يمكنك مزامنة مكتبة وقائمة جهات اتصال وقائمة مهام وقائمة مهام "مشروع" في SharePoint، ونوع معين من قوائم SharePoint الخارجية مع Microsoft Outlook 2010. وبما أن العديد من مستخدمي SharePoint 2010 يمكنهم أيضاً استخدام Outlook 2010 للتعاون في الأنشطة والمشاريع والتنسيق بينها، فإن القدرة على مزامنة هذه المكتبات والقوائم يمكن أن تساعدك على أن تصبح أكثر كفاءة، خاصةً إذا كنت تعمل دون اتصال أو لا يتوفر لديك حق وصول ملائم إلى مواقع SharePoint في كافة الأوقات.
في هذه المقالة
مقدمة حول مزامنة محتوى SharePoint 2010 مع Outlook 2010
يمكنك مزامنة مكتبة وقائمة جهات اتصال وقائمة مهام وقائمة مهام "مشروع" في SharePoint، ونوع معين من قوائم SharePoint الخارجية مع Outlook 2010. وبما أن العديد من مستخدمي SharePoint 2010 يمكنهم أيضًا استخدام Outlook 2010 للتعاون في الأنشطة والمشاريع والتنسيق بينها، فإن القدرة على مزامنة هذه المكتبات والقوائم يمكن أن تساعدك على أن تصبح أكثر كفاءة، خاصةً إذا كنت تعمل دون اتصال ولا يتوفر لديك حق وصول ملائم إلى مواقع SharePoint في كافة الأوقات.
لمزامنة هذه المكتبات والقوائم، يجب أن يكون Outlook 2010 مثبتاً على كمبيوتر العميل لديك ويجب أن يتوفر لديك الإذن "مساهمة" على المكتبة أو القائمة.
يمكنك العثور على المزيد من المعلومات حول استخدام SharePoint 2010 مع Outlook 2010 في المقطع انظر أيضاً وفي نظام "تعليمات" Outlook 2010.
العمل في مكتبة مستندات متزامنة
يمكنك مزامنة مكتبة SharePoint بين Outlook 2010 وSharePoint 2010. وبمجرد مزامنة مكتبة، فإن هذه المكتبة تظهر كمجلد في "جزء التنقل" في Outlook ضمن قوائم SharePoint.
عند استخدام ميزة "البحث السريع"، يبحث Outlook في كافة مستندات SharePoint المتزامنة. تمكّنك معاينات المستندات في "جزء القراءة" في Outlook من الاستعراض خلال نتائج البحث بسهولة. وقد تجد أنه يتم بشكلٍ أسرع وأكثر ملاءمة فتح مستندات SharePoint وحفظ تغييرات فيها من Outlook. ويمكنك عندئذٍ معاينة المستندات الموجودة في مكتبة SharePoint وتحريرها وإدارتها من داخل Outlook. تستطيع أيضًا العمل في المكتبات دون اتصال، والعمل على ملفات Office في المكتبة، وإعادة اتصالها مرة أخرى، ثم مزامنة التغييرات.
تعد هذه المزامنة أحادية الاتجاه أو ذات اتجاه واحد لملفات Office. فمن الممكن تنزيل التغييرات التي يتم إجراؤها على الملفات في مكتبة SharePoint إلى Outlook، ولكن لا يمكنك إجراء تغييرات على أي ملفات غير ملفات Office في Outlook وتحميلها مرة أخرى إلى مكتبة SharePoint. إذا كنت تعمل في Outlook دون اتصال، فبإمكانك تحرير ملفات Office، مثل مستندات Word وجداول بيانات Excel وعروض PowerPoint التقديمية. وعند إعادة الاتصال، يمكنك تحميل التغييرات إلى مكتبة SharePoint. ومع ذلك، لا يقوم Outlook بتعقب التغييرات التي يتم إجراؤها على ملفات Office هذه في مكتبة SharePoint. للحصول على أفضل النتائج، اسحب هذه الملفات أولاً، إذا كنت تنوي إجراء تغييرات عليها دون اتصال في Outlook.
العمل في قائمة جهات اتصال متزامنة
يمكنك مزامنة قائمة جهات اتصال SharePoint بين Outlook 2010 وSharePoint 2010. يمكّنك هذا من تخزين جهات اتصال SharePoint ومشاركتها وإدارتها بفاعلية أكبر في Outlook. تستطيع أيضًا العمل في قائمة جهات الاتصال دون اتصال، والعمل على جهات الاتصال، وإعادة اتصالها مرة أخرى، ثم مزامنتها إما من Outlook 2010 أو SharePoint 2010.
