การทำเนื้อหา SharePoint ให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace

ในบทความนี้

• บทนำสู่การทำเนื้อหา SharePoint 2010 ให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace 2010

• การทำข้อมูลให้ตรงกันคืออะไร

• การทำงานกับเอกสารในไลบรารี SharePoint

• การทำงานกับข้อมูลรายการ

• การค้นหาเนื้อหา SharePoint Workspace 2010

• ข้อจำกัด ข้อยกเว้น และการแก้ปัญหา

• การทำพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint

• การทำพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกันกับไลบรารีหรือรายการที่เฉพาะเจาะจง

บทนำสู่การทำเนื้อหา SharePoint 2010 ให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace 2010

ใช้ Microsoft SharePoint Workspace 2010 คุณสามารถทำงานกับ SharePoint 2010 ไซต์ ไลบรารี และรายการบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป ของคุณว่าใน หรือไม่ อยู่สำนักงาน จัดการการซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณและบนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ในลักษณะราบรื่น และมีประสิทธิภาพ ใช้ SharePoint Workspace 2010 สามารถช่วยคุณประหยัดเวลา และช่วยจัดการของคุณพยายามทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อคุณเชื่อมต่อ การทำข้อมูลให้ตรงกันสามารถเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในเบื้องหลัง แม้ว่าคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองได้หากคุณต้องการ เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อที่บ้าน ระหว่างทางบนถนน หรือบนเครื่องบิน คุณสามารถทำงานต่อได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณกลับมาออนไลน์อีกครั้ง SharePoint Workspace 2010 จะทำข้อมูลที่คุณและบุคคลอื่นทำการเปลี่ยนแปลงขณะที่คุณออฟไลน์ให้ตรงกัน

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ แก้ไขเอกสาร งานนำเสนอ ไฟล์ รายการ (ทั้งเริ่มต้นและภายนอก) บนคอมพิวเตอร์ของคุณในขณะที่ออฟไลน์บนเครื่องบินเป็นธุรกิจได้ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ โดยใช้ฟีเจอร์ เช่น Office Word 2010, Office Excel 2010 และ Office InfoPath 2010 และผลิตภัณฑ์ Office ของคุณได้ที่มาตรฐาน เมื่อคุณกลับมาออนไลน์ไปยังไซต์ SharePoint 2010 ของคุณ สามารถซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยอัตโนมัติ และแก้ไขข้อขัดแย้งได้อย่างราบรื่น

เมื่อต้องการทำไซต์ ไลบรารี หรือรายการ SharePoint ให้ตรงกัน คุณต้องมีการติดตั้ง SharePoint Workspace 2010 บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของคุณ และคุณต้องมีสิทธิ์ สนับสนุน ในไซต์ ไลบรารี หรือรายการ

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ SharePoint 2010 กับ SharePoint Workspace 2010 ในส่วนดูเพิ่มเติม และ ใน SharePoint Workspace 2010 วิธีใช้

ด้านบนของหน้า

การทำข้อมูลให้ตรงกันคืออะไร

กล่าวโดยสรุปก็คือ การทำข้อมูลให้ตรงกัน หมายถึง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือเซิร์ฟเวอร์ SharePoint จะได้รับการปรับให้ตรงกันอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เนื้อหาบนคอมพิวเตอร์ทั้งสองเครื่องเหมือนกัน การทำข้อมูลให้ตรงกันนี้เป็นแบบสองทิศทาง หรือเป็นไปในสองทิศทาง การเปลี่ยนแปลงที่ทำบนคอมพิวเตอร์ของคุณได้รับการอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ และการเปลี่ยนแปลงที่ทำบนเซิร์ฟเวอร์ได้รับการดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ การทำข้อมูลให้ตรงกันของ SharePoint Workspace 2010 ยังมีประสิทธิภาพอีกด้วย การเปลี่ยนแปลงในแฟ้มหรือรายการเท่านั้นที่จะได้รับการทำให้ตรงกัน ไม่ใช่ทั้งแฟ้มหรือรายการ

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับเอกสารในไลบรารี SharePoint

