ワークフローから電子メールを送信する

SharePoint Designer 2013 を開き、SharePoint サイトに接続する

SharePoint Designer 2013 は、Office 2013 アプリとしてインストールされます。 SharePoint Designer 2013 を開き、SharePoint サイトに接続するには、次の手順に従います。

1. SharePoint Designer 2013 を開くには、[スタート] メニューで選択します。 Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013 のすべてのプログラム>>[スタート] アイコンを選択します。

2. SharePoint Designer 2013 のスタート ページで、[サイトを開く] を選択します。

3. 接続する SharePoint サイト (http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site など) を入力します。

4. サイトを開くには、[開く] を選択します。

5. メッセージが表示されたら、資格情報を入力します。 (サインインしたコンピューターとセキュリティが統合されていない場合は、資格情報の入力を求められます)。 SharePoint サイトにアクセスできる資格情報を必ず使用してください。

SharePoint ワークフロー プラットフォームに基づいてリスト ワークフローを作成する

1. ナビゲーション ウィンドウで、[ワークフロー] ノードを選択します。

2. [ワークフロー] タブの [新規] セクションで、[ワークフローの一覧表示] ドロップダウンを選択します。

3. 新しいワークフローに関連付ける リスト を選択します。

4. [ リスト ワークフローの作成 ] ダイアログで、ワークフローの名前と説明を入力し、[プラットフォームの種類] を [SharePoint 2013 ワークフロー] に設定します。

5. ワークフローを作成するには、[ OK] を選択します。

ワークフローが作成されたら、アクション、条件、ステージ、ステップ、ループを追加してワークフローを構築できます。 これらのワークフロー コンポーネントは、SharePoint Designer 2013 リボンで使用できます。

使用可能なワークフロー アクションの一覧の詳細については、「関連項目」を参照してください。

電子メールを送信するアクションを作成する

1. [アクション] を選択し、[Emailの送信] を選択します。

2. アクションで、これらのユーザーを選択します。

3. [メッセージEmail定義] ダイアログで、既存の [ユーザーとグループ] からユーザーを選択するか、[宛先] フィールドに独自のメール アドレスを入力します。

   注: 

   • 外部のメール アドレスにメールを送信するため。 それぞれの電子メール サーバーから情報を取得できる必要があります。

   • 電子メールの 宛先 アドレスは、特定の静的アドレス ( NORTHWINDTRADERS\junmin や junmin@northwindtraders.com など) または変数情報へのワークフロー参照のいずれかです。 ワークフロー参照を使用して静的アドレスを使用するのではなく、ワークフローから送信されたメールに動的にアドレスを指定する方法の詳細については、「メッセージを受信するユーザーまたはグループを動的に選択する」を参照してください。

   • レンダリングされたメールの送信者アドレスは、サーバー管理者が現在の Web アプリまたはすべての Web アプリの送信者アドレスを変更しない限り、常にサーバー管理者のメール アドレスになります。 詳細については、「特定の Web アプリの送信Emailの構成」を参照してください。

4. [ 件名] フィールドに、電子メールの件名を入力するか、ここで必要なテキストへのワークフロー参照を定義するには、[Display data binding] を選択します。

   注: ワークフローを正しくコンパイルするには、[ 件名] フィールドに何らかのエントリを作成する必要があります。

5. [ 件名] フィールドの下の大きなボックスに、メールの本文テキストを入力または貼り付けます。

   

6. [OK] を選択します。

7. [ アクション ]>[ステージに移動] を選択します。

8. [ ワークフローの終了] を選択します。

9. [発行] を選択します。

メールの内容を変更するための詳細なオプションについては、次のセクションを参照してください。

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ユーザー設定リストを使用して、受信者のアドレスを保存する

受信者が定期的に変更されても、ワークフローを開始するたびに開始フォームで指定しなければならない頻度が十分でない場合は、それを参照するワークフローごとに 1 つのリスト アイテムを含むカスタム受信者リストを作成し、各ワークフローの各メールの送信先アドレスを格納できる列を作成できます。 ワークフローの任意のメッセージの受信者を変更するときには、そのワークフローの受信者リスト アイテムの適切なフィールドのアドレスを変更します。

ユーザー設定の受信者リストへのワークフロー参照を使用するには

1. ブラウザーでは、次の 3 つの列を含む "受信者" という名前のユーザー設定リストを作成します。

   • 既定の [タイトル] 列の名前を [ワークフロー名] に変更します。 他のすべてのオプションはそのままにします。 詳しくは、以下をご覧ください。 リストまたはライブラリ内の列の変更については、 「」も参照してください。

