在 Outlook 中排程會議或活動

排定會議

1. 以下列其中一種方式建立會議邀請：

   • 從 [收件匣] 中，選取 [新項目] > [會議]，或使用鍵盤快速鍵 [Ctrl+Shift+Q]。

   • 從 [行事曆] 中，選取 [新增會議] 或使用鍵盤快速鍵 [Ctrl+Shift+Q]。

   • 從收件匣中的電子郵件訊息中，選取 [回覆會議] 按鈕。

     

2. 以這兩種方式的其中一種新增出席者：

   • 將出席者新增至會議邀請的 [收件者] 行，然後跳到步驟 4。

   • 如果您使用的是Microsoft 365 或 Exchange 帳戶，請使用 [ 排程小幫 手] 查看出席者的排程。

3. 在 [排程小幫手] 中，按一下名稱底下的方塊，然後輸入出席者的名稱或電子郵件地址，或按一下 [新增出席者] 按鈕以顯示您的通訊錄。

   選取 [排程小幫手] 中出席者名稱旁邊的圖示，將特定出席者標示為 [必要出席者] 、[選用出席者] 或 [ 資源]。 當您開始輸入出席者的名稱時，Outlook 會根據您曾一起開會或最近寄電子郵件的人員提供建議。 請從清單中選擇名稱以新增出席者。

4. 新增會議主旨、開始時間和結束時間以及位置。

   在 Outlook 2016 (或更新) 和 Microsoft 365版 Outlook 中，您可以開始輸入位置的名稱，例如第四咖啡廳或會議室 23，Outlook 會尋找位置相符的專案。 請選取其中一個建議，以選擇該位置，或繼續輸入以輸入其他位置。

   提示: 如果您使用 [Microsoft Exchange 帳戶] 或 Microsoft 365 電子郵件帳戶，請按一下 [排程小幫手]，然後按一下 [會議室尋找工具]，以查看可用性及預定會議室。 如需詳細資訊，請參閱[在 Outlook 中使用排程小幫手和 會議室尋找工具]。

5. 若要將檔案附加至會議邀請，請在 [插入] 功能表中，選取 [附加檔案]，然後選擇您要新增的檔案。

6. 如果您不想將此設定為週期性會議，請選取 [傳送]。 否則，請參閱[將會議設為週期性]。

提前結束會議

如果您使用的是 outlook for Microsoft 365，您可以讓 Outlook 提前幾分鐘結束會議。 這可協助您建立在會議之間的移動時間。 您可以為一小時以下的會議和一小時以上的會議選擇不同的持續時間。

1. 選取 [檔案] > [選項] > [行事曆] > [行事曆選項]

2. 核取 [ 縮短約會和會議] 複選框，然後選取 [ 提早結束 ] 或 [ 延遲開始]。

3. 使用下拉式清單選取少於一小時又一小時或更長的會議分鐘數，然後選取 [確定]。

排程會議或活動

1. 從 [ 行事曆] 選取 [新增事件]。

2. 新增會議或活動的標題。

3. 選 邀請出席者，然後輸入邀請加入會議或活動的個人名稱。

4. 選取建議的時段，或手動輸入日期和開始和結束時間。

5. 輸入會議位置，然後視需要向左或向右滑動 Teams會議 ：

   

6. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。

排程週期性會議或活動

1. 從 [行事曆] 選取 [新增事件]，然後新增會議或活動的標題。

2. 如果您需要邀請其他人加入此活動或會議，請選取 [邀請出席者]，然後輸入邀請加入會議的個人名稱。

3. 選取會議的建議時段，或手動輸入日期和開始和結束時間。

4. 選 [不要重複 ] 下拉式清單，然後選擇您想要的週期性間隔。

5. 輸入會議位置，然後視需要向左或向右滑動 Teams會議 ：

   

6. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。

排程會議或活動

1. 從 Outlook.com 行事曆中，選取 [新增事件]。

2. 新增會議或活動的標題。

3. 選 邀請出席者，然後輸入邀請加入會議或活動的個人名稱。

4. 選取建議的時段，或手動輸入日期和開始和結束時間。

5. 輸入會議位置，然後視需要向左或向右滑動 Skype 會議 ：

   

6. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。

排程週期性會議或活動

1. 從行事曆中 ，選取 [新增事件]，然後新增會議或活動的標題。

2. 如果您需要邀請其他人加入此活動或會議，請選取 [邀請出席者]，然後輸入邀請加入會議的個人名稱。

3. 選取會議的建議時段，或手動輸入日期和開始和結束時間。

4. 選 [不要重複 ] 下拉式清單，然後選擇您想要的週期性間隔。

5. 輸入會議位置，然後視需要向左或向右滑動 Skype 會議 ：

   

6. 選 取 [傳送 ] 以傳送邀請。