Μπορείτε να συγχρονίσετε δεδομένα μεταξύ μιας λίστας του SharePoint 2010 και της Office Access 2010 και να διατηρείτε ενημερωμένα και τα δύο σύνολα δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να διατηρήσετε σε μια λίστα του SharePoint τις πληροφορίες παρακολούθησης μιας εκστρατείας πώλησης για εύκολη συνεργασία με τα άλλα μέλη της ομάδας σας, αλλά θέλετε επίσης να κάνετε περιοδικά αλλαγές στις αναφορές, στα ερωτήματα αλλά και μαζικές αλλαγές στην Access 2010.
Σε αυτό το άρθρο
Εισαγωγή στο συγχρονισμό μιας λίστας του SharePoint με την Access
Μπορείτε να συγχρονίσετε δεδομένα μεταξύ μιας λίστας του SharePoint 2010 και της Access 2010 και να διατηρείτε ενημερωμένα και τα δύο σύνολα δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να διατηρήσετε σε μια λίστα του SharePoint τις πληροφορίες παρακολούθησης μιας εκστρατείας πώλησης για εύκολη συνεργασία με τα άλλα μέλη της ομάδας σας, αλλά θέλετε επίσης να κάνετε περιοδικά αλλαγές στις αναφορές, στα ερωτήματα αλλά και μαζικές αλλαγές στην Access 2010.
Υπάρχουν τρεις τρόποι για να συγχρονίσετε τα δεδομένα μεταξύ μιας λίστας του SharePoint και της Access 2010. Όποιον τρόπο και αν επιλέξετε, ο συγχρονισμός είναι δύο κατευθύνσεων ή αμφίδρομος. Οι αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα της λίστας στην Access αποστέλλονται στο διακομιστή του SharePoint και οι αλλαγές που γίνονται στη λίστα του SharePoint στο διακομιστή λαμβάνονται στην Access, στον υπολογιστή σας.
Για να συγχρονίσετε μια λίστα του SharePoint, πρέπει να έχετε εγκαταστήσει την Access 2010 στον υπολογιστή-πελάτη και να έχετε δικαιώματα "Συνεργάτης" στη λίστα.
Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint 2010 με την Access 2010 στην ενότητα Δείτε επίσης και στο σύστημα Βοήθειας της Access 2010.
Σημείωση: Δεν μπορείτε να συγχρονίσετε μια εξωτερική λίστα του SharePoint με την Access 2010.
Συγχρονισμός δεδομένων λίστας με χρήση της εντολής "Άνοιγμα με την Access"
Μπορείτε να συγχρονίσετε τα δεδομένα μιας λίστας του SharePoint με την Access 2010, χρησιμοποιώντας την εντολή Άνοιγμα με την Access από την Κορδέλα της λίστας. Αυτή η εντολή δημιουργεί έναν πίνακα της Access συνδεδεμένο με μια λίστα του SharePoint και έναν συμπληρωματικό πίνακα UserInfo, ο οποίος περιέχει πρόσθετες πληροφορίες, όπως ονόματα χρηστών, λογαριασμούς και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κάθε φορά που ανοίγετε τη λίστα του SharePoint ή τον συνδεδεμένο πίνακα της Access, βλέπετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Καθώς η λίστα του SharePoint συνεχίζει να ενημερώνεται, μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο τον συνδεδεμένο πίνακα της Access με τις πιο πρόσφατες αλλαγές της λίστας. Καθώς ο συνδεδεμένος πίνακας της Access συνεχίζει να ενημερώνεται, μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα της λίστας του SharePoint με τις πιο πρόσφατες αλλαγές της Access.
Συγχρονισμός δεδομένων λίστας με χρήση της εντολής "Παρακολούθηση αυτής της λίστας" στην Προβολή φύλλου δεδομένων
Μπορείτε επίσης να συγχρονίσετε μια λίστα του SharePoint από την Προβολή φύλλου δεδομένων, χρησιμοποιώντας την εντολή "Παρακολούθηση αυτής της λίστας", η οποία είναι διαθέσιμη στο παράθυρο εργασιών της Προβολής φύλλου δεδομένων, η οποία δημιουργεί και έναν συνδεδεμένο πίνακα στην Access. Με άλλες εντολές του παραθύρου εργασιών, μπορείτε να συγχρονίσετε τα δεδομένα της λίστας και να κάνετε τα εξής:
-
Αναφορές με την Access.