   • [宛先] という名前のユーザーまたはグループ列を追加します。 この列で、ユーザーとグループの両方の選択を許可しますが、複数選択は許可しません。 他のすべてのオプションはそのままにします。 リストまたはライブラリでの列の作成の詳細については、次を参照してください。 「」も参照してください。

   • CC という名前の 1 行のテキストの列を追加します。 他のすべてのオプションはそのままにします。

2. [受信者] ボックスの一覧で新しいアイテムを作成し、次の操作を行います。

   • [ ワークフロー名] フィールドに、「ドキュメント レビュー」と入力します。これは、ここで使用するワークフローの例の名前です。

   • [宛先] フィールドで、[アドレス帳の ] を選択し、[Peopleとグループの選択] ダイアログで、メールの宛先となる 1 人またはグループを選択します。

   • [ Cc ] フィールドに、アドレスのコピー先の受信者のメール アドレスを入力し、複数のアドレスをセミコロンで区切ります。

3. 新しいワークフローを作成します。

4. [アクション] を選択し、[Emailの送信] を選択します。

5. [アクション] で、これらのユーザーを選択します。

6. [メッセージEmail定義] ダイアログで、[宛先] ボックスの最後にある [アドレス帳]をクリックします。

7. [ ユーザーの選択 ] ダイアログの [ または、既存のユーザーとグループから選択 ] の一覧で、[ユーザーのワークフロー参照] を選択し、[追加] を選択します。

8. [ ユーザーまたはグループの参照 ] ダイアログで、次のオプションを選択します。

   • データ ソース: 受信者、またはカスタム リストの名前。

   • [ソースからのフィールド]: [宛先] または [宛先] 行に必要なアドレスを保持するフィールド。

   • [戻り値] フィールド: [ログイン名] 。 これにより、電子メールの [To] フィールド形式が決定されます。

   • フィールド: 受信者: ワークフロー名

   • 値: ドキュメント レビュー、または現在のワークフローの名前を入力します。

     

     このルックアップは、「受信者の一覧から、ワークフロー名がドキュメント レビューと等しい [宛先] フィールドの値を選択します」と表示されます。

     ダイアログの上半分には、リストと列が指定されています。ダイアログの下半分は行を指定します。

9. [ ユーザーまたはグループの参照 ] ダイアログ ボックスで、[OK] を選択します。

10. 一意の参照の確認に関する電子メールで、[OK] を選択します。

11. [ユーザーの選択] ダイアログを閉じるには、もう一度 [OK] を選択します。

12. [Email メッセージの定義] ダイアログで、[CC] フィールドの末尾にある [アドレス帳]を選択します。

13. [ ユーザーの選択 ] ダイアログの [ または、既存のユーザーとグループから選択 ] の一覧で、[ユーザーのワークフロー参照] を選択し、[追加] を選択します。

14. [ ワークフロー参照の定義 ] ダイアログで、次のオプションを選択します。

    • データ ソース: 受信者、またはカスタム リストの名前。

    • ソースからの フィールド: Cc、または Cc 行に必要なアドレスを保持するフィールド。

    • [戻り値] フィールド: [ログイン名] 。 これにより、電子メールの [To] フィールド形式が決定されます。

    • フィールド: 受信者: ワークフロー名

    • 値: ドキュメント レビュー、または現在のワークフローの名前を入力します。

      

      このルックアップは、「受信者リストから、ワークフロー名がドキュメント レビューと等しい Cc フィールドの値を選択します」と表示されます。

15. [OK] を選択し、警告メッセージでもう一度 [OK] を選択します 。

16. [ユーザーの選択] ダイアログを閉じるには、[OK] を選択します。

次に、ワークフローがこの電子メールを送信すると、カスタム受信者リストのドキュメント レビュー項目の [宛先] フィールドと [Cc] フィールドに一覧表示されているアドレスに送信されます。 受信者を変更するには、リスト アイテムに、必要な変更を行うだけです。

1 つのワークフローで複数のメールが送信される場合があり、メールがすべて同じ受信者に送信されるわけではありません。 このワークフローによって送信された追加のメールの他のアドレスを格納するには、リストに列を追加して他のアドレスを格納できます。 この場合、列に "最初のメッセージの宛先"、"2 番目のメッセージの宛先" といった名前を付けることができます。

または、ワークフローごとに 1 つのアイテムではなく、ワークフローが送信するメールごとに 1 つのアイテムを作成するようにリストを設計することもできます。 この場合は、各メールを識別するために使用される名前が一意であることを確認し、アドレスを取得するルックアップが必要な一意の値を返すようにします。

