Đồng bộ hóa nội dung SharePoint với SharePoint Workspace

Trong bài viết này

• Giới thiệu việc đồng bộ hóa nội dung với SharePoint Workspace 2010 SharePoint 2010

• Đồng bộ hóa là gì?

• Làm việc với tài liệu trong thư viện SharePoint

• Làm việc với dữ liệu danh sách

• Tìm kiếm nội dung SharePoint Workspace 2010

• Giới hạn, ngoại lệ và giải pháp thay thế

• Đồng bộ hóa một SharePoint workspace với SharePoint site

• Đồng bộ hóa một SharePoint workspace với một thư viện cụ thể hoặc danh sách

Giới thiệu việc đồng bộ hóa nội dung với SharePoint Workspace 2010 SharePoint 2010

Dùng Microsoft SharePoint Workspace 2010, bạn có thể làm việc với SharePoint 2010 site, thư viện và danh sách trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, cho dù tại hoặc ngoài văn phòng. Đồng bộ hóa các thay đổi giữa các máy tính của bạn và SharePoint server được xử lý theo một cách trôi chảy và hiệu quả. Sử dụng SharePoint Workspace 2010 có thể giúp tiết kiệm thời gian của bạn và giúp quản lý các nỗ lực cộng tác của bạn một cách hiệu quả hơn.

Khi bạn kết nối, đồng bộ hóa có thể xảy ra tự động ở phía sau cảnh, mặc dù bạn có thể thực hiện các thay đổi theo cách thủ công nếu bạn muốn. Khi bạn không kết nối — tại trang chủ, đường, hoặc trong máy — bạn có thể tiếp tục làm việc trên máy tính của bạn. Khi trạng thái trực tuyến trở lại, SharePoint Workspace 2010 đồng bộ hóa thay đổi bạn và những người khác thực hiện trong khi bạn đang ngoại tuyến.

Ví dụ, bạn có thể sửa tài liệu, bản trình bày, tệp và danh sách (cả nguồn gốc và bên ngoài) trên máy tính của bạn trong khi ngoại tuyến trên một chuyến bay doanh nghiệp. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng các sản phẩm Office và tính năng, chẳng hạn như Office Word 2010, Office Excel 2010 và Office InfoPath 2010 chuẩn của bạn. Khi trạng thái trực tuyến trở lại vào các site SharePoint 2010, tất cả các thay đổi có thể được đồng bộ hóa tự động và giải quyết xung đột bất kỳ một cách suôn sẻ.

Để đồng bộ hóa một site SharePoint, thư viện, hay danh sách, bạn phải có SharePoint Workspace 2010 trên máy tính khách và bạn phải có quyền đóng góp cho site, thư viện hoặc danh sách.

Tìm thêm thông tin về cách sử dụng SharePoint 2010 với SharePoint Workspace 2010 trong phần Xem thêm và trong hệ thống trợ giúp SharePoint Workspace 2010.

Đầu trang

Đồng bộ hóa là gì?

Nói tóm lại, đồng bộ hóa có nghĩa là bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên máy tính của bạn hoặc SharePoint server được đối chiếu liên tục sao cho nội dung là giống nhau trên máy tính cả hai. Đồng bộ hóa này là hai chiều hoặc song hướng. Thay đổi được thực hiện trên máy tính của bạn được tải lên máy chủ và thay đổi được thực hiện trên máy chủ được tải về máy tính của bạn. Đồng bộ hóa SharePoint Workspace 2010 cũng có thể có hiệu quả; chỉ các thay đổi đối với tệp hoặc danh sách được đồng bộ, không phải toàn bộ tệp hoặc danh sách.

Đầu trang

Làm việc với tài liệu trong thư viện SharePoint

Bạn có thể làm việc với các tệp trong thư viện SharePoint trên máy tính của bạn bằng cách sử dụng SharePoint Workspace 2010. Dạng xem thư viện trong SharePoint Workspace 2010 là rất giống với các dạng xem trong SharePoint 2010. Tùy chỉnh cột, dạng xem và kiểu nội dung được hỗ trợ. Bao gồm dạng xem thư viện, cộng và riêng tư.

Thuộc tính tùy chỉnh, chẳng hạn như tiêu đề, ưu tiên và từ khóa, Hiển thị trong Word, Excel và PowerPoint Pa-nen thông tin tài liệu. Thậm chí lệnh mới với bất kỳ đã xác định loại nội dung hoạt động trong một cách tương tự.

