Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.
U kunt de gegevens in een lijst met SharePoint 2010 en Office Access 2010 synchroniseren en dat beide sets met gegevens bijgewerkt blijft. U wilt bijvoorbeeld voor het behoud van verkoop campagne bijhouden van informatie in een SharePoint-lijst, zodat u eenvoudig samenwerken met anderen in uw team, maar ook doen periodieke rapportage, query's uitvoeren, en wijzigingen bulksgewijs met behulp van Access 2010.
In dit artikel
Inleiding in het synchroniseren van een SharePoint-lijst met Access
U kunt gegevens synchroniseren tussen een SharePoint 2010-lijst en de Access 2010 en dat beide sets met gegevens bijgewerkt blijft. U kunt bijvoorbeeld voor het behoud van verkoop campagne bijhouden van informatie in een SharePoint-lijst, zodat u eenvoudig samenwerken met anderen in uw team, maar ook doen periodieke rapportage, query's uitvoeren, en wijzigingen bulksgewijs met behulp van Access 2010.
Er zijn drie manieren waarop de gegevens tussen een SharePoint-lijst en Access 2010 kunnen worden gesynchroniseerd. Welke methode u ook kiest, de synchronisatie verloopt in twee richtingen, ook wel bidirectioneel genoemd. Wijzigingen die in Access worden gemaakt in de lijstgegevens worden geüpload naar de SharePoint-server, en wijzigingen die in de SharePoint-lijst op de server worden gemaakt, worden gedownload naar Access op uw computer.
Als u een SharePoint-lijst wilt synchroniseren, moet u Access 2010 op uw clientcomputer hebben geïnstalleerd en moet u over de machtiging Bijdragen voor de lijst beschikken.
Meer informatie over het gebruik van SharePoint 2010 met Access 2010 in de sectie Zie ook en in de Help van Access 2010.
Opmerking: U kunt een externe lijst van SharePoint niet synchroniseren met Access 2010.
Lijstgegevens synchroniseren met het openen met Access-opdracht
U kunt de gegevens in een SharePoint-lijst synchroniseren met Access 2010 met de opdracht Openen met Access in het lint van de lijst. Met deze opdracht maakt u een Access-tabel die is gekoppeld aan de SharePoint-lijst en een aanvullende tabel UserInfo met extra gegevens, zoals de namen, accounts en e-mailadressen van gebruikers.
Telkens als u de SharePoint-lijst of de gekoppelde Access-tabel opent, worden de meest recente gegevens weergegeven. Als de SharePoint-lijst voortdurend wordt bijgewerkt, kunt u ook handmatig de gekoppelde Access-tabel vernieuwen met de meest recente wijzigingen in de lijst. Als de gekoppelde Access-tabel voortdurend wordt bijgewerkt, kunt u ook handmatig de gegevens in de SharePoint-lijst vernieuwen met de meest recente wijzigingen in Access.
Lijstgegevens synchroniseren met behulp van het bijhouden van de optie voor deze lijst in de gegevensbladweergave
U kunt ook de gegevens in een SharePoint-lijst synchroniseren vanuit de gegevensbladweergave met de opdracht Deze lijst bijhouden, die beschikbaar is in het taakvenster van de gegevensbladweergave. Hierdoor wordt ook een gekoppelde tabel in Access gemaakt. Met behulp van extra opdrachten in het taakvenster kunt u ook de lijstgegevens synchroniseren en de volgende handelingen uitvoeren:
-
Rapporten maken met Access.
-
Exporteren naar Access.
Raadpleeg het Help-systeem bij de gegevensbladweergave (klik onderaan de gegevensbladweergave op de koppeling Help.)
Lijstgegevens synchroniseren met de opdracht SharePoint-lijst vanuit Access
Vanuit Access 2010, kunt u ook een koppeling maken tussen een tabel en en een bestaande SharePoint-lijst met de opdracht SharePoint-lijst in de groep Importeren en koppelen op het tabblad Externe gegevens.
U kunt ook een lege SharePoint-lijst maken vanuit Access. Klik op het lint, op het tabblad Maken in de groep Tabellen op SharePoint-lijsten, en klik vervolgens op een van de volgende opties: Contactpersonen, Taken, Kwesties, Gebeurtenissen of Aangepast.
Raadpleeg het Help-systeem bij Access 2010 voor meer informatie over het gebruik van Access.
