theo dõi thông tin trong danh sách SharePoint, vì vậy thật dễ dàng cộng tác với những người khác trong nhóm của bạn, nhưng cũng có thể thực hiện theo định kỳ báo cáo, truy vấn, và hàng loạt những thay đổi bằng cách sử dụng Access 2010.
Trong bài viết này
Giới thiệu việc đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access
Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint 2010 và Access 2010, và giữ cả hai tập dữ liệu Cập Nhật. Ví dụ, bạn có thể muốn duy trì chiến dịch bán hàng theo dõi thông tin trong danh sách SharePoint, vì vậy thật dễ dàng cộng tác với những người khác trong nhóm của bạn, nhưng cũng có thể thực hiện theo định kỳ báo cáo, truy vấn, và hàng loạt những thay đổi bằng cách sử dụng Access 2010.
Không có ba cách để đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint và Access 2010. Dù bằng cách nào bạn đã chọn, đồng bộ hóa này là hai chiều, hoặc song hướng. Thay đổi được thực hiện trong truy nhập vào dữ liệu danh sách được tải lên máy chủ SharePoint, và thay đổi được thực hiện trên máy chủ vào danh sách SharePoint sẽ được tải về Access trên máy tính của bạn.
Để đồng bộ hóa danh sách SharePoint, bạn phải cài đặt trên máy tính khách Access 2010 và bạn phải có quyền đóng góp vào danh sách.
Tìm thêm thông tin về cách sử dụng SharePoint 2010 với Access 2010 trong phần Xem thêm và trong hệ thống trợ giúp Access 2010.
Lưu ý: Bạn không thể đồng bộ hóa danh sách ngoài SharePoint với Access 2010.
Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách dùng mở với quyền truy nhập lệnh
Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu trong danh sách SharePoint với Access 2010 bằng cách dùng lệnh mở bằng Access trong ruy-băng danh sách. Lệnh này sẽ tạo ra một bảng Access được nối kết với danh sách SharePoint và bổ sung UserInfo bảng có chứa thông tin bổ sung, chẳng hạn như tên người dùng, tài khoản và địa chỉ email.
Mỗi lần bạn mở danh sách SharePoint hoặc truy nhập bảng đã nối kết, bạn thấy dữ liệu mới nhất. Khi danh sách SharePoint vẫn sẽ được Cập Nhật, bạn có thể cũng theo cách thủ công làm mới truy nhập bảng đã nối kết với các thay đổi danh sách mới nhất. Khi bảng được nối kết truy nhập vẫn sẽ được Cập Nhật, bạn có thể cũng theo cách thủ công làm mới dữ liệu danh sách SharePoint với các thay đổi mới nhất của Access.
Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách sử dụng theo dõi danh sách lệnh này trong dạng xem biểu dữ liệu
Bạn cũng có thể đồng bộ hóa danh sách SharePoint từ dạng xem biểu dữ liệu bằng cách sử dụng theo dõi danh sách lệnh này sẵn dùng trong dạng xem biểu dữ liệu ngăn tác vụ, cũng sẽ tạo ra một bảng đã nối kết trong Access. Sử dụng lệnh bổ sung trong ngăn tác vụ, bạn có thể cũng đồng bộ hóa dữ liệu danh sách và làm như sau:
-
Báo cáo với Access.
-
Xuất sang Access.
Để biết thêm thông tin, hãy xem dạng xem biểu dữ liệu hệ thống trợ giúp (ở dưới cùng của dạng xem biểu dữ liệu, bấm vào nối kết Trợ giúp .)
Đồng bộ hóa danh sách dữ liệu bằng cách sử dụng lệnh danh sách SharePoint từ Access
Từ Access 2010, bạn có thể cũng nối kết bảng vào danh sách SharePoint hiện có bằng cách dùng Danh sách SharePoint lệnh trong nhóm nhập & nối kết trên tab Dữ liệu ngoài .
Bạn cũng có thể tạo một danh sách SharePoint trống từ Access. Trong ruy-băng, trên Tab tạo , trong nhóm bảng , bấm danh sách SharePoint, sau đó bấm một trong những thao tác sau: liên hệ, nhiệm vụ, vấn đề, sự kiệnhoặc tùy chỉnh.
Tìm thêm thông tin về cách dùng truy nhập trong hệ thống trợ giúp Access 2010.
Các ưu điểm của nối kết bảng Access với một danh sách SharePoint
Dù bằng cách nào bạn chọn để đồng bộ hóa danh sách SharePoint, Access 2010 sẽ tạo ra một bảng đã nối kết phản ánh cấu trúc và nội dung của danh sách SharePoint. Access sẽ chọn kiểu dữ liệu bên phải cho mỗi trường tương ứng với cột danh sách. Các bảng được nối kết đó hoạt động giống như bất kỳ bảng Access và vì vậy bạn có thể tạo truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, Macro hoặc mã để làm việc với dữ liệu trong Access 2010.
