Kun käytössä on Microsoft SharePoint Workspace 2010, voit käsitellä SharePoint-sivustoja, -kirjastoja ja -luetteloita pöytätietokoneellasi, kun olet työpaikallasi, tai kannettavalla tietokoneellasi, kun olet matkoilla. Muutokset synkronoituvat tietokoneen ja SharePoint-palvelimen välillä tehokkaasti ja ongelmitta. SharePoint Workspace 2010:n käyttö säästää aikaa ja auttaa yhteistyön kehittämisessä.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Johdanto SharePoint 2010 ‑sisällön synkronoimiseen SharePoint Workspace 2010:n kanssa
Kun käytössä on Microsoft SharePoint Workspace 2010, voit käsitellä SharePoint-sivustoja, -kirjastoja ja -luetteloita pöytätietokoneellasi, kun olet työpaikallasi, tai kannettavalla tietokoneellasi, kun olet matkoilla. Muutokset synkronoituvat tietokoneen ja SharePoint-palvelimen välillä tehokkaasti ja ongelmitta. SharePoint Workspace 2010:n käyttö säästää aikaa ja auttaa yhteistyön kehittämisessä.
Kun yhteys on muodostettu, synkronointi voi tapahtua automaattisesti ja huomaamatta, vaikka voit tehdä muutoksista myös manuaalisia. Kun yhteyttä ei ole (kotona, tien päällä tai lentomatkalla), voit jatkaa työskentelyä tietokoneellasi. Kun palaat online-tilaan, SharePoint Workspace 2010 synkronoi muutokset, jotka sinä ja muut käyttäjät ovat tehneet ollessasi offline-tilassa.
Voit esimerkiksi muokata tietokoneella asiakirjoja, esityksiä, tiedostoja ja luetteloita (sekä sisäisiä että ulkoisia) lentomatkan aikana offline-tilassa. Voit käyttää normaaleja Office-tuotteita ja ominaisuuksia, kuten Office Word 2010:tä, Office Excel 2010:tä ja Office InfoPath 2010:tä. Kun olet taas online-tilassa eli yhteydessä SharePoint 2010 -sivustoihin, kaikki muutokset voidaan synkronoida ja mahdolliset ristiriidat ratkaista automaattisesti.
Jotta voit synkronoida SharePoint-sivuston, ‑kirjaston tai ‑luettelon, tietokoneessasi on oltava asennettuna SharePoint Workspace 2010 ja sinulla on oltava osallistumisoikeus sivustoon, kirjastoon tai luetteloon.
Lisätietoja SharePoint 2010:n käytöstä SharePoint Workspace 2010:n kanssa on Katso myös ‑osassa ja SharePoint Workspace 2010:n ohjejärjestelmässä.
Mitä synkronoinnilla tarkoitetaan?
Synkronoinnilla tarkoitetaan yksinkertaisesti sitä, että tietokoneessasi ja SharePoint-palvelimessa tehdyt muutokset yhdistetään, jolloin sisältö on sama kummassakin tietokoneessa. Synkronointi on kaksisuuntainen. Omassa tietokoneessasi tehdyt muutokset ladataan palvelimeen ja palvelimessa tehdyt muutokset ladataan omaan tietokoneeseesi. SharePoint Workspace 2010:n synkronointi on myös tehokasta: vain tiedostoon tai luetteloon tehdyt muutokset synkronoidaan, ei koko tiedostoa tai luetteloa.
SharePoint-kirjastojen tiedostojen käsitteleminen
Voit käsitellä SharePoint-kirjastojen tiedostoja tietokoneessasi SharePoint Workspace 2010:llä. SharePoint Workspace 2010:n kirjastonäkymä on hyvin samankaltainen SharePoint 2010 -näkymän kanssa. Näkymässä tuetaan mukautettuja sarakkeita, näkymiä ja sisältötyyppejä. Tämä koskee sekä julkisia että yksityisiä kirjastonäkymiä.
Mukautetut ominaisuudet, kuten otsikko, prioriteetti ja avainsana, näkyvät Wordin, Excelin ja PowerPointin Tiedoston tietoruudussa. Jopa Uusi-komento ja mahdollisesti määritetyt sisältötyypit toimivat samalla tavalla.