ワークフローの開始フォームを使用して受信者を指定する

ワークフローを手動で開始するたびに受信者を指定する場合は、ワークフロー開始フォームをカスタマイズして、ワークフローを開始するユーザーからアドレスを収集できます。 ワークフローでは、入力したアドレスを直接使用するか、現在のアイテムのフィールドにコピーすることができます。ワークフローが現在のインスタンスを完了した後も参照できます。 ワークフローが自動的に開始されるように設定されている場合は、自動開始が発生するたびに、開始フォームで既定のアドレスを指定できます。

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現在のアイテムがドキュメント ライブラリ内のドキュメントの場合

ワークフローのスタートアップ通知の例では、新しいドキュメント自体へのリンクを提供することができます。

1. リンクを表示する静的テキストを入力または貼り付けます。

2. テキストを選択し、[ハイパーリンクの編集] を選択します。

3. [ ハイパーリンクの編集 ] ダイアログで、関数 (fx) を選択します。

   ヒント: ルックアップを挿入した後、新しい場所にドラッグすることはできません。 (ただし、その周囲に他のテキストをドラッグすることで、ルックアップを "再配置" することは可能です)。 同様に、ルックアップまたはルックアップを含むテキストを切り取ったり、コピーしたり、貼り付けたりすることはできません。

4. [ 文字列の参照 ] ダイアログの [ データソース] フィールドで、[ 現在のアイテム] を選択します。

5. [ ソースのフィールド] フィールドで、[ エンコードされた絶対 URL] を選択し、[OK] を選択します。

   

メールの受信者がリンクを選択すると、ドキュメントが表示または編集のために開きます。

現在のアイテムがリスト アイテムの場合

リスト アイテム (アナウンスやカレンダー イベントなど) へのリンクを作成する場合、リンクを開くには、表示フォーム (DispForm.aspx)、またはリスト アイテムの編集フォーム (EditForm.aspx) のいずれかを選択できます。

リスト アイテムを開くリンクを作成するには:

1. ブラウザーで、このワークフローを作成するリストに移動します。

2. リンクで表示フォームを開く場合は [アイテムの表示] を使用し、リンクで編集フォームを開く場合は [アイテムの編集] を使用して、ライブラリ内の既存のドキュメントのリスト アイテムを開きます。

3. 最初の http: または https: から最初の等号 (=) を使用して、アドレス バーのアドレスをコピーします。

   

4. ?ID= テキストはフォームを表示するようにページに指示するクエリ文字列パラメーターです。これにより、現在のリストまたはライブラリ内で、等号記号 (=) に続くリスト ID を持っているすべてのアイテムのフォームを表示します。この例では、これは、ワークフロー参照によって識別される、現在のアイテムのリスト ID です。

   注: 現在のアイテムが 3 つのワークフロー タスク アクションのいずれかによって作成されたタスクであり、(タスク リストの既定の表示フォームや編集フォームではなく) カスタム タスク フォームを開くリンクが必要な場合は、「現在のアイテムがカスタム タスク フォームの場合」を参照してください。 ワークフロー タスク アクションによって作成されていないタスクの場合、いずれかのワークフロー タスク アクションによって作成されたタスクであっても表示フォームである場合は、現在の手順がすべての必要な手順です。

5. [メッセージEmail定義] ダイアログで、リンクを表示する静的テキストを入力または貼り付けます(例: - リスト アイテムを表示するには、ここをクリックします)。

6. テキストを選択し、[ハイパーリンクの編集] を選択します。

7. [ ハイパーリンクの編集] ボックスで、 住所 フィールドの [文字列ビルダー] を選択します。

8. [ 文字列ビルダー ] ダイアログで、アドレスを貼り付けます。

9. 等号 (=) の直後に挿入ポイントを配置し、[参照の追加] または [変更] を選択します。

10. [文字列の参照] ダイアログの [ソース] フィールドで [現在のアイテム] を選択し、[ソースからフィールド] フィールドで [ID] を選択します。

    

11. [OK] を選択します。

    文字列ビルダーの最後の文字列は、 http:// または https:// で始まり、 [%Current Item:ID%].で終わる必要があります

    重要: 現在のアイテム ID 参照は、現在のリスト アイテムへのリンクを作成する場合に便利ですが、次の参照では、レンダリングされたパスにエラーが表示される場合があります。また、電子メール リンク (パス、サーバー相対 URL、ソース URL、URL パス) に含めることはお勧めしません。

12. [ OK] を 2 回選択します。

リンクは青いテキストで表示され、メールに下線が表示されます。

リンクを複数回使用する場合は、次のセクションに進みます。

リスト アイテムのアドレスをワークフロー変数として保存する

リスト アイテムの表示フォームまたは編集フォームの URL をワークフロー変数に格納し、同じワークフロー内の複数の場所で使用できるようにすることができます。

1. [ワークフロー デザイナー] ウィンドウで、[アクション] を選択し、[文字列のインデックスから部分文字列を抽出] を選択します。

   

