Privacysupplement voor Microsoft Lync Server 2010

Inhoud

• Archivering

• Activiteitsfeed

• Adresboekservice

• Call Admission Control

• CDR-gegevens (Call Detail Records) verzamelen en rapporteren

• Delegering van gesprekken

• Besturingselementen voor nummerweergave

• Naamweergave bellende partij

• Logboekregistratie aan de clientzijde

• Noodhulpdiensten

• Locatie-infrastructuur

• Lync Web App Server

• Locatieaspecten van Media Bypass

• Bijlagen voor vergaderingen

• Peer-to-peer-bestandsoverdracht

• Persoonlijke foto

• PIN-verificatie

• Polling

• Aanwezigheids- en contactgegevens

• PowerPoint-samenwerking

• Privacy-modus

• Privélijn

• QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren

• Op rollen gebaseerde toegangscontrole

• Opnemen

• Response Group Service - Agenten synchroniseren

• Logboekregistratie aan de serverzijde

• Vaardigheden zoeken

• Geïntegreerd archief met contactpersonen

• Verbeterde spraakkwaliteit in Lync 2010

• Whiteboard-samenwerking

Deze pagina is een supplement op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Informatie over het verzamelen van gegevens en het gebruik van deze gegevens met betrekking tot een bepaald product of een bepaalde service van Microsoft Lync kunt u vinden in in de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten en in dit supplement.

Dit privacysupplement heeft betrekking op de implementatie en het gebruik van Microsoft Lync Server 2010-software in het bedrijfsnetwerk. Wanneer uw bedrijf Lync Server 2010 als service gebruikt (met andere woorden, wanneer derden zoals Microsoft de servers hosten waarop de software wordt uitgevoerd), worden gegevens overgebracht naar deze derden.

Archivering

Functie van dit onderdeel: met Archivering kan de systeembeheerder chatgesprekken, vergaderingsactiviteiten en -inhoud en gebruikskenmerken archiveren, zoals aanmeldingen van gebruikers en de start van en deelname aan gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: met Archivering worden de inhoud van chatgesprekken, gegevens over het chatgebruik door de eindgebruiker, vergaderingsinhoud en vergaderingsgegevens opgeslagen op een server die de systeembeheerder configureert. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de systeembeheerder kan op basis van deze gegevens het gebruik van Lync Server 2010 in de onderneming beheren.

Keuze/controle: Archivering is standaard uitgeschakeld en kan door een systeembeheerder worden ingeschakeld door naar de instellingspagina Controleren en archiveren van het configuratiescherm van Microsoft Lync Server 2010 te gaan en Archiveringsbeleid en Archiveringsconfiguratie bij te werken.

Activiteitsfeed

Functie van dit onderdeel: met Activiteitsfeed kan de eindgebruiker 'sociale updates' voor hun contactpersonen weer te geven in de lijst met contactpersonen. Zodoende kunnen eindgebruikers uw meest recente persoonlijke notities, wijzigingen in uw foto en wijzigingen in uw functie of kantoorlocatie weergeven aan anderen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: eindgebruikers publiceren via aanwezigheidsgegevens de volgende informatie in Microsoft Lync 2010:

• Het tijdstip waarop hun bedrijfsfoto is bijgewerkt (uit de adreslijst van het bedrijf, zoals Active Directory Domain Services)

• Een webfoto (die de eindgebruiker uploadt en aan anderen wil weergeven) met de bijgewerkte tijd

• Het tijdstip waarop hun functienaam is gewijzigd en de functienaam zelf (uit de adreslijst van het bedrijf)

• Het tijdstip waarop hun kantoorlocatie is gewijzigd en de kantoorlocatie zelf (uit de adreslijst van het bedrijf)

• Een geschiedenis van de laatste persoonlijke notities die zijn geboekt

• Hun afwezigheidsbericht van Microsoft Exchange Server

Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van de gegevens: deze gegevens worden gedeeld met personen in de lijst met contactpersonen van de eindgebruiker die hun activiteitsfeed bekijken en zich in een privacyrelatie Familie en vrienden, Werkgroep, Collega's of Externe contactpersonen bevinden.

Keuze/controle: de systeembeheerder kan de in-band-instelling PersonalNoteHistoryDepth configureren om te bepalen hoeveel persoonlijke notities worden bewaard voor de eindgebruiker. Met de instellingswaarde 0 wordt geen geschiedenis bijgehouden en wordt alleen de huidige notitie opgeslagen (zoals in eerdere versies). Iedere eindgebruiker kan ook niets publiceren in de activiteitsfeed door de betreffende instellingen te selecteren in de opties van Lync 2010.

