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Usando o Microsoft SharePoint Workspace 2010, você pode trabalhar com sites, bibliotecas e listas do SharePoint 2010 no computador desktop ou laptop, dentro ou fora do escritório. A sincronização de alterações entre o computador e o servidor do SharePoint é manipulada de maneira tranquila e eficiente. O SharePoint Workspace 2010 ajuda a poupar tempo e a gerenciar seus esforços de colaboração com muito mais eficácia.
Neste artigo
Introdução à sincronização do conteúdo do SharePoint 2010 com o SharePoint Workspace 2010
Usando o Microsoft SharePoint Workspace 2010, você pode trabalhar com sites, bibliotecas e listas do SharePoint 2010 no computador desktop ou laptop, dentro ou fora do escritório. A sincronização de alterações entre o computador e o servidor do SharePoint é manipulada de maneira tranquila e eficiente. O SharePoint Workspace 2010 ajuda a poupar tempo e a gerenciar seus esforços de colaboração com muito mais eficácia.
Quando você está conectado, a sincronização pode ocorrer automaticamente em segundo plano, embora alterações manuais também possam ser feitas. Quando você não está conectado — em casa, na rua ou no ar —, pode continuar trabalhando no computador. Quando você volta para o modo online, o SharePoint Workspace 2010 sincroniza as alterações que você e outros fizeram enquanto estavam offline.
Por exemplo, você pode editar documentos, apresentações, arquivos e listas (nativas e externas) no computador enquanto está offline viajando de avião a negócios. Isso pode ser feito usando os produtos e recursos do Office padrão, como o Office Word 2010, Office Excel 2010 e Office InfoPath 2010. Quando você volta para o modo online aos sites do SharePoint 2010, todas as alterações podem ser sincronizadas automaticamente e os eventuais conflitos podem ser resolvidos tranquilamente.
Para sincronizar um site, uma biblioteca ou uma lista do SharePoint, é preciso ter o SharePoint Workspace 2010 instalado no computador cliente e ter a permissão Contribuir no site, na biblioteca ou na lista.
Obtenha mais informações sobre como usar o SharePoint 2010 com o SharePoint Workspace 2010 na seção Consulte também e no sistema de Ajuda do SharePoint Workspace 2010.
O que sincronização?
Em resumo, a sincronização significa que todas as alterações feitas no computador ou no servidor do SharePoint são reconciliadas continuamente para que o conteúdo seja o mesmo em ambos os computadores. Essa sincronização é bidirecional. As alterações feitas no computador são carregadas no servidor, enquanto as alterações feitas no servidor são baixadas para o computador. A sincronização do SharePoint Workspace 2010 também é eficiente; somente as alterações feitas em um arquivo ou lista são sincronizadas, e não o arquivo ou lista inteiros.
Trabalhando com documentos em bibliotecas do SharePoint
Você pode trabalhar com arquivos nas bibliotecas do SharePoint no computador usando o SharePoint Workspace 2010. O modo de exibição de biblioteca no SharePoint Workspace 2010 é bastante semelhante ao modo de exibição no SharePoint 2010. Há suporte a colunas, modos de exibição e tipos de conteúdo personalizados. Isso inclui os modos de exibição de biblioteca, tanto públicos quanto privados.
As propriedades personalizadas, como título, prioridade e palavra-chave, aparecem nos Painéis de Informações do Documento do Word, Excel e PowerPoint. Até o comando Novo com quaisquer tipos de conteúdo definidos funciona de maneira semelhante.
Você também pode abrir e salvar arquivos do Office, como documentos, planilhas e apresentações, de e para espaços de trabalho locais usando as conhecidas caixas de diálogo Abrir e Salvar do Office. Pode inclusive arrastar e soltar arquivos do Windows Explorer para o espaço de trabalho do SharePoint.
Também há suporte a check-in, check-out e criação de versões principais e secundárias. Os comandos relacionados são habilitados na faixa de opções do SharePoint Workspace quando você está online, mas ficam indisponíveis quando está offline.
Observe que um arquivo do Office, como um documento do Word ou uma apresentação do PowerPoint, é tratado pelo SharePoint Workspace 2010 da mesma maneira que ele trataria um arquivo aberto diretamente do navegador, e mantém até a URL, que pode ser exibida e copiada em modo de exibição Backstage.
Trabalhando com dados de lista
Você pode trabalhar com listas (nativas e externas) do SharePoint no computador usando o SharePoint Workspace 2010. Também há suporte à maioria dos tipos de colunas, metadados e tipos de conteúdo no SharePoint Workspace 2010. Isso inclui os modos de exibição de lista, tanto públicos quanto privados.
Se ocorrer um eventual conflito quando duas ou mais pessoas editarem o mesmo item da lista, você poderá usar a caixa de diálogo de resolução de conflitos. Mesmo quando os metadados da lista são alterados no servidor, os novos metadados da lista podem ser sincronizados no computador. Por exemplo, se uma coluna calculada for adicionada no SharePoint 2010, o SharePoint Workspace 2010 selecionará a alteração na próxima vez em que ocorrer a sincronização.
