באמצעות Microsoft SharePoint Workspace 2010, באפשרותך לעבוד עם אתרים, ספריות ורשימות של SharePoint במחשב השולחני או הנישא שלך, במשרד או מחוצה לו. סינכרון השינויים בין המחשב שלך לשרת SharePoint מטופל באופן חלק ויעיל. השימוש ב- SharePoint Workspace 2010 יכול לעזור לך לחסוך זמן ולנהל את מאמצי שיתוף הפעולה ביעילות רבה יותר.
במאמר זה
מבוא לסינכרון תוכן של SharePoint 2010 עם SharePoint Workspace 2010
באמצעות Microsoft SharePoint Workspace 2010, באפשרותך לעבוד עם אתרים, ספריות ורשימות של SharePoint במחשב השולחני או הנישא שלך, במשרד או מחוצה לו. סינכרון השינויים בין המחשב שלך לשרת SharePoint מטופל באופן חלק ויעיל. השימוש ב- SharePoint Workspace 2010 יכול לעזור לך לחסוך זמן ולנהל את מאמצי שיתוף הפעולה ביעילות רבה יותר.
כאשר אתה מחובר, הסינכרון יכול להתבצע אוטומטית ברקע, אם כי באפשרותך לבצע את השינויים ידנית, אם תרצה. כאשר אתה מחובר - בבית, בדרך או באוויר - באפשרותך להמשיך לעבוד במחשב שלך. כשאתה חוזר למצב מקוון, SharePoint Workspace 2010 מסנכרן שינויים שאתה ואחרים ביצעתם בעת שהיית במצב לא מקוון.
לדוגמה, באפשרותך לערוך מסמכים, מצגות, קבצים ורשימות (מקומיים וחיצוניים כאחד) במחשב שלך כאשר אתה במצב לא מקוון בטיסה עסקית. תוכל לעשות זאת באמצעות המוצרים והתכונות הרגילים של Office, כגון Office Word 2010, Office Excel 2010 ו- Office InfoPath 2010. כשאתה חוזר למצב מקוון באתרי SharePoint 2010 שלך, ניתן לבצע סינכרון אוטומטי של כל השינויים שלך ולפתור את כל ההתנגשויות באופן חלק.
כדי לסנכרן אתר, ספריה או רשימה של SharePoint, עליך לוודא ש- SharePoint Workspace 2010 מותקן במחשב הלקוח שלך ולקבל הרשאת השתתפות עבור האתר, הספריה או הרשימה.
ניתן למצוא מידע נוסף אודות השימוש ב- SharePoint 2010 עם SharePoint Workspace 2010 בסעיף למידע נוסף ובמערכת העזרה של SharePoint Workspace 2010.
מהו סינכרון?
בקצרה, סינכרון פירושו שכל השינויים המבוצעים במחשב שלך או בשרת SharePoint מותאמים באופן רציף כך שהתוכן נותר זהה בשני המחשבים. סינכרון זה הוא דו-סטרי או דו-כיווני. שינויים המבוצעים במחשב שלך מועלים לשרת, ושינויים המבוצעים בשרת מורדים למחשב שלך. הסינכרון של SharePoint Workspace 2010 יעיל; רק השינויים בקובץ או ברשימה עוברים סינכרון, ולא הקובץ או הרשימה במלואם.
עבודה עם מסמכים בספריות SharePoint
באפשרותך לעבוד עם קבצים בספריות SharePoint במחשב שלך באמצעות SharePoint Workspace 2010. תצוגת הספריה ב- SharePoint Workspace 2010 דומה מאד לתצוגה ב- SharePoint 2010. התצוגה תומכת בעמודות, בתצוגות ובסוגי תוכן מותאמים אישית. הדבר כולל תצוגות ספריה, הן ציבוריות והן פרטיות.
מאפיינים מותאמים אישית, כגון כותרת, עדיפות ומילת מפתח, מופיעים בלוחות פרטי המסמך של Word, Excel ו- PowerPoint. גם הפקודה חדש עם כל סוגי התוכן המוגדרים פועלת באופן דומה.
באפשרותך גם לפתוח ולשמור קבצי Office, כגון מסמכים, גליונות אלקטרוניים ומצגות, מסביבות העבודה המקומיות שלך ובהן, באמצעות תיבות הדו-שיח המוכרות של Office: פתיחה ושמירה. באפשרותך גם לגרור ולשחרר קבצים מסייר Windows לסביבת העבודה של SharePoint.
