SharePoint Workspace와 SharePoint 콘텐츠 동기화

이 문서의 내용

• SharePoint Workspace 2010과 SharePoint 콘텐츠 동기화 소개

• 동기화란?

• SharePoint 라이브러리의 문서를 사용한 작업

• 목록 데이터를 사용한 작업

• SharePoint Workspace 2010 콘텐츠 검색

• 제한, 예외 및 문제 해결 방법

• SharePoint 사이트와 SharePoint 작업 영역 동기화

• 특정 라이브러리 또는 목록과 SharePoint 작업 영역 동기화

SharePoint Workspace 2010과 SharePoint 콘텐츠 동기화 소개

Microsoft SharePoint Workspace 2010을 사용하면 장소에 관계없이 데스크톱 컴퓨터나 랩톱에서 SharePoint 2010 사이트, 라이브러리 및 목록을 사용하여 작업할 수 있습니다. 컴퓨터와 SharePoint 서버 간의 변경 내용 동기화는 원활하고 효율적인 방식으로 처리됩니다. SharePoint Workspace 2010을 사용하는 경우 작업 시간을 절약할 수 있으며 공동 작업을 훨씬 효율적으로 관리할 수 있습니다.

연결이 되면 동기화를 백그라운드에서 자동으로 수행할 수 있지만 원하는 경우 수동으로 변경할 수도 있습니다. 집이나 외부에 있을 때 또는 이동 중일 때와 같이 연결되지 않은 상태에서도 컴퓨터에서 작업을 계속할 수 있습니다. 다시 온라인 상태가 되면 SharePoint Workspace 2010에서 오프라인 상태인 동안 자신과 다른 사람이 적용한 변경 내용을 동기화합니다.

예를 들어 출장을 가는 중에 오프라인 상태에서 컴퓨터의 문서, 프레젠테이션, 파일 및 목록(기본 및 외부)을 편집할 수 있습니다. Office Word 2010, Office Excel 2010, Office InfoPath 2010 등의 표준 Office 제품 및 기능을 사용하여 이러한 작업이 가능합니다. 다시 온라인 상태가 되어 SharePoint 2010 사이트에 연결되면 모든 변경 내용을 자동으로 동기화할 수 있으며, 모든 충돌도 원활하게 해결됩니다.

SharePoint 사이트, 라이브러리 또는 목록을 동기화하려면 클라이언트 컴퓨터에 SharePoint Workspace 2010이 설치되어 있어야 하며 사이트, 라이브러리 또는 목록에 대한 참가 권한이 있어야 합니다.

SharePoint 2010을 SharePoint Workspace 2010과 함께 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 참고 항목 섹션과 SharePoint Workspace 2010 도움말 시스템을 참조하세요.

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동기화란?

간단하게 설명하자면, 동기화는 사용자 컴퓨터 또는 SharePoint 서버에서 적용한 변경 내용이 상호 일치하도록 지속적으로 조정되어 두 컴퓨터의 콘텐츠가 동일해지는 과정을 의미합니다. 이 동기화는 양방향으로 진행됩니다. 즉, 컴퓨터에서 적용한 변경 내용은 서버로 업로드되고 서버에서 적용한 변경 내용은 컴퓨터로 다운로드됩니다. SharePoint Workspace 2010 동기화 역시 전체 파일이나 목록이 아닌 파일 또는 목록에 대한 변경 내용만 동기화되므로 효율적입니다.

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SharePoint 라이브러리의 문서를 사용한 작업

SharePoint Workspace 2010을 사용하면 컴퓨터의 SharePoint 라이브러리에 있는 파일을 사용하여 작업할 수 있습니다. SharePoint Workspace 2010의 라이브러리 보기는 SharePoint 2010에서 제공되는 보기와 매우 비슷합니다. 사용자 지정 열, 보기 및 콘텐츠 형식도 지원됩니다. 여기에는 라이브러리 보기(공용/개인)가 포함됩니다.

제목, 우선 순위, 키워드 등의 사용자 지정 속성은 Word, Excel 및 PowerPoint 문서 정보 패널에 표시됩니다. 정의된 콘텐츠 형식에 대한 새로 만들기 명령도 비슷한 방식으로 작동합니다.

