Nota: Queremos fornecer-lhe os conteúdos de ajuda mais recentes o mais rapidamente possível e no seu idioma. Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode informar-nos se as informações foram úteis no final desta página? Eis o artigo em inglês para referência.
Pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint 2010 e Office Access 2010 e mantém os dois conjuntos de dados atualizada. Por exemplo poderá querer manter informações numa lista do SharePoint de controlo, por isso, é fácil colaborar com outras pessoas na sua equipa, mas também fazer elaboração de relatórios periódicos, consultar, de campanha de vendas e em volume alterações ao utilizar o Access 2010.
Neste artigo
Introdução à sincronização de uma lista do SharePoint com o Access
Pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint 2010 e o Access 2010 e mantém os dois conjuntos de dados atualizada. Por exemplo, poderá querer manter informações numa lista do SharePoint de controlo, por isso, é fácil colaborar com outras pessoas na sua equipa, mas também fazer elaboração de relatórios periódicos, consultar, de campanha de vendas e em volume alterações ao utilizar o Access 2010.
Existem três formas de sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e o Access 2010. Independentemente da forma que escolher, a sincronização é bidirecional. As alterações efetuadas no Access aos dados da lista são carregadas para o servidor do SharePoint e as alterações efetuadas no servidor à lista do SharePoint são transferidas para o Access no seu computador.
Para sincronizar uma lista do SharePoint, tem de ter o Access 2010 instalado no computador cliente e tem de ter permissão de Contribuição para a lista.
Obtenha mais informações sobre como utilizar o SharePoint 2010 com o Access 2010 na secção Consulte também e no sistema de ajuda do Access 2010.
Nota: Não é possível sincronizar uma lista externa do SharePoint com o Access 2010.
Sincronizar uma lista de dados utilizando o abrir com o comando do Access
Pode sincronizar os dados numa lista do SharePoint com o Access 2010 utilizando o comando Abrir com o Access no friso da lista. Este comando cria uma tabela do Access ligada à lista do SharePoint e uma tabela de Informações de Utilizador suplementar com informações adicionais, tais como nomes de utilizador, contas e endereços de correio eletrónico.
Sempre que abrir a lista do SharePoint ou a tabela ligada do Access, verá os dados mais recentes. À medida que a lista do SharePoint continua a ser atualizada, também pode atualizar manualmente a tabela ligada do Access com as alterações da lista mais recentes. À medida que a tabela ligada do Access continua a ser atualizada, também pode atualizar manualmente os dados da lista do SharePoint com as alterações do Access mais recentes.
Sincronizar uma lista de dados utilizando a faixa este comando da lista na vista de folha de dados
Também pode sincronizar uma lista do SharePoint a partir da vista de folha de dados utilizando o comando Controlar esta Lista disponível no Painel de Tarefas da vista de folha de dados, que cria igualmente uma tabela ligada no Access. Ao utilizar comandos adicionais no Painel de Tarefas, também pode sincronizar os dados da lista e efetuar o seguinte:
-
Criar relatórios com o Access.
-
Exportar para o Access.
Para mais informações, consulte o sistema de Ajuda da vista de folha de dados (Na parte inferior da vista de folha de dados, clique na hiperligação Ajuda).
Sincronizar uma lista de dados utilizando o comando de lista do SharePoint a partir do Access
No Access 2010, também pode ligar uma tabela a uma Lista do SharePoint existente utilizando o comando Lista do SharePoint no grupo Importar e Ligar do separador Dados Externos.
Também pode criar uma lista do SharePoint vazia a partir do Access. No friso, no separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint e, em seguida, clique numa das seguintes opções: Contactos, Tarefas, Problemas, Eventos ou Personalizar.
Para mais informações sobre a utilização do Access, consulte o sistema de Ajuda do Access 2010.
