Synkronisera SharePoint-innehåll med SharePoint Workspace

I den här artikeln

• Introduktion om att synkronisera SharePoint 2010-innehåll med SharePoint Workspace 2010

• Vad är synkronisering?

• Arbeta med dokument i SharePoint-bibliotek

• Arbeta med listdata

• Söka i SharePoint Workspace 2010-innehåll

• Begränsningar, undantag och lösningar

• Synkronisera en SharePoint-arbetsyta med en SharePoint-webbplats

• Synkronisera en SharePoint-arbetsyta med ett specifikt bibliotek eller en specifik lista

Introduktion om att synkronisera SharePoint 2010-innehåll med SharePoint Workspace 2010

Med Microsoft SharePoint Workspace 2010 kan kan du arbeta med SharePoint 2010-webbplatser, bibliotek och listor på en stationär eller bärbar dator, oavsett om i eller på kontoret. Synkronisering av ändringar mellan datorn och SharePoint-servern ska hanteras i en smidig och effektivt sätt. Med hjälp av SharePoint Workspace 2010 kan hjälpa spara tid och hjälper dig att hantera ditt samarbete arbete mycket mer effektivt.

När du är ansluten kan synkronisering utföras automatiskt utan att du märker det, men du kan också ange att synkronisering ska utföras manuellt om du vill. När du inte är ansluten (när du är hemma eller på resa) kan du fortsätta att arbeta med din dator. När du ansluter igen synkroniseras de ändringar du och andra har gjort under tiden som du var offline automatiskt i SharePoint Workspace 2010.

Till exempel du kan redigera dokument, presentationer, filer och listor (både ursprungliga och externt) på din dator medan offline på en business flygresa. Du kan göra detta genom att använda ditt vanliga Office-produkter och -funktioner, till exempel Office Word 2010, Office Excel 2010 och Office InfoPath 2010. När du är online igen till dina SharePoint 2010-webbplatser, alla ändringar synkroniseras automatiskt, och eventuella konflikter matchas så smidigt som möjligt.

Om du vill synkronisera en webbplats, ett bibliotek eller en lista från SharePoint måste SharePoint Workspace 2010 vara installerat på klientdatorn och du måste ha behörigheten Delta för webbplatsen, biblioteket eller listan.

Få reda på mer om hur du använder SharePoint 2010 med SharePoint Workspace 2010 i avsnittet Se även och i SharePoint Workspace 2010 hjälpsystemet.

Överst på sidan

Vad är synkronisering?

Enkelt uttryckt innebär synkronisering att alla ändringar som görs på din dator eller på SharePoint-servern hela tiden stäms av, så att innehållet är likadant både på datorn och servern. Den här synkroniseringen är dubbelriktad. Alla ändringar som görs på din dator överförs till servern, och alla ändringar som görs på servern hämtas till din dator. Synkroniseringen med SharePoint Workspace 2010 är också effektiv eftersom endast ändringarna i en fil eller lista synkroniseras, i stället för hela filen eller listan.

Överst på sidan

Arbeta med dokument i SharePoint-bibliotek

Du kan arbeta med filer i SharePoint-bibliotek på datorn med hjälp av SharePoint Workspace 2010. Vyn bibliotek i SharePoint Workspace 2010 påminner mycket om att visa i SharePoint 2010. Anpassade kolumner, vyer och innehållstyper som stöds. Detta omfattar bibliotek vyer, både offentliga och privata.

Anpassade egenskaper, som rubrik, prioritet och nyckelord, visas i dokumentinformationspanelerna i Word, Excel och PowerPoint. Kommandot Nytt för alla definierade innehållstyper fungerar också på ett liknande sätt.

Du kan också öppna och spara Office-filer, t.ex. dokument, kalkylblad och presentationer, från eller till dina lokala arbetsytor genom att använda de vanliga Office-dialogrutorna Öppna och Spara. Dessutom kan du dra och släppa filer från Utforskaren till SharePoint-arbetsytan.

Det finns också stöd för funktionerna för att checka in och ut filer och skapa huvud- och delversioner. Relaterade kommandon aktiveras i menyfliksområdet i SharePoint Workspace när du är ansluten, men de är inte tillgängliga när du arbetar offline.

Observera att en Office-fil (t.ex. ett Word-dokument eller en PowerPoint-presentation) i SharePoint Workspace 2010 behandlas på samma sätt som en fil som öppnas direkt från webbläsaren, vilket bland annat innebär att URL:en behålls, så att du kan visa och kopiera den i Backstage-vyn.

Överst på sidan

Arbeta med listdata

Du kan arbeta med SharePoint-listor, interna och externa, på din dator med hjälp av SharePoint Workspace 2010. De flesta typer av kolumner, metadata och innehållstyper som stöds även i SharePoint Workspace 2010. Detta omfattar både offentliga och privata listvyer.

Om en tillfällig konflikt inträffar när två eller flera personer redigerar samma listobjekt, kan du använda dialogrutan konflikt upplösning att lösa konflikten och var på dig. Även om listan metadata ändras på servern, synkroniseras den nya listan metadata på datorn. För exempel om en beräknad kolumn har lagts till i SharePoint 2010, och sedan SharePoint Workspace 2010 hämtar ändringen vid nästa synkronisering inträffar.