Adresboekservice

Functie van dit onderdeel: met Adresboekservice kunnen Lync Server-clients, zoals Lync en Microsoft Lync 2010 Mobile, zoeken naar contactpersonen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de eindgebruiker geeft een zoekreeks op waarmee vervolgens wordt gezocht naar een overeenkomst in de adresboekdatabase of in de downloadbestanden van het adresboek. Overeenkomende records die zijn gevonden met een bepaalde zoekreeks, worden geretourneerd naar de client.

Gebruik van de gegevens: de gegevens in de zoekreeks wordt gebruikt om overeenkomende records te zoeken.

Keuze/controle: Adresboekservice is standaard ingeschakeld. Er is geen optie om deze service uit te schakelen.

Call Admission Control

Functie van dit onderdeel: met Call Admission Control kunnen systeembeheerders de hoeveelheid audio-/videoverkeer van Lync Server via de WAN-verbinding regelen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Call Admission Control verzamelt, verwerkt en ontvangt de IP-adressen van degene die belt en wordt gebeld, de locatiegegevens van eindpunten (binnen of buiten het bedrijfsnetwerk) van beide zijden en het feit of de aanroep federatief is. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: aan de hand van deze gegevens kan de systeembeheerder regelen hoe in de onderneming een bepaalde WAN-verbinding wordt gebruikt voor audio-/videogesprekken van Lync Server.

Keuze/controle: Call Admission Control is standaard uitgeschakeld en kan door een systeembeheerder worden ingeschakeld door naar de instellingspagina Netwerkconfiguratie van het configuratiescherm van Lync Server 2010 te gaan en Algemeen beleid voor inschakelen van bandbreedtebeheer bij te werken.

CDR-gegevens (Call Detail Records) verzamelen en rapporteren

Functie van dit onderdeel: met CDR-gegevens (Call Detail Records) verzamelen en rapporteren worden details van peer-to-peercommunicatie en -vergaderingen via Lync Server verzameld en gerapporteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als dit onderdeel is ingeschakeld, worden de gegevens van alle peer-to-peercommunicatie en -vergaderingen geregistreerd in de CDR-database. (De inhoud wordt niet geregistreerd.) De CDR-gegevens worden opgeslagen in de Monitoring Server-database die in de onderneming is geïmplementeerd en waarover in een reeks Monitoring Server-standaardrapporten wordt gerapporteerd. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de CDR-gegevens kunnen worden gebruikt om de geschiedenis van eerdere peer-to-peercommunicatie en -vergaderingen in de organisatie te beoordelen.

Keuze/controle: CDR is standaard ingeschakeld, maar de systeembeheerder moet een Monitoring Server installeren die is verbonden met een back-enddatabase van Monitoring Server, om de CDR-gegevens te verzamelen. De systeembeheerder kan de Monitoring Server-standaardrapporten implementeren of aangepaste rapporten maken door query's in de Monitoring Server-database uit te voeren.

Delegering van gesprekken

Functie van dit onderdeel: met Oproepen delegeren kunnen eindgebruikers een of meer gedelegeerden toewijzen die namens hen oproepen kunnen starten en beantwoorden alsmede onlinevergaderingen kunnen instellen en hieraan kunnen deelnemen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: wanneer een of meer gedelegeerden oproepen namens eindgebruikers beantwoorden, ontvangen de eindgebruikers een e-mailbericht waarin ze op de hoogte worden gesteld van deze gebeurtenis. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: eindgebruikers kunnen via dit onderdeel samenwerken met hun gedelegeerde(n) zodat hun planning en vergaderingen door deze gedelegeerde(n) kunnen worden beheerd. De eindgebruikers kunnen oproepen die namens hen zijn gestart of beantwoord, opvolgen bij hun gedelegeerde(n).

Keuze/controle: Oproepen delegeren is standaard uitgeschakeld en moet door de systeembeheerder worden ingeschakeld door EnableDelegation in te stellen op True.

