Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.
Voit synkronoida SharePoint-kirjaston, -yhteystietoluettelon ja -tehtäväluettelon sekä projektitehtäväluettelon ja tietyntyyppisen ulkoisen SharePoint-luettelon Microsoft Outlook 2010:n kanssa. Monet SharePoint 2010:n käyttäjät käyttävät myös Outlook 2010:tä toimintojen ja projektien käsittelemiseen ja koordinoimiseen, joten kirjastojen ja luetteloiden synkronointi voi tehostaa työskentelyä erityisesti offline-tilassa ja silloin, kun SharePoint-sivustot eivät ole jatkuvasti käytettävissä.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Johdanto SharePoint 2010 ‑sisällön synkronoimiseen Outlook 2010:n kanssa
Voit synkronoida SharePoint-kirjaston, ‑yhteystietoluettelon ja ‑tehtäväluettelon sekä projektitehtäväluettelon ja tietyntyyppisen ulkoisen SharePoint-luettelon Outlook 2010:n kanssa. Monet SharePoint 2010:n käyttäjät käyttävät myös Outlook 2010:tä toimintojen ja projektien käsittelemiseen ja koordinoimiseen, joten kirjastojen ja luetteloiden synkronointi voi tehostaa työskentelyä erityisesti offline-tilassa ja silloin, kun SharePoint-sivustot eivät ole jatkuvasti käytettävissä.
Näiden kirjastojen ja luetteloiden synkronoiminen edellyttää, että tietokoneeseesi on asennettu Outlook 2010 ja että sinulla on yhteiskäyttöoikeus kirjastoon tai luetteloon.
Lisätietoja SharePoint 2010:n käytöstä Outlook 2010:n kanssa on Katso myös ‑osassa ja Outlook 2010:n ohjejärjestelmässä.
Synkronoidun tiedostokirjaston käsitteleminen
Voit synkronoida SharePoint-kirjaston Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Kun synkronoit kirjaston, se näkyy kansiona Outlookin siirtymisruudussa SharePoint-luettelot-kohdan alapuolella.
Kun käytät pikahakua, Outlook hakee tietoja kaikista synkronoiduista SharePoint-tiedostoista. Outlookin lukuruudun esikatselukuvien ansiosta voit helposti selata hakutuloksia. SharePoint-tiedostojen avaaminen ja muutosten tallentaminen Outlookissa voi jopa sujua yllättävänkin nopeasti ja kätevästi. Voit Outlookista käsin esikatsella, muokata ja hallita SharePoint-kirjaston tiedostoja. Voit myös viedä kirjastot offline-tilaan, käsitellä kirjastossa olevia Office-tiedostoja, palauttaa ne online-tilaan ja synkronoida sitten muutokset.
Synkronointi on yksisuuntaista Office-tiedostoissa. SharePoint-kirjastossa oleviin tiedostoihin tehdyt muutokset voi ladata Outlookiin, mutta se, että tekisit muutoksia muihin kuin Office-tiedostoihin ja sitten lataisit ne takaisin SharePoint-kirjastoon, ei ole mahdollista. Jos käytät Outlookia offline-tilassa, voit muokata Office-tiedostoja, kuten Word-asiakirjoja, Excel-laskentataulukoita ja PowerPoint-esityksiä. Kun palaat online-tilaan, voit ladata tekemäsi muutokset SharePoint-kirjastoon. Outlook ei kuitenkaan seuraa näihin Office-tiedostoihin tehtyjä muutoksia SharePoint-kirjastossa. Pääset parhaaseen tulokseen, jos kirjaat ensin nämä tiedostot ulos, mikäli aiot tehdä niihin offline-muutoksia Outlookissa.
Synkronoidun yhteystietoluettelon käsitteleminen
Voit synkronoida SharePoint-yhteystietoluettelon Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Tämä tehostaa SharePoint-yhteystietojen tallentamista, jakamista ja hallintaa Outlookissa. Voit myös viedä yhteystietoluettelon offline-tilaan, käsitellä yhteystietoja, palauttaa ne online-tilaan ja synkronoida ne sitten Outlook 2010:stä tai SharePoint 2010:stä.