คุณสามารถทำงานกับไฟล์ในไลบรารี SharePoint บนคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยใช้ SharePoint Workspace 2010 มุมมองไลบรารีใน SharePoint Workspace 2010 จะคล้ายกับมุมมองใน SharePoint 2010 คอลัมน์แบบกำหนดเอง มุมมอง และชนิดเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุน ซึ่งรวมถึงมุมมองไลบรารี สาธารณะ และส่วนตัว

คุณสมบัติแบบกำหนดเอง เช่น ชื่อเรื่อง ลำดับความสำคัญ และคำสำคัญ แสดงในแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารของ Word, Excel และ PowerPoint แม้กระทั่งคำสั่ง ใหม่ ที่มีชนิดเนื้อหาที่กำหนดไว้ใดๆ ก็จะทำงานในลักษณะเดียวกัน

คุณยังสามารถเปิดและบันทึกแฟ้ม Office เช่น เอกสาร กระดาษคำนวณ และงานนำเสนอ จากและไปยังพื้นที่ทำงานภายในของคุณโดยการใช้กล่องโต้ตอบ เปิด และ บันทึก ของ Office ที่คุ้นเคย คุณยังสามารถลากและวางแฟ้มจาก Windows Explorer ไปยังพื้นที่ทำงาน SharePoint ของคุณ

นอกจากนี้ ยังรองรับการเช็คอิน เช็คเอาท์ และการสร้างรุ่นหลักและรอง คำสั่งที่เกี่ยวข้องถูกเปิดใช้บน Ribbon ของ SharePoint Workspace เมื่อคุณออนไลน์ แต่ไม่พร้อมให้ใช้งานเมื่อคุณทำงานแบบออฟไลน์

โปรดทราบว่าแฟ้ม Office เช่น เอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ได้รับการจัดการโดย SharePoint Workspace 2010 ด้วยวิธีเดียวกับแฟ้มที่เปิดโดยตรงจากเบราว์เซอร์ และยังคงรักษา URL ไว้ ซึ่งคุณสามารถดูและคัดลอกในมุมมอง Backstage

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับข้อมูลรายการ

คุณสามารถทำงานกับรายการ SharePoint ภายใน และภาย นอก บนคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้ SharePoint Workspace 2010 ชนิดของคอลัมน์ metadata และชนิดเนื้อหาส่วนใหญ่ยังได้รับการสนับสนุนใน SharePoint Workspace 2010 ซึ่งรวมถึงมุมมองรายการ สาธารณะ และส่วนตัว

ถ้าข้อขัดแย้งครั้งเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้อย่าง น้อยสองคนแก้ไขข้อมูลในรายการเดียวกัน แล้วคุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบการแก้ไขข้อขัดแย้งในการแก้ไขข้อขัดแย้ง และมีลักษณะของคุณ แม้ว่า metadata ในรายการการเปลี่ยนแปลงบนเซิร์ฟเวอร์ metadata รายการใหม่สามารถซิงโครไนซ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับตัวอย่างถ้าคอลัมน์จากการคำนวณจะถูกเพิ่มใน SharePoint 2010 จาก นั้น SharePoint Workspace 2010 รับค่าการเปลี่ยนแปลงการซิงโครไนซ์ครั้งถัดไปเกิดขึ้น

รายการภายนอก สร้างขึ้น โดยใช้ Business Connectivity Services (BCS) ใน SharePoint Designer 2010 ยังได้รับการสนับสนุน รายการภายนอกสามารถประกอบด้วยการเข้าถึงแบบอ่าน/เขียนไปยังบรรทัดของธุรกิจข้อมูลจากแหล่งข้อมูล เช่น SQL Server หรือ SAP นั่นหมายความว่า คุณสามารถทำงานกับข้อมูลของรายการภายนอกจากภายใน SharePoint Workspace 2010 ว่าแบบออนไลน์ หรือแบบออฟไลน์ และได้อย่างราบรื่นซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงของคุณโดยตรงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก

