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Você pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, lista de contatos, lista de tarefas, lista de tarefas do projeto e um determinado tipo de lista externa do SharePoint com o Microsoft Outlook 2010. Como muitos usuários do SharePoint 2010 também usam o Outlook 2010 para colaborar e projetos e atividades coordenadas, a capacidade de sincronizar essas listas e bibliotecas pode ajudar você se tornar mais eficiente, especialmente se você trabalha offline ou não tem acesso conveniente aos seus sites do SharePoint sempre.
Neste artigo
Introdução à sincronização de conteúdo com o Outlook 2010 do SharePoint 2010
Você pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint, lista de contatos, lista de tarefas, lista de tarefas do projeto e um determinado tipo de lista externa do SharePoint com o Outlook 2010. Como muitos usuários do SharePoint 2010 também usam o Outlook 2010 para colaborar e projetos e atividades coordenadas, a capacidade de sincronizar essas listas e bibliotecas pode ajudar você se tornar mais eficiente, especialmente se você trabalha offline e não têm acesso conveniente aos seus sites do SharePoint sempre.
Para sincronizar essas listas e bibliotecas, você deve ter o Outlook 2010 instalado no computador cliente e você deve ter permissão de colaboração para a lista ou biblioteca.
Encontre mais informações sobre como usar o SharePoint 2010 com o Outlook 2010 na seção Consulte também e no sistema de Ajuda do Outlook 2010.
Trabalhando com uma biblioteca de documentos sincronizada
Você pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Quando você sincroniza uma biblioteca, a biblioteca aparece como uma pasta no painel de navegação do Outlook em Listas do SharePoint.
Quando você usa a pesquisa instantânea, o Outlook procura todos os documentos do SharePoint sincronizados. Visualizações de documento no painel de leitura do Outlook permitem que você navegue facilmente entre os resultados da pesquisa. Você pode encontrar abrir e salvar alterações em documentos do SharePoint do Outlook mais rápido e mais conveniente. Você pode visualizar, editar e gerenciar documentos na biblioteca do SharePoint de dentro do Outlook. Você pode também colocar as bibliotecas offline, trabalhar com os arquivos do Office na biblioteca, colocá-los novamente on-line e sincronize as alterações.
Essa sincronização é unidirecional ou unidirecional para arquivos do Office. Alterações feitas nos arquivos na biblioteca do SharePoint podem ser baixadas para o Outlook, mas você não pode fazer alterações em arquivos de não ausência temporária no Outlook e carregue-os para a biblioteca do SharePoint. Se você trabalhar com o Outlook offline, você pode editar arquivos do Office, como documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. Quando ficar online novamente, você pode carregar suas alterações na biblioteca do SharePoint. No entanto, o Outlook não controla as alterações feitas a esses arquivos do Office feitos na biblioteca do SharePoint. Para obter melhores resultados, confira esses arquivos primeiro, se você pretende fazer alterações offline no Outlook.
Trabalhando com uma lista de contatos sincronizada
Você pode sincronizar uma lista de contatos do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Isso permite armazenar, compartilhar e gerenciar contatos do SharePoint com mais eficiência no Outlook. Você pode também colocar a lista de contatos offline, trabalhar com os contatos, colocá-los novamente on-line e sincronizá-los do Outlook 2010 ou no SharePoint 2010.
Do Outlook 2010, os trabalhos de lista de contatos do SharePoint sincronizados assim como outro Outlook pastas de contatos. Você pode exibir, editar, imprimir e até mesmo chamar esses contatos usando o Microsoft Office Communicator. Você pode enviar-lhes mensagens de email e solicitações de reunião, usar categorias de cores, armazenar vários endereços de email e números de telefone e incluir fotos de contato, cartões de visita eletrônicos bem como informações de aniversários.
A sincronização de lista de contatos é bidirecional ou bidirecional. Alterações feitas no Outlook para esses contatos são sincronizadas automaticamente com a lista de contatos do SharePoint. As alterações feitas à lista de contatos do SharePoint são sincronizadas automaticamente com os contatos no Outlook.
