يمكنك مزامنة البيانات بين قائمة SharePoint 2010 وOffice Access 2010، والحفاظ على تحديث كلتا مجموعتي البيانات. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بمعلومات تعقب حملة المبيعات في قائمة SharePoint حتى يصبح من السهل التعاون مع الآخرين في فريق العمل، ولكنك بحاجة أيضاً إلى إعداد تقارير والاستعلام وإجراء تغييرات كبيرة بشكلٍ دوري باستخدام Access 2010.
في هذه المقالة
مقدمة حول مزامنة قائمة SharePoint مع Access
يمكنك مزامنة البيانات بين قائمة SharePoint 2010 وAccess 2010، والحفاظ على تحديث كلتا مجموعتي البيانات. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بمعلومات تعقب حملة المبيعات في قائمة SharePoint حتى يصبح من السهل التعاون مع الآخرين في فريق العمل، ولكنك بحاجة أيضاً إلى إعداد تقارير والاستعلام وإجراء تغييرات كبيرة بشكلٍ دوري باستخدام Access 2010.
توجد ثلاث طرق لمزامنة البيانات بين قائمة SharePoint وAccess 2010. وبغض النظر عن الطريقة التي تختارها، تعد هذه المزامنة ثنائية الاتجاه أو ذات اتجاهين. حيث يتم تحميل التغييرات التي يتم إجراؤها في Access على بيانات القائمة إلى خادم SharePoint، كما يتم تنزيل التغييرات التي يتم إجراؤها على الخادم لقائمة SharePoint إلى Access على الكمبيوتر.
لمزامنة قائمة SharePoint، يجب أن يكون Access 2010 مثبتًا على كمبيوتر العميل لديك ويجب أن يتوفر لديك الإذن "مساهمة" على القائمة.
يمكنك العثور على المزيد من المعلومات حول استخدام SharePoint 2010 مع Access 2010 في المقطع انظر أيضاً وفي نظام "تعليمات" Access 2010.
ملاحظة: لا يمكنك مزامنة قائمة SharePoint الخارجية مع Access 2010.
مزامنة بيانات القائمة باستخدام الأمر فتح باستخدام Access
يمكنك مزامنة البيانات الموجودة في قائمة SharePoint مع Access 2010 باستخدام الأمر فتح باستخدام Access في شريط القائمة. يقوم هذا الأمر بإنشاء جدول Access مرتبط بقائمة SharePoint، والجدول الإضافي "معلومات المستخدم" الذي يحتوي على معلومات إضافية، مثل أسماء المستخدمين وجهات الاتصال وعناوين البريد الإلكتروني.
في كل مرة تفتح فيها قائمة SharePoint أو جدول Access المرتبط، فإنك تشاهد أحدث البيانات. فبينما يتم متابعة تحديث قائمة SharePoint، يمكنك أيضًا تحديث جدول Access المرتبط يدويًا بأحدث تغييرات القائمة. وبينما يتم متابعة تحديث جدول Access المرتبط، يمكنك أيضًا تحديث بيانات قائمة SharePoint يدويًا بأحدث تغييرات Access.
مزامنة بيانات القائمة باستخدام الأمر تعقب هذه القائمة في طريقة عرض ورقة البيانات
يمكنك أيضًا مزامنة قائمة SharePoint من طريقة عرض "ورقة البيانات" باستخدام الأمر "تعقب هذه القائمة" المتوفر في "جزء المهام" بطريقة عرض "ورقة البيانات"، والذي يقوم أيضًا بإنشاء جدول مرتبط في Access. وباستخدام الأوامر الإضافية في "جزء المهام"، تستطيع أيضًا مزامنة بيانات القائمة وإجراء ما يلي:
-
التقرير بواسطة Access.
-
التصدير إلى Access.
لمزيد من المعلومات، راجع نظام "التعليمات" في طريقة عرض "ورقة البيانات" (في أسفل طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر فوق الارتباط تعليمات.)
مزامنة بيانات القائمة باستخدام الأمر قائمة SharePoint من Access
من Access 2010، يمكنك أيضًا ربط جدول بقائمة SharePoint موجودة باستخدام الأمر قائمة SharePoint في المجموعة استيراد وارتباط ضمن علامة التبويب بيانات خارجية.
تستطيع أيضًا إنشاء قائمة SharePoint من Access. في الشريط، ضمن علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق قوائم SharePoint، ثم فوق أحد الخيارات التالية: جهات الاتصال أو المهام أو المشاكل أو الأحداث أو مخصص.
يمكنك العثور على المزيد من المعلومات حول استخدام Access في نظام "تعليمات" Access 2010.
ميزات ربط جدول Access بقائمة SharePoint
بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لمزامنة قائمة SharePoint، يقوم Access 2010 بإنشاء جدول مرتبط يُظهر بنية قائمة SharePoint ومحتوياتها. يحدد Access نوع البيانات الصحيح لكل حقل متطابق مع عمود القائمة. ثم تعمل الجداول المرتبطة هذه كأي جدول Access، لذلك، يمكنك أيضًا إنشاء استعلامات أو نماذج أو تقارير أو وحدات ماكرو أو تعليمات برمجية للعمل على البيانات في Access 2010.