คุณจะพบว่าการเพิ่มและแก้ไขข้อมูลในรายการและ Metadata บนคอมพิวเตอร์ของคุณใน SharePoint Workspace 2010 ง่ายดายและรวดเร็วกว่าในเบราว์เซอร์บนไซต์ SharePoint คุณสามารถดูข้อมูลรายการในมุมมองที่เหมือนกับตารางและแก้ไขข้อมูลในฟอร์ม คุณลักษณะฟอร์มแยกให้คุณมีมุมมองที่ไม่ซ้ำกันและสะดวกสำหรับข้อมูลของคุณ

หากผู้ออกแบบฟอร์ม InfoPath เชื่อมโยงฟอร์ม InfoPath 2010 กับรายการ คุณสามารถทำฟอร์มนั้นให้ตรงกันและใช้ใน SharePoint Workspace 2010 ของคุณได้ นั่นหมายถึง คุณสามารถใช้ประโยชน์ของคุณลักษณะฟอร์ม InfoPath เช่น การตรวจการสะกด การแนบแฟ้ม Rich Text การตรวจสอบเขตข้อมูล และกฎธุรกิจ ได้

ด้านบนของหน้า

การค้นหาเนื้อหา SharePoint Workspace 2010

การค้นหาเนื้อหา SharePoint Workspace 2010 ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีเสถียรภาพ

• เมื่อคุณค้นหาในพื้นที่ทำงานหรือจากแถบเปิดใช้ คุณสามารถค้นหาเนื้อหาในพื้นที่ทำงานในไซต์ของคุณทั้งหมดได้อย่างทั่วถึง

• เมื่อคุณค้นหาจากปุ่ม เริ่ม ใน Microsoft Windows 7 คุณค้นหาทั่วทั้งเดสก์ท็อปของคุณและเนื้อหาที่คุณดาวน์โหลดทั้งหมดจาก SharePoint Workspace 2010 พื้นที่ทำงานต่างๆ จะได้รับการจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติ การค้นหาภายในเป็นไปอย่างรวดเร็วและได้ผลดีไม่ว่าคุณออฟไลน์หรือออนไลน์

ด้านบนของหน้า

ข้อจำกัด ข้อยกเว้น และการแก้ปัญหา

มีบางอย่างขีดจำกัดและข้อยกเว้นเมื่อทำงานกับเนื้อหา SharePoint 2010 กับ SharePoint Workspace 2010 โปรดสังเกตว่า บานหน้าต่างนำทางของ SharePoint Workspace 2010 แสดงการเชื่อมโยงกับไม่สนับสนุนรายการและไลบรารี ซึ่งคุณสามารถคลิเมื่อต้องการทำงานร่วมกับ SharePoint 2010 สำหรับการสนับสนุนเต็มรูปแบบถ้าคุณกำลังออนไลน์ได้โดยสะดวก

คุณควรระวังในเรื่องข้อจำกัดและข้อยกเว้นต่อไปนี้เมื่อทำงานใน SharePoint Workspace 2010

• จำนวนรวมของไฟล์ที่คุณสามารถเก็บข้ามทั้งหมดของเวิร์กสเปซของ SharePoint คือ 10000 โดยประมาณ

  หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่มีการอัปเดตให้ Microsoft Office 2010 Service Pack 1 คุณสามารถเฉพาะจัดเก็บโดยประมาณ 500 เอกสารใน SharePoint Workspace ก่อนที่คุณเห็นข้อความคำเตือนเกี่ยวกับขีดจำกัดของเอกสาร นอกจากนี้ เมื่อคุณเกินเอกสาร 1,800 ระหว่างพื้นที่ทำงาน SharePoint ของคุณ ข้อความเตือนปรากฏขึ้นเพื่อ แจ้งให้คุณทราบว่า คุณสมบัติเอกสารเท่านั้นจะถูกดาวน์โหลดไปยังเวิร์กสเปซ

• แต่ละรายการสามารถมีข้อมูลได้ไม่เกิน 30,000 รายการ

• จากภายใน SharePoint Workspace 2010 คุณสามารถสร้าง ปรับปรุง และลบแฟ้มในไลบรารีและรายการใหม่ในรายการหนึ่ง แต่คุณไม่สามารถสร้างไซต์ ไลบรารี และรายการใหม่ได้