من Outlook 2010، تعمل قائمة جهات اتصال SharePoint المتزامنة مثل مجلدات جهات اتصال Outlook الأخرى تمامًا. فبإمكانك عرض جهات الاتصال هذه وتحريرها وطباعتها وحتى الاتصال بها باستخدام Microsoft Office Communicator. كما تستطيع إرسال رسائل بريد إلكتروني وطلبات اجتماعات إليها، واستخدام فئات ألوان، وتخزين العديد من أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني، وتضمين صور جهات الاتصال و"بطاقات العمل الإلكترونية" فضلاً عن المعلومات الخاصة بتواريخ الميلاد والذكريات السنوية.
تعد مزامنة قائمة جهات الاتصال هذه ثنائية الاتجاه أو ذات اتجاهين. ويتم تلقائياً مزامنة التغييرات التي يتم إجراؤها في Outlook على جهات الاتصال هذه مع قائمة "جهات اتصال SharePoint". كما يتم تلقائيًا مزامنة التغييرات التي يتم إجراؤها على قائمة "جهات اتصال SharePoint" مع جهات الاتصال في Outlook.
عند فتح جهة اتصال لـ SharePoint في Outlook أو فتح قائمة "جهات الاتصال" في SharePoint 2010، فإنك تشاهد أحدث التغييرات. وإذا تم إجراء تغييرات على جهة الاتصال في Outlook أثناء فتح قائمة "جهات اتصال SharePoint"، فمن الضروري تحديث المستعرض لعرض أحدث التغييرات في قائمة SharePoint. أما إذا تم إجراء تغييرات على قائمة "جهات اتصال SharePoint" أثناء فتح جهة الاتصال في Outlook، فمن الضروري استخدام الأمر إرسال/تلقي لعرض أحدث التغييرات في جهة اتصال Outlook.
العمل في قائمة مهام متزامنة
يمكنك مزامنة قائمة مهام SharePoint بين Outlook 2010 وSharePoint 2010. فبإمكانك العمل في كلٍ من قائمة المهام القياسية وقائمة مهام المشروع، المماثلة لقائمة المهام القياسية، باستثناء أن قائمة مهام المشروع توفر عرضًا رسوميًا لعناصر المهام، يسمى طريقة عرض "جانت". تستطيع أيضاً العمل في قائمة المهام دون اتصال، والعمل على المهام في القائمة، وإعادة اتصالها مرة أخرى، ثم مزامنتها من Outlook.
تظهر محتويات قائمة المهام المتزامنة ضمن "المهام الأخرى" في "جزء التنقل" ويتم دمجها في "شريط المهام". لتعقب الحالة والتقدم والمحفوظات للمشاريع، يمكنك أنت وأعضاء فريق العمل إنشاء مهام وتعيينها وتحديثها والاستجابة لها وحذفها عند العمل في مجلدات Outlook المناظرة.
يمكنك أيضًا تطبيق علامات وفئات على المهام المتزامنة كما تفعل مع مهام Outlook. لا تظهر العلامات والفئات على موقع SharePoint، ولكن تتوفر العلامات والفئات عند العمل على المهام المتزامنة في Outlook. يتم أيضًا تكامل إعلامات مهام SharePoint مع المهام والتقويمات بالكامل، وتستطيع اختيار الإعدادات لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني للإعلامات والتذكيرات تلقائيًا.
تعد مزامنة قائمة المهام هذه ثنائية الاتجاه أو ذات اتجاهين. ويتم تلقائياً مزامنة التغييرات التي يتم إجراؤها في Outlook على هذه المهام مع قائمة "المهام" أو قائمة "مهام المشروع" في SharePoint. كما يتم تلقائياً مزامنة التغييرات التي يتم إجراؤها على قائمة "المهام" أو قائمة "مهام المشروع" في SharePoint مع المهام في Outlook. وعند فتح المهمة في Outlook أو فتح قائمة "المهام" أو قائمة "مهام المشروع" في SharePoint 2010، فإنك تشاهد أحدث التغييرات.
إذا تم إجراء تغييرات على المهمة في Outlook أثناء فتح قائمة "المهام" في SharePoint، فمن الضروري تحديث المستعرض لعرض أحدث التغييرات في القائمة. أما إذا تم إجراء تغييرات على قائمة "المهام" في SharePoint أثناء فتح المهمة في Outlook، فمن الضروري استخدام الأمر إرسال/تلقي لعرض أحدث التغييرات في مهمة Outlook.
