Microsoft SharePoint Workspace 2010 を使用すると、オフィス外からも、デスクトップ コンピューターやラップトップで SharePoint 2010 サイト、ライブラリ、リストを操作できます。使用中のコンピューターと SharePoint サーバー間における変更の同期は、スムーズで効率的な方法で処理されます。SharePoint Workspace 2010 を使用すると、時間を節約できるほか、共同作業をさらに効率的に管理することができます。
内容
SharePoint 2010 コンテンツと SharePoint Workspace 2010 の同期の概要
Microsoft SharePoint Workspace 2010 を使用すると、オフィス外からも、デスクトップ コンピューターやラップトップで SharePoint 2010 サイト、ライブラリ、リストを操作できます。使用中のコンピューターと SharePoint サーバー間における変更の同期は、スムーズで効率的な方法で処理されます。SharePoint Workspace 2010 を使用すると、時間を節約できるほか、共同作業をさらに効率的に管理することができます。
接続している場合、同期は自動的に内部で実行されます (手動で行うようにすることもできます)。自宅、出張先、飛行機内など、接続されていない場合でも、コンピューターで作業を続けることができます。オンラインに戻ると、SharePoint Workspace 2010 では、オフライン中に自分や他のユーザーが行った変更すべてが同期されます。
たとえば、出張で飛行機に乗っていてオフラインの状態にある際に、お持ちのコンピューターで Office Word 2010、Office Excel 2010、InfoPath 2010 などの標準的な Office 製品と機能を使用して、ドキュメント、プレゼンテーション、ファイル、リスト (ネイティブと外部の両方) を編集することができます。SharePoint 2010 サイトにオンラインの状態で戻ったとき、すべての変更は自動的に同期され、競合がスムーズに解決されます。
SharePoint サイト、ライブラリ、またはリストを同期するには、クライアント コンピューターに SharePoint Workspace 2010 がインストールされ、サイト、ライブラリ、リストに対する投稿権限を持っている必要があります。
SharePoint 2010 と SharePoint Workspace 2010 の使用の詳細については、「関連項目」セクションのリンク先や SharePoint Workspace 2010 のヘルプを参照してください。
同期とは
簡単に言うと、同期とは、コンピューターまたは SharePoint サーバーで行われた変更の差分を継続的に調整して、両方のコンピューターのコンテンツを同じにすることです。この同期は双方向に行われます。コンピューターで行われた変更はサーバーにアップロードされ、サーバーで行われた変更はコンピューターにダウンロードされます。また、SharePoint Workspace 2010 の同期は効率的で、ファイルやリスト全体ではなく、ファイルとリストに加えられた変更のみが同期されます。
SharePoint ライブラリでドキュメントを操作する
SharePoint Workspace 2010 を使用すると、使用中のコンピューターで SharePoint ライブラリのファイルを操作することができます。SharePoint Workspace 2010 のライブラリ ビューは、SharePoint 2010 のビューとよく似ており、ユーザー設定の列、ビュー、そしてコンテンツ タイプがサポートされています。これには、パブリックおよび個人用のライブラリ ビューも含まれます。
タイトル、優先度、キーワードなどのカスタム プロパティは、Word、Excel、および PowerPoint のドキュメント情報パネルに表示されます。定義されたコンテンツ タイプが含まれる [新規作成] コマンドも、同じように機能します。
また、使い慣れた Office の [開く] ダイアログ ボックスや [保存] ダイアログ ボックスを使用すると、文書、ワークシート、プレゼンテーションなどの Office ファイルをローカルのワークスペースで開いたり保存したりできます。さらに、エクスプローラーから SharePoint ワークスペースにファイルをドラッグ アンド ドロップすることもできます。
チェックイン、チェックアウト、およびメジャー バージョンとマイナー バージョンの作成もサポートされています。関連するコマンドは、オンラインの場合は SharePoint Workspace リボンで有効になっていますが、オフラインで作業している場合は使用できません。
SharePoint Workspace 2010 では、Word 文書や PowerPoint プレゼンテーションなどの Office ファイルは、ブラウザーから直接開かれたファイルと同じように処理され、さらに、URL を保持し、Backstage ビューで表示したりコピーしたりすることができます。
リスト データを操作する
SharePoint Workspace 2010 を使用すると、 SharePoint リスト (ネイティブと外部の両方) をコンピューターから操作できます。ほとんどの種類の列、メタデータ、およびコンテンツ タイプは SharePoint Workspace 2010 でもサポートされています。これには、パブリックおよび個人用のリスト ビューも含まれます。
2 人以上のユーザーが同じリスト項目を編集したことで競合が起こった場合には、[競合の解決] ダイアログ ボックスを使用して競合を解決し、作業を続けることができます。または、サーバーでリストのメタデータが変更された場合にも、コンピューター上で新しいリスト メタデータが同期されます。たとえば、SharePoint 2010 で集計列が追加されると、SharePoint Workspace 2010 では、次に同期が行われたときに変更を認識します。
SharePoint Designer 2010 で Business Connectivity Services (BCS) を使用して作成された外部リストもサポートされています。外部リストには、SQL Server や SAP などのデータ ソースから基幹業務のデータへの読み取り/書き込み権限を含めることができます。つまり、SharePoint Workspace 2010 内からオンラインかオフラインかにかかわらず外部リスト データを操作して、変更内容を外部データ ソースに直接スムーズに同期できます。
リスト アイテムのデータおよびメタデータの追加と編集は、SharePoint サイトのブラウザー上よりも、SharePoint Workspace 2010 を使用してコンピューター上で行った方が簡単かつ迅速です。リスト データはグリッド形式のビューで表示でき、データはフォームで編集できます。分割フォーム機能を使用すると、データの中に、一意の実用的なビューを挿入できます。
InfoPath フォーム デザイナーが、リストのある InfoPath 2010 フォームに関連付けられている場合、そのフォームを同期して SharePoint Workspace 2010 内で使用できます。つまり、スペル チェック、添付ファイル、リッチ テキスト、フィールドの検証、ビジネス ルールなどの InfoPath のフォーム機能を活用できます。
SharePoint Workspace 2010 のコンテンツを検索する
SharePoint Workspace 2010 のコンテンツの検索は、効率的で堅牢な方法で行われます。