Voit myös avata Office-tiedostoja, kuten asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä paikallisista työtiloista ja tallentaa niitä paikallisiin työtiloihin käyttämällä Officen tuttuja Avaa- ja Tallenna-valintaikkunoita. Voit jopa vetää tiedostoja Resurssienhallinnasta ja pudottaa ne SharePoint-työtilaan.
Sisäänkuittaus, uloskuittaus sekä pää- ja aliversioiden luominen ovat myös tuettuja. Näiden toimintojen komennot ovat käytettävissä SharePoint Workspacen valintanauhassa, kun olet online-tilassa, mutta niitä ei voi käyttää offline-tilassa.
Huomaa, että SharePoint Workspace 2010 kohtelee Office-tiedostoa, kuten Word-asiakirjaa tai PowerPoint-esitystä, samalla tavalla kuin suoraan selaimessa avattua tiedostoa. Se jopa säilyttää URL-osoitteen, jonka voit nähdä ja kopioida Backstage-näkymässä.
Luettelotietojen käsitteleminen
Voit käsitellä SharePoint-luetteloita (sekä sisäisiä että ulkoisia) tietokoneessasi SharePoint Workspace 2010:llä. SharePoint Workspace 2010 tukee myös useimpia sarake-, metatieto- ja sisältötyyppejä. Tämä koskee sekä julkisia että yksityisiä luettelonäkymiä.
Jos joskus ilmenee ristiriitoja vähintään kahden henkilön muokatessa samaa luettelokohdetta, ristiriidan voi ratkaista Ristiriitojen ratkaisu ‑valintaikkunassa. Vaikka luettelon metatiedot muuttuisivat palvelimessa, uudet luettelon metatiedot voidaan synkronoida tietokoneeseesi. Jos esimerkiksi SharePoint 2010:ssä luetteloon lisätään laskettu sarake, SharePoint Workspace 2010 havaitsee muutoksen seuraavan synkronoinnin aikana.
SharePoint Designer 2010:ssä voidaan käyttää myös yritystietopalveluissa luotuja ulkoisia luetteloita. Ulkoisissa luetteloissa voi olla luku-/kirjoitusoikeudet tietolähteiden (esimerkiksi SQL Server tai SAP) liiketoiminta-aluetietoihin. Tämän ansiosta voit käsitellä ulkoisen luettelon tietoja SharePoint Workspace 2010:ssä sekä online- että offline-tilassa. Voit myös synkronoida muutokset helposti suoraan ulkoiseen tietolähteeseen.
Luettelokohteiden tietoja ja metatietoja on nopeampi ja helpompi lisätä ja muokata tietokoneessasi SharePoint Workspace 2010:llä kuin selaimella SharePoint-sivustossa. Voit tarkastella luettelotietoja ruudukkonäkymässä ja muokata tietoja lomakkeessa. Jaetun lomakkeen toiminto tarjoaa yksilöllisen ja käytännöllisen näkymän tietoihin.
Jos InfoPath-lomakkeen suunnittelija on liittänyt InfoPath 2010 ‑lomakkeen luetteloon, voit synkronoida lomakkeen ja käyttää sitä SharePoint Workspace 2010:ssä. Voit siis hyödyntää InfoPathin lomakeominaisuuksia, kuten oikeinkirjoituksen tarkistusta, tiedostoliitteitä, muotoiltua tekstiä, kentän kelpoisuuden tarkistusta ja liiketoimintasääntöjä.
SharePoint Workspace 2010 ‑sisällön hakeminen
SharePoint Workspace 2010 ‑sisällön hakeminen tapahtuu tehokkaasti ja älykkäästi:
-
Kun haet tietoja työtilassa tai aloituskeskuksessa, löydät sisältöä kaikista sivuston työtiloista.
-
Kun haet tietoja Microsoft Windows 7:n Käynnistä-painikkeesta, haku kohdistuu työpöytään ja kaikkeen SharePoint Workspace 2010:n ladattuun sisältöön. Työtilat indeksoidaan automaattisesti. Paikallinen haku on nopea ja toimiin niin offline- kuin online-tilassa.