Outlook 2010:ssä synkronoitu SharePoint-yhteystietoluettelo toimii samoin kuin muutkin Outlookin yhteystietokansiot. Voit tarkastella, muokata ja tulostaa yhteystietoja ja jopa soittaa puheluita yhteyshenkilöille Microsoft Office Communicatorin avulla. Voit lähettää heille sähköpostia ja kokouspyyntöjä, käyttää väriluokkia, tallentaa useita puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä lisätä yhteyshenkilöiden valokuvia, sähköisiä käyntikortteja sekä merkkipäivätietoja.
Yhteystietoluettelon synkronointi on kaksisuuntainen. Yhteystietoihin Outlookissa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti SharePointin yhteystietoluettelon kanssa. Vastaavasti SharePointin yhteystietoluetteloon tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti Outlookin yhteystietojen kanssa.
Kun avaat SharePoint-yhteystiedon Outlookissa tai yhteystietoluettelon SharePoint 2010:ssä, näet viimeisimmät muutokset. Jos yhteystietoon on tehty muutoksia Outlookissa, kun SharePointin yhteystietoluettelo on ollut avattuna, selain on päivitettävä, jotta viimeisimmät muutokset näkyvät SharePoint-luettelossa. Jos SharePointin yhteystietoluetteloon tehdään muutoksia, kun yhteystieto on avattuna Outlookissa, sinun täytyy käyttää Lähetä ja vastaanota ‑komentoa, jotta näet viimeisimmät muutokset Outlookin yhteystiedossa.
Synkronoidun tehtäväluettelon käsitteleminen
Voit synkronoida SharePoint-tehtäväluettelon Outlook 2010:n ja SharePoint 2010:n välillä. Voit käsitellä sekä vakiotehtäväluetteloa että projektitehtäväluetteloa, joka muistuttaa vakiotehtäväluetteloa sillä erotuksella, että luettelossa on tehtävistä graafinen Gantt-näkymä. Voit myös viedä tehtäväluettelon offline-tilaan, käsitellä luettelon tehtäviä, palauttaa ne online-tilaan ja synkronoida ne sitten Outlookin kanssa.
Synkronoidun tehtäväluettelon sisältö näkyy siirtymisruudun Muut tehtävät ‑kohdassa ja Tehtävät-palkissa. Voit yhdessä työryhmäsi muiden jäsenten kanssa seurata projektien tilaa, edistymistä ja historiaa, kun luotte, delegoitte, päivitätte ja poistatte tehtäviä tai vastaatte niihin omissa Outlook-kansioissanne.
Voit myös käyttää merkintöjä ja luokkia synkronoiduissa tehtävissä aivan niin kuin Outlook-tehtävissäkin. Merkinnät ja luokat eivät näy SharePoint-sivustossa, mutta ne ovat käytettävissä, kun käsittelet synkronoituja tehtäviä Outlookissa. SharePointin tehtäväilmoitukset on myös integroitu täysin tehtäviin ja kalentereihin, ja voit valita asetuksia, jotka luovat automaattisesti ilmoitusviestejä ja muistutuksia.
Tehtäväluettelon synkronointi on kaksisuuntainen. Tehtäviin Outlookissa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti SharePoint-tehtäväluettelon tai projektitehtäväluettelon kanssa. Vastaavasti SharePoint-tehtäväluetteloon tai projektitehtäväluetteloon tehdyt muutokset synkronoidaan Outlookin tehtäviin. Kun avaat tehtävän Outlookissa tai SharePointin-tehtäväluettelon tai projektitehtäväluettelon SharePoint 2010:ssä, näet viimeisimmät muutokset.
Jos tehtävään on tehty muutoksia Outlookissa, kun SharePointin tehtäväluettelo on ollut avattuna, selain on päivitettävä, jotta viimeisimmät muutokset näkyvät luettelossa. Jos SharePointin tehtäväluetteloon on tehty muutoksia, kun tehtävä on ollut avattuna Outlookissa, sinun on käytettävä Lähetä ja vastaanota ‑komentoa, jotta näet viimeisimmät muutokset Outlookin tehtävään.
Synkronoidun ulkoisen tehtäväluettelon käsitteleminen
Voit synkronoida SharePoint-ulkoinen luettelo Outlook 2010: n ja SharePoint 2010: n välillä. SharePointin ulkoisen luettelon luodaan käyttäen Business Connectivity Services (BCS) SharePoint Designer 2010: ssä ja voivat sisältää luku-/ kirjoitusoikeudet liiketoiminta-tietoihin tietolähteistä, kuten SQL Server- tai SAP.
Kun luot ulkoisen sisältötyypin SharePoint Designer 2010: ssä, voit yhdistää ne alkuperäisen Office-kohdetyyppi, kuten yhteystiedon tai tehtävän niin, että ulkoisia tietoja ulkoasultaan ja toiminnaltaan aivan kuin Outlook-yhteystiedon tai tehtävän kohteeseen. Oletetaan esimerkiksi, että ulkoiset tiedot ovat asiakasluettelosta ja haluat näyttää, että ulkoisia tietoja Outlookissa. Koska asiakkaiden tietojen muistuttaa yhteystiedot Outlook-yhteystieto Outlookissa voit yhdistää ulkoisesta sisältötyypistä. Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlookiin Yhdistä kohteeseen Outlook -komennon avulla, kun olet luominen, päivittäminen ja poistaminen ulkoisia tietoja suoraan Outlookista samalla tavalla luominen ja päivittäminen Outlook-yhteystiedot ja tehtävät.
Muita integrointinäkökohtia
Outlook 2010 on integroitu SharePoint 2010:een myös seuraavilla tavoilla:
-
Verkkokeskusteluihin osallistuminen käyttämällä sähköpostiviestejä
-
SharePoint 2010:n ja Outlook 2010:n kalenterien näyttö rinnakkain
-
SharePoint-ilmoitusten ja RSS-syötteiden hallinta
-
Kokoustyötilan luominen
-
Outlookin WWW-osien käyttö SharePoint 2010:ssä esimerkiksi Outlook-sanomien näyttämiseksi
-
Outlook Social Connector ‑apuohjelman käyttö työtovereilta tulevien yhteisösyötteiden hallinnassa.
Näistä integrointitavoista löytyy lisätietoja Outlook 2010:n ja SharePointin ohjejärjestelmistä.
SharePoint-kirjaston synkronoiminen Outlook 2010:n kanssa
-
Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava kirjasto sijaitsee.
-
Napsauta kirjaston nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta kirjasto-osasta kirjaston nimi.
Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä SharePointin järjestelmänvalvojaan.
-
Valitse valintanauhan Kirjasto-välilehden Yhdistä ja vie-ryhmästä Yhdistä Outlookiin.
-
Kun järjestelmä kehottaa avaamaan ohjelman tietokoneessasi, valitse Salli.
-
Jos järjestelmä pyytää vahvistusta, valitse Kyllä.
Outlookissa kirjasto lisätään siirtymisruudun SharePoint-luettelot-kohtaan. Kirjaston tiedostot käyttäytyvät samalla tavalla kuin sähköpostiviestit. Jos kyseessä on Office-tiedosto, voit esikatsella sitä lukuruudussa tai avata sen kaksoisnapsauttamalla sitä. Napsauttamalla tiedostoa hiiren kakkospainikkeella saat näkyviin lisää vaihtoehtoja.
Huomautukset:
-
Jos kirjastossa on alikansioita ja haluat, että kaikki tiedostot ovat käytettävissäsi Outlookissa, tuo näkyviin kirjaston päätaso ja kytke se sitten Outlookiin. Oletusarvon mukaan yhdistetyksi tulee vain alikansion sisältö, jos näkyvissä on on alikansio, kun yhdistät kirjaston Outlookiin.
-
Jos haluat, että käytettävissäsi on vain yksittäisen kansion sisältö Outlookissa, voit edetä kahdella tavalla. Jos kansio, jonka sisältämiä tietoja haluat käsitellä Outlookissa, ei ole avattuna, osoita tätä kansiota, napsauta näkyviin tulevaa Avaa-valikko-nuolta ja valitse Yhdistä Outlookiin. Jos kansio, johon haluat muodostaa yhteyden, on jo avattuna, muodosta yhteys kirjastoon noudattamalla edellä annettuja ohjeita.
-
Kun yhdistät kirjaston Outlookiin, voit kutsua muita työryhmän jäseniä muodostamaan yhteyden kirjastoon. Napsauta kirjaston nimeä Outlookissa ja valitse sitten Jaa tämä kansio.
SharePoint-yhteystietoluettelon synkronoiminen Outlook 2010 ‑yhteystietojen kanssa
-
Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava yhteystietoluettelo sijaitsee.
-
Napsauta yhteystietoluettelon nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta luettelo-osasta yhteystietoluettelon nimi.
Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä SharePointin järjestelmänvalvojaan.
-
Valitse valintanauhan Luettelo-välilehden Yhdistä ja vie-ryhmästä Avaa Outlookissa.
-
Kun ohjelma pyytää muodostamaan yhteyden SharePoint-yhteystietojen ja Outlookin välille, valitse OK.
Outlook 2010:ssä yhteystiedot näkyvät siirtymisruudun Yhteystiedot-kohdassa.
SharePoint-tehtäväluettelon synkronoiminen Outlook 2010 ‑tehtävien kanssa
-
Siirry selaimessa siihen SharePoint-sivustoon, jossa synkronoitava tehtäväluettelo tai projektitehtäväluettelo sijaitsee.
-
Napsauta tehtävä- tai projektitehtäväluettelon nimeä pikakäynnistysruudussa tai valitse Sivuston toiminnot, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta luettelo-osasta tehtävä- tai projektiluettelon nimi.
Huomautus: Voit tehdä SharePoint-sivuston ulkoasuun ja siirtymisrakenteeseen runsaasti erilaisia muutoksia. Jos et löydä tarvitsemaasi vaihtoehtoa, kuten komentoa, painiketta tai linkkiä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
-
Valitse valintanauhan Luettelo-välilehden Yhdistä ja vie-ryhmästä Avaa Outlookissa.
-
Kun ohjelma pyytää muodostamaan yhteyden SharePointin yhteystietoluettelon ja Outlookin välille, valitse OK.
Outlook 2010:ssä tehtävät näkyvät siirtymisruudun Muut tehtävät-kohdassa ja Tehtävät-palkissa.
Huomautus: Voit käyttää SharePoint-sivuston tehtäviä samalla tavalla kuin Outlookin tehtäviä. Voit esimerkiksi vetää ja kopioida tehtäviä Outlookin ja SharePoint-sivuston kansiosta toiseen. Outlookista peräisin olevat toistuvat tehtävät ja tehtäväpyynnöt muunnetaan kuitenkin SharePoint-sivustossa tavallisiksi tehtäviksi.
Vihje: Kun tehtäväluettelo tai projektitehtäväluettelo on yhdistetty Outlookiin, voit lähettää työryhmän muille jäsenille viestin, jossa heidät kutsutaan muodostamaan yhteys tehtäviin. Napsauta luettelon nimeä Outlookissa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa tehtäväluettelon nimi. Ohjelma luo sähköpostiviestin, jossa on tehtäväluettelon linkki ja komento luetteloyhteyden muodostamiseksi.