2. ステージで文字列を選択し、省略記号ボタン [...] を選択します。

3. [ 文字列ビルダー ] ダイアログで、URL の静的テキスト部分を貼り付けます (ただし、現在の項目 ID の参照は貼り付けません)。

   

4. 等号 (=) の後に挿入ポイントを配置し、[参照の追加] または [変更] を選択します。

5. [文字列の参照] ダイアログの [データソース] フィールドで [現在のアイテム] を選択し、[ソースフィールドからフィールド] フィールドで [ID] を選択します。

   

6. [OK] を選択します。

   検索がダイアログのテキストに追加されます。

   

7. [文字列ビルダー] ダイアログを閉じるには、[OK] を選択します。

8. 0 から 0 を選択し、1 に置き換えます。

   注:  開始位置の値が 1 より大きい場合、最後の文字列の文字が削除されます。

9. [変数: 部分文字列] または [変数: substring1] の [変数への出力: 部分文字列] を選択します。

10. 一覧で [新しい変数の作成 ] を選択し、[ 変数の編集 ] ダイアログで新しい変数の名前を入力します。

11. [型] が [文字列] に設定されていることを確認し、[OK] を選択します。

12. 先ほど作成したアクションの下にある [ 電子メールの送信 ] アクションを [アクションに追加] を選択し、アクションでこれらのユーザー を選択します。

13. [メッセージEmail定義] ダイアログで新しい変数を使用するには、電子メール本文にリンクを表示するテキストを入力または貼り付けます。 テキストを選択し、書式設定メニューから [ハイパーリンクの編集] を選択します。 [fx] ボタンを選択するか、省略記号ボタン [...]を選択し、[参照の追加または変更] を選択します。

14. [文字列の参照] ダイアログの [データ ソース] ボックスの一覧で、[ワークフロー変数とパラメーター] を選択します。

15. [ソースのフィールド] ボックスの一覧で、[変数: 変数の名前] を選択し、[OK] を選択し、次のボックスで [OK] を選択します。

    

これで現在のワークフロー内の必要な場所に変数を挿入できます。

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基本的なトラブルシューティングのヒント 

次の質問の一覧は、ワークフローを作成する問題の原因を特定するのに役立つ場合があります。

1. 同じリストに他の種類のワークフローを作成できますか? たとえば、承認ワークフローを作成してみてください。

2. 同じワークフローを作成することはできますか。

   • 同じサイト上の別のリストに?

   • 同じサイト コレクションの下の別のサイトに?

   • 同じ Web アプリケーションの下の別のサイト コレクションに対して

   • 別の Web アプリケーションで

   • 別のアカウントでログインしていますか?

   • 別のコンピューターを使用していますか?

 高度なトラブルシューティングのヒント

ワークフローの問題の原因を特定するのに役立つ基本的なトラブルシューティングヒントがない場合は、次の手順を使用します。

1. サイトレベルとワークフロー レベルで必要なアクセス許可があることを確認します。 [ サイトの設定]>[サイトのアクセス許可]>[アクセス許可の確認] /[リストの設定]>[アクセス許可] に 移動し、 アクセス許可の確認 の結果が次の結果と一致することを確認します。

   1. ワークフローを設計するための最小限のアクセス許可 (保存および発行):

      1. SharePoint サイト: デザイン

      2. [ SharePoint ] リストの [編集]

   2. ワークフローを開始するための最小限のアクセス許可:

      1. SharePoint サイト: 表示のみ/読み取り

      2. [ SharePoint ] リストの [ 投稿]

2. 送信メール設定が正しい Exchange サーバーに設定されていることを確認します。

   1. 管理者として コマンド プロンプト を開く

   2. nslookup <Exchange サーバー アドレス>を実行します。 例: nslookup exch.contoso.com

   3. 出力には、 Exchange サーバーの解決済み IP アドレスが表示されます。 そうでない場合は、 Exchange 管理者に問い合わせ、適切な Exchange 完全修飾ドメイン名 (FDQN) を要求します。

3. 次の手順を使用して、SPUtility クラスの SendEmail 関数を使用して、 SharePoint 管理シェルを使用して同じユーザーに電子メールを送信します。

   1. SharePoint 管理シェルを管理者として開きます。 (SharePoint 管理シェル l>管理者として実行) を右クリックします)

   2. 次のスクリプトを実行します。 スクリプトが True で応答し、ユーザーが SharePointから電子メールを受信した場合、SMTP は SharePointで正しく構成されます。

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. SMTP 機能を使用して、 SharePoint サーバーから同じユーザーに電子メールを送信します。 「Telnet を使用して SMTP 通信をテストする」の手順に従います。