Bạn cũng có thể mở và lưu các tệp Office, chẳng hạn như tài liệu, bảng tính và bản trình bày, từ và không gian làm việc cục bộ của bạn bằng cách sử dụng các hộp thoại quen thuộc Office mở và lưu . Bạn thậm chí có thể kéo và thả tệp từ Windows Explorer không gian làm việc SharePoint của bạn.

Kiểm nhập, kiểm xuất và tạo phiên bản chính và phụ cũng được hỗ trợ. Lệnh liên quan được bật trên ribbon SharePoint Workspace khi bạn đang trực tuyến, nhưng không sẵn dùng khi bạn đang làm việc ngoại tuyến.

Lưu ý rằng tệp Office, chẳng hạn như một tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint, được xử lý bởi SharePoint Workspace 2010 tương tự vậy nó sẽ xử lý tệp mở trực tiếp từ trình duyệt, và thậm chí duy trì URL, nơi bạn có thể xem và sao chép trong dạng xem Backstage.

Đầu trang

Làm việc với dữ liệu danh sách

Bạn có thể làm việc với danh sách SharePoint, gốc và bên ngoài, trên máy tính của bạn bằng cách sử dụng SharePoint Workspace 2010. Hầu hết các kiểu cột, siêu dữ liệu và kiểu nội dung cũng được hỗ trợ trong SharePoint Workspace 2010. Bao gồm dạng xem danh sách, công cộng và riêng tư.

Nếu một thoảng có xung đột xảy ra khi hai hoặc nhiều người sửa cùng một danh sách mục, sau đó bạn có thể dùng hộp thoại giải quyết xung đột để giải quyết xung đột và bật tự. Ngay cả khi siêu dữ liệu danh sách những thay đổi máy chủ, siêu dữ liệu danh sách mới có thể được đồng bộ trên máy tính của bạn. Đối với ví dụ, nếu một cột được tính toán được thêm vào trên SharePoint 2010, sau đó chọn SharePoint Workspace 2010 lên thay đổi đồng bộ hóa tiếp theo thời gian xảy ra.

Danh sách bên ngoài, tạo ra bằng cách dùng dịch vụ kết nối nghiệp vụ (BCS) trong SharePoint Designer 2010 cũng được hỗ trợ. Danh sách bên ngoài có thể chứa quyền truy nhập đọc/ghi vào dữ liệu dòng nghiệp vụ từ nguồn dữ liệu, chẳng hạn như SQL Server hoặc SAP. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm việc với dữ liệu danh sách ngoài từ bên trong SharePoint Workspace 2010, xem trực tuyến hoặc ngoại tuyến, và một cách suôn sẻ đồng bộ hóa thay đổi của bạn trực tiếp đến nguồn dữ liệu ngoài.

Bạn sẽ tìm thấy nó dễ dàng và nhanh hơn để thêm và sửa dữ liệu mục danh sách và siêu dữ liệu trên máy tính của bạn trong một SharePoint Workspace 2010 hơn trong một trình duyệt trên SharePoint site. Bạn có thể xem dữ liệu danh sách trong dạng xem giống như lưới và sửa dữ liệu trong biểu mẫu. Tính năng biểu mẫu tách cung cấp cho bạn một dạng xem duy nhất và thực tế vào dữ liệu của bạn.

Nếu một trình thiết kế biểu mẫu InfoPath liên kết biểu mẫu InfoPath 2010 với danh sách, bạn có thể đồng bộ hóa các biểu mẫu đó và sử dụng trong SharePoint Workspace 2010 của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tận dụng các tính năng biểu mẫu InfoPath của chẳng hạn như kiểm tra chính tả, phần đính kèm tệp, có định dạng văn bản, kiểm nghiệm trường, và quy tắc kinh doanh.

Đầu trang

Tìm kiếm nội dung SharePoint Workspace 2010

Tìm kiếm SharePoint Workspace 2010 nội dung hoạt động theo cách thông minh và mạnh mẽ:

• Khi bạn tìm kiếm trong workspace hoặc từ thanh khởi động, bạn có thể tìm kiếm nội dung trong các tất cả các workspace site của bạn.

• Khi bạn tìm kiếm từ nút Microsoft Windows 7 khởi động, bạn tìm kiếm trên màn hình máy tính và tất cả nội dung của bạn đã tải xuống từ SharePoint Workspace 2010. Workspace tự động lập chỉ mục. Tìm kiếm cục bộ được nhanh và hoạt động cho dù bạn đang trực tuyến hoặc ngoại tuyến.

Đầu trang

Giới hạn, ngoại lệ và giải pháp thay thế

Đây là một số giới hạn và ngoại lệ khi làm việc với nội dung SharePoint 2010 với SharePoint Workspace 2010. Lưu ý rằng ngăn dẫn hướng của SharePoint Workspace 2010 sẽ hiển thị nối kết không được hỗ trợ danh sách và thư viện, bạn có thể dễ dàng bấm để làm việc với SharePoint 2010 cho bộ phận hỗ trợ đầy đủ nếu bạn đang trực tuyến.