Besturingselementen voor nummerweergave

Functie van dit onderdeel: met het onderdeel Besturingselementen voor nummerweergave wordt bepaald welk telefoonnummer wordt weergegeven aan de bellende partij. De systeembeheerder kan ervoor kiezen om nummerweergave per route te onderdrukken door een alternatief nummer op te geven. Het alternatieve nummer wordt weergegeven bij alle uitgaande oproepen via die route. De gebelde partij ziet bijvoorbeeld het algemene bedrijfsnummer in plaats van het zakelijke telefoonnummer van de eindgebruiker wanneer deze belt vanaf zijn eigen zakelijke nummer.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het telefoonnummer van de bellende partij wordt weergegeven.

Gebruik van de gegevens: dit onderdeel wordt gebruikt om het telefoonnummer van de bellende partij te onderdrukken en een alternatief nummer weer te geven.

Keuze/controle: Nummerweergave onderdrukken kan worden in- of uitgeschakeld op de pagina Route van het configuratiescherm van Lync Server 2010. Als Nummerweergave onderdrukken is uitgeschakeld, wordt het telefoonnummer van de beller weergegeven. Als Nummerweergave onderdrukken is ingeschakeld, moet een alternatief nummer worden opgegeven dat wordt weergegeven aan de bellende partij

Naamweergave bellende partij

Functie van dit onderdeel: deze weergavenaam bevat de naam van de eindgebruiker zoals deze is opgeslagen in de lokale opslagplaats van Lync Server (Adresboekservice). Voor uitgaande oproepen van eindgebruikers in Lync Server naar het PSTN-netwerk (Public Switched Telephone Network) worden met dit onderdeel weergavenaamgegevens verzonden naar de PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller voor uitgaande oproepen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: voor uitgaande oproepen vanaf het Lync Server-netwerk wordt de weergavenaam verzonden naar de PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller voor uitgaande oproepen als deze gegevens in Lync Server niet zijn beperkt uit privacyoverwegingen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden weergegeven aan de gebelde partij.

Gebruik van de gegevens: de gegevens worden gebruikt zodat de gebelde partij zowel de naam als het telefoonnummer van de bellende partij te zien krijgt. Deze gegevens mogen niet als definitief worden beschouwd.

Keuze/controle: momenteel bevat Lync Server geen besturingselementen waarmee privacybeperkingen voor de levering van weergavenaamgegevens kunnen worden ingesteld. De weergavenaam wordt altijd verzonden vanaf de server. Bepaalde PSTN-gateways/IP-PBX'en/Session Border Controllers kunnen de mogelijkheid bieden om weergavenaamgegevens per oproeprichting (binnenkomend, uitgaand) te filteren of vervangen.

Logboekregistratie aan de clientzijde

Functie van dit onderdeel: met Logboekregistratie aan de clientzijde kunnen eindgebruikers gegevens over het Lync-gebruik registreren in hun gebruikersprofiel op de computer.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als dit onderdeel is ingeschakeld, kunnen bijvoorbeeld de volgende gegevens worden opgeslagen op de computer van de eindgebruiker: onderwerp van de vergadering, locatie, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden op hun Lync-gesprekken, informatie over de afzender en ontvanger van elk Lync-bericht, de route die het bericht heeft gevolgd, lijst met contactpersonen, en aanwezigheidsgegevens. De inhoud van hun Lync-gesprekken wordt niet opgeslagen. Er worden geen gegevens automatisch naar Microsoft verzonden, maar de eindgebruiker of systeembeheerder kan ervoor kiezen om de logboeken handmatig te verzenden naar Microsoft.

Gebruik van gegevens: met logboeken aan de clientzijde kunnen problemen worden opgelost die kunnen optreden bij het gebruik van Lync.

Keuze/controle: Logboekregistratie aan de clientzijde is standaard uitgeschakeld en moet door de systeembeheerder worden ingeschakeld door ucEnableUserLogging in te stellen op 1.