Vantagens de ligar uma tabela do Access a uma lista do SharePoint
Independentemente da forma que escolher para sincronizar uma lista do SharePoint, o Access 2010 cria uma tabela ligada que reflete a estrutura e o conteúdo da lista do SharePoint. O Access seleciona o tipo de dados correto para cada campo que corresponda à coluna de lista. Estas tabelas ligadas funcionam como qualquer tabela do Access, pelo que pode igualmente criar consultas, formulários, relatórios, macros ou códigos para trabalhar com os dados no Access 2010.
Dados de pesquisa
O Access também cria automaticamente tabelas ligadas para todas as listas de pesquisa (a menos que as listas de pesquisa já estejam ligadas à base de dados). Se as listas de pesquisa contiverem colunas que pesquisam outras listas, essas listas também são incluídas na operação de ligação, de modo a que a lista de pesquisa de cada tabela ligada tenha uma tabela ligada correspondente na base de dados. O Access também cria relações entre estas tabelas ligadas.
Alterações estruturais
Tal como acontece com outros tipos de tabelas ligadas, não pode adicionar, eliminar ou modificar os campos de uma tabela ligada enquanto estiver a trabalhar no Access. Se pretender efetuar alterações estruturais, tais como remover ou alterar uma coluna, tem de abrir a lista no site SharePoint. No Access, pode aceder à página de definições da Lista do SharePoint para alterar a estrutura da lista. Clique com o botão direito do rato na tabela do Access no Painel de Navegação, aponte para Mais Opções e, em seguida, clique em Modificar Colunas e Definições.
As alterações estruturais efetuadas a uma lista do SharePoint não se refletem automaticamente numa tabela ligada. Para atualizar uma tabela ligada aplicando a estrutura de lista mais recente, clique com o botão direito do rato na tabela do Access no Painel de Navegação, aponte para Mais Opções e, em seguida, clique em Atualizar Lista.
Desempenho
Uma vez que os dados das listas ligadas do SharePoint são automaticamente sincronizados com as tabelas locais e os utilizadores se opõem sempre aos dados locais, o desempenho de uma tabela ligada do Acesso foi melhorado em comparação com as versões anteriores ao Access 2010.
Edições em massa
A sincronização de uma lista do SharePoint com o Access 2010 faz com que seja muito mais fácil efetuar alterações em massa aos dados da lista do SharePoint. Para adicionar, atualizar ou eliminar em massa dados de uma lista do SharePoint, execute uma consulta de acréscimo, uma consulta atualização ou uma consulta eliminar no Access 2010 e, em seguida, abra ou atualize a lista do SharePoint.
Colocar dados offline e resolver conflitos
Se necessitar de levar trabalho para casa ou de o realizar em viagem, pode colocar as suas listas ligadas do SharePoint offline utilizando o Access 2010. Por exemplo, poderá pretender fornecer um catálogo de peças a um cliente enquanto está em viagem. Pode trabalhar nos dados no Access 2010 e, em seguida, sincronizar as suas alterações quando restabelecer ligação ao site SharePoint posteriormente.
Se ocorrerem conflitos - por exemplo, se outra pessoa atualizar o mesmo registo no servidor ou enquanto essa pessoa também estiver a trabalhar offline - pode resolver o conflito quando voltar a estar online utilizando a caixa de diálogo Resolver Conflitos. Esta caixa de diálogo apresenta informações sobre o conflito, tais como o motivo por que ocorreu o erro, e fornece opções para tentar submeter os dados novamente ou eliminar as suas alterações. Se existirem vários erros, pode ver os detalhes de cada erro clicando nos botões Anterior e Seguinte da caixa de diálogo. Alguns erros só podem ser resolvidos eliminando as suas alterações.