Voordelen van het koppelen van een Access-tabel aan een SharePoint-lijst
Welke methode u ook kiest om een SharePoint-lijst te synchroniseren, in Access 2010 wordt altijd een gekoppelde tabel gemaakt die de structuur en de inhoud weerspiegelt van de SharePoint-lijst. In Access wordt het juiste gegevenstype geselecteerd voor elk veld dat overeenstemt met een kolom in de lijst. Deze gekoppelde tabellen fungeren vervolgens als elke Access-tabel en zo kunt u query's, formulieren, rapporten, macro's of andere code maken voor het bewerken van de gegevens in Access 2010.
Gegevens opzoeken
In Access kunnen ook automatisch gekoppelde tabellen worden gemaakt voor alle opzoeklijsten (tenzij deze opzoeklijsten al gekoppeld zijn met de database). Als de opzoeklijsten kolommen bevatten die een opzoekbewerking uitvoeren in andere lijsten, worden ook deze lijsten opgenomen in de koppelingsbewerking, zodat de opzoeklijst van elke gekoppelde tabel, een overeenkomstige gekoppelde tabel heeft in de database. In Access worden ook relaties gemaakt tussen deze gekoppelde tabellen.
Structurele wijzigingen
Net zoals bij andere typen gekoppelde tabellen, kunt u geen velden in een gekoppelde tabel toevoegen, verwijderen of wijzigen terwijl u in Access werkt. Als u structurele wijzigingen wilt aanbrengen, zoals een kolom verwijderen of wijzigen, moet u de lijst op de SharePoint-site openen. Vanuit Access kunt u naar de pagina Instellingen van de SharePoint-lijst gaan om de lijststructuur aan te passen. Klik met de rechtermuisknop op de Access-tabel in het navigatiedeelvenster, wijs Meer opties aan en klik vervolgens op Kolommen en instellingen wijzigen.
Structurele wijzigingen die zijn gemaakt in een SharePoint-lijst, worden niet automatisch weerspiegeld in een gekoppelde tabel. Als u de gekoppelde tabel wilt bijwerken, zodat de meest recente lijststructuur wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop op de Access-tabel in het navigatiedeelvenster, wijst u Meer opties aan en klikt u vervolgens op Lijst vernieuwen.
Prestaties
Omdat de gegevens van gekoppelde SharePoint-lijsten automatisch worden gesynchroniseerd met de locale tabellen en gebruikers altijd werken met de locale gegevens, zijn de prestaties van een gekoppelde Access-tabel verbeterd, in vergelijking met versies vóór Access 2010.
Bulkbewerkingen
Doordat SharePoint-lijsten kunnen worden gesynchroniseerd met Access 2010, is het zoveel gemakkelijker om bulkbewerkingen uit te voeren op de gegevens in de SharePoint-lijst. Als u gegevens wilt toevoegen, bijwerken of verwijderen in bulk van een een SharePoint-lijst, kunt u een toevoeg-, bijwerk- of verwijderquery uitvoeren in Access 2010 en vervolgens de SharePoint-lijst openen of vernieuwen.
Gegevens offline nemen en conflicten oplossen
Als u werk mee wilt nemen voor als u onderweg bent, kunt u de gekoppelde SharePoint-lijsten offline nemen door Access 2010 te gebruiken. Een van uw klanten vraagt bijvoorbeeld naar een onderdelencatalogus terwijl u onderweg bent. U kunt in Access 2010 aan uw gegevens werken en vervolgens uw wijzigingen synchroniseren wanneer u, op een later tijdstip, opnieuw verbinding maakt met de SharePoint-site.
Als er conflicten optreden, bijvoorbeeld als iemand anders hetzelfde record op de server bewerkt of als die persoon ook offline werkt, kunt u het conflict oplossen zodra u terug bent door het dialoogvenster Conflicten oplossen te gebruiken. In dit dialoogvenster wordt informatie weergegeven over het conflict, zoals de reden van de fout, en biedt mogelijkheden om de gegevens opnieuw in te dienen of de wijzigingen te negeren. Als er meerdere fouten zijn, kunt u de details van elke fout weergeven door te klikken op de knoppen Vorige en Volgende in het dialoogvenster. Sommige fouten kunnen alleen worden opgelost door uw wijzigingen te annuleren.
