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SharePoint ライブラリ、連絡先リスト、タスク リスト、プロジェクト タスク リスト、および特定の種類の SharePoint 外部リストを Microsoft Outlook 2010 と同期できます。 多数の SharePoint 2010 ユーザーが共同で作業やプロジェクトをまとめるのに Outlook 2010 も使用するため、特にオフラインで作業する場合や、SharePoint サイトに常にアクセスできない場合は、これらのライブラリやリストを同期する機能は、効率的に作業を行うのに役立ちます。
内容
SharePoint 2010 コンテンツと Outlook 2010 の同期の概要
SharePoint ライブラリ、連絡先リスト、タスク リスト、プロジェクト タスク リスト、および特定の種類の SharePoint 外部リストを Outlook 2010 と同期できます。 多数の SharePoint 2010 ユーザーが共同で作業やプロジェクトをまとめるのに Outlook 2010 も使用するため、特にオフラインで作業する場合や、SharePoint サイトに常にアクセスできない場合は、これらのライブラリやリストを同期する機能は、効率的に作業を行うのに役立ちます。
これらのライブラリやリストを同期するには、クライアント コンピューターに Outlook 2010 がインストールされ、ライブラリやリストに対して共同作業を行う権限を持っている必要があります。
SharePoint 2010 と Outlook 2010 の使用の詳細については、「関連項目」セクションのリンク先や Outlook 2010 のヘルプを参照してください。
同期されたドキュメント ライブラリで作業を行う
Outlook 2010 と SharePoint 2010 の間で、SharePoint ライブラリを同期できます。 ライブラリを同期すると、[SharePoint リスト] の下の Outlook のナビゲーション ウィンドウに、ライブラリがフォルダーとして表示されます。
クイック検索を使用すると、Outlook では同期された SharePoint ドキュメントをすべて検索します。 Outlook の閲覧ウィンドウのドキュメントのプレビューで、検索結果を簡単に参照できます。 Outlook からは、すばやく簡単に SharePoint ドキュメントを開いて変更を保存できることがわかります。 その後、Outlook で SharePoint ライブラリ内のドキュメントをプレビュー、編集、および管理できます。 また、ライブラリをオフラインにして、ライブラリ内の Office ファイルで作業を行い、ライブラリをオンラインに戻して、変更を同期することもできます。
この同期は、Office ファイルに対して一方向で行われます。 SharePoint ライブラリでファイルに加えられた変更は、Outlook にダウンロードできますが、Outlook で Office 以外のファイルに変更を加えて、SharePoint ライブラリにアップロードすることはできません。 オフラインで Outlook で作業を行う場合、Word 文書、Excel ワークシート、PowerPoint プレゼンテーションなどの Office ファイルを編集できます。 オンラインに戻るときには、SharePoint ライブラリに変更をアップロードできます。 ただし、Outlook では、SharePoint ライブラリでこれらの Office ファイルに加えられた変更は追跡していません。 オフライン時に加えられた変更を Outlook の Office ファイルに反映する場合は、最適な結果を得るため、最初にこれらのファイルを確認します。
同期された連絡先リストで作業を行う
Outlook 2010 と SharePoint 2010 の間で、SharePoint の連絡先リストを同期できます。 そのため、Outlook で効率的に SharePoint の連絡先を保存、共有、および管理できます。 また、連絡先リストをオフラインにして作業を行い、オンラインに戻して、Outlook 2010 または SharePoint 2010 のいずれからでも同期することができます。
Outlook 2010 を使用すると、同期された SharePoint の連絡先リストは、他の Outlook の連絡先フォルダーのように機能します。 Microsoft Office Communicator を使用して、これらの連絡先を表示、編集、印刷、そして呼び出すこともできます。 連絡先の相手に電子メール メッセージや会議出席依頼を送信したり、色分類項目を使用したり、複数の電話番号や電子メール アドレスを保存したり、連絡先の写真、電子名刺、誕生日や記念日の情報を含めたりできます。
この連絡先リストの同期は双方向で行われます。 Outlook でこれらの連絡先に加えられた変更は、SharePoint の連絡先リストと自動的に同期されます。 SharePoint の連絡先リストに加えられた変更は、Outlook の連絡先と自動的に同期されます。
Outlook で SharePoint の連絡先を開くか、SharePoint 2010 で連絡先リストを開いて、最新の変更内容を確認します。 SharePoint の連絡先リストが開いている間に Outlook の連絡先に変更が加えられた場合、SharePoint リストで最新の変更を確認するには、ブラウザーを更新する必要があります。 Outlook で連絡先が開いている間に、SharePoint の連絡先リストに変更が加えられた場合、Outlook の連絡先で最新の変更を確認するには、[送受信] コマンドを使用する必要があります。
同期されたタスク リストで作業を行う
sharepoint タスクリストは、Outlook 2010 と sharepoint 2010 の間で同期できます。 標準のタスクリストと標準のタスクリストに似ていますが、プロジェクトタスクリストでは、タスクアイテムがガントビューと呼ばれるようにグラフィカルに表示される点が異なります。 また、タスクリストをオフラインで実行したり、リスト内のタスクを操作したり、オンラインに戻したり、Outlook から同期したりすることもできます。
