Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .
Synchronizace dat mezi seznamu SharePoint 2010 a Office Accessem 2010 a pravidelná obě množiny dat. Můžete třeba spravovat prodejní kampaně sledování informací v seznamu služby SharePoint, takže není těžké si spolupracovat s ostatními členy svého týmu, ale taky udělat pravidelných vykazování, dotazu a hromadné změny pomocí aplikace Access 2010.
V tomto článku
Úvod do synchronizace seznamů služby SharePoint pomocí aplikace Access
Synchronizace dat mezi seznamu SharePoint 2010 a Accessem 2010 a pravidelná obě množiny dat. Můžete třeba spravovat prodejní kampaně sledování informací v seznamu služby SharePoint, takže není těžké si spolupracovat s ostatními členy svého týmu, ale taky udělat pravidelných vykazování, dotazu a hromadné změny pomocí aplikace Access 2010.
Existují tři způsoby, jak synchronizovat data mezi seznamy služby SharePoint a aplikací Access 2010. Ve všech třech případech jde o obousměrnou synchronizaci. Změny dat seznamů provedené v aplikaci Access jsou nahrány na server SharePoint a změny provedené na serveru v seznamu služby SharePoint jsou staženy do aplikace Access v počítači.
Chcete-li synchronizovat seznam služby SharePoint, je nutné mít v klientském počítači nainstalovánu aplikaci Access 2010 a mít k seznamu oprávnění Přispívat.
Další informace o použití Sharepointu 2010 s aplikací Access 2010 v části Viz taky a v systému nápovědy pro aplikace Access 2010.
Poznámka: Externí Sharepointový seznam nemůžete synchronizovat s aplikací Access 2010.
Synchronizace dat seznamu pomocí příkazu Otevřít v příkaz přístup
Data v seznamu služby SharePoint lze synchronizovat prostřednictvím aplikace Access 2010 pomocí příkazu Otevřít v aplikaci Access na pásu karet seznamu. Tento příkaz vytvoří tabulku aplikace Access propojenou se seznamem služby SharePoint a doplňkovou tabulku UserInfo obsahující další informace, například uživatelská jména, účty a e-mailové adresy.
Vždy, když otevřete seznam služby SharePoint nebo propojenou tabulku aplikace Access, zobrazí se nejnovější data. Seznam služby SharePoint bude průběžně aktualizován a podle potřeby můžete také ručně aktualizovat propojenou tabulku aplikace Access, aby obsahovala nejnovější změny seznamu. Při průběžné aktualizaci propojené tabulky aplikace Access můžete také ručně aktualizovat data seznamu služby SharePoint o nejnovější změny aplikace Access.
Synchronizace dat seznamu pomocí sledovat tento příkaz seznam v zobrazení Datový list
Můžete také synchronizovat seznam služby SharePoint ze zobrazení Datový list pomocí příkazu Sledovat tento seznam dostupného v podokně úloh zobrazení Datový list, který také vytvoří propojenou tabulku v aplikaci Access. V podokně úloh jsou k dispozici také další příkazy, pomocí kterých lze také synchronizovat data seznamu a navíc provádět následující akce:
-
Vytvořit sestavu v aplikaci Access
-
Exportovat obsah do aplikace Access
Další informace naleznete v systému nápovědy zobrazení Datový list (v dolní části zobrazení Datový list klikněte na odkaz Nápověda).
Synchronizace dat seznamu pomocí příkazu Sharepointového seznamu z aplikace Access
V aplikaci Access 2010 také můžete propojit tabulku na existující seznam služby SharePoint, a to pomocí příkazu Seznam služby SharePoint ve skupině Importovat a propojit na kartě Externí data.
Můžete také vytvořit prázdný seznam služby SharePoint z aplikace Access. Na pásu karet na kartě Vytvoření ve skupině Tabulky klikněte na možnost Seznamy služby SharePoint a potom klikněte na jednu z následujících možností: Kontakty, Úkoly, Problémy, Události nebo Vlastní.
Další informace o používání aplikace Access dat naleznete v systému nápovědy aplikace Access 2010.
Výhody propojení tabulky aplikace Access na seznam služby SharePoint
Bez ohledu na to, jaký způsob synchronizace seznamu služby SharePoint zvolíte, vytvoří aplikace Access 2010 propojenou tabulku podle struktury a obsahu seznamu služby SharePoint. Pro jednotlivá pole odpovídající sloupcům seznamu je vybrán vhodný datový typ. Tyto propojené tabulky potom fungují jako jakákoli tabulka aplikace Access, můžete proto také vytvářet dotazy, formuláře, sestavy, makra nebo kód, které vám umožní pracovat s daty v aplikaci Access 2010.
