Giảm kích cỡ hộp thư của bạn và Tệp Dữ liệu Outlook (.pst và .ost)

Có một vài cách để giảm kích cỡ hộp thư của bạn. 

Bạn có thể sử dụng công cụ Dọn dẹp Hộp thư để xem kích cỡ hộp thư và các thư mục riêng lẻ của mình. Công cụ này cũng có thể giúp bạn tìm kiếm thư cũ hoặc rất lớn mà bạn có thể muốn xóa hoặc di chuyển đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst).

Thông thường, nguyên nhân gây ra hộp thư lớn là một thư mục Các mục Đã xóa lớn. Công cụ này cung cấp một nút để xem kích cỡ của thư mục Các mục Đã xóa và làm trống thư mục Các mục Đã xóa của bạn.

Đôi khi, Outlook sẽ lưu trữ các mục xung đột trong một thư mục có tên là Xung đột. Xung đột xảy ra khi một bản sao của một mục được lưu trữ trên máy chủ email của bạn không đồng bộ với bản sao của một mục được lưu trữ trên máy tính cục bộ của bạn. Công cụ Dọn dẹp Hộp thư có thể xóa những xung đột này cho bạn.

Chạy công cụ Dọn dẹp Hộp thư

1. Bấm tab Tệp.

2. Bấm công cụ > dọn dẹp Hộp thư.

3. Chọn Xem Kích cỡ Hộp thư, Tìm mục cũ hơn, Tìm mục lớn hơn, Xem Kích cỡ Mục Đã xóa, Làm trống thư mục Mục Đã xóa, Xem Kích cỡ Xung đột hoặc Xung đột Trống để thực hiện tác vụ mong muốn.

Sử dụng Dọn Sạch Hội thoại để loại bỏ thư thừa

Trong một chuỗi email dài, thường có nhiều thư có chứa tất cả cùng một thông tin như thư trước. Dọn Dẹp Hội thoại có thể tự động loại bỏ các thư thừa đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Sử dụng Dọn Sạch Hội thoại để xóa bỏ các thư thừa.

Tìm kiếm thư lớn

Bạn có thể tìm kiếm tất cả thư có kích cỡ lớn hơn một kích cỡ cụ thể từ hộp Tìm kiếm của Outlook. Bấm vào hộp Tìm kiếm và nhập: messagesize:>5 mb. Thao tác này sẽ tìm tất cả thư lớn hơn 5 MB. Bạn có thể xóa một số hoặc tất cả các thư này hoặc di chuyển chúng đến một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Để biết thêm thông tin về việc di chuyển mục, hãy xem mục Di chuyển hoặc sao chép thư giữa các thư mục.

Nếu bạn xóa các mục khỏi Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hoặc Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost), Outlook sẽ tự động nén tệp trong nền trong thời gian rảnh, khi bạn không sử dụng máy tính nhưng Outlook vẫn đang chạy.

Lưu ý: Outlook chỉ nén tệp nếu có nhiều hơn 20% 'khoảng trắng' (không gian không sử dụng) trong tệp.

Bạn cũng có thể sử dụng các bước sau để bắt đầu thủ công quá trình nén ngay lập tức, có thể mất vài phút để hoàn tất.

1. Xóa bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ và làm trống thư mục Các mục Đã xóa.

2. Bấm Tệp để >  Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

3. Trên tab Tệp Dữ liệu , bấm vào tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, rồi bấm Thiết đặt.
   
   Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange hoặc Outlook.com email, bạn cần bấm thêm vào tab Nâng cao > đặt Tệp Dữ liệu Outlook.

4. Trong hộp thoại Tệp Dữ liệu Outlook, bấm vào Nén Ngay , rồi bấm vào OK.