Με το Microsoft SharePoint Workspace 2010, μπορείτε να εργαστείτε με τοποθεσίες, βιβλιοθήκες και λίστες του SharePoint 2010 στον επιτραπέζιο ή στον φορητό υπολογιστή σας, είτε βρίσκεστε στο γραφείο είτε όχι. Ο συγχρονισμός των αλλαγών μεταξύ του υπολογιστή και του διακομιστή του SharePoint είναι ομαλός και αποτελεσματικός. Η χρήση του SharePoint Workspace 2010 μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να διαχειριστείτε πολύ πιο αποτελεσματικά τις προσπάθειες συνεργασίας.
Σε αυτό το άρθρο
Εισαγωγή στο συγχρονισμό περιεχομένου του SharePoint 2010 με το SharePoint Workspace 2010
Με το Microsoft SharePoint Workspace 2010, μπορείτε να εργαστείτε με τοποθεσίες, βιβλιοθήκες και λίστες του SharePoint 2010 στον επιτραπέζιο ή στον φορητό υπολογιστή σας, είτε βρίσκεστε στο γραφείο είτε όχι. Ο συγχρονισμός των αλλαγών μεταξύ του υπολογιστή και του διακομιστή του SharePoint είναι ομαλός και αποτελεσματικός. Η χρήση του SharePoint Workspace 2010 μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να διαχειριστείτε πολύ πιο αποτελεσματικά τις προσπάθειες συνεργασίας.
Αφού συνδεθείτε, ο συγχρονισμός μπορεί να γίνει αυτόματα, στο παρασκήνιο, αν και μπορείτε να κάνετε τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο, αν θέλετε. Όταν δεν είστε συνδεδεμένοι —στο σπίτι, εν κινήσει ή στο αεροπλάνο— μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στον υπολογιστή σας. Όταν συνδεθείτε και πάλι στο Internet, το SharePoint Workspace 2010 συγχρονίζει τις αλλαγές που κάνατε εσείς και οι άλλοι χρήστες όσο ήσαστε εκτός σύνδεσης.
Για παράδειγμα, μπορείτε να επεξεργαστείτε έγγραφα, παρουσιάσεις, αρχεία και λίστες (τόσο εγγενή όσο και εξωτερικά) στον υπολογιστή σας ενώ είστε εκτός σύνδεσης, στη διάρκεια μιας πτήσης. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τα τυπικά προϊόντα και τις δυνατότητες του Office, όπως το Office Word 2010, το Office Excel 2010 και το Office InfoPath 2010. Όταν συνδεθείτε και πάλι στις τοποθεσίες σας του SharePoint 2010, όλες οι αλλαγές μπορούν να συγχρονιστούν αυτόματα και να επιλυθούν ομαλά τυχόν διενέξεις που θα προκύψουν.
Για να συγχρονίσετε μια τοποθεσία, μια βιβλιοθήκη ή μια λίστα του SharePoint, πρέπει να έχετε εγκαταστήσει το SharePoint Workspace 2010 στον υπολογιστή-πελάτη και να έχετε δικαιώματα "Συνεργάτης" στην τοποθεσία, στη βιβλιοθήκη ή στη λίστα.
Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint 2010 με το SharePoint Workspace 2010 στην ενότητα Δείτε επίσης και στο σύστημα Βοήθειας του SharePoint Workspace 2010.
Τι είναι ο συγχρονισμός;
Με λίγα λόγια, συγχρονισμός σημαίνει ότι οι αλλαγές που γίνονται στον υπολογιστή σας ή στο διακομιστή του SharePoint εναρμονίζονται συνεχώς, ώστε να υπάρχει το ίδιο περιεχόμενο και στους δύο υπολογιστές. Ο συγχρονισμός αυτός είναι διπλής κατεύθυνσης ή αμφίδρομος. Οι αλλαγές που γίνονται στον υπολογιστή σας αποστέλλονται στο διακομιστή και οι αλλαγές που γίνονται στο διακομιστή λαμβάνονται στον υπολογιστή σας. Ο συγχρονισμός του SharePoint Workspace 2010 είναι αποτελεσματικός, δεν συγχρονίζεται ολόκληρο το αρχείο ή η λίστα, αλλά μόνο οι αλλαγές που έχουν γίνει σε αυτά.