Noodhulpdiensten

Functie van dit onderdeel: als Alarmnummers beschikbaar is gemaakt door de systeembeheerder, kan met dit onderdeel een locatie worden verzonden naar een derde provider van routeringsservices die door de klant is geselecteerd. De derde provider van routeringsservices verzendt vervolgens de locatie naar de hulpdiensten wanneer een alarmnummer wordt gekozen (zoals 911 in de Verenigde Staten). De systeembeheerder kan de mogelijkheden voor alarmnummers beperken tot de werklocatie van de eindgebruiker, dus de systeembeheerder moet iedere eindgebruiker laten weten in hoeverre de functionaliteit voor alarmnummers beschikbaar is. Wanneer het onderdeel is ingeschakeld, ontvangen de hulpverleners de gegevens die de systeembeheerder heeft toegewezen aan de locatie van de eindgebruiker (bijvoorbeeld een kantoornummer) en ingevoerd in de locatiedatabase of, als een dergelijke locatie niet beschikbaar is, de locatie die eindgebruikers mogelijk handmatig hebben ingevoerd in het locatieveld. Als eindgebruikers hulpdiensten bellen en tegelijkertijd Lync gebruiken via een draadloze internetverbinding terwijl ze zich op hun werklocatie bevinden, worden slechts globale locatiegegevens verzonden naar hulpdiensten. Deze gegevens hebben namelijk betrekking op de locatie van het specifieke draadloze eindpunt waarmee hun computer communiceert. De locatiegegevens van dat draadloze eindpunt worden bovendien handmatig ingevoerd door de systeembeheerder, waardoor mogelijk niet de feitelijke locatie van de eindgebruiker wordt verzonden naar de hulpdiensten. Dit onderdeel werkt pas volledig als het bedrijf een routeringsservice van gecertificeerde oplossingsproviders inhuurt en de service alleen binnen de Verenigde Staten beschikbaar is.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatiegegevens die door Lync worden opgehaald, worden vastgesteld aan de hand van de locatiegegevens die automatisch worden ingevuld door de LIS-server (Location Information Server) van de onderneming of de locatiegegevens die de eindgebruiker handmatig heeft ingevuld in het locatieveld. Deze gegevens worden in het geheugen opgeslagen op de computer van de eindgebruiker. Wanneer dus een alarmnummer wordt ingevoerd, worden deze locatiegegevens met de oproep verzonden zodat deze wordt gerouteerd naar de juiste hulpdiensten en de globale locatie wordt verstrekt. De locatie van de eindgebruiker kan ook worden verzonden via een chatbericht naar een lokale beveiligingsdienst. Voor noodoproepen bevat de CDR (Call Detail Record) de locatiegegevens van de beller. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de locatie wordt gebruikt om de oproep te routeren naar de juiste verlener van noodhulpdiensten en voor het uitsturen van noodhulpverleners. Deze informatie kan ook naar de beveiligingsbalie van het bedrijf worden gestuurd als melding met de locatie- en terugbelinformatie van de beller.

Keus/controle:

Uitgeschakeld:

E911 is standaard uitgeschakeld. Als dit onderdeel is ingeschakeld door de systeembeheerder, kan het locatiebeleid worden gewijzigd of verwijderd uit subnetten en/of gebruikers en kan de routeringsservice bij de serviceprovider worden opgezegd.

Ingeschakeld:

Een locatiebeleid waarmee E911 wordt ingeschakeld, moet worden gedefinieerd en toegewezen aan subnetten waarbij UC-clients (Unified Communications) registeren vanaf en/of naar gebruikers. De E911-routeringsservice moet worden verkregen via een serviceprovider en er moet een routeringsverbinding met de serviceprovider tot stand worden gebracht.

Locatie-infrastructuur

Functie van dit onderdeel: de locatie en tijdzone van eindgebruikers worden berekend en gedeeld met anderen via de functionaliteit voor aanwezigheidsgegevens.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de geografische locatiegegevens van de eindgebruiker worden op een van de volgende manieren verzameld: deze gegevens worden handmatig ingevoerd door de gebruiker of automatisch ingevuld door de LIS-server (Location Information Server) van de onderneming. Bovendien wordt de tijdzone van de eindgebruiker opgehaald uit het Windows-besturingssysteem op de computer van de eindgebruiker. De verzamelde locatiegegevens bestaan uit een beschrijvende tekenreeks en ingedeelde adresgegevens. De beschrijvende tekenreeks informeert anderen over de locatie van de eindgebruiker (zoals 'Thuis' of 'Werk'), terwijl de ingedeelde adresgegevens een woonadres zijn (zoals '5678 Main St, Buffalo, NY, 98052'). Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de locatiebeschrijving en tijdzonegegevens worden met anderen gedeeld via aanwezigheidsgegevens in Lync op basis van de manier waarop de privacy voor aanwezigheid is geconfigureerd. De gegevens worden weergegeven op het visitekaartje van de gebruiker. Het ingedeelde adres (oftewel het woonadres) wordt niet gedeeld via het visitekaartje, maar kan worden verzonden naar de hulpverleners als de eindgebruiker een alarmnummer belt (zoals 911). (Zie de beschrijving Hulpdiensten.)

