Сортуйте дані в таблиці, запиті, формі або звіті Access, ви можете зберегти порядок сортування з об'єктом. Якщо відсортувати дані в одному з цих об'єктів, а потім зберегти об'єкт, порядок сортування, який діє під час збереження об'єкта, автоматично зберігається разом з об'єктом. Ви можете вказати, чи буде збережений порядок сортування діяти під час наступного відкриття об'єкта.
Для запитів і звітів можна також визначити порядок сортування за замовчуванням. Порядок сортування за промовчанням застосовується до даних у запиті або звіті, якщо не вказано інший порядок сортування.
У цій статті
Відомості про збережені порядки сортування
Існує два типи збережених замовлень сортування:
-
Востаннє застосовано Останній застосований порядок сортування – це порядок сортування, який використовувався під час останнього збереження об'єкта. У таблицях, запитах, формах і звітах можна використовувати порядок сортування, який востаннє застосовано.
-
За промовчанням Стандартний порядок сортування вбудовано в структуру запиту або звіту. Порядок сортування за промовчанням застосовується, якщо не вказано інший порядок сортування.
Останні застосовані порядки сортування
Коли ви зберігаєте таблицю, запит, форму або звіт під час сортування даних, порядок сортування автоматично зберігається під час збереження об'єкта. Це називається останнім застосованим порядком сортування. Коли ви створюєте порядок сортування, ви фактично змінюєте структуру об'єкта.
Якщо потрібно, щоб останній застосований порядок сортування автоматично застосовувався під час наступного відкриття об'єкта, установіть для властивості Об'єкту значення Так за завантаженням для властивості Порядок за завантаженням. Щоб установити цю властивість, виконайте наведені нижче дії, поки об'єкт відкрито в режимі конструктора.
-
Натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.
Цей крок непотрібний, якщо аркуш властивостей уже відображається.
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо об'єкт – це таблиця або запит, на вкладці Загальні аркуша властивостей установіть для властивості Порядок за завантаженням значення Так.
-
Якщо об'єкт – це форма або звіт, на вкладці Дані аркуша властивостей установіть для властивості Порядок за завантаженням значення Так.
-
Примітка.: Щоб запобігти застосуванню останнього застосованого порядку сортування, установіть для властивості Порядок за завантаженням значення Ні.
Порядок сортування за промовчанням
Оскільки останній застосований порядок сортування може змінюватися щоразу, коли хтось сортує об'єкт, а потім зберігає його, можна визначити порядок сортування за замовчуванням. Порядок сортування за промовчанням – це частина макета об'єкта та не змінюється, якщо застосовано інший порядок сортування.
Для запиту або звіту можна вказати лише стандартний порядок сортування. Хоча порядок сортування за промовчанням не перезаписується поточним або останнім застосованим порядком сортування, він вступає в дію, лише якщо поточний або останній застосований порядок сортування видалено.
Визначення порядку сортування за промовчанням для запиту
-
Відкрийте запит у режимі конструктора.
-
Двічі клацніть поле, за допомогою якого потрібно відсортувати дані.
Поле з'явиться на бланку.
-
На бланку зніміть прапорець у рядку Відображення доданого поля.
-
У рядку Сортування вкажіть, чи потрібно сортувати поле за зростанням (спочатку найменші значення; A-to-Z) або за спаданням (перші найбільші значення; Z-to-A).
-
Якщо потрібно відсортувати дані за кількома полями, додайте додаткові поля сортування, повторивши кроки 2–4.
Примітка.: Під час сортування за кількома полями результати спочатку сортуються за першим полем, яке ви вказали, потім за наступним полем тощо. Наприклад, якщо сортувати дані за прізвищем, а потім за періодом "Дата_народження", усі записи зі значенням "Прізвище" в Dow відображаються перед записами зі значенням "Прізвище" Стівенса незалежно від значення "Дата_народження". Записи в кожному полі "Прізвище" потім сортуються відповідно до значення в полі "Дата_народження".
-
Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.
Примітка.: Щоб видалити стандартний порядок сортування із запиту, видаліть поля сортування з бланка запиту.
Визначення порядку сортування звіту за промовчанням
-
Відкрийте звіт у поданні звіту або режимі розмітки.
-
На вкладці Основне в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Додатково , а потім у контекстному меню виберіть пункт Розширений фільтр/сортування .
З'явиться нова вкладка документа з сіткою макета та вікном, у якому можна вибрати поле для сортування.
-
У вікні двічі клацніть поле, за допомогою якого потрібно відсортувати дані.
Поле з'явиться на бланку.
-
На бланку в рядку Сортування вкажіть, чи потрібно сортувати поле за зростанням (спочатку найменші значення; A-to-Z) або за спаданням (перші найбільші значення; Z-to-A).
-
Якщо потрібно відсортувати дані за кількома полями, додайте додаткові поля сортування, повторивши кроки 2–4.
Примітка.: Під час сортування за кількома полями результати спочатку сортуються за першим полем, яке ви вказали, потім за наступним полем тощо. Наприклад, якщо сортувати дані за прізвищем, а потім за періодом "Дата_народження", усі записи зі значенням "Прізвище" в Dow відображаються перед записами зі значенням "Прізвище" Стівенса незалежно від значення "Дата_народження". Записи в кожному полі "Прізвище" потім сортуються відповідно до значення в полі "Дата_народження".
-
На вкладці Основне в групі Сортування & Фільтр натисніть кнопку Переключити фільтр.
Примітка.: Щоб видалити стандартний порядок сортування зі звіту, видаліть поля сортування з бланка.
