การซิงโครไนส์ SharePoint 2010 เนื้อหา ด้วย Outlook 2010

ในบทความนี้

• บทนำสู่การซิงโครไนซ์เนื้อหา Outlook 2010 กับ SharePoint 2010

• การทำงานกับไลบรารีเอกสารที่ซิงโครไนซ์แล้ว

• การทำงานกับรายการที่ติดต่อซิงโครไนซ์แล้ว

• การทำงานกับรายการงานที่ซิงโครไนซ์แล้ว

• การทำงานกับรายการภายนอกซิงโครไนซ์แล้ว

• จุดรวมเพิ่มเติม

• ซิงโครไนซ์ไลบรารี SharePoint กับ Outlook 2010

• ซิงโครไนซ์รายการติดต่อ SharePoint กับที่ติดต่อ Outlook 2010

• ซิงโครไนซ์รายการงาน SharePoint กับงาน Outlook 2010

บทนำสู่การซิงโครไนซ์เนื้อหา Outlook 2010 กับ SharePoint 2010

คุณสามารถซิงโครไนซ์ไลบรารี SharePoint รายการที่ติดต่อ รายการงาน โครงการรายการงาน และชนิดของรายการภายนอก SharePoint กับ Outlook 2010 เนื่องจากผู้ใช้ SharePoint 2010 จำนวนมากยังใช้ Outlook 2010 เพื่อทำงานร่วมกัน และกิจกรรม coordinate และโครงการ ความสามารถในการซิงโครไนซ์ของไลบรารีและรายการเหล่านี้จะช่วยให้ คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานแบบออฟไลน์ และไม่มี access สะดวก เมื่อต้องการไซต์ SharePoint ของคุณตลอดเวลา

เมื่อต้องการซิงโครไนซ์ไลบรารีและรายการเหล่านี้ คุณต้องมี Outlook 2010 ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของคุณ และคุณต้องมีสิทธิ์ทำงานร่วมกันไปยังไลบรารีหรือรายการ

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ SharePoint 2010 กับ Outlook 2010 ในส่วนดูเพิ่มเติมและ ใน Outlook 2010 วิธีใช้

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับไลบรารีเอกสารที่ซิงโครไนซ์แล้ว

คุณสามารถซิงโครไนซ์ไลบรารี SharePoint ระหว่าง Outlook 2010 กับ SharePoint 2010 เมื่อคุณซิงโครไนซ์ในไลบรารี ไลบรารีแสดงเป็นโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง Outlook ภายใต้รายการ SharePoint

เมื่อคุณใช้การค้นหาทันที Outlook ค้นหาทั้งหมดที่ซิงโครไนซ์แล้วเอกสาร SharePoint แสดงตัวอย่างเอกสารในบานหน้าต่างการอ่านของ Outlook ให้คุณสามารถเรียกดูผลลัพธ์การค้นหาได้อย่างง่ายดาย คุณอาจพบเปิด และบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเอกสาร SharePoint จาก Outlook รวดเร็ว และสะดวกมากขึ้น คุณสามารถแสดงตัวอย่าง แก้ไข แล้วจัดการเอกสารในไลบรารี SharePoint จากภายใน Outlook คุณสามารถเพิ่มเติม ให้ไลบรารีเป็นแบบออฟไลน์ ทำงานกับไฟล์ Office ในไลบรารี นำกลับมาออนไลน์ และซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงแล้ว

ซิงโครไนซ์นี้คือเดียว หรือไม่ให้มีทิศสำหรับไฟล์ Office เปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์ในไลบรารี SharePoint ที่สามารถดาวน์โหลดไปยัง Outlook แต่คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์ที่ไม่ใช่ Office ใน Outlook และอัปโหลดกลับไปยังไลบรารี SharePoint ถ้าคุณทำงานกับ Outlook แบบออฟไลน์ คุณสามารถแก้ไขไฟล์ Office เช่นเอกสาร Word สเปรดชีต Excel และงานนำเสนอ PowerPoint เมื่อคุณกลับมาออนไลน์ คุณสามารถอัปโหลดการเปลี่ยนแปลงของคุณในไลบรารี SharePoint อย่างไรก็ตาม Outlook ไม่ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์ Office เหล่านี้ไว้ในไลบรารี SharePoint สำหรับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เช็คเอาท์ไฟล์เหล่านี้ก่อน หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงแบบออฟไลน์เหล่านั้นใน Outlook