العمل في قائمة خارجية متزامنة
يمكنك مزامنة قائمة SharePoint خارجية بين Outlook 2010 و SharePoint 2010. قائمة SharePoint خارجية تم إنشاؤه باستخدام خدمات اتصال العمل (BCS) في SharePoint Designer 2010، ويمكن أن تحتوي على حق الوصول للقراءة/الكتابة بخط العمل البيانات من مصادر البيانات، مثل SQL Server أو SAP.
عندما تقوم بإنشاء نوع محتوى خارجي في SharePoint Designer 2010، يمكنك تعيينه إلى نوع عنصر أصلي في Office مثل جهة اتصال أو مهمة حتى تظهر البيانات الخارجية بنفس مظهر عنصر جهة اتصال أو مهمة في Outlook وتسلك نفس سلوكياته. على سبيل المثال، افترض أن البيانات الخارجية قائمة للعملاء، وتريد عرض هذه البيانات الخارجية في Outlook. وحيث إن بيانات العملاء تتشابه إلى حد كبير مع جهات الاتصال في Outlook، يمكنك تعيين نوع المحتوى الخارجي هذا إلى عنصر جهة الاتصال في Outlook. وبعد توصيل القائمة الخارجية بـ Outlook باستخدام الأمر الاتصال بـ Outlook، يمكنك إنشاء البيانات الخارجية وتحديثها وحذفها مباشرةً من Outlook بنفس الطريقة التي تنشئ بها جهات اتصال Outlook ومهامه وتحدثها.
نقاط تكامل إضافية
يتضمن Outlook 2010 نقاط تكامل إضافية مع SharePoint 2010 بما في ذلك ما يلي:
-
المشاركة في المناقشات عبر الإنترنت باستخدام رسائل البريد الإلكتروني
-
عرض تقويمات SharePoint 2010 وOutlook 2010 جنباً إلى جنب
-
إدارة تنبيهات SharePoint و"موجز ويب لـ RSS"
-
إنشاء مساحة عمل اجتماع
-
استخدام "أجزاء ويب لـ Outlook" في SharePoint 2010، على سبيل المثال، لعرض رسائل Outlook
-
استخدام الوظيفة الإضافية Outlook Social Connector لإدارة موجز ويب الاجتماعي الوارد من زملائك.
يمكنك العثور على المزيد من المعلومات حول نقاط التكامل الإضافية هذه في نظامي "تعليمات" Outlook 2010 وSharePoint.
مزامنة مكتبة SharePoint مع Outlook 2010
-
في المستعرض، انتقل إلى موقع SharePoint الذي يحتوي على المكتبة التي تريد مزامنتها.
-
انقر فوق اسم المكتبة على "شريط التشغيل السريع"، أو انقر فوق إجراءات الموقع، ثم فوق عرض كافة محتويات الموقع، وبعد ذلك ضمن مقطع المكتبة المناسب، انقر فوق اسم المكتبة.
ملاحظة: يمكن تعديل موقع SharePoint بشكلٍ كبير من حيث المظهر وأسلوب التنقل. وإذا لم تتمكن من تحديد موقع خيار ما، مثل أمر أو زر أو ارتباط، فاتصل بمسؤول SharePoint.
-
على الشريط، ضمن علامة التبويب مكتبة، في المجموعة اتصال وتصدير، انقر فوق الاتصال بـ Outlook.
-
عند مطالبتك بفتح برنامج على الكمبيوتر، انقر فوق السماح.
-
إذا تمت مطالبتك بالتأكيد على العملية، فانقر فوق نعم.
في Outlook، تتم إضافة المكتبة إلى "جزء التنقل" ضمن قوائم SharePoint. وتعمل الملفات الموجودة في المكتبة بشكلٍ مماثل لرسائل البريد الإلكتروني. بالنسبة لملفات Office، انقر لمعاينة الملف في "جزء القراءة" أو انقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف لفتحه. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف للحصول على خيارات إضافية.
ملاحظات:
-
إذا كانت المكتبة تحتوي على مجلدات فرعية وتريد أن تتمكّن من الوصول إلى كافة الملفات في Outlook، فقم بعرض المكتبة في مستواها العلوي ثم قم بتوصيلها بـ Outlook. بشكلٍ افتراضي، إذا كنت تعمل في مجلد فرعي بالمكتبة، ثم قمت بإنشاء اتصال للمكتبة بـ Outlook، فسيتم اتصال محتويات هذا المجلد فقط.