Office에서 일상적으로 사용하는 열기 및 저장 대화 상자를 통해 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등의 Office 파일을 로컬 작업 영역에서 열고 로컬 작업 영역에 저장할 수도 있습니다. 뿐만 아니라 Windows 탐색기에서 SharePoint 작업 영역으로 파일을 끌어서 놓을 수도 있습니다.

체크 인/체크 아웃 및 주 버전/부 버전 만들기도 지원됩니다. 온라인 상태에서는 SharePoint Workspace 리본 메뉴에서 관련 명령을 사용할 수 있지만, 오프라인 상태로 작업할 때는 이러한 명령을 사용할 수 없습니다.

Word 문서, PowerPoint 프레젠테이션 등의 Office 파일은 SharePoint Workspace 2010에서 브라우저를 통해 직접 연 파일과 동일한 방식으로 처리되며, URL도 유지되므로 Backstage 보기에서 URL을 보고 복사할 수 있습니다.

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목록 데이터를 사용한 작업

SharePoint Workspace 2010을 사용하면 컴퓨터에서 SharePoint의 기본 및 외부 목록을 사용하여 작업할 수 있습니다. 대부분의 열 유형, 메타데이터 및 콘텐츠 형식도 SharePoint Workspace 2010에서 지원됩니다. 여기에는 목록 보기(공용/개인)가 포함됩니다.

둘 이상의 사용자가 같은 목록 항목을 편집하는 경우에는 충돌이 발생하기 쉽습니다. 이 경우 충돌 해결 대화 상자를 통해 충돌을 해결하고 작업을 계속할 수 있습니다. 목록 메타데이터가 서버에서 변경되는 경우에도 새 목록 메타데이터를 컴퓨터에서 동기화할 수 있습니다. 예를 들어 SharePoint 2010에서 계산된 열을 추가하면 SharePoint Workspace 2010에서는 다음 번에 동기화를 수행할 때 변경 내용을 확인합니다.

SharePoint Designer 2010의 BCS(Business Connectivity Services)를 통해 만들어진 외부 목록도 지원됩니다. 외부 목록은 SQL Server 또는 SAP 같은 데이터 원본의 LOB(기간 업무) 데이터에 대한 읽기/쓰기 액세스를 포함할 수 있습니다. 즉, 온라인 또는 오프라인 상태의 SharePoint Workspace 2010 내에서 외부 목록 데이터를 사용하여 작업할 수 있으며, 변경 사항을 외부 데이터 원본에 직접 원활하게 동기화할 수 있습니다.

SharePoint Workspace 2010을 사용하는 경우 브라우저에서 SharePoint 사이트를 사용할 때보다 훨씬 빠르고 쉽게 컴퓨터에서 목록 항목 데이터 및 메타데이터를 추가하고 편집할 수 있습니다. 목록 데이터를 표 형식 보기에 표시하고 폼에서 데이터를 편집할 수 있습니다. 분할 표시 폼 기능을 사용하면 데이터를 고유하면서도 실용적인 방식으로 표시할 수 있습니다.

InfoPath 양식 디자이너가 InfoPath 2010 양식을 목록에 연결한 경우에는 해당 양식을 동기화하여 SharePoint Workspace 2010에서 사용할 수 있습니다. 따라서 맞춤법 검사, 첨부 파일, 서식 있는 텍스트, 필드 유효성 검사, 업무 규칙 등의 InfoPath 양식 기능을 활용할 수 있습니다.

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SharePoint Workspace 2010 콘텐츠 검색

지능적이고도 효율적인 방식으로 SharePoint Workspace 2010 콘텐츠를 검색할 수 있습니다.

• 작업 영역 또는 실행창에서 검색할 때는 모든 사이트 작업 영역에서 콘텐츠를 찾을 수 있습니다.

• Microsoft Windows 7 시작 단추를 클릭하여 검색할 때는 SharePoint Workspace 2010에서 다운로드한 모든 콘텐츠 및 데스크톱의 콘텐츠를 검색할 수 있습니다. 작업 영역은 자동으로 인덱싱됩니다. 로컬 검색은 빠르게 수행되며 오프라인/온라인 상태에 관계없이 작동합니다.

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제한, 예외 및 문제 해결 방법

SharePoint Workspace 2010에서 SharePoint 2010 콘텐츠를 사용하여 작업할 때는 특정 제한과 예외가 적용됩니다. SharePoint Workspace 2010의 탐색 창에는 지원되지 않는 목록 및 라이브러리에 대한 링크가 표시되며, 온라인 상태인 경우 이 링크를 클릭하여 SharePoint 2010에서 지원되는 모든 기능을 사용할 수 있으므로 편리합니다.

