SharePoint 2010 목록과 Office Access 2010 간에 데이터를 동기화할 수 있으며 두 데이터 집합을 모두 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 예를 들어 다른 팀원들과 쉽게 공동 작업을 할 수 있도록 SharePoint 목록에서 영업 캠페인 추적 정보를 유지 관리할 수 있을 뿐 아니라, Access 2010을 사용하여 정기적으로 보고, 쿼리 및 대량 변경을 수행할 수도 있습니다.
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SharePoint 목록과 Access 동기화 소개
SharePoint 2010 목록과 Access 2010 간에 데이터를 동기화할 수 있으며 두 데이터 집합을 모두 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 예를 들어 다른 팀원들과 쉽게 공동 작업을 할 수 있도록 SharePoint 목록에서 영업 캠페인 추적 정보를 유지 관리할 수 있을 뿐 아니라, Access 2010을 사용하여 정기적으로 보고, 쿼리 및 대량 변경을 수행할 수도 있습니다.
세 가지 방법으로 SharePoint 목록과 Access 2010 간에 데이터를 동기화할 수 있습니다. 어떤 방법을 선택하든 동기화는 양방향으로 수행됩니다. 즉, Access에서 목록 데이터에 적용한 변경 내용은 SharePoint 서버에 업로드되고, 서버에서 SharePoint 목록에 적용한 변경 내용은 컴퓨터의 Access에 다운로드됩니다.
SharePoint 목록을 동기화하려면 클라이언트 컴퓨터에 Access 2010이 설치되어 있어야 하며 목록에 대한 참가 권한이 있어야 합니다.
SharePoint 2010을 Access 2010과 함께 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션과 Access 2010 도움말 시스템을 참조하세요.
참고: Access 2010과 SharePoint 외부 목록을 동기화할 수는 없습니다.
Access에서 열기 명령을 사용하여 목록 데이터 동기화
목록 리본 메뉴의 Access에서 열기 명령을 사용하여 SharePoint 목록의 데이터를 Access 2010과 동기화할 수 있습니다. 이 명령은 SharePoint 목록에 연결된 Access 테이블과 사용자 이름, 계정, 전자 메일 주소 등의 추가 정보가 포함된 보조 UserInfo 테이블을 만듭니다.
SharePoint 목록 또는 Access 연결 테이블을 열 때마다 최신 데이터가 표시됩니다. SharePoint 목록은 계속해서 업데이트되므로 Access 연결 테이블을 수동으로 새로 고쳐서 최신 목록 변경 내용을 표시할 수 있습니다. 마찬가지로 Access 연결 테이블도 계속해서 업데이트되므로 SharePoint 목록 데이터를 수동으로 새로 고쳐서 최신 Access 변경 내용을 확인할 수 있습니다.
데이터시트 보기에서 이 목록 추적 명령을 사용하여 목록 데이터 동기화
데이터시트 보기 작업창에서 사용할 수 있는 이 목록 추적 명령을 사용하여 데이터시트 보기에서 SharePoint 목록을 동기화할 수도 있습니다. 이렇게 하면 Access에서 연결 테이블도 생성됩니다. 작업창의 추가 명령을 사용하면 목록 데이터를 동기화하고 다음 작업도 수행할 수 있습니다.
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Access를 통해 보고
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Access로 내보내기
자세한 내용은 데이터시트 보기 도움말 시스템을 참조하세요. 데이터시트 보기 아래쪽에서 도움말 링크를 클릭하면 됩니다.
Access에서 SharePoint 목록 명령을 사용하여 목록 데이터 동기화
Access 2010에서는 외부 데이터 탭의 가져오기 및 연결 그룹에 있는 SharePoint 목록 명령을 사용하여 테이블을 기존 SharePoint 목록에 연결할 수도 있습니다.
Access에서 새 SharePoint 목록을 만들 수도 있습니다. 이렇게 하려면 리본 메뉴의 만들기 탭에 있는 테이블 그룹에서 SharePoint 목록을 클릭하고 연락처, 작업, 문제점, 이벤트 또는 사용자 지정 중 하나를 클릭합니다.
Access 사용에 대한 자세한 내용은 Access 2010 도움말 시스템을 참조하세요.