הכנסה, הוצאה ויצירה של גירסאות ראשיות ומשניות נתמכת אף היא. פקודות קשורות זמינות ברצועת הכלים של SharePoint Workspace כאשר אתה במצב מקוון, אך אינן זמינות כאשר אתה במצב לא מקוון.
שים לב שקובץ Office, כגון מסמך Word או מצגת PowerPoint, מטופל ב- SharePoint Workspace 2010 באותו אופן שבו מטופל קובץ הנפתח ישירות מהדפדפן, ואפילו כתובת ה- URL נשמרת, ובאפשרותך להציג ולהעתיק אותה בתצוגת Backstage.
עבודה עם נתוני רשימה
באפשרותך לעבוד עם רשימות SharePoint, מקומיות וחיצוניות כאחד, במחשב שלך באמצעות SharePoint Workspace 2010. מרבית סוגי העמודות, המטה-נתונים וסוגי התוכן נתמכים גם ב- SharePoint Workspace 2010. הדבר כולל תצוגות רשימה, הן ציבוריות והן פרטיות.
אם מתרחשת התנגשות מקרית כאשר שני אנשים או יותר עורכים את אותו פריט רשימה, באפשרותך להשתמש בתיבת הדו-שיח של פתרון התנגשויות כדי לפתור את ההתנגשות ולהמשיך הלאה. גם כאשר מטה-נתונים של רשימה משתנים בשרת, ניתן לבצע סינכרון של המטה-נתונים החדשים של הרשימה במחשב שלך. לדוגמה, אם מתבצעת הוספה של עמודה מחושבת ב- SharePoint 2010, SharePoint Workspace 2010 מעדכן את השינוי בסינכרון הבא.
רשימות חיצוניות, הנוצרות באמצעות שירותי קישוריות למידע עסקי (BCS) ב- SharePoint Designer 2010 נתמכות גם כן. רשימות חיצוניות יכולות להכיל גישת קריאה/כתיבה לנתונים של קו פעולה עסקי ממקורות נתונים, כגון SQL Server או SAP. משמעות הדבר היא שניתן לעבוד עם נתוני הרשימה החיצונית מתוך SharePoint Workspace 2010, במצב מקוון או לא מקוון, ולסנכרן באופן חלק את השינויים ישירות למקור הנתונים החיצוני.
קל ומהיר יותר להוסיף ולערוך נתונים ומטה-נתונים של פריט רשימה במחשב שלך ב- SharePoint Workspace 2010 מאשר בדפדפן באתר SharePoint. באפשרותך להציג את נתוני הרשימה בתצוגה דמויית רשת ולערוך את הנתונים בטופס. תכונת פיצול הטופס מעניקה לך תצוגה ייחודית ושימושית של הנתונים שלך.
אם מעצב טפסים של InfoPath שייך טופס של InfoPath 2010 לרשימה, באפשרותך לסנכרן טופס זה ולהשתמש בו ב- SharePoint Workspace 2010. פירוש הדבר שבאפשרותך ליהנות מתכונות הטופס של InfoPath, כגון בדיקת איות, הוספת קבצים מצורפים, טקסט עשיר, אימות שדות וכללים עסקיים.
חיפוש בתוכן של SharePoint Workspace 2010
החיפוש בתוכן של SharePoint Workspace 2010 מתבצע בצורה חכמה ויציבה:
-
כאשר אתה מבצע חיפוש בסביבת עבודה או מסרגל ההפעלה, באפשרותך למצוא תוכן מכל סביבות העבודה של האתר שלך.
-
כאשר אתה מבצע חיפוש מלחצן 'התחל' של Microsoft Windows 7, החיפוש מתבצע בפריטי שולחן העבודה שלך ובכל התוכן שהורדת מ- SharePoint Workspace 2010. סביבות עבודה מסודרות באינדקס באופן אוטומטי. החיפוש המקומי מתבצע במהירות ופועל בין אם אתה במצב מקוון או במצב לא מקוון.
מגבלות, חריגות ופתרונות
בעת עבודה עם תוכן של SharePoint 2010 עם SharePoint Workspace 2010, חלים כמה מגבלות וחריגים. שים לב שחלונית הניווט של SharePoint Workspace 2010 מציגה קישורים לרשימות ולספריות לא נתמכות, שניתן בקלות רבה ללחוץ עליהן כדי לעבוד איתן ב- SharePoint 2010 עם תמיכה מלאה אם אתה במצב מקוון.