بيانات البحث
ينشئ Access أيضًا جداول مرتبطةً لكافة قوائم البحث تلقائيًا (ذلك إذا لم تكن قوائم البحث مرتبطة بالفعل بقاعدة البيانات). وإذا كانت قوائم البحث تحتوي على أعمدة تبحث في قوائم أخرى، فسيتم أيضًا تضمين هذه القوائم في عملية الارتباط، لذلك، فإن قائمة البحث لكل جدول مرتبط يتوفر لها جدول مرتبط متطابق في قاعدة البيانات. كما ينشئ Access علاقات بين هذه الجداول المرتبطة.
التغييرات البنائية
كما هو الحال مع الأنواع الأخرى من الجداول المرتبطة، لا يمكنك إضافة الحقول أو حذفها أو تعديلها في جدول مرتبط أثناء العمل في Access. وإذا أردت إجراء تغييرات بنائية، مثل إزالة عمود أو تغييره، فمن الضروري فتح القائمة على موقع SharePoint. من Access، يمكنك الانتقال إلى صفحة إعدادات "قائمة SharePoint" لتغيير بنية القائمة. انقر بزر الماوس الأيمن فوق جدول Access في "جزء التنقل"، وأشر إلى خيارات إضافية، ثم انقر فوق تعديل الأعمدة والإعدادات.
بالنسبة للتغييرات البنائية التي يتم إجراؤها في قائمة SharePoint، فلا يتم تلقائيًا إظهارها في الجدول المرتبط. ولتحديث الجدول المرتبط بواسطة تطبيق أحدث بنية للقائمة، انقر بزر الماوس الأيمن فوق جدول Access في "جزء التنقل"، وأشر إلى خيارات إضافية، ثم انقر فوق تحديث القائمة.
الأداء
بما أنه تتم تلقائيًا مزامنة البيانات الموجودة في قوائم SharePoint المرتبطة مع الجداول المحلية حيث يعمل المستخدمون دومًا باستخدام البيانات المحلية، فلقد تم تحسين أداء جدول Access المرتبط، مقارنةً بالإصدارات السابقة للإصدار Access 2010.
عمليات التحرير المجمعة
تؤدي مزامنة قائمة SharePoint مع Access 2010 إلى إضفاء المزيد من السهولة الفائقة على إجراء تغييرات مجمعة في بيانات قائمة SharePoint. ولإضافة بيانات أو تحديثها أو حذفها بشكلٍ مجمع من قائمة SharePoint، قم بتشغيل استعلام إلحاق أو تحديث أو حذف في Access 2010، ثم افتح قائمة SharePoint أو قم بتحديثها.
تعقب البيانات دون اتصال وحل التعارضات
إذا كنت بحاجة إلى القيام ببعض العمل في المنزل أو أثناء التنقل، فبإمكانك العمل على قوائم SharePoint المرتبطة دون اتصال باستخدام Access 2010. على سبيل المثال، قد ترغب في توفير كتالوج قطع غيار للعميل أثناء التنقل. يمكنك العمل على البيانات في Access 2010 ثم القيام بمزامنة تغييراتك عند إعادة الاتصال بموقع SharePoint في وقتٍ لاحق.
إذا حدثت تعارضات — على سبيل المثال، إذا قام شخص آخر بتحديث نفس السجل على الخادم أو أثناء عمل هذا الشخص أيضًا دون اتصال — فبإمكانك حل التعارض عند إعادة الاتصال باستخدام مربع الحوار حل التعارضات. يعرض مربع الحوار هذا معلومات حول التعارض، مثل سبب حدوث الخطأ، ويوفر الخيارات اللازمة لتمكينك من محاولة إرسال البيانات مرة أخرى أو لتجاهل التغييرات الخاصة بك. وإذا كانت هناك أخطاء متعددة، فبإمكانك عرض التفاصيل الخاصة بكل خطأ عن طريق النقر فوق الزرين السابق والتالي في مربع الحوار. يمكن حل بعض الأخطاء من خلال تجاهل التغييرات الخاصة بك فقط.