-
Εξαγωγή στην Access.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Προβολής φύλλου δεδομένων (στο κάτω μέρος της Προβολής φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στη σύνδεση Βοήθεια).
Συγχρονισμός δεδομένων λίστας με χρήση της εντολής "Λίστα SharePoint" από την Access
Από την Access 2010, μπορείτε να συνδέσετε έναν πίνακα με μια υπάρχουσα λίστα του SharePoint, χρησιμοποιώντας την εντολή Λίστα SharePoint από την ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα.
Μπορείτε, επίσης, να δημιουργήσετε μια κενή λίστα του SharePoint από την Access. Στην Κορδέλα, στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στο στοιχείο Λίστες SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα στοιχεία: Επαφές, Εργασίες, Θέματα, Συμβάντα ή Προσαρμογή.
Για να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της Access, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας της Access 2010.
Πλεονεκτήματα σύνδεσης ενός πίνακα της Access με μια λίστα του SharePoint
Όποιον τρόπο και αν επιλέξετε για να συγχρονίσετε μια λίστα του SharePoint, η Access 2010 δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα που αντανακλά τη δομή και τα περιεχόμενα της λίστας του SharePoint. Η Access επιλέγει τον σωστό τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί στη στήλη της λίστας. Αυτοί οι συνδεδεμένοι πίνακες λειτουργούν όπως όλοι οι πίνακες της Access μπορείτε ακόμα και να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες, αναφορές, μακροεντολές ή κώδικα, για να εργαστείτε με τα δεδομένα στην Access 2010.
Δεδομένα αναζήτησης
Η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για όλες τις λίστες αναζήτησης (εκτός και αν οι λίστες αναζήτησης είναι ήδη συνδεδεμένες με τη βάση δεδομένων). Εάν οι λίστες δεδομένων περιέχουν στήλες που κάνουν αναζήτηση σε άλλες λίστες, συμπεριλαμβάνονται και αυτές οι λίστες στη διαδικασία σύνδεσης, ώστε η λίστα αναζήτησης κάθε συνδεδεμένου πίνακα να έχει έναν αντίστοιχο συνδεδεμένο πίνακα στη βάση δεδομένων. Επίσης, η Access δημιουργεί σχέσεις μεταξύ αυτών των συνδεδεμένων πινάκων.
Αλλαγές δομής
Όπως συμβαίνει και με άλλους τύπους συνδεδεμένων πινάκων, δεν μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε τα πεδία ενός συνδεδεμένου πίνακα, ενώ εργάζεστε στην Access. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στη δομή, όπως η κατάργηση ή η αλλαγή μιας στήλης, πρέπει να ανοίξετε τη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Από την Access, μπορείτε να μεταβείτε στη σελίδα ρυθμίσεων της λίστας του SharePoint, για να αλλάξετε τη δομή της λίστας. Κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα της Access στο παράθυρο περιήγησης, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Περισσότερες επιλογές και κάντε κλικ στην εντολή Τροποποίηση στηλών και ρυθμίσεων.
Οι αλλαγές που γίνονται στη δομή μιας λίστας του SharePoint δεν αντικατοπτρίζονται αυτόματα σε έναν συνδεδεμένο πίνακα. Για να ενημερώσετε έναν συνδεδεμένο πίνακα με την πιο πρόσφατη δομή της λίστας, κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα της Access στο παράθυρο περιήγησης, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Περισσότερες επιλογές και κάντε κλικ στην εντολή Ανανέωση λίστας.
Επιδόσεις
Επειδή τα δεδομένα από τις συνδεδεμένες λίστες του SharePoint συγχρονίζονται αυτόματα με τους τοπικούς πίνακες και οι χρήστες εργάζονται πάντα με τα τοπικά δεδομένα, οι επιδόσεις των συνδεδεμένων πινάκων της Access έχουν βελτιωθεί σε σύγκριση με τις εκδόσεις πριν από την έκδοση της Access 2010.