同期されたタスク リストのコンテンツは、ナビゲーション ウィンドウの [その他のタスク] の下に表示され、To Do バーに統合されます。 プロジェクトのステータス、進捗状況、および履歴の追跡を行うため、チーム メンバーは、それぞれの Outlook フォルダーで作業するときに、タスクに対して作成、割り当て、更新、応答、および削除を行うことができます。
Outlook のタスクと同じように、同期されたタスクにフラグやカテゴリを適用することもできます。 フラグとカテゴリは SharePoint サイトには表示されませんが、Outlook の同期されたタスクで作業を行う際に使用できます。 SharePoint のタスク通知もタスクと予定表に完全に統合されており、通知の電子メール メッセージやアラームを自動的に生成する設定を選択できます。
このタスク リストの同期は双方向で行われます。 Outlook でこれらのタスクに加えられた変更は、SharePoint のタスク リストまたはプロジェクト タスク リストと自動的に同期されます。 SharePoint のタスク リストまたはプロジェクト タスク リストに加えられた変更は、Outlook のタスクと自動的に同期されます。 Outlook でタスクを開くか、SharePoint 2010 で SharePoint のタスク リストまたはプロジェクト タスク リストを開いて、最新の変更を確認します。
SharePoint のタスク リストが開いている間に、Outlook のタスクに変更が加えられた場合、リストで最新の変更を確認するには、ブラウザーを更新する必要があります。 Outlook でタスクが開いている間に、SharePoint のタスク リストに変更が加えられた場合、Outlook のタスクで最新の変更を確認するには、[送受信] コマンドを使用する必要があります。
同期された外部リストで作業を行う
Outlook 2010 と SharePoint 2010 の間で、SharePoint 外部リストを同期できます。 SharePoint 外部リストは、SharePoint Designer 2010 の Business Connectivity Services (BCS) を使用して作成され、SQL Server や SAP などのデータ ソースから基幹業務データへの読み取り/書き込み権限を含めることができます。
SharePoint Designer 2010 で外部コンテンツ タイプを作成すると、そのコンテンツ タイプを、連絡先やタスクなどのネイティブの Office アイテムにマップすることができるため、外部データの外観と動作は、Outlook の連絡先アイテムやタスク アイテムと同じようになります。 たとえば、外部データが顧客の一覧で、その外部データを Outlook で表示するとします。 顧客に関するデータは Outlook の連絡先によく似ているため、その外部コンテンツ タイプを Outlook の連絡先アイテムにマップすることができます。 [Outlook に接続] を使用して外部リストを Outlook に接続すると、Outlook の連絡先とタスクの作成や更新と同様に、Outlook から直接外部データの作成、更新、および削除を実行できます。
追加の統合ポイント
Outlook 2010 に含まれる SharePoint 2010 との追加の統合ポイントは、次のとおりです。
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電子メール メッセージを使用してオンライン ディスカッションに参加する
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SharePoint 2010 と Outlook 2010 の予定表を並べて表示する
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SharePoint の通知と RSS フィードを管理する
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会議ワークスペースを作成する
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SharePoint 2010 で Outlook Web パーツを使用して、たとえば、Outlook のメッセージを表示する
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Outlook Social Connector のアドインを使用して、仕事仲間からのソーシャル フィードを管理する
これらの追加の統合ポイントの詳細については、Outlook 2010 のヘルプおよび SharePoint のヘルプを参照してください。
SharePoint ライブラリを Outlook 2010 と同期する
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ブラウザーで、同期するライブラリが含まれている SharePoint サイトに移動します。
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サイド リンク バーのライブラリの名前をクリックするか、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、適切な [ライブラリ] セクションでライブラリの名前をクリックします。
注: SharePoint サイトの外観とナビゲーションは大幅に変更されている場合があります。 コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせてください。
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リボンの [ライブラリ] タブの [接続とエクスポート] で [Outlook に接続] をクリックします。
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コンピューターでプログラムを起動するかどうか確認を求めるメッセージが表示されたら、[許可] をクリックします。