Também há suporte para listas externas criadas com o uso de BCS (Serviços Corporativos de Conectividade) no SharePoint Designer 2010. As listas externas podem conter acesso de leitura/gravação aos dados de linha de negócios das fontes de dados, como SQL Server ou SAP. Isso significa que você pode trabalhar com seus dados da lista externa dentro do SharePoint Workspace 2010, seja online ou offline, e tranquilamente sincronizar suas alterações direto na fonte de dados externa.
Você achará mais fácil e rápido adicionar e editar dados e metadados de item de lista no computador em um SharePoint Workspace 2010 do que em um navegador em um site do SharePoint. É possível exibir os dados de lista em um modo de exibição semelhante a grade e editá-los em um formulário. O recurso de formulário dividido oferece uma visão exclusiva e prática dos dados.
Se um designer de formulários do InfoPath tiver associado um formulário do InfoPath 2010 à lista, você poderá sincronizar esse formulário e usá-lo no SharePoint Workspace 2010. Isso significa que é possível tirar proveito dos recursos de formulário do InfoPath como verificação ortográfica, anexos de arquivos, rich text, validação de campos e regras de negócios.
Pesquisando o conteúdo do SharePoint Workspace 2010
A pesquisa do conteúdo do SharePoint Workspace 2010 funciona de maneira inteligente e robusta:
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Ao pesquisar em um espaço de trabalho ou com a Barra de Início, você pode encontrar conteúdo em todos os espaços de trabalho do seu site.
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Ao pesquisar com o botão Iniciar do Microsoft Windows 7, você pesquisa sua área de trabalho e todo o conteúdo baixado do SharePoint Workspace 2010. Os espaços de trabalho são indexados automaticamente. A pesquisa local é rápida e funciona em modo offline ou online.
Limites, exceções e soluções alternativas
Há determinados limites e exceções ao trabalhar com o conteúdo do SharePoint 2010 juntamente com o SharePoint Workspace 2010. Observe que o painel de navegação do SharePoint Workspace 2010 exibe links para listas e bibliotecas sem suporte, em que é possível clicar de maneira conveniente para usá-las no SharePoint 2010 para ter suporte total se estiver online.
Tenha ciência dos seguintes limites e exceções ao trabalhar no SharePoint Workspace 2010:
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O número total de arquivos que você pode armazenar em todos os seus espaços de trabalho do SharePoint é aproximadamente 10.000.
Observação: Se você não tiver atualizado para o Microsoft Office 2010 Service Pack 1, você só pode armazenar aproximadamente 500 documentos no SharePoint Workspace antes de você ver mensagens de aviso sobre os limites do documento. Além disso, quando você exceder 1.800 documentos em seus espaços de trabalho do SharePoint, aparecerá uma mensagem de aviso para informar que somente as propriedades de documento serão baixadas para o espaço de trabalho.
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Cada lista tem até 30.000 itens.
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No SharePoint Workspace 2010, é possível criar, atualizar e excluir arquivos em uma biblioteca e novos itens em uma lista, mas não é possível criar novos sites, bibliotecas e listas.
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Não há suporte a sites baseados em um modelo de Banco de Dados da Web do Access.
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Não há suporte às seguintes lista: Calendário, Página wiki e Pesquisa.
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Não há suporte aos seguintes modos de exibição: lista de Tarefas do Projeto em modo de exibição de Gantt, Estilo, Pastas Embutidas (que aparecem como grupos) e Limite do Item.
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Não há suporte ao controle do seletor de pessoas.
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Não há suporte à edição de páginas de site na biblioteca de páginas de site.
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Não há suporte à edição de anexos de lista (mas eles podem ser abertos como somente leitura).
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Não há suporte à sincronização das alterações feitas em um bloco de anotações do OneNote.
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Não há suporte a listas ou bibliotecas protegidas por IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação).
Sincronizar um espaço de trabalho do SharePoint com um site do SharePoint
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No navegador, navegue até o site do SharePoint que deseja sincronizar.
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Clique no menu Ações do Site e clique em Sincronizar com o SharePoint Workspace.
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Para controlar seletivamente quais bibliotecas e listas são baixadas:
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Clique em Configurar.
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Para cada lista ou biblioteca, selecione-a e, na caixa Baixar, selecione Somente Cabeçalhos (somente bibliotecas) ou Nenhum Conteúdo. Você poderá baixar todo o conteúdo posteriormente se precisar.
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Na primeira vez em que você sincronizar um site inteiro, talvez leve alguns minutos para baixar todos os arquivos no computador, mas isso ocorre em segundo plano, por isso você pode continuar trabalhando em outras tarefas.
Observação: Se o site contiver subsites, eles não serão baixados, mas poderão ser baixados separadamente se forem necessários.
Sincronizar um espaço de trabalho do SharePoint com uma biblioteca ou lista específica
Você pode selecionar uma biblioteca ou lista específica, se isso é tudo o que precisa para trabalhar em um site. Convém ser seletivo quanto ao conteúdo baixado para economizar espaço no computador pessoal ou porque você não tem permissão para sincronizar o restante do site.
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No navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a lista ou biblioteca que você deseja sincronizar.
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Clique no nome da lista ou biblioteca no Início Rápido ou clique em Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, na seção de lista ou biblioteca apropriada, clique no nome da lista ou biblioteca.
Observação: Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, entre em contato com o administrador.
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Na faixa de opções, na guia Lista ou Biblioteca, no grupo Conectar e Exportar, clique em Sincronizar com o SharePoint Workspace.
