Programar una reunión o un evento en Outlook

Programar una reunión

1. Cree una invitación de reunión siguiendo uno de estos procedimientos:

   • En la bandeja de entrada, seleccione Nuevos elementos > Reunión o use la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Q.

   • En el calendario, seleccione Nueva reunión o use la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Q.

   • En un mensaje de correo electrónico en la bandeja de entrada, seleccione el botón Responder con la reunión .

     

2. Agregue asistentes siguiendo uno de los siguientes procedimientos:

   • Agregue los asistentes en la líneaPara de la solicitud de reunión y vaya al paso 4.

   • Si usa unaMicrosoft 365 o una cuenta de Exchange, use el Asistente para programación para ver las programaciones de los asistentes.

3. En el Asistente para la programación, haga clic en el cuadro situado debajo de su nombre y escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del asistente, o bien haga clic en el botón Agregar asistentes para mostrar la libreta de direcciones.

   Seleccione el icono junto al nombre del asistente en el Asistente para programación para marcar un asistente específico como Asistente obligatorio , Asistente opcional o Recurso. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le ofrecerá sugerencias basándose en las personas con las que se han comunicado mediante una reunión o correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregar un asistente.

4. Agregue el asunto de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización y la ubicación.

   En Outlook 2016 (o más reciente) y Outlook para Microsoft 365, puede empezar a escribir el nombre de una ubicación, por ejemplo, Cuarta cafetería o Sala de conferencias 23, y Outlook buscará coincidencias de ubicación. Seleccione una de las sugerencias para elegir la ubicación o siga escribiendo para ir a otra ubicación.

   Sugerencia: Si usa un cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 cuenta de correo electrónico, haga clic en Asistente para programacióny, a continuación, haga clic en Buscador de sala para comprobar la disponibilidad y reservar salas. Para obtener más información, consulte Uso del Asistente para programación y el buscador de salas para reuniones en Outlook.

5. Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú Insertar , seleccione Adjuntar archivoy, a continuación, elija el archivo que desea agregar.

6. Si no quiere que esta reunión sea periódica, seleccione Enviar. En caso contrario, consulte Convertir en reunión periódica.

Finalizar reuniones antes de lo previsto

Si usa Outlook para Microsoft 365, puede hacer que Outlook finalice las reuniones unos minutos antes. Esto puede ayudarle a crear tiempo de transición entre reuniones. Puede elegir otra duración para reuniones de menos de una hora y reuniones de más de una hora.

1. Seleccionar Archivo > Opciones > Calendario > Opciones del calendario

2. Active la casilla Acortar citas y reuniones y, después, Finalizar temprano o Comenzar tarde.

3. Use las listas desplegables para seleccionar el número de minutos para las reuniones de menos de una hora y una hora o más y, después, seleccione Aceptar.

Programar una reunión o un evento

1. En Calendario, seleccione Nuevo evento.

2. Agregue un título para la reunión o el evento.

3. Seleccione Invitar a asistentes y, a continuación, escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión o evento.

4. Selecciona una franja temporal sugerida o escribe manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización.

5. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de la reunión de Teams a la izquierda o a la derecha según corresponda:

   

6. Seleccione Enviar para entregar la invitación.

Programar una reunión o evento periódico

1. En Calendario, seleccione Nuevo evento y agregue un título para la reunión o el evento.

2. Si necesita invitar a otros usuarios a este evento o reunión, seleccione Invitar a asistentes y escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión.

3. Seleccione un intervalo de tiempo sugerido para la reunión o escriba manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización.

4. Seleccione lista desplegable No repetir y, después, elija el intervalo de periodicidad que desee para el evento.

5. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de la reunión de Teams a la izquierda o a la derecha según corresponda:

   

6. Seleccione Enviar para entregar la invitación.

Programar una reunión o un evento

1. En el calendario Outlook.com, seleccione Nuevo evento.

2. Agregue un título para la reunión o el evento.

3. Seleccione Invitar a asistentes y, a continuación, escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión o evento.

4. Selecciona una franja temporal sugerida o escribe manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización.

5. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de la reunión de Skype a la izquierda o a la derecha según corresponda:

   

6. Seleccione Enviar para entregar la invitación.

Programar una reunión o evento periódico

1. En el calendario, seleccione Nuevo evento y agregue un título para la reunión o el evento.

2. Si necesita invitar a otros usuarios a este evento o reunión, seleccione Invitar a asistentes y escriba los nombres de las personas que desea invitar a la reunión.

3. Seleccione un intervalo de tiempo sugerido para la reunión o escriba manualmente una fecha y las horas de inicio y finalización.

4. Seleccione lista desplegable No repetir y, después, elija el intervalo de periodicidad que desee para el evento.

5. Escriba una ubicación de reunión y deslice el botón de alternancia de la reunión de Skype a la izquierda o a la derecha según corresponda:

   

6. Seleccione Enviar para entregar la invitación.