Đồng bộ hóa SharePoint 2010 nội dung với Outlook 2010

Trong bài viết này

• Giới thiệu việc đồng bộ hóa SharePoint 2010 nội dung với Outlook 2010

• Làm việc với thư viện tài liệu được đồng bộ hóa

• Làm việc với danh sách liên hệ được đồng bộ hóa

• Làm việc với danh sách nhiệm vụ được đồng bộ hóa

• Làm việc với một danh sách bên ngoài được đồng bộ hóa

• Các điểm tích hợp bổ sung

• Đồng bộ hóa thư viện SharePoint với Outlook 2010

• Đồng bộ hóa danh sách liên hệ SharePoint với liên hệ Outlook 2010

• Đồng bộ hóa danh sách nhiệm vụ SharePoint với các tác vụ Outlook 2010

Giới thiệu việc đồng bộ hóa SharePoint 2010 nội dung với Outlook 2010

Bạn có thể đồng bộ hóa thư viện SharePoint, danh sách liên hệ, danh sách nhiệm vụ, danh sách nhiệm vụ dự án và một loại danh sách ngoài SharePoint với Outlook 2010. Vì nhiều người dùng SharePoint 2010 cũng dùng Outlook 2010 để cộng tác và toạ độ hoạt động và dự án, có thể đồng bộ hóa các thư viện và danh sách có thể giúp bạn trở nên hiệu quả hơn, đặc biệt là nếu bạn làm việc ngoại tuyến và không có quyền truy nhập thuận tiện vào các site SharePoint mọi lúc.

Để đồng bộ hóa các thư viện và danh sách, bạn phải có Outlook 2010 trên máy tính khách và bạn phải có quyền thư viện hoặc danh sách cộng tác.

Tìm thêm thông tin về cách sử dụng SharePoint 2010 với Outlook 2010 trong phần Xem thêm và trong hệ thống trợ giúp Outlook 2010.

Đầu Trang

Làm việc với thư viện tài liệu được đồng bộ hóa

Bạn có thể đồng bộ thư viện SharePoint giữa Outlook 2010 và SharePoint 2010. Sau khi bạn đồng bộ hóa thư viện, thư viện xuất hiện dưới dạng một thư mục trong ngăn dẫn hướng Outlook bên dưới Danh sách SharePoint.

Khi bạn sử dụng tìm kiếm tức thì, Outlook tìm kiếm tất cả các tài liệu SharePoint được đồng bộ hóa. Bản xem trước tài liệu trong ngăn đọc của Outlook cho phép bạn dễ dàng duyệt qua kết quả tìm kiếm. Bạn có thể tìm thấy mở và lưu những thay đổi vào tài liệu SharePoint từ Outlook nhanh hơn và thuận tiện hơn. Bạn có thể sau đó xem trước, sửa và quản lý tài liệu trong thư viện SharePoint từ trong Outlook. Bạn có thể cũng thực hiện các thư viện ngoại tuyến, làm việc với các tệp Office trong thư viện, Hiển thị tab này lại trực tuyến, và sau đó đồng bộ hóa các thay đổi.

Đồng bộ hóa này là một chiều hoặc unidirectional cho tệp Office. Thay đổi đối với tệp trong thư viện SharePoint có thể được tải về Outlook, nhưng bạn không thể thay đổi tệp Office trong Outlook và tải lên chúng trở lại thư viện SharePoint. Nếu bạn làm việc với Outlook ngoại tuyến, bạn có thể sửa tệp Office, chẳng hạn như tài liệu Word, bảng tính Excel và bản trình bày PowerPoint. Khi trạng thái trực tuyến trở lại, bạn có thể tải lên những thay đổi của bạn vào thư viện SharePoint. Tuy nhiên, Outlook không theo dõi thay đổi đối với các tệp Office được thực hiện trong thư viện SharePoint. Để kết quả tốt nhất, kiểm tra những tệp này trước tiên, nếu bạn có ý định thay đổi Ngoại tuyến để chúng trong Outlook.

Đầu Trang

Làm việc với danh sách liên hệ được đồng bộ hóa

Bạn có thể đồng bộ hóa danh sách liên hệ SharePoint giữa Outlook 2010 và SharePoint 2010. Điều này cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và quản lý liên hệ SharePoint hiệu quả trong Outlook. Bạn có thể cũng đặt danh sách liên hệ ngoại tuyến, làm việc với các liên hệ, Hiển thị tab này lại trực tuyến, và sau đó đồng bộ hóa chúng hoặc từ Outlook 2010 hoặc SharePoint 2010.

Từ Outlook 2010, vào SharePoint được đồng bộ hóa danh sách liên hệ hoạt động giống như Outlook khác liên hệ với thư mục. Bạn có thể xem, sửa, in và thậm chí gọi các liên hệ bằng cách sử dụng Microsoft Office Communicator. Bạn có thể gửi thông điệp email và yêu cầu họp, sử dụng các thể loại màu, lưu trữ nhiều số điện thoại và địa chỉ email và đưa vào ảnh liên hệ, Danh thiếp Điện tử cũng như thông tin sinh nhật và ngày kỷ niệm.

