Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.
Можете да синхронизирате данни между списък на SharePoint 2010 и Office Access 2010 и поддържате актуална и двата набора данни. Например може да искате да поддържате кампания за проследяване на информация в списък на SharePoint, така че да е лесно да си сътрудничите с други хора от екипа си, а също имам периодични отчети, заявки, продажби и групово промени с помощта на Access 2010.
В тази статия
Въведение в синхронизирането на списък на SharePoint с Access
Можете да синхронизирате данни между списък на SharePoint 2010 и Access 2010 и поддържате актуална и двата набора данни. Например може да искате да поддържате кампания за проследяване на информация в списък на SharePoint, така че да е лесно да си сътрудничите с други хора от екипа си, а също имам периодични отчети, заявки, продажби и групово промени с помощта на Access 2010.
Има три начина да синхронизирате данни между списък на SharePoint и Access 2010. Който и от тях да изберете, синхронизирането е двупосочно. Промените, направен в Access в данните от списък, се качват в SharePoint Server, а промените, направени на сървъра в списъка на SharePoint, се изтеглят в Access на вашия компютър.
За да синхронизирате списък на SharePoint, трябва да сте инсталирали Access 2010 във вашия компютър клиент и трябва да имате за списъка разрешение "Сътрудничество".
Намерете повече информация за използването на SharePoint 2010 с Access 2010 в раздела Вж и в системата за помощ на Access 2010.
Забележка: Не можете да синхронизирате външен списък на SharePoint с Access 2010.
Синхронизиране на данни от списък с помощта на отвори с достъп до команда
Можете да синхронизирате данните в списък на SharePoint с Access 2010 с помощта на командата Отваряне с Access в лентата на списъка. Тази команда създава таблица на Access, свързана със списъка на SharePoint, и допълнителна таблица UserInfo, съдържаща допълнителна информация, например потребителски имена, акаунти и имейл адреси.
Всеки път, когато отворите списъка на SharePoint или свързаната таблица на Access, ще виждате последните данни. Когато списъкът на SharePoint продължи да се актуализира, можете също да обновявате ръчно свързаната таблица на Access с най-новите промени в списъка. Когато свързаната таблица на Access продължи да се актуализира, можете също да обновявате ръчно данните от списъка на SharePoint с най-новите промени в Access.
Синхронизиране на данни от списък с помощта на преглед на тази команда на списък в изглед на лист с данни
Можете също да синхронизирате списък на SharePoint от изглед на лист с данни с помощта на командата "Проследи този списък", налична в прозореца на задачите "Изглед на лист с данни", който създава също свързана таблица в Access. С помощта на допълнителни команди в прозореца на задачите можете също да синхронизирате данните от списъка и да направите следното:
-
Отчет в Access.
-
Експортиране в Access.
За повече информация вж. системата за помощ на изгледа на лист с данни (В долната част на изгледа на лист с данни щракнете върху връзката Помощ.)
Синхронизиране на данни от списък с помощта на командата списък на SharePoint от Access
От Access 2010 можете също да свържете таблица със съществуващ списък в SharePoint с помощта на командата Списък на SharePoint в групата Импортиране и свързване в раздела Външни данни.
Можете също да създадете празен списък на SharePoint от Access. В лентата, в раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Списъци на SharePoint и след това щракнете върху една от следните опции: Контакти, Задачи, Проблеми, Събития или По избор.
Можете да намерите повече информация за използването на Access в помощната система на Access 2010.
Предимства на свързването на таблица на Access със списък на SharePoint
Който и начин да изберете за синхронизиране на списък на SharePoint, Access 2010 създава свързана таблица, която отразява структурата и съдържанието на списъка на SharePoint. Access избира правилния тип данни за всяко поле, което отговаря на колоните на списъка. Тези свързани таблици след това действат подобно на всяка таблица на Access, така че можете също да създавате заявки, формуляри, отчети, макроси или код, за да работите с данните в Access 2010.
Данни за търсене
Освен това Access автоматично създава свързани таблици за всички справочни списъци (освен ако справочните списъци не са вече свързани към базата данни). Ако справочните списъци съдържат колони, които търсят други списъци, тези списъци също се включват в операцията за свързване, така че справочният списък на всяка свързана таблица има съответна свързана таблица в базата данни. Access създава и релации между тези свързани таблици.
Структурни промени
Като при други типове свързана таблици, вие не може да добавяте, изтривате или модифицирате полетата в свързана таблица, докато работите в Access. Ако искате да направите структурни промени, например премахване или променяне на колона, трябва да отворите списъка в сайт на SharePoint. От Access можете да достигнете до страницата за настройки на списъка на SharePoint, за да промените структурата на списъка. Щракнете с десния бутон върху таблицата на Access в навигационния екран, посочете Още опции и след това щракнете върху Модифициране на колони и настройки.
Структурните промени, направени в списък на SharePoint, не се отразяват автоматично в свързана таблица. За да актуализирате свързана таблица чрез прилагане на най-новата структура на списък, щракнете с десния бутон върху таблицата на Access в навигационния екран, посочете Повече опции и след това щракнете върху Обнови списъка.
Производителност
Тъй като данните от свързаните списъци на SharePoint се синхронизират автоматично с локалните таблици, а потребителите винаги работят с локални данни, производителността на свързаните таблици на Access се подобрява в сравнение с версиите преди Access 2010.