Hãy tìm hiểu các giới hạn và ngoại lệ sau đây khi làm việc trong SharePoint Workspace 2010:

• Tổng số tệp bạn có thể lưu trữ trên tất cả SharePoint Workspace của bạn là xấp xỉ 10.000.

  Lưu ý: Nếu bạn không có Cập Nhật cho Microsoft Office 2010 gói dịch vụ 1, bạn có thể chỉ lưu trữ xấp xỉ 500 tài liệu trong SharePoint Workspace trước khi bạn nhìn thấy thông báo cảnh báo về giới hạn tài liệu. Ngoài ra, khi bạn vượt quá 1.800 tài liệu trên SharePoint Workspace của bạn, một thông báo cảnh báo xuất hiện thông báo cho bạn chỉ có thuộc tính tài liệu sẽ được tải về không gian làm việc.

• Mỗi danh sách có thể có tối đa 30.000 mục.

• Từ bên trong SharePoint Workspace 2010, bạn có thể tạo, Cập Nhật và xóa tệp trong thư viện và mục mới trong một danh sách, nhưng bạn không thể tạo trang mới, thư viện và danh sách.

• Site dựa trên một mẫu cơ sở dữ liệu Web Access không được hỗ trợ.

• Danh sách sau đây được hỗ trợ: lịch, Trang Wiki, và khảo sát.

• Các dạng xem sau đây được hỗ trợ: danh sách nhiệm vụ dự án trong dạng xem Gantt, kiểu, thư mục trong dòng (trong đó hiển thị dưới dạng nhóm), và giới hạn mục.

• Điều khiển bộ chọn mọi người không được hỗ trợ.

• Sửa trang của trang web trong thư viện trang của trang không được hỗ trợ.

• Sửa danh sách phần đính kèm không được hỗ trợ (mặc dù bạn có thể mở phần đính kèm dưới dạng chỉ đọc).

• Đồng bộ hóa thay đổi đối với một sổ ghi chép OneNote không được hỗ trợ.

• Danh sách hoặc thư viện được bảo vệ bằng quản lý quyền thông tin (IRM) không được hỗ trợ.

Đầu trang

Đồng bộ hóa một SharePoint workspace với SharePoint site

1. Trong trình duyệt của bạn, dẫn hướng đến trang SharePoint mà bạn muốn đồng bộ hóa.

2. Bấm vào menu Hành động trang , sau đó bấm đồng bộ với SharePoint Workspace.

3. Để có chọn điều khiển thư viện và danh sách nào đang được tải xuống:

   1. Bấm cấu hình.

   2. Đối với mỗi danh sách hoặc thư viện, chọn nó và sau đó trong hộp tải xuống, chọn Tiêu đề chỉ (thư viện) hoặc Không có nội dung. Bạn có thể tải xuống nội dung đầy đủ sau này nếu bạn cần.

Lần đầu tiên bạn đồng bộ hóa toàn bộ trang, có thể mất vài phút để tải xuống tất cả các tệp trên máy tính của bạn, nhưng điều này xảy ra ở phía sau cảnh, vì vậy bạn có thể tiếp tục làm việc với các tác vụ khác.

Đầu trang

Đồng bộ hóa một SharePoint workspace với một thư viện cụ thể hoặc danh sách

Bạn có thể chọn một thư viện cụ thể hoặc danh sách, Nếu vậy bạn cần phải làm việc với site. Bạn có thể muốn có chọn lọc về những gì bạn tải xuống để tiết kiệm không gian trên máy tính cá nhân của bạn hoặc vì bạn không có quyền để đồng bộ hóa phần còn lại của trang.

1. Trong trình duyệt của bạn, dẫn hướng đến trang SharePoint chứa danh sách hoặc thư viện bạn muốn đồng bộ hóa.

2. Bấm vào tên của danh sách hoặc thư viện trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong danh sách thích hợp hoặc thư viện phần, bấm vào tên của danh sách hoặc thư viện.

   Lưu ý:  Bạn có thể chỉnh sửa đáng kể hình thức và dẫn hướng của trang SharePoint. Nếu bạn không thể định vị tùy chọn, chẳng hạn như lệnh, nút, hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị.

3. Trong ruy-băng, trên tab danh sách hoặc Thư viện , trong nhóm kết nối & xuất , hãy bấm đồng bộ với SharePoint Workspace.

Đầu trang