Đồng bộ hóa danh sách liên hệ này là hai chiều hoặc song hướng. Thay đổi được thực hiện trong Outlook cho các liên hệ được tự động đồng bộ hóa với danh sách liên hệ SharePoint. Thay đổi đối với danh sách liên hệ SharePoint được tự động đồng bộ hóa với các liên hệ trong Outlook.

Khi bạn mở một liên hệ SharePoint trong Outlook hoặc mở danh sách liên hệ trong SharePoint 2010, bạn hãy xem các thay đổi mới nhất. Nếu thay đổi được thực hiện để liên hệ trong Outlook trong khi danh sách liên hệ SharePoint được mở, bạn phải làm mới trình duyệt để xem các thay đổi mới nhất trong danh sách SharePoint. Nếu thay đổi được thực hiện với danh sách liên hệ SharePoint trong khi liên hệ được mở trong Outlook, bạn phải sử dụng lệnh Gửi/nhận để xem các thay đổi mới nhất trong liên hệ Outlook.

Đầu Trang

Làm việc với danh sách nhiệm vụ được đồng bộ hóa

Bạn có thể đồng bộ hóa danh sách nhiệm vụ SharePoint giữa Outlook 2010 và SharePoint 2010. Bạn có thể làm việc với danh sách nhiệm vụ chuẩn lẫn danh sách nhiệm vụ dự án, đây là tương tự như một danh sách nhiệm vụ chuẩn, ngoại trừ rằng danh sách nhiệm vụ dự án cung cấp một mục nhiệm vụ, được gọi là dạng xem Gantt Hiển thị đồ họa. Bạn có thể cũng thực hiện một danh sách tác vụ ngoại tuyến, làm việc với các nhiệm vụ trong danh sách, Hiển thị tab này lại trực tuyến, và sau đó đồng bộ hóa chúng từ Outlook.

Nội dung của danh sách nhiệm vụ được đồng bộ hóa xuất hiện bên dưới các tác vụ khác trong ngăn dẫn hướng và tổng hợp trong thanh việc cần làm. Để theo dõi trạng thái, tiến độ và lịch sử của dự án của bạn, bạn và nhóm thành viên có thể tạo, gán, Cập Nhật, trả lời, và xóa nhiệm vụ khi làm việc trong các thư mục Outlook tương ứng.

Bạn có thể cũng áp dụng gắn cờ và thể loại cho nhiệm vụ được đồng bộ hóa của bạn như bạn thực hiện với nhiệm vụ Outlook của bạn. Gắn cờ và thể loại không xuất hiện trên SharePoint site, nhưng gắn cờ và thể loại sẵn dùng khi bạn làm việc với nhiệm vụ được đồng bộ hóa của bạn trong Outlook. Thông báo nhiệm vụ SharePoint cũng được tích hợp với nhiệm vụ và lịch, và bạn có thể chọn thiết đặt để tự động tạo thông điệp email thông báo và lời nhắc.

Đồng bộ hóa danh sách nhiệm vụ này là hai chiều hoặc song hướng. Thay đổi được thực hiện trong Outlook cho các nhiệm vụ này được tự động đồng bộ hóa với danh sách nhiệm vụ SharePoint hoặc danh sách nhiệm vụ dự án. Thay đổi đối với danh sách nhiệm vụ SharePoint hoặc nhiệm vụ dự án danh sách tự động đồng bộ hóa với các nhiệm vụ trong Outlook. Khi bạn mở nhiệm vụ trong Outlook, hoặc mở danh sách nhiệm vụ SharePoint hoặc danh sách nhiệm vụ dự án trong SharePoint 2010, bạn hãy xem các thay đổi mới nhất.

Nếu thay đổi được thực hiện nhiệm vụ trong Outlook trong khi danh sách nhiệm vụ SharePoint được mở, bạn phải làm mới trình duyệt để xem các thay đổi mới nhất trong danh sách. Nếu thay đổi được thực hiện với danh sách nhiệm vụ SharePoint trong khi nhiệm vụ được mở trong Outlook, bạn phải sử dụng lệnh Gửi/nhận để xem các thay đổi mới nhất trong tác vụ Outlook.

Đầu Trang

Làm việc với một danh sách bên ngoài được đồng bộ hóa

Bạn có thể đồng bộ hóa danh sách ngoài SharePoint giữa Outlook 2010 và SharePoint 2010. Danh sách ngoài SharePoint được tạo bằng cách dùng dịch vụ kết nối nghiệp vụ (BCS) trong SharePoint Designer 2010, và có thể chứa quyền truy nhập đọc/ghi vào dữ liệu dòng nghiệp vụ từ nguồn dữ liệu, chẳng hạn như SQL Server hoặc SAP.

Khi bạn tạo một kiểu nội dung bên ngoài trong SharePoint Designer 2010, bạn có thể ánh xạ nó vào một kiểu mục Office gốc chẳng hạn như liên hệ hoặc tác vụ sao cho dữ liệu ngoài trông và cách hoạt động giống như một mục liên hệ hoặc tác vụ trong Outlook. Ví dụ, giả sử rằng dữ liệu bên ngoài của bạn là một danh sách khách hàng và bạn muốn hiển thị dữ liệu bên ngoài trong Outlook. Vì dữ liệu cho khách hàng chặt chẽ tương tự như các liên hệ trong Outlook, bạn có thể ánh xạ các loại nội dung ngoài đó đến mục liên hệ trong Outlook. Sau khi bạn kết nối danh sách ngoài với Outlook bằng cách sử dụng lệnh kết nối với Outlook , bạn có thể tạo, Cập Nhật và xóa bỏ dữ liệu ngoài trực tiếp từ Outlook như cách bạn muốn tạo và Cập Nhật nhiệm vụ và liên hệ Outlook của bạn.

Đầu Trang

Các điểm tích hợp bổ sung

Outlook 2010 có các điểm tích hợp bổ sung với SharePoint 2010 bao gồm các thao tác sau:

• Tham gia vào thảo luận trực tuyến bằng cách sử dụng thông điệp email

• Hiển thị SharePoint 2010 và Outlook 2010 lịch song song

• Quản lý cảnh báo SharePoint và nguồn cấp RSS

• Tạo một không gian cuộc họp

• Dùng phần Web Outlook trong SharePoint 2010 để, ví dụ, Hiển thị thư Outlook

• Dùng bổ trợ bộ kết nối xã hội Outlook để quản lý nguồn cấp xã hội từ đồng nghiệp của bạn.

Tìm thêm thông tin về các điểm tích hợp bổ sung trong Outlook 2010 và trợ giúp SharePoint hệ thống.

Đầu Trang

Đồng bộ hóa thư viện SharePoint với Outlook 2010

1. Trong trình duyệt của bạn, dẫn hướng đến trang SharePoint chứa thư viện mà bạn muốn đồng bộ hóa.

2. Bấm vào tên của thư viện trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần công cụ thư viện thích hợp, bấm vào tên của thư viện.

   Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa đáng kể hình thức và dẫn hướng của trang SharePoint. Nếu bạn không thể xác định một tùy chọn, chẳng hạn như lệnh, nút hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn.

3. Trong ruy-băng, trên tab Thư viện , trong nhóm kết nối & xuất , hãy bấm kết nối với Outlook.

4. Khi được nhắc để mở một chương trình trên máy tính của bạn, bấm cho phép.

5. Nếu bạn được nhắc để xác nhận thao tác, hãy bấm có.

Trong Outlook, thư viện được thêm vào ngăn dẫn hướng bên dưới Danh sách SharePoint. Các tệp trong thư viện hoạt động tương tự như thông điệp email. Đối với các tệp Office, hãy bấm để xem trước tệp trong ngăn đọc hoặc bấm đúp vào tệp để mở nó. Bấm chuột phải vào tệp để xem thêm tùy chọn.

Đầu Trang

Đồng bộ hóa danh sách liên hệ SharePoint với liên hệ Outlook 2010

1. Trong trình duyệt của bạn, dẫn hướng đến trang SharePoint chứa danh sách liên hệ mà bạn muốn đồng bộ hóa.

2. Bấm vào tên của danh sách liên hệ trên thanh khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, hãy bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần danh sách thích hợp, bấm vào tên của danh sách liên hệ.

   Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa đáng kể hình thức và dẫn hướng của trang SharePoint. Nếu bạn không thể xác định một tùy chọn, chẳng hạn như lệnh, nút hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn.

3. Trong ruy-băng, trên tab danh sách , trong nhóm kết nối & xuất , hãy bấm mở trong Outlook.

4. Khi được nhắc để kết nối liên hệ SharePoint với Outlook, hãy bấm OK.

Trong Outlook 2010, các liên hệ được thêm dưới liên hệ trong ngăn dẫn hướng.

Đầu Trang

Đồng bộ hóa danh sách nhiệm vụ SharePoint với các tác vụ Outlook 2010

1. Trong trình duyệt của bạn, dẫn hướng đến trang SharePoint chứa danh sách nhiệm vụ hoặc dự án danh sách nhiệm vụ bạn muốn đồng bộ hóa.

2. Bấm vào tên của nhiệm vụ hoặc dự án danh sách nhiệm vụ trên khởi động nhanh, hoặc bấm Hành động trang, bấm Xem tất cả nội dung trang, và sau đó trong phần danh sách thích hợp, bấm vào tên của danh sách nhiệm vụ hoặc dự án.

   Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa đáng kể hình thức và dẫn hướng của trang SharePoint. Nếu bạn không thể định vị tùy chọn, chẳng hạn như lệnh, nút, hoặc nối kết, hãy liên hệ với người quản trị.

3. Trong ruy-băng, trên tab danh sách , trong nhóm kết nối & xuất , hãy bấm mở trong Outlook.

4. Khi được nhắc để kết nối danh sách liên hệ SharePoint với Outlook, hãy bấm OK.

Trong Outlook 2010, các nhiệm vụ sẽ được thêm trong phần Các tác vụ khác trong ngăn dẫn hướng và trong thanh việc cần làm.

Đầu Trang