Configurar un centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online

Paso 1: Crear un Centro de exhibición de documentos electrónicos

En SharePoint Online, un Centro de exhibición de documentos electrónicos se crea como una colección de sitios y es el sitio raíz de dicha colección. Los casos de exhibición se crean como subsitios en esta colección de sitios.

Siga estos pasos para crear una colección de sitios del Centro de exhibición de documentos electrónicos.

1. Inicie sesión en Microsoft 365 como administrador global o de SharePoint.

2. Seleccione el icono del iniciador de aplicaciones de la esquina superior izquierda y elija Administrador para abrir el Centro de administración de Microsoft 365. (Si no ve el icono Administrador, significa que no tiene permisos de administrador de Microsoft 365 en su organización).

3. En el panel izquierdo, elija Centros de administración > SharePoint.

4. En la ficha Colecciones de sitios, haga clic en Nuevo y en Colección de sitios privados.

5. En la página Nueva colección de sitios, complete los siguientes cuadros o secciones:

   • Título: escriba un nombre para la colección de sitios de exhibición; por ejemplo, Centro de exhibición de Contoso.

   • Dirección del sitio web: haga lo siguiente para crear la dirección del sitio web para el Centro de exhibición de documentos electrónicos:

     • En la lista desplegable para el nombre de dominio, seleccione un nombre.

     • En la lista desplegable para la ruta URL, puede usar /sitios/ o especificar cualquier ruta administrada.

     • En el cuadro Nombre de la dirección URL, escriba un nombre de dirección URL para el Centro de exhibición; por ejemplo, Exhibición.

   • Selección de plantilla: en esta sección, haga lo siguiente:

     • Seleccione un idioma para la colección de sitios.

     • En Seleccionar una plantilla, haga clic en Enterprise y en Centro de exhibición.

   • Zona horaria: seleccione una zona horaria de la lista desplegable.

   • Administrador: escriba el nombre de la persona que será el administrador de la colección de sitios para el Centro de exhibición de documentos electrónicos. Puede hacer clic en Comprobar nombres o Examinar para encontrar a una persona. Considere elegir a un persona de la organización como responsable de administrar las solicitudes de búsqueda y puestas en conservación.

   • Cuota de almacenamiento: escriba la cantidad de megabytes (MB) que desea asignar a esta colección de sitios. Solo los metadatos de los casos de exhibición, las consultas de búsqueda y las puestas en conservación ocupan cuota de almacenamiento de la colección de sitios. Los resultados de búsqueda en sí no se almacenan en la colección de sitios del Centro de exhibición. Se recomienda un gigabyte (unos 1024 MB) de almacenamiento.

   • Cuota de recursos de servidor: mantenga el valor predeterminado de 300 para la colección de sitios del Centro de exhibición de documentos electrónicos.

6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva colección de sitios.

Pasados unos momentos, la nueva colección de sitios del Centro de exhibición se mostrará en la lista de colecciones de sitios.

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Paso 2: Configurar Exchange Online como origen de resultados

Para realizar búsquedas en buzones de Exchange Online desde un Centro de exhibición de documentos electrónicos, tiene que configurar la búsqueda para que incluya Exchange Online como origen de resultados para la colección de sitios del Centro de exhibición. Para obtener más información, vea Administrar orígenes de resultados.

Siga estos pasos para configurar Exchange Online como un origen de resultados para el Centro de exhibición que está configurando.

1. Vaya al nuevo Centro de exhibición que creó en paso 1. Utilice la dirección del sitio web que especificó; por ejemplo, https://contoso.com/sites/Exhibición.

2. Vaya a Configuración> Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Administración de colecciones de sitios, haga clic en Orígenes de resultados de búsqueda.

4. En la página Administrar fuentes de resultados, haga clic en Nuevo origen de resultado.

5. En la sección Información general, en el cuadro Nombre, escriba Exchange Online y, si lo desea, escriba una descripción.