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操作の確認メッセージが表示されたら、[はい] をクリックします。
Outlook では、ライブラリは [SharePoint リスト] の下のナビゲーション ウィンドウに追加されます。 ライブラリ内のファイルは、電子メール メッセージと同じように動作します。 Office ファイルをクリックすると、閲覧ウィンドウにファイルのプレビューが表示され、ダブルクリックするとファイルが開きます。 ファイルを右クリックすると、さらにオプションが表示されます。
注:
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ライブラリにサブフォルダーが含まれており、Outlook ですべてのファイルにアクセスする必要がある場合は、ライブラリの最上位を表示して、Outlook に接続します。 既定では、ライブラリのサブフォルダーを表示している場合にライブラリを Outlook に接続すると、そのフォルダーのコンテンツのみに接続されます。
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Outlook で単一のフォルダーのコンテンツにのみアクセスするには、2 つの方法があります。 Outlook でアクセスするファイルを含むフォルダーが開いていない場合は、フォルダーをポイントし、表示された [メニューを開く] 矢印をクリックして、[Outlook に接続] をクリックします。 接続するフォルダーが既に開いている場合は、ライブラリを接続するための手順に従います。
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ライブラリを Outlook に接続した後、他のチーム メンバーを招待して、ライブラリに接続できるようにすることができます。 Outlook でライブラリ名を右クリックし、[このフォルダーの共有] をクリックします。
SharePoint の連絡先リストを Outlook 2010 の連絡先と同期する
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ブラウザーで、同期する連絡先リストが含まれている SharePoint サイトに移動します。
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サイド リンク バーの連絡先リストの名前をクリックするか、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、適切な [リスト] セクションで連絡先リストの名前をクリックします。
注: SharePoint サイトの外観とナビゲーションは大幅に変更されている場合があります。 コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせてください。
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リボンの [リスト] タブの [接続とエクスポート] で [Outlook で開く] をクリックします。
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SharePoint の連絡先を Outlook に接続するかどうか確認を求めるメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。
Outlook 2010 では、連絡先がナビゲーション ウィンドウの [連絡先] の下に追加されます。
SharePoint のタスク リストを Outlook 2010 のタスクと同期する
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ブラウザーで、同期するタスク リストやプロジェクト タスク リストが含まれている SharePoint サイトに移動します。
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サイド リンク バーのタスク リストまたはプロジェクト タスク リストの名前をクリックするか、[サイトの操作] をクリックし、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、適切な [リスト] セクションでタスク リストまたはプロジェクト タスク リストの名前をクリックします。
注: SharePoint サイトの外観およびナビゲーションは大幅に変更することができます。 コマンド、ボタン、リンクなどのオプションの場所がわからない場合は、管理者に問い合わせてください。
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リボンの [リスト] タブの [接続とエクスポート] で [Outlook で開く] をクリックします。
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SharePoint の連絡先リストを Outlook に接続するかどうかを確認するメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。
Outlook 2010 では、タスクはナビゲーション ウィンドウの [その他のタスク] の下と To Do バーに追加されます。
注: SharePoint サイトから割り当てられた仕事は、Outlook の仕事と同じように操作できます。 たとえば、仕事をドラッグまたはコピーすると、Outlook のフォルダと SharePoint サイトとの間で移動させることができます。 ただし、Outlook の定期的な仕事と仕事の依頼は、SharePoint サイトでは通常の仕事に変換されます。
ヒント: タスク リストまたはプロジェクト タスク リストを Outlook に接続したら、他のチーム メンバーに、タスクへの接続を呼びかける共有メッセージを送信できます。 Outlook のリスト名を右クリックし、[<タスク リスト名> の共有] をクリックします。 この操作によって、リストに接続するためのリンクとコマンドが記載された電子メール メッセージが作成されます。