Externa listor som skapats med hjälp av Business Connectivity Services (BCS) i SharePoint Designer 2010 stöds också. Externa listor kan innehålla Läs-och skrivbehörighet till raden affärsdata från datakällor, till exempel SQL Server eller SAP. Det innebär att du kan arbeta med en extern lista data i SharePoint Workspace 2010 om online eller offline och smidigt synkronisera ändringarna direkt till den externa datakällan.

Du kommer att upptäcka att det går snabbare och enklare att lägga till och redigera listobjektdata och metadata på din dator i SharePoint Workspace 2010 än i en webbläsare på en SharePoint-webbplats. Du kan visa listdata i en vy som liknar ett rutnät och redigera data i ett formulär. Funktionen för delade formulär ger dig en unik, praktisk vy över dina data.

Om en InfoPath-formulärdesigner har associerat ett InfoPath 2010-formulär med listan kan du synkronisera formuläret och använda det i SharePoint Workspace 2010. På så sätt kan du dra nytta av formulärfunktionerna i InfoPath, t.ex. stavningskontroll, bifogade filer, RTF-format, fältverifiering och affärsregler.

Överst på sidan

Söka i SharePoint Workspace 2010-innehåll

Du kan söka i SharePoint Workspace 2010-innehåll på ett smart och tillförlitligt sätt:

• Om du söker i en arbetsyta eller från startfönstret kan du hitta innehåll från samtliga arbetsytor på webbplatsen.

• Om du söker från Start-knappen i Microsoft Windows 7 kan du söka på hela skrivbordet och i allt innehåll som hämtats från SharePoint Workspace 2010. Alla arbetsytor indexeras automatiskt. Lokal sökning går snabbt och fungerar oavsett om du arbetar offline eller är ansluten.

Överst på sidan

Begränsningar, undantag och lösningar

Det finns vissa begränsningar och undantag när du arbetar med SharePoint 2010-innehåll med SharePoint Workspace 2010. Observera att navigeringsfönstret i SharePoint Workspace 2010 visar länkar till som inte stöds listor och bibliotek som du kan klicka på ett enkelt sätt för att arbeta med i SharePoint 2010 för fullt stöd om du är online.

Tänk på följande begränsningar och undantag när du arbetar i SharePoint Workspace 2010:

• Det totala antalet filer som du kan lagra över alla SharePoint-arbetsytor är ungefär 10 000.

  Obs!: Om du inte har uppdaterat till Microsoft Office 2010 Service Pack 1 kan du bara lagra ungefär 500 dokument i SharePoint Workspace innan du ser varningsmeddelande om dokumentet gränser. När du överskrider 1 800 dokument i SharePoint-arbetsytor kan dessutom visas ett varningsmeddelande att informera dig om att endast dokumentegenskaper hämtas till arbetsytan.

• Varje lista får innehålla maximalt 30 000 objekt.

• Från SharePoint Workspace 2010 kan du skapa, uppdatera och ta bort filer i ett bibliotek och nya objekt i en lista, men du kan inte skapa nya webbplatser, bibliotek eller listor.

• Webbplatser som bygger på en Access-webbdatabasmall stöds inte.

• Följande listor stöds inte: kalender, wiki-sida och undersökning.

• Följande vyer stöds inte: projektuppgiftslistor i Gantt-vy, formatvyer, infogade mappar (som visas som grupper) och objektgräns.

• Personväljarkontrollen stöds inte.

• Redigering av webbplatssidor i sidbiblioteket för webbplatsen stöds inte.

• Redigering av bifogade filer för listor stöds inte (men du kan öppna bifogade filer med skrivskydd).

• Det går inte att synkronisera ändringar som har gjorts i en OneNote-anteckningsbok.

• Listor eller bibliotek skyddad genom Information Rights Management (IRM) stöds inte.

Överst på sidan

Synkronisera en SharePoint-arbetsyta med en SharePoint-webbplats

1. Öppna webbläsaren och navigera till den SharePoint-webbplats som du vill synkronisera.

2. Klicka på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Synkronisera till SharePoint Workspace.

3. Gör så här om du vill styra vilka bibliotek och listor som ska hämtas:

   1. Klicka på Konfigurera.

   2. Markera varje lista och/eller bibliotek och gå sedan till rutan Hämta och markera Bara rubriker (endast för bibliotek) eller Inget innehåll. Du kan hämta allt innehåll senare om det behövs.

Den första gången du synkroniserar en hel webbplats kan det ta några minuter att hämta alla filer till datorn, men detta sker i bakgrunden så att du kan fortsätta arbeta med andra uppgifter.

Överst på sidan

Synkronisera en SharePoint-arbetsyta med ett specifikt bibliotek eller en specifik lista

Du kan markera ett specifikt bibliotek eller en specifik lista, om det är allt du behöver arbeta med från en webbplats. Det kan vara bra att hämta så lite som möjligt till din dator, för att spara utrymme, eller om du inte har behörighet för att synkronisera resten av webbplatsen.

1. Använd webbläsaren för att navigera till den SharePoint-webbplats som innehåller den lista eller det bibliotek som du vill synkronisera.

2. Klicka på listans eller bibliotekets namn i Snabbstart eller klicka på Webbplatsåtgärder, klicka på Visa allt webbplatsinnehåll och klicka på listans eller bibliotekets namn i rätt område.

   Obs!: Du kan ändra ganska mycket av utseendet och navigeringsmöjligheterna på en SharePoint-webbplats. Om du saknar t.ex. ett kommando, en knapp eller en länk kontaktar du administratören.

3. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet och klicka på Synkronisera till SharePoint Workspace i gruppen Ansluta och exportera.

Överst på sidan