6. En la sección Protocolo, elija Exchange.

7. En la sección dirección URL de origen de Exchange, haga clic en la casilla Usar autodetección.

8. Haga clic en Guardar.

Después de configurar Exchange Online como origen de resultados para el Centro de exhibición de documentos electrónicos, los administradores del centro pueden realizar búsquedas en buzones de Exchange Online a través de dicho Centro de exhibición.

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Paso 3: Crear un grupo de seguridad para administradores de exhibición

Los administradores de exhibición deben tener los permisos apropiados para buscar contenido en los sitios de SharePoint Online y en los buzones de Exchange Online, poner contenido en conservación y exportar los resultados de búsqueda. Una buena forma de asignar permisos para un grupo de personas es crear un grupo de seguridad en Exchange Online, agregarle miembros y después asignar permisos de exhibición al grupo en SharePoint Online y en Exchange Online.

Siga estos pasos para crear un grupo de seguridad en Exchange Online.

1. Inicie sesión en Microsoft 365 con su cuenta de administrador global.

2. Seleccione el icono del iniciador de aplicaciones de la esquina superior izquierda y elija Administrador para abrir el Centro de administración de Microsoft 365. (Si no ve el icono Administrador, significa que no tiene permisos de administrador de Microsoft 365 en su organización).

3. En el centro de administración de Microsoft 365, elija administración > Exchange.

4. En el Centro de administración de Exchange (CAF), vaya a Destinatarios > Grupos.

5. Haga clic en Nuevo > Grupo de seguridad.

6. En la página Nuevo grupo de seguridad, complete los cuadros siguientes:

   • Nombre para mostrar: este nombre aparece en la libreta de direcciones compartida y en la lista Grupos del CAF. Use un nombre que identifique el propósito del grupo; por ejemplo, Administradores de exhibición.

   • Alias: escriba el alias para el grupo de seguridad. Debe ser único en su organización de Microsoft 365.

   • Dirección de correo electrónico: el nombre que escribió en el campo Alias se usa para generar automáticamente la parte de la dirección de correo que aparece a la izquierda del símbolo @. Si es necesario, puede cambiar la parte del alias de la dirección.

   • Descripción: puede utilizar este cuadro para describir el propósito de exhibición del grupo de seguridad.

7. En Miembros, haga clic en Agregar.

8. Seleccione a las personas que quiere que sean miembros del grupo y haga clic en Agregar. Cuando acabe de agregar miembros, haga clic en Aceptar para volver a la página Nuevo grupo de seguridad.

9. Haga clic en la casilla Es necesaria la aprobación del propietario para que pueda administrar la pertenencia a este grupo y controlar quién puede usar el Centro de exhibición de documentos electrónicos.

10. Haga clic en Guardar.

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Paso 4: Asignar permisos de exhibición en SharePoint Online

El siguiente paso consiste en asignar permisos a los miembros del grupo de seguridad que creó en paso 3 para que puedan usar el Centro de exhibición y buscar contenido en sitios de SharePoint. Esto requiere tres asignaciones de permisos diferentes:

• Asigne permisos de propietario al grupo de seguridad Administradores de exhibición para el Centro de exhibición creado en el paso 1. Como propietarios de la colección de sitios, los administradores de exhibición pueden crear casos, poner en conservación orígenes de contenido y exportar resultados de búsqueda. Los propietarios de la colección de sitios también pueden otorgar a otros usuarios acceso a casos de exhibición determinados.

• Convierta a los miembros del grupo de seguridad Administradores de exhibición en administradores de colecciones de sitios para todas las colecciones de sitios de su organización de SharePoint Online que contengan contenido susceptible de búsqueda. Esto otorga a los administradores de exhibición acceso a todo el contenido de su organización de SharePoint Online y les permite ver resultados de búsquedas en el Centro de exhibición de documentos electrónicos.

