Ko razvrstite podatke v Accessovi tabeli, poizvedbi, obrazcu ali poročilu, lahko shranite vrstni red razvrščanja s predmetom. Če razvrstite podatke v enem od teh predmetov in nato shranite predmet, se vrstni red razvrščanja, ki velja, ko shranite predmet, samodejno shrani s predmetom. Določite lahko, ali naj bo shranjeni vrstni red razvrščanja v veljati, ko naslednjič odprete predmet.
Za poizvedbe in poročila lahko določite tudi privzeti vrstni red razvrščanja. Privzeti vrstni red razvrščanja je uporabljen za podatke v poizvedbi ali poročilu, ko ni določen noben drug vrstni red razvrščanja.
Kaj želite narediti?
Razumevanje shranjenih vrstnih redov razvrščanja
Obstajata dve vrsti shranjenih vrst vrst vrst razvrščanja:
-
Zadnja uporabljena Zadnji uporabljeni vrstni red razvrščanja je vrstni red razvrščanja, ki je bil uporabljen, ko je bil predmet nazadnje shranjen. V tabelah, poizvedbah, obrazcih in poročilih so lahko vsi vrstni redi razvrščanja, ki so bili nazadnje uporabljeni.
-
Privzeto Privzeti vrstni red razvrščanja je vgrajen v načrt poizvedbe ali poročila. Privzeti vrstni red razvrščanja je uporabljen, ko ni določen noben drug vrstni red razvrščanja.
Zadnje uporabljene vrstne rede razvrščanja
Ko shranite tabelo, poizvedbo, obrazec ali poročilo, medtem ko so podatki razvrščeni, se vrstni red samodejno shrani, ko shranite predmet. To se imenuje zadnji uporabljeni vrstni red razvrščanja. Ko ustvarite vrstni red razvrščanja, dejansko spreminjate načrt predmeta.
Če želite, da se zadnji uporabljeni vrstni red razvrščanja samodejno uporabi, ko naslednjič odprete predmet, nastavite lastnost Vrstni red po nalaganju za predmet na Da. Če želite nastaviti to lastnost, izvedite te korake, ko je predmet odprt v pogledu načrta.
-
Pritisnite F4, da prikažete list z lastnostmi.
Ta korak ni potreben, če je list z lastnostmi že prikazan.
-
Naredite nekaj od tega:
-
Če je predmet tabela ali poizvedba, na zavihku Splošno lista z lastnostmi nastavite lastnost Razvrsti po nalaganju na Da.
-
Če je predmet obrazec ali poročilo, na zavihku Podatki lista z lastnostmi nastavite lastnost Razvrsti po nalaganju na Da.
-
Opomba: Vrstni red razvrščanja, ki je bil nazadnje uporabljen, lahko preprečite tako, da nastavite lastnost Vrstni red po nalaganju na Ne.
Privzeti vrstni red razvrščanja
Ker se lahko vrstni red razvrščanja, ki je bil nazadnje uporabljen, spremeni vsakič, ko nekdo razvrsti predmet in ga nato shrani, boste morda želeli določiti privzeti vrstni red razvrščanja. Privzeti vrstni red razvrščanja je del načrta predmeta in se ne spremeni, ko uporabite drug vrstni red razvrščanja.
Določite lahko le privzeti vrstni red razvrščanja za poizvedbo ali poročilo. Čeprav trenutni ali nazadnje uporabljen vrstni red razvrščanja ne prepišejo privzetega vrstnega reda razvrščanja, začne veljati le, ko je odstranjen trenutni ali nazadnje uporabljen vrstni red razvrščanja.
Določanje privzetega vrstnega reda razvrščanja za poizvedbo
-
Odprite poizvedbo v pogledu načrta.
-
Dvokliknite polje, ki ga želite uporabiti za razvrščanje.
Polje se prikaže v mreži načrta.
-
V mreži načrta počistite polje v vrstici Pokaži polja, ki ste ga dodali.
-
V vrstici Razvrsti določite, ali želite razvrstiti polje v naraščajočem vrstnem redu (najprej najmanjše vrednosti; Od A do Ž) ali v padajočem vrstnem redu (najprej največje vrednosti; Od Ž do A).
-
Če želite razvrščati po več kot enem polju, dodajte dodatna polja za razvrščanje tako, da ponovite korake od 2 do 4.
Opomba: Ko razvrščate po več kot enem polju, so rezultati najprej razvrščeni po prvem polju, ki ste ga določili, nato po naslednjem polju, ki ste ga določili, in tako naprej. Če na primer razvrščate po priimku in nato po datumu rojstva, se vsi zapisi z vrednostjo »Priimek« za »Dow« prikažejo pred zapisi z vrednostjo »Priimek« za Stevens, ne glede na vrednost datuma rojstva. Zapisi v posameznem polju »Priimek« so nato razvrščeni glede na vrednost v polju »Rojstni datum«.
-
Pritisnite tipki CTRL+S, da shranite poizvedbo.
Opomba: Če želite iz poizvedbe odstraniti privzeti vrstni red razvrščanja, odstranite polja za razvrščanje iz mreže načrta poizvedbe.
Določanje privzetega vrstnega reda razvrščanja za poročilo
-
Odprite poročilo v pogledu poročila ali pogledu postavitve.
-
Na zavihku Osnovno v skupini Razvrsti & filter kliknite Dodatno in nato v priročnem meniju kliknite Napredni filter/razvrščanje.
Prikaže se nov zavihek dokumenta z mrežo načrta in oknom, v katerem lahko izberete polje, po katerem želite razvrščati.
-
V oknu dvokliknite polje, ki ga želite uporabiti za razvrščanje.
Polje se prikaže v mreži načrta.
-
V mreži načrta v vrstici Razvrsti določite, ali želite razvrstiti polje v naraščajočem vrstnem redu (najprej najmanjše vrednosti; Od A do Ž) ali v padajočem vrstnem redu (najprej največje vrednosti; Od Ž do A).
-
Če želite razvrščati po več kot enem polju, dodajte dodatna polja za razvrščanje tako, da ponovite korake od 2 do 4.
Opomba: Ko razvrščate po več kot enem polju, so rezultati najprej razvrščeni po prvem polju, ki ste ga določili, nato po naslednjem polju, ki ste ga določili, in tako naprej. Če na primer razvrščate po priimku in nato po datumu rojstva, se vsi zapisi z vrednostjo »Priimek« za »Dow« prikažejo pred zapisi z vrednostjo »Priimek« za Stevens, ne glede na vrednost datuma rojstva. Zapisi v posameznem polju »Priimek« so nato razvrščeni glede na vrednost v polju »Rojstni datum«.
-
Na zavihku Osnovno v skupini & filtriraj kliknite Preklop filtra.
Opomba: Če želite iz poročila odstraniti privzeti vrstni red razvrščanja, odstranite polja za razvrščanje iz mreže načrta.