Групово редактиране
Синхронизирането на списък на SharePoint с Access 2010 прави много по-лесни груповите промени във вашите данни от списък на SharePoint. За да добавите, актуализирате или изтриете групово данни от списък на SharePoint, изпълнете заявка за добавяне, актуализиране или изтриване в Access 2010 и след това отворете или обновете списъка на SharePoint.
Вземане на данни офлайн и разрешаване на конфликти
Ако трябва да си вземете работа за вкъщи или за из път, можете да вземете офлайн вашите свързани списъци на SharePoint с помощта на Access 2010. Например докато пътувате, може да искате да предоставите на някой клиент каталог с части. Можете да работите с вашите данни в Access 2010 и след това да синхронизирате промените, когато по-късно се свържете отново със сайта на SharePoint.
Ако настъпят конфликти, например ако някой друг актуализира същия запис на сървъра или докато същият този човек работи офлайн, можете да разрешите конфликта, като се върнете онлайн, използвайки диалоговия прозорец Разрешаване на конфликти. Този диалогов прозорец показва информация за конфликта, например защо е настъпила грешка, както и ви предоставя опциите да опитате отново да подадете данните или да отмените промените. Ако има няколко грешки, може да разгледате подробните данни за всяка грешка, като щракнете върху бутоните Назад и Напред в диалоговия прозорец. Някои грешки може да се решат само като се отменят промените.
Съображения при синхронизирането на данни
Следващата таблица обяснява някои съображения, които трябва да помните, когато синхронизиране данни между списък на SharePoint и свързана таблица на Access.
|
Функция |
Сравняване |
|
Колони |
Access не поддържа повече от 256 полета в една таблица, така че свързаната таблица включва само първите 256 колони. |
|
Папки |
Всяка папка в списъка на SharePoint изглежда като запис в таблицата на Access. Елементите в папката също изглеждат като записи, разположени непосредствено под записа, съответстващ на тази папка. |
|
Колони за справки |
Ако една колона търси стойности в друг списък и свързаният списък не е вече в базата данни, Access автоматично създава свързани таблици за свързаните списъци. Забележка: Колона от тип лице или група е специфичен тип справочна колона, която търси стойности в списъка с информация за потребителя. Ако имате връзка към списък, съдържащ колоната лице или група, Access автоматично създава свързана таблица за списъка с информация за потребителя. |
|
Изчисляеми колони |
Резултатите в една изчисляема колона се показват в съответното поле, но вие не може да показвате или модифицирате формулата в Access. |
|
Прикачени файлове |
Прикачената колона на списъка се показва като поле, наречено "Прикачени файлове". |
|
Колони само за четене |
Колоните, които са само за четене в списъка на SharePoint, си остават само за четене и в Access. Освен това, може да нямате възможност да добавяте, изтривате или модифицирате колоните в Access. |
|
Многозначни колони |
Една колона от типа "Избор" или "Търсене" може да съдържа множество стойности. Операцията за свързване създава за тези колони полета, които поддържат множество стойности. Многозначните справочни колони се създават в свързаната таблица, ако колоната източник е от типа "Търсене". |
|
Неподдържани списъци |
Следните списъци не се поддържат:
|
Синхронизиране на списък на SharePoint с Access
-
Придвижете се до сайта на SharePoint, съдържащ списъка, който искате да синхронизирате с програмата за електронни таблици.
-
Щракнете върху името на списъка в "Бързо стартиране" или щракнете върху Действия за сайта, след това върху Преглед на цялото съдържание на сайта, и след това в съответната секция със списъци щракнете върху името на списъка.
Забележка: Външният вид на сайтовете на SharePoint и навигацията в тях могат да бъдат значително променени. Ако не можете да намерите някоя опция, като команда, бутон или връзка, обърнете се към вашия администратор.
-
В лентата щракнете върху раздела Списък и след това в групата Свързване и експортиране щракнете върху Отваряне с Access.
-
Задайте местоположение за новата или съществуващата база данни или щракнете върху Преглед, за да намерите база данни.
-
Изберете връзка с данни в сайта на SharePoint и след това щракнете върху OK.
Забележка: Можете също да щракнете върху Експортиране на копие на данните. Експортиране на данни, за разлика от свързване на данни, е операция на еднократно копие на текущата данни и не се създаде синхронизация между таблицата на Access, която се създава и списъка на SharePoint.
-
Ако бъдете подканени да потвърдите операцията, щракнете върху ОК.
-
В диалоговия прозорец Изтегляне на файл щракнете върху Отваряне.
-
Ако бъдете подканени дали да разрешите свързването с данни на вашия компютър, щракнете върху Разрешаване, ако сте сигурни, че свързването към данни на SharePoint сайта е безопасно да се разреши.
Access 2010 създава свързана таблица на Access със списъка на SharePoint, таблица UserInfo и допълнителни свързани таблици, ако списъкът на SharePoint съдържа колони за справки.
Обновяване на синхронизирани данни
Всеки път, когато отворите синхронизирания списък на SharePoint или свързана таблица на Access, вие ще виждате последните данни. За да сте уверени, че виждате последните данни, докато списъкът на SharePoint или свързаната таблица на Access са отворени, можете да обновявате данните ръчно.
За да обновите синхронизираните данни, направете едно от следните неща:
-
От Access 2010, в лентата на свързаната таблица на Access, в раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Обнови и след това щракнете върху Обнови.
-
От списъка на SharePoint направете едно от следните неща:
-
В изглед на лист с данни, в лентата щракнете върху раздела Списък и след това в групата Лист с данни щракнете върху Обнови данните.
-
В стандартния изглед, в адресната лента на Internet Explorer щракнете върху Обнови или натиснете F5.
-