שים לב למגבלות ולחריגות שלהלן בעת עבודה ב- SharePoint Workspace 2010:
-
המספר הכולל של קבצים שבאפשרותך לאחסן בכל סביבות העבודה שלך ב- SharePoint הוא כ 10,000.
הערה: אם לא עדכנת את Microsoft Office 2010 Service Pack 1, באפשרותך לאחסן כ- 500 מסמכים בלבד ב- SharePoint Workspace לפני שתראה הודעות אזהרה לגבי מגבלות המסמכים. בנוסף, לאחר שתחרוג מ- 1,800 מסמכים בכל סביבות העבודה שלך ב- SharePoint, תופיע הודעת אזהרה אשר תודיע לך שרק מאפייני מסמך יורדו לסביבת העבודה.
-
כל רשימה יכולה להכיל 30,000 פריטים לכל היותר.
-
מתוך SharePoint Workspace 2010, באפשרותך ליצור, לעדכן ולמחוק קבצים בספריה ופריטים חדשים ברשימה, אך אין באפשרותך ליצור ספריות, רשימות ואתרים חדשים.
-
קיימת תמיכה באתרים המבוססים על תבנית מסד נתונים באינטרנט של Access.
-
הרשימות הבאות אינן נתמכות: לוח שנה, דף Wiki וסקר.
-
התצוגות הבאות אינן נתמכות: רשימת 'משימות פרוייקט' בתצוגת גאנט, 'סגנון', 'תיקיות מוטבעות' (המוצגות כקבוצות) ו'מגבלת פריטים'.
-
פקד בורר האנשים אינו נתמך.
-
העריכה של דפי אתר בספריית דפי האתר אינה נתמכת.
-
העריכה של קבצים המצורפים לרשימה אינה נתמכת (אם כי באפשרותך לפתוח את הקובץ המצורף כקובץ לקריאה בלבד).
-
הסינכרון של שינויים המבוצעים במחברת OneNote אינו נתמך.
-
רשימות או ספריות המוגנות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM) אינן נתמכות.
סינכרון סביבת עבודה של SharePoint עם אתר SharePoint
-
בדפדפן שלך, נווט אל אתר SharePoint שברצונך לסנכרן.
-
לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על סנכרן עם SharePoint Workspace.
-
כדי לשלוט בבחירה בספריות וברשימות שיורדו:
-
לחץ על קבע תצורה.
-
עבור כל רשימה או ספריה, בחר אותה ולאחר מכן, בתיבה 'הורדה', בחר כותרות בלבד (ספריות בלבד) או ללא תוכן. באפשרותך להוריד את התוכן המלא במועד מאוחר יותר אם יש לך צורך בכך.
-
בפעם הראשונה שאתה מסנכרן אתר שלם, ייתכן שההורדה של כל הקבצים למחשב שלך תימשך כמה דקות, אך פעולה זו מתבצעת ברקע, כך שבאפשרותך להמשיך לעבוד על משימות אחרות.
הערה: אם האתר מכיל אתרי משנה, אתרים אלה אינם נכללים בהורדה, אך תוכל להוריד אותם בנפרד אם יש לך צורך בכך.
סינכרון סביבת עבודה של SharePoint עם ספריה או רשימה ספציפיות
באפשרותך לבחור ספריה או רשימה ספציפית, אם לא נדרשים לך פריטים אחרים מהאתר לצורך עבודתך. ייתכן שתרצה לברור את הפריטים שאתה מוריד כדי לחסוך מקום במחשב האישי שלך, או מכיוון שאין לך הרשאה לסינכרון שאר חלקי האתר.
-
בדפדפן שלך, נווט אל אתר SharePoint המכיל את הספריה או את הרשימה שברצונך לסנכרן.
-
לחץ על שם הרשימה או הספריה בהפעלה המהירה, או לחץ על פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן, במקטע הרשימות או הספריות המתאים, לחץ על שם הרשימה או הספריה.
הערה: ניתן לשנות אתר SharePoint באופן ניכר מבחינת המראה והניווט. אם אין באפשרותך לאתר אפשרות כגון פקודה, לחצן או קישור, פנה למנהל המערכת.
-
ברצועת הכלים, בכרטיסיה רשימה או ספריה, בקבוצה התחברות וייצוא, לחץ על סנכרן עם SharePoint Workspace.