• Conceda al grupo de seguridad Administradores de exhibición permisos de lectura para los registros de rastreo de su organización de SharePoint Online. Esto permite a los administradores de exhibición ver cualquier error en los registros de rastreo, que se incluyen en un informe al exportar resultados de búsqueda de exhibición de documentos electrónicos.

Siga estos pasos para convertir a los miembros de un grupo de seguridad en propietarios de la colección de sitios del Centro de exhibición de documentos electrónicos.

1. En el Centro de exhibición de documentos electrónicos, vaya a Configuración > Configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Permisos del sitio.

3. Haga clic en el <nombre de la colección de sitios> Grupo Propietarios de la colección de sitios.

4. En la lista desplegable Nuevo, haga clic en Agregar usuarios.

5. En el cuadro Invitar a personas, escriba el nombre del grupo de seguridad Administradores de exhibición y haga clic en Compartir.

Siga estos pasos para convertir a los miembros del grupo de seguridad Administradores de exhibición en administradores de colección de sitios para una colección de sitios. Repita estos pasos para cada colección de sitios en su organización de SharePoint Online.

1. Vaya al sitio de primer nivel de la colección de sitios y haga clic en Configuración > Configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Administradores de la colección de sitios.

3. Escriba el nombre del grupo de seguridad de administradores de exhibición en el cuadro Administradores de la colección de sitios y haga clic en Aceptar.

Siga estos pasos para que los miembros del grupo de seguridad Administradores de exhibición obtengan permisos de lectura para la información de los registros de rastreo de su organización.

1. Inicie sesión en Microsoft 365 como administrador global o de SharePoint.

2. Seleccione el icono del iniciador de aplicaciones de la esquina superior izquierda y elija Administrador para abrir el Centro de administración de Microsoft 365. (Si no ve el icono Administrador, significa que no tiene permisos de administrador de Microsoft 365 en su organización).

3. En el panel izquierdo, elija Centros de administración > SharePoint.

4. En el Centro de administración de SharePoint, haga clic en Búsqueda.

5. En la página Administración de búsquedas, haga clic en Permisos de registro de rastreo.

6. En el cuadro Permisos de registro de rastreo, escriba el nombre del grupo de seguridad de administradores de exhibición y haga clic en Aceptar.

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Paso 5: Asignar permisos de exhibición en Exchange Online

El último paso es asignar en Exchange Online permisos de exhibición al grupo de seguridad que creó en paso 3. Para ello, agregue en Exchange Online el grupo de seguridad al grupo de funciones de administrador de Administración de la detección. Esto permitirá a los miembros del grupo de seguridad utilizar el Centro de exhibición para realizar búsquedas en buzones, poner estos en conservación y exportar los resultados de sus búsquedas.

Siga estos pasos para asignar permisos de exhibición en Exchange Online al grupo de seguridad de administradores de exhibición.

1. Inicie sesión en Microsoft 365 con su cuenta de administrador global.

2. Seleccione el icono del iniciador de aplicaciones de la esquina superior izquierda y elija Administrador para abrir el Centro de administración de Microsoft 365. (Si no ve el icono Administrador, significa que no tiene permisos de administrador de Microsoft 365 en su organización).

3. En el centro de administración de Microsoft 365, elija administración > Exchange.

4. En el CAF, vaya a Permisos > Roles de administrador.

5. Haga clic en Administración de la detección y en Modificar.

6. En Miembros, haga clic en Agregar.

7. Seleccione el grupo de seguridad que creó para los administradores de exhibición, haga clic en Agregar y después haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en Guardar.

El grupo de seguridad Administradores de exhibición aparece en Miembros en el panel de detalles.