Vyhledaná data
V aplikaci Access jsou pro všechny vyhledávací seznamy automaticky vytvořeny propojené tabulky (dokud nejsou vyhledávací seznamy propojeny s databází). Pokud vyhledávací seznamy obsahují sloupce, které vyhledávají hodnoty v jiných seznamech, jsou při propojení zahrnuty také tyto seznamy, aby pro vyhledávací seznam každé propojené tabulky existovala odpovídající propojená tabulka v databázi. Aplikace Access rovněž vytváří mezi propojenými tabulkami relace.
Změny struktury
Stejně jako v případě ostatních typů propojených tabulek nelze přidávat, odstraňovat nebo upravovat pole v propojené tabulce při práci v aplikaci Access. Pokud chcete provádět strukturální změny, například odebírat nebo měnit sloupce, je nutné otevřít seznam na webu služby SharePoint. Z aplikace Access můžete v případě, že budete chtít změnit strukturu seznamu, přejít na stránku nastavení Seznam služby SharePoint. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku aplikace Access, přejděte na možnost Další možnosti a potom klikněte na možnost Upravit sloupce a nastavení.
Změny struktury provedené v seznamu služby SharePoint se v propojené tabulce neprojevují automaticky. Chcete-li aktualizovat propojenou tabulku pomocí aktuální struktury seznamu, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku aplikace Access v navigačním podokně, přejděte na příkaz Další možnosti a klikněte na příkaz Aktualizovat seznam.
Výkon
Vzhledem k tomu, že se data z propojených seznamů služby SharePoint automaticky synchronizují s místními tabulkami a uživatelé vždy pracují s místními daty, výkon propojené tabulky aplikace Access 2010 se v porovnání s předchozími verzemi aplikace Access výrazně zlepšil.
Hromadné úpravy
Díky synchronizaci seznamu služby SharePoint s aplikací Access 2010 lze daleko snadněji provádět hromadné změny dat seznamu služby SharePoint. Chcete-li hromadně přidávat, aktualizovat nebo odstraňovat data v seznamech služby SharePoint, spusťte přidávací, aktualizační nebo odstraňovací dotaz v aplikaci Access 2010 a potom otevřete a aktualizujte seznam služby SharePoint.
Práce s daty v offline režimu a řešení konfliktů
Pokud si potřebujete vzít práci domů nebo na cesty, můžete pomocí aplikace Access 2010 převést propojené seznamy služby SharePoint do offline režimu. Například můžete být na služební cestě a budete potřebovat zákazníkovi poskytnout katalog dílů. S daty můžete pracovat v aplikaci Access 2010 a až se později znovu připojíte k serveru služby SharePoint, synchronizovat změny.
Případné konflikty (pokud například jiný uživatel aktualizuje stejný záznam na serveru nebo v době, kdy pracuje v offline režimu) lze vyřešit, když přejdete zpět do online režimu, pomocí dialogového okna Vyřešit konflikty. Toto dialogové okno obsahuje informace o konfliktu (například proč k této chybě došlo) a možnosti, pomocí kterých můžete znovu odeslat data nebo zrušit změny. Existuje-li více chyb, můžete zobrazit podrobnosti o jednotlivých chybách kliknutím na tlačítka Předchozí a Další v dialogovém okně. Některé chyby lze vyřešit pouze zrušením změn.
Aspekty, které je nutné zvážit při synchronizaci dat
Následující tabulka vysvětluje určité aspekty, které je potřeba vzít v úvahu při synchronizaci dat mezi seznamem služby SharePoint a propojenou tabulkou aplikace Access.