Tra cứu dữ liệu
Access cũng tự động tạo bảng được nối kết cho tất cả các danh sách tra cứu (trừ khi các danh sách tra cứu đã được nối kết với cơ sở dữ liệu). Nếu danh sách tra cứu chứa cột có giao diện lập danh sách khác, các danh sách được cũng bao gồm trong quá trình nối kết, sao cho danh sách tra cứu của mỗi bảng đã nối kết có một bảng đã nối kết tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Access cũng tạo mối quan hệ giữa các bảng được nối kết.
Thay đổi cấu trúc
Là trường hợp với các kiểu bảng được nối kết, bạn không thể thêm, xóa bỏ hoặc sửa đổi các trường trong một bảng đã nối kết trong khi làm việc trong Access. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi cấu trúc, chẳng hạn như cách loại bỏ hoặc thay đổi một cột, bạn phải mở danh sách trên trang SharePoint. Từ Access, bạn có thể đến trang thiết đặt danh sách SharePoint để thay đổi cấu trúc danh sách. Bấm chuột phải truy nhập bảng trong ngăn dẫn hướng, trỏ tới Thêm tùy chọn, sau đó bấm sửa đổi cột và thiết đặt.
Cấu trúc thay đổi đối với danh sách SharePoint tự động không được phản ánh trong một bảng đã nối kết. Để cập nhật một bảng đã nối kết bằng cách áp dụng cấu trúc danh sách mới nhất, bấm chuột phải truy nhập bảng trong ngăn dẫn hướng, trỏ tới Thêm tùy chọn, sau đó bấm Làm mới danh sách.
Hiệu suất
Vì dữ liệu từ danh sách SharePoint được nối kết tự động đồng bộ hóa với cục bộ bảng và người dùng luôn hoạt động đối với dữ liệu cục bộ, hiệu suất của một bảng Access được nối kết đã được cải thiện, so với các phiên bản trước khi Access 2010.
Sửa hàng loạt
Đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access 2010 sẽ giúp bạn dễ dàng hơn để hàng loạt thay đổi đối với dữ liệu danh sách SharePoint của bạn. Để thêm hàng loạt, Cập Nhật hoặc xóa bỏ dữ liệu từ danh sách SharePoint, chạy chắp thêm, Cập Nhật, xóa bỏ truy vấn trong Access 2010, và sau đó mở hoặc làm mới danh sách SharePoint.
Lấy dữ liệu ngoại tuyến và giải quyết xung đột
Nếu bạn cần thực hiện một số nhà làm việc với bạn hoặc trên đường, bạn có thể thực hiện danh sách SharePoint được nối kết của bạn ngoại tuyến bằng cách sử dụng Access 2010. Ví dụ, bạn có thể cung cấp một phần danh mục cho một máy khách trong khi bạn đang ở trên đường. Bạn có thể làm việc trên dữ liệu của bạn trong Access 2010 và sau đó đồng bộ hóa thay đổi của bạn khi bạn kết nối lại với SharePoint site tại một thời điểm sau.
Nếu xung đột xảy ra — ví dụ, nếu ai đó Cập Nhật bản ghi cùng một máy chủ hoặc trong khi người đó cũng làm việc ngoại tuyến — bạn có thể giải quyết xung đột khi trạng thái trực tuyến trở lại bằng cách dùng hộp thoại Giải quyết xung đột . Hộp thoại này sẽ hiển thị thông tin về xung đột, chẳng hạn như lý do lỗi xảy ra, và cung cấp các tùy chọn để bạn có thể thử để gửi dữ liệu lại hoặc loại bỏ thay đổi của bạn. Nếu có nhiều lỗi, bạn có thể xem chi tiết của từng lỗi bằng cách bấm vào nút trước và tiếp theo trong hộp thoại. Một số lỗi có thể được phân giải chỉ bằng cách loại bỏ thay đổi của bạn.