Εργασία με έγγραφα σε βιβλιοθήκες του SharePoint
Μπορείτε να εργαστείτε με τα αρχεία των βιβλιοθηκών του SharePoint στον υπολογιστή σας, χρησιμοποιώντας το SharePoint Workspace 2010. Η προβολή βιβλιοθήκης του SharePoint Workspace 2010 μοιάζει πολύ με την προβολή του SharePoint 2010. Υποστηρίζονται οι προσαρμοσμένες στήλες και προβολές και το προσαρμοσμένο περιεχόμενο, συμπεριλαμβανομένων των προβολών βιβλιοθήκης, δημόσιας και ιδιωτικής.
Οι προσαρμοσμένες ιδιότητες, όπως ο τίτλος, η προτεραιότητα και η λέξη-κλειδί εμφανίζονται στα πλαίσια πληροφοριών εγγράφου του Word, του Excel και του PowerPoint. Ακόμα και η εντολή Δημιουργία με τυχόν προσδιορισμένους τύπους περιεχομένου λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.
Επίσης, μπορείτε να ανοίξετε και να αποθηκεύσετε αρχεία του Office, όπως έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις, από και προς τους τοπικούς χώρους εργασίας, χρησιμοποιώντας τα οικεία παράθυρα διαλόγου Άνοιγμα και Αποθήκευση του Office. Μπορείτε ακόμα και να χρησιμοποιήσετε τη μεταφορά και απόθεση αρχείων από την Εξερεύνηση των Windows στον χώρο εργασίας του SharePoint.
Υποστηρίζονται επίσης η ανάληψη και η μεταβίβαση ελέγχου αρχείων, καθώς και η δημιουργία κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων των αρχείων. Οι σχετικές εντολές ενεργοποιούνται στην Κορδέλα του SharePoint Workspace, όταν είστε συνδεδεμένοι στο Internet, αλλά δεν είναι διαθέσιμες, όταν εργάζεστε χωρίς σύνδεση.
Έχετε υπόψη ότι ένα αρχείο του Office, όπως ένα έγγραφο του Word ή μια παρουσίαση του PowerPoint, αντιμετωπίζεται από το SharePoint Workspace 2010 όπως ακριβώς αντιμετωπίζεται και ένα αρχείο που ανοίγει απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησης και διατηρεί ακόμα και τη διεύθυνση URL, την οποία μπορείτε να προβάλετε και να αντιγράψετε στην προβολή Backstage.
Εργασία με δεδομένα λίστας
Μπορείτε να εργαστείτε στον υπολογιστή σας με λίστες του SharePoint, τόσο εγγενείς όσο και εξωτερικές, χρησιμοποιώντας το SharePoint Workspace 2010. Στο SharePoint Workspace 2010 υποστηρίζονται, επίσης, οι περισσότεροι τύποι στηλών, μετα-δεδομένων και τύπων περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένων των προβολών λίστας, δημόσιας και ιδιωτικής.
Εάν υπάρξει μια περιστασιακή διένεξη, όταν δύο ή περισσότεροι χρήστες επεξεργάζονται το ίδιο στοιχείο λίστας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου επίλυσης διενέξεων, για να επιλύσετε τη διένεξη και να συνεχίσετε. Ακόμα και όταν αλλάζουν μετα-δεδομένα λίστας στο διακομιστή, τα νέα μετα-δεδομένα λίστας μπορούν να συγχρονιστούν στον υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, αν προστεθεί μια υπολογισμένη στήλη στο SharePoint 2010, η αλλαγή γίνεται αντιληπτή από το SharePoint Workspace 2010, την επόμενη φορά που θα γίνει συγχρονισμός.