Rajoitukset, poikkeukset ja vaihtoehtoiset menetelmät
SharePoint 2010 -sisällön käsittelyyn SharePoint Workspace 2010:ssä liittyy joitakin rajoituksia ja poikkeuksia. Huomaa, että SharePoint Workspace 2010:n siirtymisruudussa on linkkejä ei-tuettuihin luetteloihin ja kirjastoihin, joita voi käsitellä SharePoint 2010:ssä kaikin tavoin online-tilassa.
Ota huomioon seuraavat rajoitukset ja poikkeukset, jotka liittyvät työskentelyyn SharePoint Workspace 2010:ssä:
-
Voit tallentaa kaikkiin SharePoint-työtiloihisi yhteensä noin 10 000 tiedostoa.
Huomautus: Jos et ole päivittänyt Microsoft Office 2010 Service Pack 1 -versioon, voit tallentaa SharePoint Workspaceen vain noin 500 tiedostoa, ennen kuin näyttöön tulee varoitussanoma tiedostorajoituksista. Kun olet tallentanut SharePoint-työtiloihin yli 1 800 tiedostoa, näyttöön tulee varoitussanoma, jossa kerrotaan, että vain tiedoston ominaisuudet ladataan työtilaan.
-
Kussakin luettelossa voi olla enintään 30 000 kohdetta.
-
SharePoint Workspace 2010:ssä voit luoda, päivittää ja poistaa kirjastojen tiedostoja ja luettelojen kohteita, mutta et voi luoda uusia sivustoja, kirjastoja ja luetteloja.
-
Sivustoja, jotka perustuvat Accessin WWW-tietokantamalliin, ei tueta.
-
Seuraavia luetteloita ei tueta: kalenteri, wikisivu ja tutkimus.
-
Seuraavia näkymiä ei tueta: projektitehtäväluettelo (Gantt-näkymä), tyylinäkymä, suorakäsittelykansiot (jotka näkyvät ryhminä) ja kohderajoitus.
-
Henkilöiden valitsin ‑ohjausobjektia ei tueta.
-
Sivustosivujen kirjastossa olevien sivustosivujen muokkausta ei tueta.
-
Luetteloliitteiden muokkausta ei tueta (vaikka liitteen voi avata vain luku ‑tilassa).
-
OneNote-muistikirjaan tehtyjen muutosten synkronointia ei tueta.
-
Sisältöoikeuksien hallinnalla suojattuja luetteloita tai kirjastoja ei tueta.
SharePoint-työtilan synkronointi SharePoint-sivuston kanssa
-
Siirry selaimessa SharePoint-sivustoon, jonka haluat synkronoida.
-
Valitse Sivuston toiminnot ‑valikosta Synkronoi SharePoint Workspacen kanssa.
-
Voit määrittää ladattavat kirjastot ja luettelot seuraavasti:
-
Valitse Määritä.
-
Valitse kukin luettelo tai kirjasto ja valitse sitten Lataa-ruudussa Vain otsikot (vain kirjastot) tai Ei sisältöä. Voit ladata koko sisällön myöhemmin, jos tarvitset sitä.
-
Kun synkronoit koko sivuston ensimmäistä kertaa, kaikkien tiedostojen lataaminen tietokoneeseesi voi kestää joitakin minuutteja, mutta koska tämä tapahtuu taustalla, voit jatkaa muiden tehtävien tekemistä.
Huomautus: Jos sivustossa on alisivustoja, näitä ei ladata, mutta voit ladata ne tarvittaessa erikseen.
SharePoint-työtilan synkronointi tietyn kirjaston tai luettelon kanssa
Voit valita tietyn kirjaston tai luettelon, jos et tarvitse muuta sivustosta. Lataamisessa täytyy ehkä olla valikoiva, jos haluat säästää tietokoneesi levytilaa tai jos oikeutesi eivät riitä koko sivuston synkronointiin.
-
Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava luettelo tai kirjasto sijaitsee.
-
Napsauta luettelon tai kirjaston nimeä Pikakäynnistys-alueessa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi soveltuvasta Luettelot- tai Kirjastot-osasta.
Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
-
Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehden Yhdistä ja vie ‑ryhmästä Synkronoi SharePoint Workspaceen.