Cân nhắc khi đồng bộ hóa dữ liệu
Bảng sau đây giải thích một số điều cần cân nhắc cần ghi nhớ khi đồng bộ hóa dữ liệu giữa các danh sách SharePoint và truy nhập bảng đã nối kết.
|
Tính năng |
So sánh |
|
Cột |
Access không hỗ trợ quá 256 trường trong bảng, để bao gồm bảng đã nối kết chỉ các 256 cột đầu tiên. |
|
Thư mục |
Mỗi thư mục trong danh sách SharePoint xuất hiện dưới dạng bản ghi trong bảng Access. Mục bên trong một thư mục cũng xuất hiện dưới dạng bản ghi, ngay bên dưới bản ghi tương ứng với thư mục đó. |
|
Cột tra cứu |
Nếu một cột tra cứu các giá trị trong danh sách khác và danh sách liên quan chưa nằm trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ tự động tạo bảng được nối kết dành cho các danh sách liên quan. Lưu ý: Một cột kiểu người hoặc nhóm là một kiểu đặc biệt của cột tra cứu tra cứu các giá trị trong danh sách thông tin người dùng. Nếu bạn nối kết với một danh sách có chứa một người hoặc nhóm cột, Access sẽ tự động tạo một bảng đã nối kết cho danh sách thông tin người dùng. |
|
Cột được tính toán |
Kết quả trong một cột được tính toán được hiển thị trong trường tương ứng, nhưng bạn không thể xem hoặc sửa đổi công thức trong Access. |
|
Phần đính kèm |
Cột phần đính kèm của danh sách sẽ được hiển thị ở dạng một trường có tên là Phần đính kèm. |
|
Cột chỉ đọc |
Các cột có dạng chỉ đọc trong danh sách SharePoint sẽ tiếp tục có dạng chỉ đọc trong Access. Ngoài ra, bạn có thể không thể thêm, xóa bỏ hoặc sửa đổi cột trong Access. |
|
Cột đa giá trị |
Một cột loại lựa chọn hoặc tra cứu có thể chứa nhiều giá trị. Đối với cột như vậy, quá trình nối kết tạo các trường hỗ trợ nhiều giá trị. Cột tra cứu đa giá trị được tạo trong bảng đã nối kết nếu cột là loại tra cứu. |
|
Danh sách không được hỗ trợ |
Danh sách sau đây được hỗ trợ:
|
Đồng bộ hóa danh sách SharePoint với Access
-
Dẫn hướng đến trang SharePoint có chứa danh sách bạn muốn đồng bộ hóa với chương trình bảng tính.
-
Bấm vào tên của danh sách trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần danh sách thích hợp, bấm vào tên của danh sách.
Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa đáng kể hình thức và dẫn hướng của trang SharePoint. Nếu bạn không thể định vị tùy chọn, chẳng hạn như lệnh, nút, hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị.
-
Trong ruy-băng, bấm tab danh sách , và sau đó trong nhóm kết nối & xuất , bấm mở bằng Access.
-
Chọn một vị trí cho cơ sở dữ liệu mới hoặc hiện có, hoặc bấm duyệt để định vị một cơ sở dữ liệu.
-
Chọn nối kết đến dữ liệu trên SharePoint site, sau đó bấm OK.
Lưu ý: Bạn cũng có thể bấm xuất bản sao của dữ liệu. Xuất dữ liệu, không giống như cách nối kết dữ liệu, là một phép toán lần sao chép dữ liệu hiện tại và không tạo đồng bộ hóa giữa bảng Access được tạo ra và danh sách SharePoint.
-
Nếu bạn được nhắc xác nhận thao tác này, hãy bấm OK.
-
Trong hộp thoại Tải Tệp xuống, hãy bấm Mở.
-
Nếu bạn được hỏi có muốn bật kết nối dữ liệu trên máy tính của bạn hay không, hãy bấm Bật nếu bạn tin việc kết nối với dữ liệu ở trang SharePoint là an toàn khi bật.
Access 2010 sẽ tạo ra một bảng Access được nối kết đến danh sách SharePoint, UserInfo bảng và bảng được nối kết bổ sung nếu danh sách SharePoint có chứa cột tra cứu.
Làm mới dữ liệu được đồng bộ hóa
Mỗi lần bạn mở danh sách SharePoint được đồng bộ hóa hoặc truy nhập bảng đã nối kết, bạn thấy dữ liệu mới nhất. Để đảm bảo nhìn thấy dữ liệu mới nhất trong khi danh sách SharePoint hoặc truy nhập bảng đã nối kết đang mở, bạn có thể theo cách thủ công làm mới dữ liệu.
Làm mới dữ liệu được đồng bộ hóa, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Từ Access 2010, trong ruy-băng truy nhập bảng đã nối kết, trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm làm mới, sau đó bấm làm mới.
-
Từ danh sách SharePoint thực hiện một trong các thao tác sau:
-
Trong dạng xem biểu dữ liệu, trong ruy-băng, bấm tab danh sách , và sau đó trong nhóm biểu dữ liệu , hãy bấm Làm mới dữ liệu.
-
trong dạng xem chuẩn, trên thanh địa chỉ Internet Explorer, bấm làm mới hoặc nhấn F5.
-