Οι εξωτερικές λίστες, οι οποίες έχουν δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων (BCS) στο SharePoint Designer 2010 υποστηρίζονται επίσης.Οι εξωτερικές λίστες μπορούν να περιέχουν δικαιώματα για ανάγνωση/εγγραφή σε επιχειρησιακά δεδομένα από προελεύσεις δεδομένων, όπως ο SQL Server ή το SAP.Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εργαστείτε με τα δεδομένα της εξωτερικής λίστας σας μέσα από το SharePoint Workspace 2010, είτε με είτε χωρίς σύνδεση, και να συγχρονίσετε ομαλά τις αλλαγές σας απευθείας στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Θα δείτε ότι είναι πιο εύκολο και γρήγορο να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε τα δεδομένα και τα μετα-δεδομένα ενός στοιχείου λίστας στον υπολογιστή σας στο SharePoint Workspace 2010 παρά σε ένα πρόγραμμα περιήγησης σε μια τοποθεσία του SharePoint. Μπορείτε να προβάλετε τα δεδομένα της λίστας σε μια προβολή πλέγματος και να τα επεξεργαστείτε σε μια φόρμα. Η δυνατότητα της διαιρεμένης φόρμας σάς προσφέρει μια μοναδική και πρακτική προβολή των δεδομένων σας.
Εάν κάποιος σχεδιαστής φορμών του InfoPath έχει συσχετίσει μια φόρμα του InfoPath 2010 με τη λίστα, μπορείτε να συγχρονίσετε τη φόρμα και να την χρησιμοποιήσετε στο SharePoint Workspace 2010. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες φόρμας του InfoPath, όπως ο ορθογραφικός έλεγχος, τα συνημμένα αρχείου, το εμπλουτισμένο κείμενο, η επικύρωση πεδίου και οι επιχειρησιακοί κανόνες.
Αναζήτηση περιεχομένου του SharePoint Workspace 2010
Η αναζήτηση κειμένου του SharePoint Workspace 2010 λειτουργεί έξυπνα και δυναμικά:
-
Όταν κάνετε αναζήτηση σε έναν χώρο εργασίας ή από τη γραμμή εκκίνησης, μπορείτε να βρείτε περιεχόμενο σε όλους τους χώρους εργασίας της τοποθεσίας σας.
-
Όταν κάνετε αναζήτηση από το κουμπί "Έναρξη" των Microsoft Windows 7, γίνεται αναζήτηση στην επιφάνεια εργασίας και σε όλο το περιεχόμενο που έχει ληφθεί από το SharePoint Workspace 2010. Δημιουργείται αυτόματα ευρετήριο για τους χώρους εργασίας. Η τοπική αναζήτηση είναι γρήγορη και λειτουργεί είτε εργάζεστε χωρίς σύνδεση είτε με σύνδεση.
Όρια, εξαιρέσεις και λύσεις
Υπάρχουν κάποια όρια και κάποιες εξαιρέσεις, όταν εργάζεστε με περιεχόμενο του SharePoint 2010 στο SharePoint Workspace 2010. Έχετε υπόψη ότι στο παράθυρο περιήγησης του SharePoint Workspace 2010 εμφανίζονται συνδέσεις προς λίστες και βιβλιοθήκες που δεν υποστηρίζονται, τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε για να εργαστείτε με αυτές στο SharePoint 2010 για πλήρη υποστήριξη, αν είστε συνδεδεμένοι στο Internet.
Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα όρια και τις εξαιρέσεις, όταν εργάζεστε με το SharePoint Workspace 2010:
-
Ο συνολικός αριθμός των αρχείων που μπορείτε να αποθηκεύσετε σε όλους τους χώρους εργασίας του SharePoint είναι περίπου 10.000.
Σημείωση: Εάν δεν έχετε κάνει την ενημέρωση για το Microsoft Office 2010 Service Pack 1, μπορείτε να αποθηκεύσετε μόνο περίπου 500 έγγραφα στο SharePoint Workspace πριν να εμφανιστούν προειδοποιητικά μηνύματα σχετικά με τα όρια εγγράφων.Επιπλέον, αφού υπερβείτε τα 1.800 έγγραφα σε όλους τους χώρους εργασίας σας του SharePoint, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα που σας ενημερώνει ότι στο χώρο εργασίας θα γίνεται λήψη μόνο των ιδιοτήτων των εγγράφων.
-
Κάθε λίστα μπορεί να έχει έως 30.000 στοιχεία.
-
Μέσα από το SharePoint Workspace 2010, μπορείτε να δημιουργήσετε, να ενημερώσετε και να διαγράψετε αρχεία βιβλιοθήκης, καθώς και νέα στοιχεία λίστας, αλλά δεν μπορείτε να δημιουργήσετε νέες τοποθεσίες, βιβλιοθήκες ή λίστες.