|
Funkce |
Porovnání |
|
Sloupce |
Aplikace Access nepodporuje více než 256 polí v tabulce, a proto propojená tabulka obsahuje pouze prvních 256 sloupců. |
|
Složky |
Každá složka v seznamu služby SharePoint je v tabulce aplikace Access zobrazena jako záznam. Položky ve složce jsou zobrazeny jako záznamy umístěné přímo pod záznamem odpovídajícím dané složce. |
|
Vyhledávací sloupce |
Pokud sloupec vyhledává hodnoty v jiném seznamu a související seznam se dosud v databázi nenachází, jsou pro související seznamy automaticky vytvořeny propojené tabulky. Poznámka: Sloupec typu osoba nebo skupina je speciální typ vyhledávací sloupec, který vyhledává hodnoty v seznamu informace o uživateli. Pokud vytváříte odkaz na seznam obsahuje sloupec typu osoba nebo skupina, Access automaticky vytvoří propojenou tabulku pro seznam informace o uživateli. |
|
Výpočtové sloupce |
Výsledky ve výpočtovém sloupci jsou zobrazeny v odpovídajícím poli, ale příslušný vzorec nelze v aplikaci Access zobrazit ani upravit. |
|
Přílohy |
Sloupce s přílohami ze seznamu jsou zobrazeny jako pole Příloha. |
|
Sloupce jen pro čtení |
Sloupec, který je v seznamu služby SharePoint určen jen pro čtení, bude určen jen pro čtení i v aplikaci Access. V aplikaci Access navíc pravděpodobně nebude možné přidávat, odstraňovat nebo měnit sloupce. |
|
Vícehodnotové sloupce |
Vyhledávací sloupce nebo sloupce typu Volba mohou obsahovat více hodnot. Pro tyto sloupce jsou během operace propojení vytvořena pole podporující více hodnot. Pokud jde o vyhledávací sloupec, jsou v propojené tabulce vytvořeny vícehodnotové vyhledávací sloupce. |
|
Nepodporované seznamy |
Následující seznamy nejsou podporovány:
|
Synchronizace seznamu služby SharePoint s aplikací Access
-
Přejděte na web služby SharePoint obsahující seznam, který chcete synchronizovat s tabulkovým procesorem.
-
Klikněte na název seznamu na panelu Snadné spuštění, případně klikněte v nabídce Akce webu na příkaz Zobrazit veškerý obsah webu a potom v příslušné části uvádějící seznamy klikněte na název seznamu.
Poznámka: Vzhled webu služby SharePoint a možnosti navigace mohou být podstatně změněny. Pokud některou možnost, například příkaz, tlačítko či odkaz, nemůžete najít, obraťte se na správce.
-
Na pásu karet klikněte na kartu Seznam a poté ve skupině Připojit a exportovat klikněte na možnost Otevřít v aplikaci Access.
-
Zadejte umístění nové nebo existující databáze nebo klikněte na tlačítko Procházet a databázi vyhledejte.
-
Vyberte možnost Propojit na data na webu služby SharePoint a potom klikněte na tlačítko OK.
Poznámka: Klikněte na tlačítko Exportovat kopii data. Export dat, na rozdíl od propojení dat, je jednorázové kopírování aktuálního data a nevytvoří synchronizace mezi Accessovou tabulku, která se vytvoří a seznamu služby SharePoint.
-
Budete-li vyzváni k potvrzení operace, klikněte na tlačítko OK.
-
V dialogovém okně Stáhnout soubor klepněte na tlačítko Otevřít.
-
Při zobrazení výzvy, zda chcete v počítači povolit připojení k datům, klepněte na tlačítko Povolit, pokud se domníváte, že připojení k datům na webu služby SharePoint je bezpečné.
Aplikace Access 2010 vytvoří tabulku aplikace Access propojenou na seznam služby SharePoint, tabulku UserInfo, a další propojené tabulky, pokud seznam služby SharePoint obsahuje vyhledávací sloupce.
Aktualizace synchronizovaných dat
Vždy, když otevřete synchronizovaný seznam služby SharePoint nebo propojenou tabulku aplikace Access, zobrazí se nejnovější data. Aby bylo zajištěno, že se budou zobrazovat nejnovější data i v době, kdy jsou propojené tabulky aplikace Access nebo seznamy služby SharePoint otevřené, můžete data aktualizovat ručně.
Chcete-li synchronizovaná data aktualizovat, proveďte jednu z následujících akcí:
-
V aplikaci Access 2010 na pásu karet propojené tabulky aplikace Access klikněte na kartě Domů ve skupině Záznamy na možnost Aktualizovat a potom klikněte na možnost Aktualizovat.
-
V seznamu služby SharePoint proveďte jednu z následujících akcí:
-
V zobrazení Datový list klikněte na pásu karet na kartu Seznam a poté ve skupině Datový list klikněte na možnost Aktualizovat data.
-
Ve standardním zobrazení klikněte na panelu Adresa aplikace Internet Explorer na možnost Aktualizovat (nebo stiskněte klávesu F5).
-