SharePoint Workspace 2010에서 작업할 때는 다음과 같은 제한 및 예외가 적용됩니다.

• 모든 SharePoint 작업 영역에 저장할 수 있는 총 파일 수는 약 10,000개입니다.

  참고:  Microsoft Office 2010 서비스 팩 1로 업데이트하지 않은 경우 SharePoint Workspace에 약 500개의 문서만 저장할 수 있으며, 그 이후에는 문서 제한에 대한 경고 메시지가 표시됩니다. 또한 SharePoint 작업 영역에서 문서 수가 1,800개를 초과할 경우 문서 속성만 작업 영역으로 다운로드된다는 내용의 경고 메시지가 표시됩니다.

• 각 목록에 포함할 수 있는 최대 항목 수는 30,000개입니다.

• SharePoint Workspace 2010 내에서는 라이브러리의 파일과 목록의 새 항목을 작성/업데이트/삭제할 수는 있지만 새 사이트, 라이브러리 및 목록을 만들 수는 없습니다.

• Access 웹 데이터베이스 서식 파일을 기반으로 하는 사이트는 지원되지 않습니다.

• 일정, Wiki 페이지 및 설문 조사 목록은 지원되지 않습니다.

• Gantt 보기의 프로젝트 작업 목록, 인라인 폴더(그룹으로 표시됨) 및 항목 제한 보기는 지원되지 않습니다.

• 사용자 선택 컨트롤이 지원되지 않습니다.

• 사이트 페이지 라이브러리에서 사이트 페이지를 편집할 수 없습니다.

• 목록 첨부 파일을 편집할 수 없습니다(첨부 파일을 읽기 전용으로 열 수는 있음).

• OneNote 전자 필기장에 적용한 변경 내용은 동기화할 수 없습니다.

• IRM(정보 권한 관리)으로 보호된 목록 또는 라이브러리는 지원되지 않습니다.

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SharePoint 사이트와 SharePoint 작업 영역 동기화

1. 브라우저에서 동기화할 SharePoint 사이트로 이동합니다.

2. 사이트 작업 메뉴를 클릭한 다음 SharePoint Workspace와 동기화를 클릭합니다.

3. 다운로드할 라이브러리 및 목록을 선택적으로 제어하려면 다음을 실행합니다.

   1. 구성을 클릭합니다.

   2. 각 목록 또는 라이브러리를 선택하고 다운로드 상자에서 머리글만(라이브러리에만 해당) 또는 콘텐츠 없음을 선택합니다. 필요한 경우 나중에 전체 콘텐츠를 다운로드할 수 있습니다.

전체 사이트를 처음으로 동기화할 때는 모든 파일을 컴퓨터에 다운로드하는 데 몇 분 정도 걸릴 수 있지만, 이 작업은 백그라운드에서 수행되므로 다른 작업을 계속할 수 있습니다.

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특정 라이브러리 또는 목록과 SharePoint 작업 영역 동기화

사이트에서 특정 라이브러리 또는 목록만 사용하면 되는 경우에는 해당 라이브러리 또는 목록을 선택할 수 있습니다. PC에서 공간을 절약하기 위해 또는 사이트 나머지 부분을 동기화할 권한이 없는 경우 다운로드하는 항목을 개별적으로 선택할 수 있습니다.

1. 브라우저에서 동기화할 목록 또는 라이브러리가 포함된 SharePoint 사이트로 이동합니다.

2. 빠른 실행에서 라이브러리 또는 목록의 이름을 클릭하거나 사이트 작업, 모든 사이트 콘텐츠 보기를 차례로 클릭한 다음 해당 라이브러리 또는 목록 섹션에서 라이브러리 또는 목록의 이름을 클릭합니다.

   참고: SharePoint 사이트는 모양과 탐색 기능을 원하는 대로 수정할 수 있습니다. 명령, 단추 또는 링크와 같은 옵션을 찾을 수 없는 경우에는 관리자에게 문의하세요.

3. 리본 메뉴의 목록 또는 라이브러리 탭에 있는 연결 및 내보내기 그룹에서 SharePoint Workspace와 동기화를 클릭합니다.

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