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับรายการที่ติดต่อซิงโครไนซ์แล้ว

คุณสามารถซิงโครไนซ์รายการ SharePoint ติดต่อระหว่าง Outlook 2010 กับ SharePoint 2010 ทำให้คุณสามารถเก็บ แชร์ และจัดการ SharePoint ที่ติดต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นใน Outlook คุณสามารถเพิ่มเติม ให้รายการติดต่อเป็นแบบออฟไลน์ ทำงานกับติดต่อ นำกลับมาออนไลน์ แล้ว ซิงโครไนซ์เหล่านั้นอาจมา จาก Outlook 2010 หรือ SharePoint 2010

จาก Outlook 2010, SharePoint ซิงโครไนซ์รายการที่ติดต่อทำงานเหมือน Outlook อื่น ๆ โฟลเดอร์ที่ติดต่อ คุณสามารถดู แก้ไข พิมพ์ และแม้แต่โทรหาที่ติดต่อเหล่านี้ โดยใช้ Microsoft Office Communicator คุณสามารถส่งข้อความอีเมลพวกเขา และประชุม ใช้ประเภทสี เก็บหลายโทรศัพท์ตัวเลขและอีเมลที่อยู่ และรวมรูปถ่ายที่ติดต่อ นาม บัตรอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนวันเกิดและวันครบรอบข้อมูล

ซิงโครไนซ์รายการที่ติดต่อนี้เป็นแบบสองทาง หรือทิศทาง การเปลี่ยนแปลงใน Outlook ไปยังที่ติดต่อเหล่านี้จะถูกซิงโครไนซ์กับรายการติดต่อของ SharePoint โดยอัตโนมัติ เปลี่ยนแปลงลงในรายการที่ติดต่อ SharePoint ซิงโครไนซ์กับติดต่อใน Outlook โดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณเปิดติดต่อ SharePoint ใน Outlook หรือเปิดรายการติดต่อใน SharePoint 2010 คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ถ้าการเปลี่ยนแปลงไปยังติดต่อใน Outlook ในขณะที่มีเปิดรายการติดต่อ SharePoint คุณต้องรีเฟรชเบราว์เซอร์เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในรายการ SharePoint ถ้าการเปลี่ยนแปลงลงในรายการที่ติดต่อของ SharePoint ขณะเปิดติดต่อใน Outlook คุณต้องใช้คำสั่งส่ง/รับจะเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในติดต่อ Outlook

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับรายการงานที่ซิงโครไนซ์แล้ว

คุณสามารถซิงโครไนซ์รายการงาน SharePoint ระหว่าง Outlook 2010 กับ SharePoint 2010 คุณสามารถทำงานกับรายการงานมาตรฐานและโครงการรายการงาน ซึ่งคล้ายกับรายการงานมาตรฐาน เว้นแต่ว่ารายการงานโครงการมีจอแสดงผลกราฟิกรายการงาน ชื่อมุมมอง Gantt คุณสามารถใช้เวลาในรายการงานแบบออฟไลน์ ทำงานกับงานในรายการ นำกลับมาออนไลน์ และตรงจาก Outlook

เนื้อหาของรายการงานที่ซิงโครไนซ์ปรากฏขึ้นภายใต้งานอื่นในบานหน้าต่างนำทาง และนำมารวมในแถบรายการที่ต้องทำ เมื่อต้องการติดตามสถานะ ความคืบหน้า และประวัติของโครงการของคุณ คุณและทีม สมาชิกสามารถสร้าง กำหนด อัปเด ตอบกลับ และลบงานเมื่อทำงานในโฟลเดอร์ Outlook ของคุณตามลำดับ

คุณยังสามารถใช้ค่าสถานะและประเภทของงานที่ซิงโครไนซ์แล้วในขณะที่คุณทำได้กับงานของ Outlook ค่าสถานะและประเภทไม่ปรากฏบนไซต์ SharePoint แต่ค่าสถานะและประเภทจะพร้อมใช้งานเมื่อคุณทำงานกับงานของคุณให้ตรงกันใน Outlook การแจ้งเกี่ยวกับงาน SharePoint ได้อย่างเต็มรูปแบบเพิ่มเติมรวมเข้ากับงานและปฏิทิน และคุณสามารถเลือกการตั้งค่าเพื่อสร้างข้อความอีเมลที่แจ้งให้ทราบและการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ

ซิงโครไนซ์รายการงานนี้เป็นแบบสองทาง หรือทิศทาง การเปลี่ยนแปลงใน Outlook เพื่องานเหล่านี้จะถูกซิงโครไนซ์กับรายการงาน SharePoint หรือรายการงานโครงการโดยอัตโนมัติ เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับรายการงาน SharePoint หรือรายการงานโครงการซิงโครไนซ์กับงานใน Outlook โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเปิดงานใน Outlook หรือเปิดรายการงาน SharePoint หรือรายการงานโครงการใน SharePoint 2010 คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุด

ถ้าจะทำการเปลี่ยนแปลงงานใน Outlook ในขณะที่มีเปิดรายการงาน SharePoint คุณต้องรีเฟรชเบราว์เซอร์เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในรายการ ถ้าการเปลี่ยนแปลงลงในรายการงาน SharePoint ในขณะที่มีเปิดงานใน Outlook คุณต้องใช้คำสั่งส่ง/รับจะเห็นการเปลี่ยนแปลงล่าสุดในงาน Outlook

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับรายการภายนอกซิงโครไนซ์แล้ว

คุณสามารถซิงโครไนซ์รายการภายนอก SharePoint ระหว่าง Outlook 2010 กับ SharePoint 2010 รายการภายนอก SharePoint จะถูกสร้างขึ้น โดยใช้ Business Connectivity Services (BCS) ใน SharePoint Designer 2010 และสามารถประกอบด้วยการเข้าถึงแบบอ่าน/เขียนไปยังบรรทัดของธุรกิจข้อมูลจากแหล่งข้อมูล เช่น SQL Server หรือ SAP

เมื่อคุณสร้างชนิดเนื้อหาภายนอกใน SharePoint Designer 2010 คุณสามารถแมปนั้นให้กับชนิดข้อมูล Office ภายในเช่นติดต่อหรืองานเพื่อให้ข้อมูลภายนอกมีลักษณะ และการทำงานเหมือนกับรายการติดต่อหรืองานใน Outlook ตัวอย่างเช่น สมมติว่า ข้อมูลภายนอกของคุณคือ รายการของลูกค้า และคุณต้องการแสดงข้อมูลภายนอกใน Outlook เนื่องจากข้อมูลสำหรับลูกค้าคล้ายคลึงกับที่ติดต่อใน Outlook อย่างใกล้ชิด คุณสามารถแมปชนิดเนื้อหาภายนอกไปยังรายการที่ติดต่อใน Outlook หลังจากที่คุณเชื่อมต่อรายการภายนอกไปยัง Outlook โดยใช้คำสั่งการเชื่อมต่อกับ Outlookคุณสามารถสร้าง อัปเด และลบข้อมูลภายนอกได้โดยตรงจาก Outlook เช่นเดียวกับที่คุณต้องสร้าง และปรับปรุงที่ติดต่อ Outlook และงานของคุณ

ด้านบนของหน้า

จุดรวมเพิ่มเติม

Outlook 2010 มีจุดเพิ่มเติมรวมกับ SharePoint 2010 รวมถึงต่อไปนี้:

• เข้าร่วมในการอภิปรายออนไลน์ โดยใช้ข้อความอีเมล

• แสดง SharePoint 2010 และ Outlook 2010 ปฏิทินแบบเคียงข้างกัน

• จัดการการแจ้งเตือน SharePoint และตัวดึงข้อมูล RSS

• สร้างเวิร์กสเปซการประชุม

• ใช้ Web Part สำหรับ Outlook ใน SharePoint 2010 ไปยัง แสดงตัวอย่าง ข้อความ Outlook

• ใช้ add-in ของ Outlook Social Connector เพื่อจัดการตัวดึงข้อมูลทางสังคมจากเพื่อนร่วมงานของคุณ