Μαζική επεξεργασία
Ο συγχρονισμός μιας λίστας του SharePoint με την Access 2010 κάνει πολύ ευκολότερη την εκτέλεση μαζικών αλλαγών στα δεδομένα της λίστας του SharePoint. Για να προσθέσετε, να ενημερώσετε ή να διαγράψετε μαζικά δεδομένα από μια λίστα του SharePoint, εκτελέστε ένα ερώτημα προσάρτησης, ενημέρωσης ή διαγραφής στην Access 2010 και, στη συνέχεια, ανοίξτε ή ανανεώστε τη λίστα του SharePoint.
Μεταφορά δεδομένων για εργασία χωρίς σύνδεση και επίλυση διενέξεων
Εάν χρειάζεται να πάρετε μέρος της εργασίας σας στο σπίτι ή ενώ μετακινείστε, μπορείτε να μεταφέρετε τις συνδεδεμένες λίστες του SharePoint για εργασία χωρίς σύνδεση, χρησιμοποιώντας την Access 2010. Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να δώσετε σε έναν πελάτη έναν κατάλογο ανταλλακτικών, ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. Μπορείτε να εργαστείτε με τα δεδομένα σας στην Access 2010 και, κατόπιν, να συγχρονίσετε τις αλλαγές σας, όταν συνδεθείτε αργότερα με την τοποθεσία του SharePoint.
Εάν παρουσιαστούν διενέξεις —για παράδειγμα, αν κάποιος άλλο χρήστης ενημερώσει την ίδια εγγραφή στο διακομιστή ή ενώ αυτό εργάζεται χωρίς σύνδεση— μπορείτε να τις επιλύσετε, όταν συνδεθείτε και πάλι στο Internet, χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Επίλυση διενέξεων. Αυτό το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με τη διένεξη, όπως το λόγο για τον οποίο παρουσιάστηκε το σφάλμα και προσφέρει επιλογές για να προσπαθήσετε να υποβάλλετε ξανά τα δεδομένα ή για να απορρίψετε τις αλλαγές που κάνατε. Εάν υπάρχουν πολλά σφάλματα, μπορείτε να προβάλετε τις λεπτομέρειες κάθε σφάλματος, κάνοντας κλικ στα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο στο παράθυρο διαλόγου. Κάποια σφάλματα μπορούν να επιλυθούν μόνο με απόρριψη των αλλαγών σας.
Θέματα κατά το συγχρονισμό δεδομένων
Στον ακόλουθο πίνακα εξηγούνται κάποια θέματα που πρέπει να έχετε υπόψη, όταν συγχρονίζετε δεδομένα μεταξύ μιας λίστας του SharePoint και ενός συνδεδεμένου πίνακα της Access.
|
Δυνατότητα |
Σύγκριση |
|
Στήλες |
Η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 256 πεδία σε πίνακα και, επομένως, στον συνδεδεμένο πίνακα περιλαμβάνονται μόνο οι πρώτες 256 στήλες. |
|
Φάκελοι |
Κάθε φάκελος της λίστας του SharePoint εμφανίζεται ως εγγραφή στον πίνακα της Access. Τα στοιχεία ενός φακέλου εμφανίζονται και αυτά ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί στο φάκελο. |
|
Στήλες αναζήτησης |
Εάν μια στήλη εκτελεί αναζήτηση τιμών σε μια άλλη λίστα και η σχετική λίστα δεν βρίσκεται ήδη στη βάση δεδομένων, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για τις σχετικές λίστες. Σημείωση: Ο τύπος στήλης "Άτομο" ή "Ομάδα" είναι ένας ειδικός τύπος στήλης αναζήτησης, ο οποίος εκτελεί αναζήτηση τιμών στη λίστα "Πληροφορίες χρήστη". Εάν δημιουργήσετε μια σύνδεση με μια λίστα που περιέχει μια στήλη "Άτομο" ή "Ομάδα", η Access δημιουργεί αυτόματα έναν συνδεδεμένο πίνακα για τη λίστα "Πληροφορίες χρήστη". |
|
Στήλες υπολογισμού |
Τα αποτελέσματα μιας στήλης υπολογισμού εμφανίζονται στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν μπορείτε να προβάλλετε ή να επεξεργαστείτε τον τύπο στην Access. |
|
Συνημμένα |
Η στήλη συνημμένων της λίστας εμφανίζεται ως πεδίο, με το όνομα "Συνημμένα". |
|
Στήλες μόνο για ανάγνωση |
Οι στήλες οι οποίες είναι μόνο για ανάγνωση σε μια στήλη του SharePoint, θα συνεχίσουν να είναι μόνο για ανάγνωση στην Access. Επιπλέον, ίσως να μην είστε σε θέση να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε στήλες στην Access. |
|
Στήλες πολλών τιμών |
Μια στήλη τύπου "Επιλογή" ή "Αναζήτηση" μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Για τέτοιου είδους στήλες, η διαδικασία σύνδεσης δημιουργεί πεδία που υποστηρίζουν πολλαπλές τιμές. Εάν ο τύπος της στήλης είναι "Αναζήτηση", στον συνδεδεμένο πίνακα δημιουργούνται στήλες αναζήτησης πολλών τιμών. |
|
Μη υποστηριζόμενες λίστες |
Οι ακόλουθες λίστες δεν υποστηρίζονται:
|
Συγχρονισμός λίστας του SharePoint με την Access
-
Περιηγηθείτε στην τοποθεσία του SharePoint όπου βρίσκεται η λίστα την οποία θέλετε να συγχρονίσετε με ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου.