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Pasos siguientes

Una vez configurada la exhibición de documentos electrónicos en su organización de Microsoft 365, los administradores de exhibición pueden usar el Centro de exhibición para crear casos, poner en conservación contenido y buzones, ejecutar búsquedas y exportar los resultados de las mismas. Para obtener más información sobre estas tareas, consulte:

Planear y administrar casos de eDiscovery

Agregar contenido a un caso de eDiscovery y poner orígenes en espera

Búsqueda y uso de palabras clave enhttps://docs.microsoft.com/SharePoint/governance/searching-and-using-keywords-in-the-ediscovery-centerde eDiscovery

Crear y ejecutar consultas de eDiscovery

Exportar contenido de eDiscovery y crear informes

Más información

• No se necesitan pasos adicionales para configurar Skype Empresarial Online para la exhibición de documentos electrónicos. De forma predeterminada, las conversaciones de Skype Empresarial se guardan en la carpeta Historial de conversaciones en el buzón de correo de cada usuario de Exchange Online, y aparecen como resultados de búsqueda de exhibición cuando se cumplen los criterios de una búsqueda. Sin embargo, los usuarios pueden eliminar elementos de la carpeta Historial de conversaciones o desactivar el ajuste que guarda las conversaciones de Skype Empresarial en su buzón. Si desea conservar las conversaciones de Skype Empresarial con propósitos de exhibición de documentos electrónicos, deberá poner los buzones de los usuarios en conservación local o en retención por juicio. Consulte crear o quitar una conservación local.

• Un administrador de SharePoint Online puede configurar orígenes de resultados para todos los sitios y colecciones de sitios de su organización de SharePoint Online. Un administrador de colección de sitios y un propietario de sitio puede administrar orígenes de resultados para una colección de sitios o un sitio, respectivamente.

• ¿Por qué usar un grupo de seguridad en Exchange Online ? Si crea un grupo de seguridad en Exchange Online, puede usar este mismo grupo para asignar permisos tanto en SharePoint Online como en Exchange Online. Además, asignar permisos a un grupo en lugar de asignarlos a usuarios individuales le permite administrar fácilmente el acceso al centro de exhibición de eDiscovery. Por ejemplo, para conceder acceso a un nuevo empleado al centro de exhibición de eDiscovery, todo lo que tiene que hacer es agregarlos como miembro del grupo de seguridad administradores de eDiscovery.

• Para poder realizar búsquedas en el contenido de sitios de SharePoint o en otros sitios web, es necesario rastrear dichos sitios mediante un servicio de búsqueda asociado a un Centro de exhibición de documentos electrónicos. El contenido que no pueda rastrearse no se incluirá en los resultados de una búsqueda de exhibición.

• ¿Por qué se otorga a los administradores de exhibición permisos de lectura a la información de los registros de rastreo de SharePoint Online, como se describió en el paso 4? El registro de rastreo recopila información sobre el estado del contenido rastreado. Cualquier error en este registro se descarga como parte de los resultados de búsqueda en forma de un archivo de Excel denominado SharePoint Index Errors, que se encuentra en la carpeta Informes. Esto permite a los administradores de exhibición ver cualquier error por fallo de indización.

• Los propietarios de colecciones de sitios tienen control completo del Centro de exhibición y de todos los subsitios de casos de exhibición. También pueden crear subsitios de casos de exhibición. Por tanto, los propietarios del Centro de exhibición puede crear casos de exhibición y asignar permisos exclusivos a cada uno de ellos . Esto permite a un propietario conceder a un administrador de exhibición concreto o a un grupo de seguridad el control total de un caso de exhibición determinado: no tiene más que asignarles permisos de propietario.

• Si el propósito principal del grupo de seguridad que creó en el paso 3 es asignar permisos de exhibición a un grupo de usuarios, tal vez quiera ocultar este grupo en la libreta de direcciones de su organización. Para ello, seleccione el grupo en la CAF y haga clic en Modificar. En la página General, haga clic en la casilla Ocultar este grupo de las listas de direcciones y guarde el cambio. Los usuarios podrán seguir enviando mensajes al grupo escribiendo la dirección de correo de este en el cuadro Para:, pero el grupo no se mostrará en la libreta de direcciones.

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