Access 테이블을 SharePoint 목록에 연결하는 경우의 이점
어떤 SharePoint 목록 동기화 방법을 선택하든, Access 2010에서는 SharePoint 목록의 구조와 내용을 반영하는 연결 테이블을 생성합니다. 각 필드에 대해 목록 열에 해당하는 적절한 데이터 형식이 자동으로 선택됩니다. 이러한 연결 테이블은 다른 Access 테이블처럼 작동하므로 Access 2010에서 데이터 작업 시 사용하기 위한 쿼리, 폼, 보고서, 매크로 또는 코드를 만들 수도 있습니다.
조회 데이터
조회 목록이 데이터베이스에 이미 연결되어 있지 않으면 모든 조회 목록에 대한 연결 테이블도 자동으로 만들어집니다. 조회 목록에 다른 목록을 조회하는 열이 있으면 해당 목록도 연결 작업에 포함되므로 모든 연결 테이블의 조회 목록에 대한 연결 테이블이 데이터베이스에 만들어집니다. Access에서는 이러한 연결 테이블 간 관계도 만들어집니다.
구조 변경 내용
다른 유형의 연결 테이블과 마찬가지로, Access에서 작업하는 동안에는 연결 테이블의 필드를 추가, 삭제 또는 수정할 수 없습니다. 열을 제거하거나 변경하는 등 구조를 변경하려는 경우에는 SharePoint 사이트에서 목록을 열어야 합니다. Access에서는 SharePoint 목록 설정 페이지로 이동하여 목록 구조를 변경할 수 있습니다. 이렇게 하려면 탐색 창에서 Access 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 기타 옵션을 가리킨 다음 열 및 설정 수정을 클릭합니다.
SharePoint 목록에 적용한 구조 변경 내용은 연결 테이블에 자동으로 반영되지 않습니다. 최신 목록 구조를 적용하여 연결 테이블을 업데이트하려면 탐색 창에서 Access 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 기타 옵션을 가리킨 다음 목록 새로 고침을 클릭합니다.
성능
연결된 SharePoint 목록의 데이터는 로컬 테이블과 자동으로 동기화되며, 사용자는 항상 로컬 데이터를 사용하므로 연결된 Access 테이블의 성능이 Access 2010 이전 버전에 비해 개선되었습니다.
대량 편집
SharePoint 목록을 Access 2010과 동기화하면 SharePoint 목록 데이터를 훨씬 쉽게 대량으로 변경할 수 있습니다. SharePoint 목록에서 데이터를 대량 추가, 업데이트 또는 삭제하려면 Access 2010에서 추가, 업데이트 또는 삭제 쿼리를 실행한 다음 SharePoint 목록을 열거나 새로 고칩니다.
데이터를 오프라인 상태로 전환하여 충돌 해결
작업을 집으로 가져가서 계속하거나 이동 중에 작업을 해야 하는 경우에는 Access 2010을 사용하여 연결된 SharePoint 목록을 오프라인 상태로 전환할 수 있습니다. 예를 들어 외부에 있을 때 고객에게 부품 카탈로그를 제공해야 하는 경우 Access 2010에서 데이터 작업을 한 다음 나중에 SharePoint 사이트에 다시 연결할 때 변경 내용을 동기화하면 됩니다.
다른 사람이 서버에서 같은 레코드를 업데이트하거나 오프라인으로 작업하는 등 충돌이 발생하는 경우에는 나중에 다시 온라인 상태가 되었을 때 충돌 해결 대화 상자를 통해 충돌을 해결할 수 있습니다. 이 대화 상자에는 오류 발생 원인 같은 충돌 정보가 표시되고 데이터 전송을 다시 시도할지 아니면 변경 내용을 모두 취소할지 선택할 수 있는 옵션이 나타납니다. 오류가 여러 개인 경우에는 대화 상자에서 이전 및 다음 단추를 클릭하여 각 오류에 대한 세부 정보를 볼 수 있습니다. 일부 오류는 변경 내용을 취소해야만 해결됩니다.
데이터 동기화 시의 고려 사항
다음 표에서는 SharePoint 목록과 Access 연결 테이블 간에 데이터를 동기화할 때 기억해야 할 몇 가지 고려 사항에 대해 설명합니다.
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기능 |
비교 |
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열 |
Access는 한 테이블에 최대 256개의 필드만 지원하므로 연결 테이블에는 처음 256개의 열만 포함됩니다. |
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폴더 |
SharePoint 목록에 있는 각 폴더는 Access 테이블에서 레코드로 나타납니다. 폴더 안의 항목 또한 폴더에 해당하는 레코드 바로 아래에 또 다른 레코드로 나타납니다. |
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조회 열 |
열이 다른 목록의 값을 조회하고 관련 목록이 데이터베이스에 없으면 관련 목록에 대해 연결 테이블이 자동으로 만들어집니다. 참고: 사용자 또는 그룹 유형의 열은 특수한 유형의 조회 열로서 사용자 정보 목록의 값을 조회합니다. 사용자 또는 그룹 열이 들어 있는 목록에 연결할 경우 해당 사용자 정보 목록에 대해 연결된 테이블이 자동으로 만들어집니다. |
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계산된 열 |
계산된 열의 결과는 해당 필드에 표시되지만 Access에서 수식을 보거나 수정할 수는 없습니다. |
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첨부 파일 |
목록의 첨부 파일 열은 첨부 파일이라는 필드로 표시됩니다. |
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읽기 전용 열 |
SharePoint 목록에서 읽기 전용인 열은 Access에서도 읽기 전용입니다. 또한 Access에서 열을 추가, 삭제 또는 수정할 수 없습니다. |
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다중값 열 |
선택 또는 조회 유형의 열에는 여러 값이 있을 수 있습니다. 이러한 열에 대해 연결 작업을 실행하면 여러 값을 지원하는 필드가 만들어집니다. 열의 유형이 조회이면 연결 테이블에 다중값 조회 열이 만들어집니다. |
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지원되지 않는 목록 |
다음 목록은 지원되지 않습니다.
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Access와 SharePoint 목록 동기화
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스프레드시트 프로그램과 동기화할 목록이 포함된 SharePoint 사이트로 이동합니다.
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빠른 실행에서 목록의 이름을 클릭하거나 사이트 작업, 모든 사이트 콘텐츠 보기를 차례로 클릭한 다음 해당 목록 섹션에서 목록 이름을 클릭합니다.
참고: SharePoint 사이트는 모양과 탐색 기능을 원하는 대로 수정할 수 있습니다. 명령, 단추 또는 링크와 같은 옵션을 찾을 수 없는 경우에는 관리자에게 문의하세요.
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리본 메뉴에서 목록 탭을 클릭하고 연결 및 내보내기 그룹에서 Access에서 열기를 클릭합니다.
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새 데이터베이스 또는 기존 데이터베이스의 위치를 지정하거나 찾아보기를 클릭하여 데이터베이스를 찾습니다.
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SharePoint 사이트에 있는 데이터에 연결을 선택하고 확인을 클릭합니다.
참고: 데이터 복사본 내보내기를 클릭할 수도 있습니다. 데이터 내보내기는 데이터 연결과는 달리 현재 데이터를 한 번 복사하는 작업으로, 생성된 Access 테이블과 SharePoint 목록을 동기화하지는 않습니다.
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작업을 확인하라는 메시지가 나타나면 확인을 클릭합니다.
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파일 다운로드 대화 상자에서 열기를 클릭합니다.
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컴퓨터에서 데이터 연결을 사용할지 묻는 메시지가 나타나는 경우 SharePoint 사이트의 데이터에 대한 연결을 사용해도 안전하다고 생각되면 사용을 클릭합니다.
Access 2010에서는 SharePoint 목록에 연결된 ACcess 테이블, UserInfo 테이블 및 추가 연결 테이블(SharePoint 목록에 조회 열이 포함된 경우)을 만듭니다.
동기화된 데이터 새로 고침
동기화된 SharePoint 목록 또는 Access 연결 테이블을 열 때마다 최신 데이터가 표시됩니다. SharePoint 목록 또는 Access 연결 테이블을 열 때 최신 데이터가 표시되도록 하려면 데이터를 수동으로 새로 고치면 됩니다.
동기화된 데이터를 새로 고치려면 다음 중 하나를 실행합니다.
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Access 2010에서 연결된 Access 테이블의 리본 메뉴에 있는 홈 탭의 레코드 그룹에서 새로 고침, 새로 고침을 차례로 클릭합니다.
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SharePoint 목록에서 다음 중 하나를 실행합니다.
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데이터시트 보기에서 리본 메뉴의 목록 탭을 클릭한 다음 데이터시트 그룹에서 데이터 새로 고침을 클릭합니다.
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표준 보기의 Internet Explorer 주소 표시줄에서 새로 고침을 클릭하거나 F5 키를 누릅니다.
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