Keus/controle:

De systeembeheerder beschikt over de volgende beheeropties:

• EnhancedEmergencyServicesEnabled Als deze optie is ingesteld op Waar, zijn de vermelding van de locatienaam in het veld Locatie en een volledig dialoogvenster Locatie beschikbaar via het item Locatie instellen in het menu Locatiegebied. Als deze optie is ingesteld op Onwaar, is een beperkte locatievermelding beschikbaar voor de locatienaam in het veld Locatie. Als de optie bovendien is ingesteld op Waar, worden locatiegegevens gedeeld bij noodoproepen. Als de optie is ingesteld op Onwaar, worden de gegevens niet gedeeld bij noodoproepen. Deze instelling kan niet worden overschreven door eindgebruikers. De locatiebeschrijving (ongeacht of deze is opgehaald vanaf de LIS-server of ingevoerd door de eindgebruiker) wordt nog altijd gedeeld via aanwezigheidsgegevens, hoe deze schakeloptie ook is ingesteld.

• UseLocationForE911Only Als de optie is ingesteld op Waar, worden de locatiegegevens op de LIS-server niet automatisch gedeeld via aanwezigheidsgegevens. Als de optie is ingesteld op Onwaar, worden de locatiegegevens op de LIS-server automatisch gedeeld via aanwezigheidsgegevens.

• PublishLocationDataDefault Met deze optie wordt het standaardgedrag geconfigureerd voor alle gebruikers die niet expliciet hebben aangegeven dat de beschrijving van hun locatie al dan niet mag worden gedeeld via hun aanwezigheidsgegevens. Als deze optie is ingesteld op Waar, wordt de locatie standaard gedeeld. Als de optie is ingesteld op Onwaar, wordt de locatie standaard niet gedeeld.

• LocationRequired Met deze instelling wordt bepaald of eindgebruikers wordt gevraagd om hun locatie in te voeren. Er zijn drie mogelijke waarden: Ja, Vrijwaring en Nee.

  • Ja: hiermee wordt Stel uw locatie in rood weergegeven als er geen locatiegegevens zijn.

  • Vrijwaring: hiermee wordt Stel uw locatie in rood weergegeven, met daarnaast een X, als er geen locatiegegevens zijn. Eindgebruikers kunnen op de X klikken als ze de vrijwaring willen weergeven. Opmerking: als een systeembeheerder deze waarde kiest, moet deze de tekst van de vrijwaring invullen.

  • Nee: hiermee wordt Stel uw locatie in zwart weergegeven als er geen locatiegegevens zijn.

Lync Web App Server

Functie van dit onderdeel: het webonderdeel Microsoft Lync Web App moet worden geïmplementeerd voor het gebruik van Lync Web App. Het is een Microsoft Silverlight-invoegtoepassing voor de browser die mogelijkheden voor vergaderingen biedt.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: het aanmeldingsadres en wachtwoord van de eindgebruiker en de vergaderingsgegevens worden gebruikt om de gebruiker te verifiëren voordat deze wordt verbonden met een vergadering. Informatie over het delen van toepassingen en het bureaublad wordt verstrekt aan alle gebruikers in die vergadering. Alle deelnemers aan de vergadering kunnen de aanwezigheids- en contactgegevens van de eindgebruiker zien.

Gebruik van de gegevens: het aanmeldingsadres en wachtwoord van de eindgebruiker en de vergaderingsgegevens worden gebruikt om de gebruiker te verifiëren voordat deze wordt verbonden met een vergadering.

Keuze/controle: het webonderdeel Lync Web App is standaard ingeschakeld.