-
Δεν υποστηρίζονται οι τοποθεσίες που βασίζονται σε πρότυπα βάσης δεδομένων Web της Access.
-
Δεν υποστηρίζονται οι ακόλουθες λίστες: "Ημερολόγιο", "Σελίδα Wiki" και "Έρευνα".
-
Δεν υποστηρίζονται οι ακόλουθες προβολές: Λίστα εργασιών έργου σε προβολή Gantt, "Στυλ", "Ενσωματωμένοι φάκελοι" (που εμφανίζονται ως ομάδες) και "Όριο στοιχείων".
-
Δεν υποστηρίζεται η επιλογή ατόμων.
-
Δεν υποστηρίζεται η επεξεργασία σελίδων τοποθεσίας στη βιβλιοθήκη σελίδων τοποθεσίας.
-
Δεν υποστηρίζεται η επεξεργασία συνημμένων λίστας (μπορείτε να ανοίξετε το συνημμένο μόνο για ανάγνωση).
-
Δεν υποστηρίζεται ο συγχρονισμός αλλαγών που γίνονται σε σημειωματάριο του OneNote.
-
Δεν υποστηρίζονται λίστες ή βιβλιοθήκες που προστατεύονται από τη Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM).
Συγχρονισμός χώρου εργασίας του SharePoint με τοποθεσία του SharePoint
-
Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint που θέλετε να συγχρονίσετε.
-
Κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συγχρονισμός με SharePoint Workspace.
-
Για να ελέγξετε επιλεκτικά τη λήψη βιβλιοθηκών και λιστών:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση παραμέτρων.
-
Για κάθε λίστα ή βιβλιοθήκη, επιλέξτε την και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο "Λήψη", κάντε κλικ στο στοιχείο Μόνο κεφαλίδες (μόνο για τις βιβλιοθήκες) ή στο στοιχείο Χωρίς περιεχόμενο. Μπορείτε να κάνετε λήψη όλου του περιεχομένου αργότερα, αν το χρειάζεστε.
-
Την πρώτη φορά που θα συγχρονίσετε μια ολόκληρη τοποθεσία, ίσως χρειαστούν αρκετά λεπτά για τη λήψη όλων των αρχείων στον υπολογιστή σας, αλλά αυτή η διαδικασία γίνεται στο παρασκήνιο, οπότε μπορείτε να συνεχίσετε την εργασία σας.
Σημείωση: Εάν η τοποθεσία περιέχει δευτερεύουσες τοποθεσίες, δεν γίνεται λήψη αυτών των δευτερευουσών τοποθεσιών, αλλά θα μπορούσατε να τις λάβετε ξεχωριστά, αν χρειάζεται.
Συγχρονισμός χώρου εργασίας του SharePoint με συγκεκριμένη βιβλιοθήκη ή λίστα
Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη βιβλιοθήκη ή λίστα, εάν είναι μόνο αυτή που χρειάζεστε από την τοποθεσία για να εργαστείτε. Μπορείτε να είστε επιλεκτικοί σχετικά με τα στοιχεία των οποίων κάνετε λήψη, για να εξοικονομήσετε χώρο στον προσωπικό σας υπολογιστή ή επειδή δεν έχετε δικαιώματα συγχρονισμού στην υπόλοιπη τοποθεσία.
-
Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint όπου βρίσκεται η λίστα ή η βιβλιοθήκη που θέλετε να συγχρονίσετε.
-
Κάντε κλικ στο όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης στη Γρήγορη εκκίνηση ή κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, στην κατάλληλη ενότητα λίστας ή βιβλιοθήκης, επιλέξτε το όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης.
Σημείωση: Μια τοποθεσία του SharePoint μπορεί να τροποποιηθεί σημαντικά σε εμφάνιση και περιήγηση. Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε μια επιλογή, όπως μια εντολή, ένα κουμπί ή μια σύνδεση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας.
-
Στην Κορδέλα, στην καρτέλα Λίστα ή στην καρτέλα Βιβλιοθήκη, στην ομάδα Σύνδεση & Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός με SharePoint Workspace.