-
Κάντε κλικ στο όνομα της λίστας στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, στην κατάλληλη ενότητα λίστας, επιλέξτε το όνομα της λίστας.
Σημείωση: Μια τοποθεσία του SharePoint μπορεί να τροποποιηθεί σημαντικά σε εμφάνιση και περιήγηση. Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε μια επιλογή, όπως μια εντολή, ένα κουμπί ή μια σύνδεση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας.
-
Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα και μετά, στην ομάδα Σύνδεση & Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα με την Access.
-
Καθορίστε μια θέση για τη νέα ή την υπάρχουσα βάση δεδομένων ή κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση, για να εντοπίσετε τη βάση δεδομένων.
-
Επιλέξτε το στοιχείο "Σύνδεση με δεδομένα" στην τοποθεσία του SharePoint και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εξαγωγή αντιγράφου των δεδομένων". Η εξαγωγή δεδομένων, σε αντίθεση με τη σύνδεση δεδομένων, είναι μια εφάπαξ λειτουργία αντιγραφής των τρεχόντων δεδομένων και δεν δημιουργεί συγχρονισμό μεταξύ του πίνακα της Access που δημιουργείται και της λίστας του SharePoint.
-
Εάν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη λειτουργία, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη αρχείου, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.
-
Εάν σας ζητηθεί να ενεργοποιηθούν ή όχι οι συνδέσεις δεδομένων στον υπολογιστή σας, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση, αν πιστεύετε ότι είναι ασφαλές να ενεργοποιηθεί η σύνδεση προς τα δεδομένα της τοποθεσίας του SharePoint.
Η Access 2010 δημιουργεί έναν πίνακα της Access συνδεδεμένο με τη λίστα του SharePoint, έναν πίνακα UserInfo και πρόσθετους συνδεδεμένους πίνακες, αν η λίστα του SharePoint περιέχει στήλες αναζήτησης.
Ανανέωση συγχρονισμένων δεδομένων
Κάθε φορά που ανοίγετε τη συγχρονισμένη λίστα του SharePoint ή τον συνδεδεμένο πίνακα της Access, βλέπετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Για να εξασφαλίσετε ότι βλέπετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα, ενώ είναι ανοιχτή η λίστα του SharePoint ή ο συνδεδεμένος πίνακας της Access, μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα.
Για να ανανεώσετε τα συγχρονισμένα δεδομένα, κάντε ένα από τα εξής:
-
Από την Access 2010, στην Κορδέλα του συνδεδεμένου πίνακα της Access, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση και κατόπιν κάντε πάλι κλικ στην επιλογή Ανανέωση.
-
Από τη λίστα του SharePoint, κάντε ένα από τα εξής:
-
Στην προβολή φύλλου δεδομένων, στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα και, κατόπιν, στην ομάδα Φύλλο δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση δεδομένων.
-
Στην τυπική προβολή, στη γραμμή διεύθυνσης του Internet Explorer, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση ή πιέστε το πλήκτρο F5.
-