اعتبارات مزامنة البيانات
يشرح الجدول التالي بعض الاعتبارات التي يجب تذكرها عند مزامنة البيانات بين قائمة SharePoint وجدول Access المرتبط.
|
الميزة |
المقارنة |
|
الأعمدة |
لا يعتمد Access أكثر من 256 حقل في الجدول، لذلك يتضمن الجدول المرتبط أول 256 عمود فقط. |
|
المجلدات |
يظهر كل مجلد في قائمة SharePoint كسجل في جدول Access. كما تظهر العناصر التي بداخل المجلد كسجلات، أسفل السجل المتطابق مع هذا المجلد مباشرةً. |
|
أعمدة البحث |
إذا كان العمود يبحث عن قيم في قائمة أخرى وكانت القائمة ذات الصلة غير موجودة بالفعل في قاعدة البيانات، فسيقوم Access تلقائيًا بإنشاء جداول مرتبطة للقوائم ذات الصلة. ملاحظة: يعد العمود الذي من نوع "شخص" أو "مجموعة" نوعًا خاصًا من أعمدة البحث التي تبحث عن قيم في القائمة "معلومات المستخدم". وإذا قمت بالارتباط بقائمة تحتوي على العمود "شخص" أو "مجموعة"، فسينشئ Access تلقائيًا جدولاً مرتبطًا للقائمة "معلومات المستخدم". |
|
الأعمدة المحسوبة |
يتم عرض النتائج الموجودة بعمود محسوب في الحقل المطابق، ولكنك لا تستطيع عرض الصيغة أو تعديلها في Access. |
|
المرفقات |
يتم عرض عمود المرفقات بالقائمة كحقل مسمى "المرفقات". |
|
أعمدة للقراءة فقط |
ستظل الأعمدة التي للقراءة فقط في قائمة SharePoint كما هي للقراءة فقط في Access. بالإضافة إلى ذلك، قد لا تتمكّن من إضافة أعمدة أو حذفها أو تعديلها في Access. |
|
الأعمدة متعددة القيم |
يمكن أن يحتوي عمود من نوع "اختيار" أو "بحث" على قيم متعددة. تنشئ عملية الارتباط حقولاً تعتمد القيم المتعددة لمثل هذه الأعمدة. ويتم إنشاء أعمدة البحث متعددة القيم في الجدول المرتبط إذا كان العمود من النوع "بحث". |
|
القوائم غير المعتمدة |
لا يتم اعتماد القوائم التالية:
|
مزامنة قائمة SharePoint مع Access
-
انتقل إلى موقع SharePoint الذي يحتوي على القائمة التي تريد مزامنتها مع برنامج جداول بيانات.
-
انقر فوق اسم القائمة على "شريط التشغيل السريع"، أو انقر فوق إجراءات الموقع، ثم فوق عرض كافة محتويات الموقع، وبعد ذلك ضمن مقطع القائمة المناسب، انقر فوق اسم القائمة.
ملاحظة: يمكن تعديل موقع SharePoint بشكل ملحوظ من حيث المظهر والتنقل. إذا تعذر عليك تحديد موقع خيار ما، مثل أمر أو زر أو ارتباط، فاتصل بالمسؤول.
-
في الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة، ثم في المجموعة اتصال وتصدير، انقر فوق فتح باستخدام Access.
-
حدد مكانًا لقائمة البيانات الجديدة أو حدد مكان قاعدة البيانات الموجودة، أو انقر فوق استعراض لتعيين مكان قاعدة بيانات.
-
حدد "الارتباط بالبيانات الموجودة بموقع SharePoint"، ثم انقر فوق موافق.
ملاحظة: يمكنك أيضًا النقر فوق "تصدير نسخة من البيانات". على خلاف الارتباط بالبيانات، يعد تصدير البيانات عملية نسخ للبيانات الحالية تتم مرة واحدة ولا تؤدي إلى إنشاء مزامنة بين جدول Access الذي تم إنشاؤه وقائمة SharePoint.
-
إذا تمت مطالبتك بالتأكيد على العملية، فانقر فوق موافق.
-
في مربع الحوار تنزيل الملف، انقر فوق فتح.
-
إذا تمت مطالبتك بتحديد ما إذا كان ينبغي تمكين اتصالات البيانات على الكمبيوتر الخاص بك، فانقر فوق تمكين إذا كنت تعتقد أنه من الممكن تمكين الاتصال بالبيانات الموجودة على موقع SharePoint بأمان.
ينشئ Access 2010 جدول Access المرتبط بقائمة SharePoint، والجدول "معلومات المستخدم"، وجداول مرتبطة إضافية إذا كانت قائمة SharePoint تحتوي على أعمدة "بحث".
تحديث البيانات المتزامنة
في كل مرة تفتح فيها قائمة SharePoint المتزامنة أو جدول Access المرتبط، فإنك تشاهد أحدث البيانات. لضمان مشاهدة أحدث البيانات أثناء فتح قائمة SharePoint أو جدول Access المرتبط، يمكنك تحديث البيانات يدويًا.
لتحديث البيانات المتزامنة، قم بأي مما يلي:
-
من Access 2010، على الشريط بجدول Access المرتبط، ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة سجلات، انقر فوق تحديث، ثم فوق تحديث.
-
من قائمة SharePoint، قم بأي مما يلي:
-
في طريقة عرض "ورقة البيانات"، على الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة، ثم في المجموعة ورقة بيانات، انقر فوق تحديث البيانات.
-
في طريقة العرض "القياسية"، على شريط العناوين في Internet Explorer، انقر فوق تحديث أو اضغط على F5.
-