Locatieaspecten van Media Bypass

Functie van dit onderdeel: met Media Bypass wordt bepaald wat de locatie van het lokale standaard-IP-adres voor mediabeëindiging van een Lync Server-gebruiker is en welke PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller moet worden gebruikt tijdens een PSTN- of PBX-oproep in verband met die gebruiker. Als de twee elementen zich op een zodanige locatie bevinden dat ze een goede verbinding hebben, zonder bandbreedtebeperkingen en met Media Bypass ingeschakeld, stromen media rechtstreeks tussen de Lync Server-gebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller, waarbij de Lync Server-bemiddelingsserver wordt omzeild. Het oproepsignaal wordt verder verzonden vanaf de Lync Server-gebruiker naar de Lync Server-bemiddelingsserver en de PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatie van het lokale standaard-IP-adres voor mediabeëindiging voor de eindgebruiker en van de PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller wordt bepaald door elk lokaal standaard-IP-adres voor media van allebei af te stemmen op een bypass-id die is opgeslagen in het configuratiearchief van Lync Server. De bypass-id is een GUID en wordt niet gefilterd door de toegangsproxy, dus de id wordt verstrekt aan externe en federatieve gebruikers, maar is ook beschikbaar voor interne gebruikers. Met dit onderdeel worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: als de Lync Server-gebruiker en PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller zich op dezelfde locatie bevinden, is de bypass-id voor het lokale standaard-IP-adres voor media van elk element hetzelfde. De partij die de bypass-id ontvangt van een peer, ziet dat de eigen bypass-id overeenkomt. In dat geval mogen de media voor de oproep rechtstreeks worden verzonden tussen de Lync Server-gebruiker en de PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller, waarbij de bemiddelingsserver wordt omzeild.

Keus/controle:

Media bypass is standaard zowel algemeen als voor elke transmissiehoofdlijn naar een bepaalde PSTN-gateway/IP-PBX/Session Border Controller uitgeschakeld. De systeembeheerder kan het onderdeel zowel algemeen als voor een bepaalde transmissiehoofdlijn inschakelen op de onderstaande twee manieren.

Met het configuratiescherm van Lync Server

• Een algemene bypass wordt ingeschakeld door op Netwerkconfiguratie te klikken, in de lijst op de configuratie Algemeen te klikken en vervolgens op de pagina Algemene instelling bewerken op Mediabypass inschakelen te klikken en de granulariteit te selecteren.

• Bypass voor een specifieke hoofdtransmissielijn wordt ingeschakeld door op Spraakroutering te klikken, het tabblad Configuratie van hoofdtransmissielijn te selecteren, op een bestaande hoofdtransmissielijn te dubbelklikken en op Mediabypass inschakelen te klikken.

Met de beheershell van Microsoft Lync Server 2010

• Met de cmdlets New-CsTrunkConfiguration en Set-CsTrunkConfiguration kan een mediabypass voor een hoofdtransmissielijn worden ingeschakeld.

• Met de cmdlets New-CsNetworkMediaBypassConfiguration en Set-CsNetworkConfiguration kan algemene mediabypass worden ingeschakeld.

Bijlagen voor vergaderingen

Functies van dit onderdeel: de eindgebruiker kan bestanden delen met deelnemers aan de vergadering door de bestanden als bijlage te uploaden.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: bijlagen worden opgeslagen op de Lync-server overeenkomstig het verloopbeleid voor vergaderingsinhoud dat de systeembeheerder heeft ingesteld. De eindgebruiker kan ervoor kiezen om bijlagen te uploaden. Bijlagen worden door hen of anderen tijdens een vergadering gedownload. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de gegevens in de geüploade vergaderingsbijlagen worden gedeeld met andere deelnemers in een Lync-vergadering.

Keuze/controle: de systeembeheerder kan dit onderdeel voor enige of alle gebruikers in- of uitschakelen via het beleid AllowFileTransfer. Dit beleid is standaard ingeschakeld.

Peer-to-peer-bestandsoverdracht

Functie van dit onderdeel: Lync-gebruikers kunnen bestanden naar elkaar verzenden via chatgesprekken tussen twee partijen (geen vergaderingen).

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: het bestand wordt rechtstreeks tussen de Lync-clients overgebracht. Gebruikers kiezen ervoor de bestandsoverdracht te starten en kiezen het over te brengen bestand. De ontvanger van het bestand moet expliciet instemmen met de ontvangst van het bestand. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van de gegevens: met het onderdeel Peer-to-peerbestandsoverdracht kunnen gebruikers bestanden in realtime naar elkaar verzenden gedurende een chatgesprek.

Keuze/controle: de systeembeheerder kan dit onderdeel voor enige of alle gebruikers in- of uitschakelen via het beleid EnableP2PFileTransfer. Dit beleid is standaard ingeschakeld.

Persoonlijke foto

Functie van dit onderdeel: met Persoonlijke afbeelding wordt een persoonlijke afbeelding van de eindgebruiker weergegeven aan andere eindgebruikers. De afbeelding wordt alleen ingesteld door de eindgebruiker en verschilt van de afbeelding in de adreslijst van het bedrijf (zoals Active Directory).