• ไม่สนับสนุนไซต์ที่ใช้แม่แบบฐานข้อมูลเว็บ Access

• รายการต่อไปนี้ไม่ได้รับการสนับสนุน เช่น ปฏิทิน เพจ Wiki และแบบสำรวจ

• มุมมองต่อไปนี้ไม่ได้รับการสนับสนุน คือ รายการงานโครงการในมุมมอง Gantt ลักษณะ โฟลเดอร์แบบอินไลน์ (ซึ่งแสดงเป็นกลุ่ม) และจำนวนรายการสูงสุด

• ไม่สนับสนุนตัวควบคุมตัวใช้เลือกบุคคล

• ไม่สนับสนุนการแก้ไขเพจไซต์ในไลบรารีเพจไซต์

• ไม่สนับสนุนการแก้ไขของสิ่งที่แนบมาของรายการ (แม้ว่าคุณสามารถเปิดสิ่งที่แนบมาแบบอ่านอย่างเดียวได้)

• ไม่สนับสนุนการทำข้อมูลให้ตรงกันสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ทำในสมุดบันทึก OneNote

• รายการหรือไลบรารีที่ได้รับการป้องกันโดยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) จะไม่ได้รับการสนับสนุน

ด้านบนของหน้า

การทำพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint

1. ในเบราว์เซอร์ของคุณ นำทางไปยังไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการทำให้ข้อมูลตรงกัน

2. คลิกเมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace

3. เมื่อต้องการเลือกควบคุมไลบรารีและรายการต่างๆ ที่จะถูกดาวน์โหลด ให้ทำดังนี้

   1. คลิก กำหนดค่า

   2. เลือกรายการหรือไลบรารีแต่ละรายการ จากนั้นในกล่อง ดาวน์โหลด เลือก ส่วนหัวเท่านั้น (ไลบรารีเท่านั้น) หรือ ไม่มีเนื้อหา คุณสามารถดาวน์โหลดเนื้อหาเต็มรูปแบบได้ในภายหลังถ้าคุณต้องการ

ในครั้งแรกที่คุณทำข้อมูลให้ตรงกันทั้งไซต์ อาจใช้เวลาสองถึงสามนาทีในการดาวน์โหลดแฟ้มทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่การดำเนินการนี้เกิดในเบื้องหลัง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำงานอื่นๆ ต่อไปได้

ด้านบนของหน้า

การทำพื้นที่ทำงาน SharePoint ให้ตรงกันกับไลบรารีหรือรายการที่เฉพาะเจาะจง

คุณสามารถเลือกไลบรารีหรือรายการที่เฉพาะเจาะจงได้ หากข้อมูลเหล่านั้นคือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องใช้ทำงานจากไซต์ คุณอาจต้องการเลือกสิ่งที่คุณต้องการดาวน์โหลดเพื่อประหยัดพื้นที่บนคอมพิวเตอร์ส่วนตัวของคุณ หรือเนื่องจากคุณไม่มีสิทธิ์ในการทำข้อมูลส่วนอื่นของไซต์ให้ตรงกัน

1. ในเบราว์เซอร์ของคุณ นำทางไปยังไซต์ SharePoint ที่มีรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกัน

2. คลิกที่ชื่อของรายการหรือไลบรารีบน เปิดใช้ด่วน หรือคลิก การกระทำในไซต์ แล้วคลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นในส่วนรายการหรือไลบรารีที่เหมาะสม ให้คลิกที่ชื่อของรายการหรือไลบรารี

   หมายเหตุ: ลักษณะที่ปรากฏและการนำทางของไซต์ SharePoint สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างมาก ถ้าคุณไม่พบตำแหน่งที่ตั้งของตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง เช่น คำสั่ง ปุ่ม หรือการเชื่อมโยง ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

3. ใน Ribbon บนแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี ในกลุ่ม เชื่อมต่อและส่งออก ให้คลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันกับ SharePoint Workspace

ด้านบนของหน้า