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ワークスペースまたは起動バーで検索すると、サイトのすべてのワークスペース全体でコンテンツを探すことができます。
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Windows 7 の [スタート] ボタンから検索すると、デスクトップ上のコンテンツと、SharePoint Workspace 2010 からダウンロードしたコンテンツをすべて検索できます。ワークスペースには、自動的にインデックスが作成されます。ローカルの検索は、高速なだけでなく、オフラインでもオンラインでも使用できます。
制限、例外、および回避策
SharePoint Workspace 2010 で SharePoint 2010 コンテンツを操作するにあたっては、制限と例外がいくつかあります。SharePoint Workspace 2010 のナビゲーション ウィンドウでは、サポートされていないリストとライブラリへのリンクが表示されます。オンラインの場合、このリンクをクリックすると、SharePoint 2010 で作業できるようになります。
次に、SharePoint Workspace 2010 で作業を行う際の制限と例外を示します。
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SharePoint ワークスペース全体で保存できるファイルの数は、合計で約 1 万個です。
注: Microsoft Office 2010 Service Pack 1 に更新していない場合、SharePoint ワークスペースに保存できるドキュメントの数は約 500 個しかありません。ドキュメント数の上限を超えると、警告メッセージが表示されます。 さらに、SharePoint ワークスペース全体でドキュメント数が 1,800 個を超えると、ドキュメントのプロパティのみワークスペースにダウンロードされることを知らせる警告メッセージが表示されます。
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各リストには、30,000 個を超えるアイテムは保存できません。
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SharePoint Workspace 2010 内から、ライブラリのファイルとリストの新しいアイテムを作成、更新、および削除することはできますが、サイト、ライブラリ、リストを新しく作成することはできません。
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Access Web データベース テンプレートに基づいたサイトはサポートされていません。
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サポートされていないリストは、予定表、Wiki ページ、およびアンケートです。
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サポートされていないビューは、ガント ビューのプロジェクト タスクのリスト、スタイル、(グループとして表示される) インライン フォルダー、およびアイテムの制限です。
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ユーザー選択コントロールはサポートされていません。
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サイト ページ ライブラリ内のサイト ページは編集できません。
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リストの添付ファイルは編集できません (ただし、添付ファイルを読み取り専用として開くことはできます)。
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OneNote ノートブックの変更の同期はサポートされていません。
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Information Rights Management (IRM) によって保護されているリストまたはライブラリはサポートされていません。
SharePoint ワークスペースを SharePoint サイトと同期する
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ブラウザーで、同期する SharePoint サイトに移動します。
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[サイトの操作] をクリックし、[SharePoint Workspace と同期] をクリックします。
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ダウンロードするライブラリとリストを選択するには、次の操作を行います。
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[構成] をクリックします。
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目的のリストまたはライブラリを選択し、[ダウンロード] ボックスで、[ヘッダーのみ] (ライブラリの場合のみ) または [コンテンツなし] を選択します。必要に応じて、後から完全なコンテンツをダウンロードすることもできます。
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最初にサイト全体を同期するときは、コンピューター上のすべてのファイルをダウンロードするのに数分かかりますが、これは背後で行われるため、別の作業を続行できます。
注: サイトにサブサイトが含まれる場合、それらのサブサイトはダウンロードされませんが、必要に応じて別途ダウンロードすることができます。
SharePoint ワークスペースを特定のライブラリやリストと同期する
サイトで操作する必要最低限のライブラリやリストを選択して同期することができます。個人のコンピューターの容量を節約する場合や、サイトの別の部分を同期する権限がない場合は、ダウンロードするものを選択することをお勧めします。
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ブラウザーで、同期するリストやライブラリが含まれている SharePoint サイトに移動します。
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サイド リンク バーのリストまたはライブラリの名前をクリックするか、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、適切な [リスト] または [ライブラリ] セクションでリストまたはライブラリの名前をクリックします。
注: SharePoint サイトの外観およびナビゲーションは大幅に変更することができます。コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、管理者に問い合わせてください。
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リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックし、[接続とエクスポート] で [SharePoint Workspace と同期] をクリックします。