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de voorkeuren voor de persoonlijke afbeelding van de eindgebruiker en het webadres voor de afbeelding worden opgegeven door de eindgebruiker en gepubliceerd via Lync-aanwezigheidsgegevens. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de gegevens worden gebruikt om de ervaring van de eindgebruiker aan te passen en de betreffende afbeelding met anderen te delen.

Keus/controle:

De bedrijfsbeheerder bepaalt:

• Of gebruikers de afbeelding aanvankelijk standaard al dan niet delen. Deze instelling kan worden overschreven.

• De maximumgrootte van een afbeelding die een gebruiker kan downloaden.

• Welke fototypen zijn toegestaan.

PIN-verificatie

Functie van dit onderdeel: PIN-verificatie is een mechanisme voor het verifiëren van deelnemers aan vergaderingen van Conference Auto Attendant en gebruikers die voor het eerst Microsoft Lync 2010 Phone Edition implementeren. De gebruiker voert het telefoon- of toestelnummer en de PIN-code in waarmee de gebruikersreferenties worden gevalideerd in Lync Server. Een PIN-code kan worden ingesteld door de gebruiker of verstrekt door een systeembeheerder.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: tijdens de verificatie worden het telefoon- of toestelnummer en de PIN-code van de gebruiker verzameld. Deze gegevens worden gevalideerd op basis van de back-enddatabase. De PIN-code wordt opgeslagen in de back-enddatabase als one-way hash voor beveiligingsdoeleinden. Nadat de PIN-code is ingesteld, kan niemand deze bekijken. Een PIN-code kan (opnieuw) worden ingesteld door een gebruiker, beheerder of helpdeskmedewerker.

Wanneer een beheerder of helpdeskmedewerker de PIN-code (opnieuw) instelt, wordt de nieuwe PIN-code weergegeven en kan deze optioneel per e-mail naar de gebruiker worden verzonden. De verstrekte e-mailsjabloon kan worden aangepast en bevat tekst waarmee de gebruiker wordt geïnformeerd dat de PIN-code mogelijk is bekeken door de systeembeheerder of helpdeskmedewerker, zodat de gebruiker de PIN-code het beste opnieuw kan instellen.

Gebruik van gegevens:

De PIN-code wordt gebruikt in Lync Server om de deelnemer aan de vergadering te verifiëren of de telefoon met Lync 2010 Phone Edition te implementeren.

Keuze/controle: dit onderdeel is standaard ingeschakeld. De systeembeheerder kan PIN-verificatie uitschakelen door op de pagina Beveiligingsinstelling van het configuratiescherm van Lync Server het selectievakje PIN-verificatie uit te schakelen.

Polling

Wat deze functie doet: Lync-gebruikers kunnen een peiling uitvoeren en anonieme reacties van deelnemers verzamelen tijdens onlinevergaderingen en gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: individuele stemmen zijn anoniem. Samengevoegde pollresultaten worden bekeken door alle presentatoren en kunnen aan alle deelnemers worden weergegeven door iedere presentator. Polls worden op de Lync-server opgeslagen overeenkomstig het verloopbeleid voor vergaderingsinhoud, zoals gedefinieerd door de systeembeheerder. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: de functie Polling verbetert de samenwerking door de presentatoren de mogelijkheid te bieden snel de voorkeuren van de deelnemers vast te stellen.

Keus/controle:

De systeembeheerder beschikt over de volgende beleidslijnen:

• EnableDataCollaboration : met dit beleid kunnen systeembeheerders alle samenwerkingsfuncties voor gegevens beperken: Samenwerking in Microsoft PowerPoint, Bestandsdeling, Polling, Samenwerking via whiteboard en Bijlagen. Als dit beleid is ingesteld op Onwaar, is het niveaubeleid voor deze onderdelen irrelevant.

• AllowPolling: met dit beleid kunnen systeembeheerders het onderdeel Polling in- of uitschakelen. Deze functie is standaard ingeschakeld.