Quando você abre um contato do SharePoint no Outlook ou abra a lista de contatos no SharePoint 2010, você vê as alterações mais recentes. Se forem feitas alterações para o contato no Outlook enquanto a lista de contatos do SharePoint estiver aberta, você deve atualizar o navegador para ver as alterações mais recentes na lista do SharePoint. Se forem feitas alterações à lista de contatos do SharePoint enquanto o contato é aberto no Outlook, você deve usar o comando Enviar/receber para ver as alterações mais recentes no contato do Outlook.
Trabalhando com uma lista de tarefas sincronizada
Você pode sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Você pode trabalhar com uma lista de tarefas padrão e a lista de tarefas do projeto, que é semelhante a uma lista de tarefas padrão, exceto que uma lista de tarefas do projeto fornece uma exibição gráfica dos itens tarefa, chamado de um modo de exibição de Gantt. Você pode também colocar uma lista de tarefas offline, trabalhar com as tarefas na lista, colocá-los novamente on-line e sincronizá-los do Outlook.
O conteúdo da lista de tarefas sincronizada aparecem em outras tarefas no painel de navegação e consolidados na barra de tarefas pendentes. Para controlar o status, o andamento e o histórico de seus projetos, você e equipe membros podem criar, atribuir, atualizar, responder e excluir tarefas ao trabalhar em suas respectivas pastas do Outlook.
Você também pode aplicar categorias e sinalizadores às suas tarefas sincronizadas como faria com as tarefas do Outlook. As categorias e sinalizadores não aparecem no site do SharePoint, mas as categorias e sinalizadores estão disponíveis quando você trabalha com suas tarefas sincronizadas no Outlook. Notificações de tarefa do SharePoint também estão totalmente integradas aos calendários e tarefas, e você pode escolher as configurações para gerar automaticamente mensagens de email de notificação e lembretes.
A sincronização de lista de tarefas é bidirecional ou bidirecional. Alterações feitas no Outlook para essas tarefas são sincronizadas automaticamente com a lista de tarefas do SharePoint ou a lista de tarefas do projeto. As alterações feitas na lista de tarefas do SharePoint ou a lista de tarefas de projeto são sincronizadas automaticamente com as tarefas no Outlook. Quando você abre a tarefa no Outlook ou abra a lista de tarefas do SharePoint ou a lista de tarefas do projeto no SharePoint 2010, você vê as alterações mais recentes.
Se forem feitas alterações à tarefa no Outlook enquanto a lista de tarefas do SharePoint estiver aberta, você deve atualizar o navegador para ver as alterações mais recentes na lista. Se forem feitas alterações à lista de tarefas do SharePoint enquanto a tarefa é aberta no Outlook, você deve usar o comando Enviar/receber para ver as alterações mais recentes na tarefa do Outlook.
Trabalhando com uma lista externa sincronizada
Você pode sincronizar uma lista externa do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Uma lista externa do SharePoint é criada usando os serviços de conectividade (BCS) no SharePoint Designer 2010 e pode conter o acesso de leitura/gravação aos dados de linha de negócios de fontes de dados, como SQL Server ou SAP.
Quando você cria um tipo de conteúdo externo no SharePoint Designer 2010, é possível mapeá-lo para um tipo de item do Office nativo como um contato ou uma tarefa para que os dados externos parece e se comporta como um item de contato ou uma tarefa no Outlook. Por exemplo, suponha que seus dados externos são uma lista de clientes e você deseja exibir os dados externos no Outlook. Porque os dados para os clientes parecida com contatos no Outlook, você pode mapear desse tipo de conteúdo externo para o item de contato no Outlook. Depois de conectar a lista externa ao Outlook usando o comando conectar ao Outlook , você pode criar, atualizar e excluir os dados externos diretamente do Outlook, tal como você criaria e atualizar suas tarefas e contatos do Outlook.
Pontos de integração adicionais
Outlook 2010 tem pontos de integração adicionais com o SharePoint 2010, incluindo o seguinte:
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Participar de discussões onlinehttps por meio de mensagens de email
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Exibir o SharePoint 2010 e Outlook 2010 calendários lado a lado
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Gerenciar alertas do SharePoint e RSS Feeds
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Criar um espaço de trabalho de reunião
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Usar o Outlook Web Parts do SharePoint 2010, por exemplo, exibir mensagens do Outlook
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Use o suplemento do Outlook Social Connector para gerenciar feeds sociais de seus colegas.
Encontre mais informações sobre esses pontos de integração adicionais nos sistemas do Outlook 2010 e Ajuda do SharePoint.
Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010
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No seu navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a biblioteca que você deseja sincronizar.
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Clique no nome da biblioteca no início rápido, ou clique em Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Sitee, em seguida, na seção biblioteca apropriada, clique no nome da biblioteca.
Observação: Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador do SharePoint.
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Na faixa de opções, na guia biblioteca , no grupo Conectar & exportar , clique em conectar ao Outlook.
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Quando solicitado a abrir um programa em seu computador, clique em Permitir.
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Se você for solicitado a confirmar a operação, clique em Sim.
No Outlook, a biblioteca é adicionada ao painel de navegação em Listas do SharePoint. Os arquivos na biblioteca se comportam semelhante às mensagens de email. Para arquivos do Office, clique para visualizar o arquivo no painel de leitura ou clique duas vezes no arquivo para abri-lo. Clique com botão direito o arquivo para obter mais opções.
Observações:
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Se a biblioteca tiver subpastas e você deseja ter acesso a todos os arquivos no Outlook, exiba a biblioteca em seu nível superior e, em seguida, conecte-o ao Outlook. Por padrão, se você estiver em uma subpasta de uma biblioteca e conecte-se a biblioteca para o Outlook, somente o conteúdo da pasta está conectado.
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Para acessar apenas o conteúdo de uma única pasta no Outlook, há duas opções. Se a pasta que contém os arquivos que você deseja acessar no Outlook não estiver aberta, aponte para a pasta, clique na seta de Abrir o Menu que aparece e clique em conectar ao Outlook. Se a pasta que você deseja conectar-se já estiver aberta, siga as etapas para conectar a uma biblioteca.
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Depois de conectar uma biblioteca para o Outlook, você pode convidar outros membros da equipe para conectar-se à biblioteca. Clique com botão direito no nome da biblioteca no Outlook e clique em Compartilhar esta pasta.
Sincronizar uma lista de contatos do SharePoint com contatos do Outlook 2010
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No seu navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a lista de contatos que você deseja sincronizar.
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Clique no nome da lista de contatos no início rápido, ou clique em Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Sitee, em seguida, na seção lista apropriada, clique no nome da lista de contatos.
Observação: Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador do SharePoint.
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Na faixa de opções, na guia lista , no grupo Conectar & exportar , clique em Abrir no Outlook.
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Quando solicitado para conectar contatos do SharePoint ao Outlook, clique em Okey.
No Outlook 2010, os contatos são adicionados em Contatos no painel de navegação.
Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com as tarefas do Outlook 2010
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No seu navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a lista de tarefas ou a lista de tarefas do projeto que você deseja sincronizar.
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Clique no nome da lista de tarefas tarefa ou projeto no início rápido, ou clique em Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Sitee, em seguida, na seção lista apropriada, clique no nome da lista de tarefa ou projeto.
Observação: Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, entre em contato com o administrador.
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Na faixa de opções, na guia lista , no grupo Conectar & exportar , clique em Abrir no Outlook.
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Quando solicitado para conectar a lista de contatos do SharePoint ao Outlook, clique em Okey.
No Outlook 2010, as tarefas são adicionadas em Outras tarefas no painel de navegação e na barra de tarefas pendentes.
Observação: Você pode trabalhar com suas tarefas em seu site do SharePoint similar a forma de que trabalhar com as tarefas do Outlook. Você pode arrastar ou copiar tarefas trocadas entre as pastas do Outlook e o site do SharePoint. No entanto, as tarefas recorrentes e solicitações de tarefa do Outlook são convertidas em tarefas regulares no site do SharePoint.
Dica: Depois de conectar uma lista de tarefas ou a lista de tarefas do projeto para o Outlook, você pode enviar uma mensagem de compartilhamento para outros membros da equipe que convidá-los para conectar-se às tarefas. Clique com botão direito no nome da lista no Outlook e clique em nome da lista de tarefas de compartilhamento. Isso cria uma mensagem de email que contenha um link e um comando para se conectar à lista.