Considerações ao sincronizar dados
A tabela seguinte explica algumas considerações a ter em conta ao sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e uma tabela ligada do Access.
|
Funcionalidade |
Comparação |
|
Colunas |
O Access não suporta mais do que 256 campos numa tabela, pelo que a tabela ligada inclui apenas as primeiras 256 colunas. |
|
Pastas |
Cada pasta na lista do SharePoint é apresentada como um registo na tabela do Access. Os itens dentro de uma pasta são também apresentados como registos, imediatamente abaixo do registo correspondente a essa pasta. |
|
Colunas de pesquisa |
Se uma coluna pesquisar valores noutra lista e a lista relacionada ainda não estiver na base de dados, o Access cria automaticamente tabelas ligadas para as listas relacionadas. Nota: Uma coluna de tipo pessoa ou grupo é um tipo especial de coluna de pesquisa que procura valores na lista de informações do utilizador. Se criar uma ligação a uma lista que contém uma coluna pessoa ou grupo, o Access cria automaticamente uma tabela ligada para a lista de informações do utilizador. |
|
Colunas calculadas |
Os resultados numa coluna calculada são apresentados no campo correspondente, mas não consegue ver nem modificar a fórmula no Access. |
|
Anexos |
A coluna de anexos da lista é apresentada como um campo com o nome Anexos. |
|
Colunas só de leitura |
As colunas que são só de leitura numa lista do SharePoint continuarão a ser só de leitura no Access. Além disso, pode não conseguir adicionar, eliminar ou modificar colunas no Access. |
|
Colunas de valor múltiplo |
Uma coluna do tipo Escolha ou Pesquisa pode conter valores múltiplos. Para essas colunas, a operação de ligação cria campos que suportam valores múltiplos. As colunas de pesquisa de valores múltiplos são criadas na tabela ligada se a coluna for do tipo Pesquisa. |
|
Listas não suportadas |
As seguintes listas não são suportadas:
|
Sincronizar uma lista do SharePoint com o Access
-
Navegue até ao site SharePoint que contém a lista que pretende sincronizar com um programa de folha de cálculo.
-
Clique no nome da lista na Iniciação Rápida, ou clique em Ações do Site, clique em Ver Todo o Site e, em seguida, na secção de lista apropriada, clique no nome da lista.
Nota: Um site SharePoint pode ser modificado significativamente no aspeto e navegação. Se não conseguir localizar uma opção, tal como um comando, botão ou hiperligação, contacte o administrador.
-
No friso, clique no separador Lista e, em seguida, no grupo Ligar e Exportar, clique em Abrir com o Access.
-
Especifique uma localização para a base de dados nova ou existente ou clique em Procurar para localizar uma base de dados.
-
Selecione Ligar a dados no site SharePoint e, em seguida, clique em OK.
Nota: Também pode clicar em exportar uma cópia dos dados. Exportar dados, ao contrário de ligação de dados, é uma operação de única cópia dos dados atuais e não cria uma sincronização entre a tabela de acesso que é criada e a lista do SharePoint.
-
Se lhe for pedido para confirmar a operação, clique em OK.
-
Na caixa de diálogo Transferência de Ficheiros, clique em Abrir.
-
Se lhe for perguntado se pretende activar ligações de dados no computador, clique em Activar se for da opinião que é seguro activar a ligação aos dados no site do SharePoint.
O Access 2010 cria uma tabela ligada do Access para a lista do SharePoint, uma tabela de Informações de Utilizador e tabelas ligadas adicionais se a lista do SharePoint contiver colunas de Pesquisa.
Atualizar dados sincronizados
Sempre que abrir a lista sincronizada do SharePoint ou a tabela ligada do Access, verá os dados mais recentes. Para garantir que vê os dados mais recentes enquanto a lista do SharePoint ou a tabela ligada do Access estiver aberta, pode atualizar manualmente os dados.
Para atualizar os dados sincronizados, efetue um dos seguintes procedimentos:
-
No Access 2010, no friso da tabela ligada do Access, no separador Base, no grupo Registos, clique em Atualizar e, em seguida, clique em Atualizar.
-
Na lista do SharePoint, efetue um dos seguintes procedimentos:
-
Na vista de folha de dados, no friso, clique no separador Lista e, em seguida, no grupo Folha de Dados, clique em Atualizar Dados.
-
Na vista Padrão, na barra de endereços do Internet Explorer, clique em Atualizar ou prima F5.
-