-
للوصول إلى محتويات مجلد واحد فقط في Outlook، يتوفر خياران. إذا لم يتم فتح المجلد الذي يحتوي على الملفات التي تريد الوصول إليها في Outlook، فأشر إلى هذا المجلد، وانقر فوق السهم فتح القائمة الذي يظهر، ثم انقر فوق الاتصال بـ Outlook. وإذا تم مسبقًا فتح المجلد الذي تريد الاتصال به، فاتبع الخطوات اللازمة للاتصال بمكتبة.
-
بعد إنشاء اتصال بين مكتبة وOutlook، يمكنك دعوة أعضاء الفريق الآخرين للاتصال بالمكتبة. انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم المكتبة في Outlook، ثم انقر فوق مشاركة هذا المجلد.
مزامنة قائمة جهات اتصال SharePoint مع جهات اتصال Outlook 2010
-
في المستعرض، انتقل إلى موقع SharePoint الذي يحتوي على قائمة جهات الاتصال التي تريد مزامنتها.
-
انقر فوق اسم قائمة جهات الاتصال على "شريط التشغيل السريع"، أو انقر فوق إجراءات الموقع، ثم فوق عرض كافة محتويات الموقع، وبعد ذلك ضمن مقطع القائمة المناسب، انقر فوق اسم قائمة جهات الاتصال.
ملاحظة: يمكن تعديل موقع SharePoint بشكلٍ كبير من حيث المظهر وأسلوب التنقل. وإذا لم تتمكن من تحديد موقع خيار ما، مثل أمر أو زر أو ارتباط، فاتصل بمسؤول SharePoint.
-
على الشريط، ضمن علامة التبويب قائمة، في المجموعة اتصال وتصدير، انقر فوق فتح في Outlook.
-
عند المطالبة بإنشاء اتصال بين جهات اتصال SharePoint وOutlook، انقر فوق موافق.
في Outlook 2010، تتم إضافة جهات الاتصال ضمن جهات الاتصال في "جزء التنقل".
مزامنة قائمة مهام SharePoint مع مهام Outlook 2010
-
في المستعرض، انتقل إلى موقع SharePoint الذي يحتوي على قائمة "المهام" أو قائمة مهام "المشروع" التي تريد مزامنتها.
-
انقر فوق اسم قائمة المهام أو قائمة مهام المشروع على "شريط التشغيل السريع"، أو انقر فوق إجراءات الموقع، ثم فوق عرض كافة محتويات الموقع، وبعد ذلك ضمن مقطع القائمة المناسب، انقر فوق اسم قائمة المهام أو قائمة مهام المشروع.
ملاحظة: يمكن تعديل موقع SharePoint بشكل ملحوظ من حيث المظهر والتنقل. إذا تعذر عليك تحديد موقع خيار ما، مثل أمر أو زر أو ارتباط، فاتصل بالمسؤول.
-
على الشريط، ضمن علامة التبويب قائمة، في المجموعة اتصال وتصدير، انقر فوق فتح في Outlook.
-
عند المطالبة بإنشاء اتصال بين قائمة "جهات اتصال SharePoint" وOutlook، انقر فوق موافق.
في Outlook 2010، تتم إضافة المهام ضمن المهام الأخرى في "جزء التنقل"، وفي "شريط المهام".
ملاحظة: يمكنك التعامل مع المهام الخاصة بك من موقع SharePoint كما يحدث مع مهام Outlook. يمكنك سحب المهام أو نسخها وتبادلها بين المجلدات لـ Outlook وموقع SharePoint. ومع ذلك، يتم تحويل المهام المتكررة وطلبات المهام من Outlook إلى مهام عادية على موقع SharePoint.
تلميح: بعد أن تقوم بإنشاء اتصال بين قائمة "مهام" أو قائمة "مهام مشروع" وOutlook، يمكنك إرسال رسالة مشاركة إلى أعضاء فريق العمل الآخرين تدعوهم للاتصال بالمهام. انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم القائمة في Outlook، ثم انقر فوق مشاركة اسم قائمة المهام. يؤدي ذلك إلى إنشاء رسالة بريد إلكتروني تحتوي على ارتباط وأمر للاتصال بالقائمة.