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นต่อไปนี้รวมเพิ่มเติมในระบบ Outlook 2010 และวิธีใช้ SharePoint

ด้านบนของหน้า

ซิงโครไนซ์ไลบรารี SharePoint กับ Outlook 2010

1. ในเบราว์เซอร์ของคุณ นำทางไปยังไซต์ SharePoint ประกอบด้วยไลบรารีที่คุณต้องการซิงโครไนซ์

2. คลิกชื่อของไลบรารีบน Quick Launch หรือคลิกการกระทำในไซต์คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์และในส่วนของไลบรารีที่เหมาะสม คลิกชื่อของไลบรารี

   หมายเหตุ: ไซต์ SharePoint สามารถถูกปรับเปลี่ยนในลักษณะที่ปรากฏและการนำทางอย่างมาก ถ้าคุณไม่สามารถค้นหาตัวเลือกเช่นคำสั่ง ปุ่ม หรือ ลิงก์ ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

3. บน ribbon บนแท็บไลบรารีในกลุ่มการเชื่อมต่อ & ส่งออกคลิกเชื่อมต่อกับ Outlook

4. เมื่อได้รับพร้อมท์ให้เปิดโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิกอนุญาต

5. ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการดำเนินการ คลิกใช่

ใน Outlook ไลบรารีจะถูกเพิ่มลงในบานหน้าต่างนำทางภายใต้รายการ SharePoint ไฟล์ในไลบรารีทำงานคล้ายกับข้อความอีเมล สำหรับไฟล์ Office คลิกเพื่อแสดงตัวอย่างไฟล์ในบานหน้าต่างการอ่าน หรือดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดสมุดงาน คลิกขวาไฟล์สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ซิงโครไนซ์รายการติดต่อ SharePoint กับที่ติดต่อ Outlook 2010

1. ในเบราว์เซอร์ของคุณ นำทางไปยังไซต์ SharePoint ประกอบด้วยรายการติดต่อที่คุณต้องการซิงโครไนซ์

2. คลิกชื่อของรายการติดต่อบน Quick Launch หรือคลิกการกระทำในไซต์คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์และในส่วนของรายการที่เหมาะสม คลิกชื่อของรายการติดต่อ

   หมายเหตุ: ไซต์ SharePoint สามารถถูกปรับเปลี่ยนในลักษณะที่ปรากฏและการนำทางอย่างมาก ถ้าคุณไม่สามารถค้นหาตัวเลือกเช่นคำสั่ง ปุ่ม หรือ ลิงก์ ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

3. ใน ribbon บนแท็บรายการในกลุ่มการเชื่อมต่อ & ส่งออกคลิกเปิดใน Outlook

4. เมื่อได้รับพร้อมท์เพื่อเชื่อมต่อติดต่อ SharePoint กับ Outlook คลิกตกลง

ใน Outlook 2010 ติดต่อจะถูกเพิ่มภายใต้ที่ติดต่อในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

ซิงโครไนซ์รายการงาน SharePoint กับงาน Outlook 2010

1. ในเบราว์เซอร์ของคุณ นำทางไปยังไซต์ SharePoint ประกอบด้วยรายการงานหรือโครงการรายการงานที่คุณต้องการซิงโครไนซ์

2. คลิกชื่อของรายการงานงานหรือโครงการบน Quick Launch หรือคลิกการกระทำในไซต์คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาไซต์และในส่วนของรายการที่เหมาะสม คลิกชื่อของรายการงานหรือโครงการ

   หมายเหตุ:  ไซต์ SharePoint สามารถได้รับการปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏและการนำทางได้อย่างมาก ถ้าคุณไม่พบตำแหน่งที่ตั้งของตัวเลือก เช่น คำสั่ง ปุ่ม หรือลิงก์ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

3. ใน ribbon บนแท็บรายการในกลุ่มการเชื่อมต่อ & ส่งออกคลิกเปิดใน Outlook

4. เมื่อได้รับพร้อมท์เพื่อเชื่อมต่อรายการติดต่อ SharePoint กับ Outlook คลิกตกลง

ใน Outlook 2010 งานจะถูกเพิ่มภายใต้งานอื่นใน บานหน้าต่างนำทาง และ แถบรายการที่ต้องทำ

ด้านบนของเพจ