Overwegingen bij het synchroniseren van gegevens
In de volgende tabel worden enkele overwegingen besproken die u in gedachten moet houden bij het synchroniseren van gegevens tussen een SharePoint-lijst en een gekoppelde Access-tabel.
|
Functie |
Vergelijking |
|
Kolommen |
In Access worden tabellen met meer dan 256 velden niet ondersteund en om die reden worden alleen de eerste 256 kolommen geïmporteerd. |
|
Mappen |
Elke map in de SharePoint-lijst wordt als record in de Access-tabel weergegeven. Items in een map worden ook als records weergegeven, direct onder de record die correspondeert met die map. |
|
Opzoekkolommen |
Indien voor een kolom waarden moeten worden opgezocht in een andere lijst en de gerelateerde lijst zich niet reeds in de database bevindt, worden er automatisch gekoppelde tabellen voor de gerelateerde lijsten gemaakt. Opmerking: Een kolom van het type persoon of groep is een speciaal type opzoekkolom waarmee wordt gezocht naar waarden in de lijst Gebruikersinformatie. Als u een koppeling naar een lijst met een kolom persoon of groep, wordt een gekoppelde tabel voor de lijst gebruikersgegevens automatisch door Access gemaakt. |
|
Berekende kolommen |
De resultaten in een berekende kolom worden weergegeven in het corresponderende veld, maar de formule kan niet worden weergegeven of gewijzigd in Access. |
|
Bijlagen |
De bijlagekolom van de lijst wordt weergegeven als een veld met de naam Bijlagen. |
|
Alleen-lezen kolommen |
De alleen-lezen kolommen in een SharePoint-lijst behouden in Access het kenmerk alleen-lezen. Daarnaast kunt u mogelijk in Access geen kolommen toevoegen, verwijderen of wijzigen. |
|
Kolommen met meerdere waarden |
Een kolom van het type Keuze of Opzoeken kan meerdere waarden bevatten. Voor dergelijke kolommen worden tijdens het koppelen velden gemaakt die meerdere waarden ondersteunen. Indien de kolom van het type Opzoeken is, worden er opzoekkolommen met meerdere waarden gemaakt in de gekoppelde tabel. |
|
Niet-ondersteunde lijsten |
De volgende lijsten worden niet ondersteund:
|
SharePoint-lijst synchroniseren met Access
-
Navigeer naar de SharePoint-site met de lijsten die u wilt synchroniseren met een spreadsheetprogramma.
-
Klik op de naam van de lijst op de balk Snel starten, of klik op Site-acties, klik op Alle site-inhoud weergeven en klik vervolgens in de gewenste lijstsectie op de naam van de lijst.
Opmerking: Het uiterlijk van en het pad naar een SharePoint-site kunnen aanzienlijk zijn gewijzigd. Neem contact op met de beheerder als u een optie, zoals een opdracht, knop of koppeling, niet kunt vinden.
-
Klik op het lint op het tabblad Lijst en klik in de groep Verbinden en exporteren op Openen met Explorer.
-
Geef een locatie op voor de nieuwe of de bestaande database of klik op Bladeren om een database te zoeken.
-
Selecteer Aan gegevens koppelen op de SharePoint-site en klik vervolgens op OK.
Opmerking: U kunt ook klikken op een kopie van de gegevens exporteren. Exporteren van gegevens, in tegenstelling tot het koppelen van gegevens, is een momentopname-bewerking van de huidige gegevens en maakt geen een synchronisatie tussen de Access-tabel die is gemaakt en de SharePoint-lijst.
-
Klik op OK als u wordt gevraagd om te bevestigen.
-
Klik in het dialoogvenster Bestand downloaden op Openen.
-
Als u wordt gevraagd of u gegevensverbindingen op uw computer wilt inschakelen, klikt u op Activeren indien u denkt dat de verbinding met de gegevens op de SharePoint-site veilig is.
Access 2010 maakt een Access-tabel die is gekoppeld met de SharePoint-lijst, een tabel UserInfo en eventueel extra gekoppelde tabellen, als de SharePoint-lijst opzoekkolommen bevat.
Gesynchroniseerde gegevens vernieuwen
Telkens als u een gesynchroniseerde SharePoint-lijst of gekoppelde Access-tabel opent, worden de meeste recente gegevens weergegeven. Als u er zeker van wilt zijn dat u de meest recente gegevens ziet terwijl de SharePoint-lijst of gekoppelde Access-tabel al geruime tijd open is, kunt u de gegevens handmatig vernieuwen.
Als u de gesynchroniseerde gegevens wilt vernieuwen, voert u een van de volgende handelingen uit:
-
Vanuit Access 2010, klikt u op het lint van de gekoppelde Access-tabel op het tabblad Start in de groep Records op Vernieuwen en klikt u vervolgens op Vernieuwen.
-
Voer een van de volgende handelingen uit in de SharePoint-lijst:
-
Klik in de gegevensbladweergave op het lint op de tab Lijst en klik vervolgens in de groep Gegevensblad op Gegevens vernieuwen.
-
Klik in de standaardweergave op de adresbalk van Internet Explorer op Vernieuwen of druk op F5.
-