Aanwezigheids- en contactgegevens

Functie van dit onderdeel: via dit onderdeel hebben eindgebruikers toegang tot gegevens die over andere gebruikers zijn gepubliceerd (zowel binnen als buiten hun organisatie), terwijl andere gebruikers toegang hebben tot gegevens die over hen zijn gepubliceerd, zoals status, functie, telefoonnummer, locatie en opmerkingen. De systeembeheerder kan eventueel ook interoperabiliteit met de Microsoft Outlook-client voor berichten en samenwerking en Exchange zodanig configureren dat eindgebruikers afwezigheidsberichten en andere statusgegevens weergeven.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: eindgebruikers maken via hun aanmeldingsadres en een wachtwoord verbinding met Lync Server. Zij en hun beheerder kunnen aanwezigheids- en contactgegevens publiceren die zijn gekoppeld aan hun aanmeldingsgegevens. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: andere Lync-gebruikers en -programma's hebben toegang tot de aanwezigheids- en contactgegevens van de eindgebruiker om zijn of haar gepubliceerde status en gegevens te bepalen, zodat ze beter kunnen communiceren.

Keuze/controle: eindgebruikers kunnen kiezen welke gegevens worden gepubliceerd. De systeembeheerder kan ook namens hen gepubliceerde gegevens configureren. De systeembeheerder kan op de pagina Gebruikers en Chat- en aanwezigheidsinstellingen van het configuratiescherm van Lync Server instellen dat eindgebruikers hun gepubliceerde gegevens niet kunnen beheren.

PowerPoint-samenwerking

Wat deze functie doet: Lync-gebruikers kunnen PowerPoint-presentaties tijdens een onlinegesprek- of vergadering weergeven, bekijken en van aantekeningen voorzien.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens:

Het gebruik van dit onderdeel wordt volledig bepaald door de acties van eindgebruikers, of ze nu een PowerPoint-presentatie uploaden, hierdoor navigeren of deze van opmerkingen voorzien. Elk bestand dat wordt weergegeven in een gesprek of vergadering, wordt verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering. Ze kunnen het direct ophalen vanuit een map op de computer. De bestandseigenaar of presentator kan instellen dat anderen het bestand niet kunnen opslaan in Lync, maar ze kunnen het dan nog wel ophalen of bekijken. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van gegevens: samenwerking met PowerPoint maakt het gemakkelijker voor deelnemers aan het gesprek om effectieve presentaties te geven en feedback te ontvangen.

Keus/controle:

De systeembeheerder beschikt over de volgende beleidslijnen:

• EnableDataCollaboration: met dit beleid kan de systeembeheerder alle samenwerkingsfuncties voor gegevens beperken of toestaan: Samenwerking in PowerPoint, Bestandsdeling, Polling, Samenwerking via whiteboard en Bijlagen. Als dit beleid is ingesteld op Onwaar, is het niveaubeleid voor deze onderdelen irrelevant.

• AllowAnnotations: met dit beleid kan de systeembeheerder de mogelijkheden voor het maken van aantekeningen in PowerPoint-inhoud kan beperken voor deelnemers aan vergaderingen.

Bovendien kunnen presentatoren opmerkingen in PowerPoint-presentaties beperken per deelnemersrol (Geen, Alleen presentatoren, Iedereen) via het dialoogvenster Vergaderingsopties. Deze instelling is beschikbaar per vergadering.

Privacy-modus

Functie van dit onderdeel: Privacymodus is een instelling waarmee eindgebruikers hun aanwezigheidsgegevens (zoals Beschikbaar, Bezet en Niet storen) alleen delen met personen in hun lijst met contactpersonen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de privacymodus is ingeschakeld, kan in Lync een modus worden ingesteld waarin eindgebruikers gebruikersinstellingen kunnen aanpassen zodat hun aanwezigheidsgegevens alleen worden gedeeld met personen in hun lijst met contactpersonen. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de instelling Privacymodus wordt in Lync gebruikt om te bepalen of de privacymodus al dan niet moet worden geactiveerd.

Keus/controle:

• Op groepsniveau kan de systeembeheerder ervoor kiezen om Privacymodus in te schakelen (via de in-band-instelling EnablePrivacyMode). Als de modus is ingeschakeld (standaardinstelling), wordt voor Lync-eindgebruikers de privacymodus gestart zodra ze zich aanmelden.

• Wanneer Privacymodus is ingeschakeld op de server, via de beheerinstelling, kunnen eindgebruikers ervoor kiezen dat hun aanwezigheidsgegevens aan iedereen worden weergegeven (standaardmodus) of dat alleen hun contactpersonen hun aanwezigheidsgegevens te zien krijgen (privacymodus). Eindgebruikers stellen hun status in op het tabblad Status van het dialoogvenster Opties.

• