SharePoint 2010 リストと Office Access 2010 の間でデータを同期して、両方のデータセットを最新の状態に保つことができます。たとえば、SharePoint リストで販売キャンペーンの追跡情報を管理すると、チーム メンバーとの共同作業が容易になりますが、Access 2010 を使用して、定期レポートの作成、クエリ、および一括変更も実行できます。
内容
SharePoint リストと Access の同期の概要
SharePoint 2010 リストと Access 2010 の間でデータを同期して、両方のデータセットを最新の状態に保つことができます。たとえば、SharePoint リストで販売キャンペーンの追跡情報を管理すると、チーム メンバーとの共同作業が容易になりますが、Access 2010 を使用して、定期レポートの作成、クエリ、および一括変更も実行できます。
SharePoint リストと Access 2010 の間でデータを同期する方法は 3 つあります。どの方法を選択した場合でも、この同期は双方向で行われます。Access でリスト データに追加された変更は SharePoint サーバーにアップロードされ、サーバーで SharePoint リストに追加された変更はユーザーのコンピューター上の Access にダウンロードされます。
SharePoint リストを同期するには、クライアント コンピューターに Access 2010 がインストールされ、リストに対する投稿権限を持っている必要があります。
SharePoint 2010 と Access 2010 の使用の詳細については、「関連項目」セクションのリンク先や Access 2010 のヘルプを参照してください。
注: SharePoint 外部リストを Access 2010 と同期することはできません。
[Access で開く] コマンドを使用してリスト データを同期する
リストのリボンにある [Access で開く] コマンドを使用して、SharePoint リストのデータを Access 2010 と同期できます。このコマンドでは、SharePoint リストにリンクされた Access テーブルと、追加情報 (ユーザー名、アカウント、電子メール アドレスなど) が含まれる補足の UserInfo テーブルが作成されます。
SharePoint リストまたは Access のリンク テーブルを開くたびに、最新のデータが表示されます。また、SharePoint リストの更新が進むにつれて、リストへの最新の変更によって Access のリンク テーブルを手動で更新できます。同様に、Access のリンク テーブルの更新が進むにつれて、Access への最新の変更によって SharePoint リスト データも手動で更新できます。
データシート ビューの [Access でこのリストを追跡] コマンドを使用してリスト データを同期する
データシート ビュー作業ウィンドウにある [Access でこのリストを追跡] コマンドを使用して、データシート ビューから SharePoint リストを同期することもできます。また、このコマンドを使用すると、Access にリンク テーブルも作成されます。作業ウィンドウのその他のコマンドを使用すると、リスト データを同期し、以下の操作を行うこともできます。
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Access でレポートを作成します。
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Access にエクスポートします。
詳細については、データシート ビューのヘルプを参照してください (データシート ビューの下部で、[ヘルプ] リンクをクリックします)。
Access から [SharePoint リスト] コマンドを使用してリスト データを同期する
[外部データ] タブの [インポートとリンク] にある [SharePoint リスト] コマンドを使用して、Access 2010 から、テーブルを既存の SharePoint リストにリンクすることもできます。
また、Access から空の SharePoint リストを作成することも可能です。リボンの [作成] タブの [テーブル] で [SharePoint リスト] をクリックし、[連絡先]、[タスク]、[案件]、[イベント]、または [ユーザー設定] のいずれかをクリックします。
Access の使用に関する詳細については、Access 2010 のヘルプを参照してください。
Access テーブルを SharePoint リストにリンクする利点
SharePoint リストを同期するためのどの方法を選択しても、Access 2010 ではリンク テーブルが作成され、SharePoint リストの構造と内容が反映されます。Access では、リストの列に対応する各フィールドに適したデータ型が選択されます。その後、これらのリンク テーブルが Access テーブルのように動作するので、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、またはコードを作成して、Access 2010 のデータと連動させることもできます。
ルックアップ データ
Access では、すべてのルックアップ リストについてリンク テーブルが作成されます (ただし、それらのルックアップ リストが既にデータベースにリンクされている場合は除きます)。ルックアップ リストのうち、他のリストを参照する列が含まれているものについてもリンク対象となり、各リンク テーブルのルックアップ リストに対応するリンク テーブルがデータベースに作成されます。また、リンク テーブル間のリレーションシップも自動的に作成されます。
構造の変更
その他の種類のリンク テーブルと同様に、Access での作業中にリンク テーブルのフィールドを追加、削除、または変更することはできません。列の削除や変更など、構造に変更を加える場合は、SharePoint サイトでリストを開く必要があります。Access から、SharePoint リストの設定ページに移動して、リスト構造を変更できます。ナビゲーション ウィンドウで Access テーブルを右クリックして、[その他のオプション] をポイントし、[列と設定の変更] をクリックします。
SharePoint リストに加えられた構造の変更は、リンク テーブルに自動的に反映されません。最新のリスト構造を適用して、リンク テーブルを更新するには、ナビゲーション ウィンドウで Access テーブルを右クリックして、[その他のオプション] をポイントし、[リストの更新] をクリックします。
パフォーマンス
リンクされている SharePoint リストのデータはローカル テーブルと自動的に同期され、ユーザーは常にローカル データを操作するため、Access 2010 より前のバージョンに比べて、リンクされる Access テーブルのパフォーマンスが向上しています。
一括編集
SharePoint リストを Access 2010 と同期すると、SharePoint リスト データに一括で変更を加えるのがはるかに簡単になります。SharePoint リストのデータを一括で追加、更新、または削除するには、Access 2010 でクエリの追加、更新、または削除を実行してから、SharePoint リストを開くか更新します。
データをオフライン状態にして競合を解決する
自宅や外出先から作業する必要がある場合は、Access 2010 を使用して、リンクされた SharePoint リストをオフライン状態にできます。たとえば、外出先で顧客に部品カタログを提供する場合は、Access 2010 でデータを操作し、後で SharePoint サイトに再接続するときに、この変更を同期できます。
競合が発生した場合 (たとえば、他のユーザーがサーバー上の同じレコードを更新した場合や、他のユーザーもオフラインで作業している場合) は、[競合の解決] ダイアログ ボックスを使用して、オンライン状態になったときに競合を解決できます。このダイアログ ボックスには、競合に関する情報 (エラーが発生した原因など) が表示され、データを再度送信するか、自分の変更を破棄するかを選択できるオプションが表示されます。複数のエラーが発生している場合は、このダイアログ ボックスの [前へ] と [次へ] をクリックして、各エラーの詳細を表示できます。一部のエラーは、自分の変更を破棄するだけで解決できます。
データを同期する際の考慮事項
SharePoint リストと Access のリンク テーブルを同期する際に注意すべきいくつかの考慮事項を次の表に示します。
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機能 |
比較 |
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列 |
1 つのテーブルで Access がサポートできるフィールドの数は最大 256 であるため、リンク テーブルには最初の 256 列しか格納されません。 |
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フォルダー |
SharePoint リストの各フォルダは、Access テーブルのレコードとして表示されます。フォルダ内の項目もまたレコード (フォルダに対応するレコードの直下のレコード) として表示されます。 |
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ルックアップ列 |
列が他のリストの値を参照し、関連リストがデータベース内にまだ存在していない場合は、その関連リストのリンク テーブルが自動的に作成されます。 注: 個人型またはグループ型の列は、ユーザー情報リストの値を参照する特殊なルックアップ列です。個人型またはグループ型の列を含むリストにリンクすると、ユーザー情報リストのリンク テーブルが自動的に作成されます。 |
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集計列 |
列の計算結果は対応するフィールドに表示されますが、Access ではその計算式を表示することも編集することもできません。 |
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添付ファイル |
リストの添付ファイル列は Attachments という名前のフィールドに表示されます。 |
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読み取り専用列 |
SharePoint リストの読み取り専用列は、Access でも読み取り専用として扱われます。また、Access では列の追加、削除、修正を行えない可能性があります。 |
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複数の値 |
選択肢型またはルックアップ型の列には複数の値が格納されます。リンク操作では、このような列に対応して、複数の値をサポートするフィールドが作成されます。列がルックアップ型の場合、複数の値を許容するルックアップ列がリンク テーブルに作成されます。 |
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サポートされていないリスト |
次のリストはサポートされていません。
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SharePoint リストと Access を同期する
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スプレッドシート プログラムと同期するリストが含まれている SharePoint サイトに移動します。
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サイド リンク バーのリストの名前をクリックするか、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、適切な [リスト] セクションでリストの名前をクリックします。
注: SharePoint サイトの外観およびナビゲーションは大幅に変更することができます。コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、管理者に問い合わせてください。
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リボンの [リスト] タブの [接続とエクスポート] で [Access で開く] をクリックします。
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新しいデータベースまたは既存のデータベースの場所を指定するか、[参照] をクリックしてデータベースを見つけます。
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[SharePoint サイトのデータにリンクする] をクリックして、[OK] をクリックします。
注: [データのコピーをエクスポートする] をクリックすることもできます。データのリンクと異なり、データのエクスポートは、現在のデータを 1 回コピーする操作なので、作成された Access テーブルと SharePoint リストの間では同期が行われません。
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操作の確認メッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。
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[ファイルのダウンロード] ダイアログ ボックスで、[開く] をクリックします。
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データ接続を有効にするかどうかを確認するメッセージが表示されたら、SharePoint サイトとのデータ接続を有効にしても安全である場合は、[有効] をクリックします。
Access 2010 では、SharePoint リストにルックアップ列が含まれる場合に、SharePoint リストにリンクされた Access テーブル、UserInfo テーブル、およびその他のリンク テーブルが作成されます。
同期されたデータを更新する
同期された SharePoint リストまたは Access のリンク テーブルを開くたびに、最新のデータが表示されます。SharePoint リストや Access のリンク テーブルを開くときに最新のデータが表示されるようにするには、データを手動で更新できます。
同期されたデータを更新するには、次のいずれかの操作を行います。
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Access 2010 で、リンクされている Access テーブルのリボンにある [ホーム] タブの [レコード] で、[更新] をクリックし、再度 [更新] をクリックします。
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SharePoint リストで、次のいずれかの操作を行います。
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データシート ビューのリボンで、[リスト] タブの [データシート] で [データの更新] をクリックします。
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標準ビューで、Internet Explorer のアドレス バーの [最新の情報に更新] をクリックするか、F5 キーを押します。
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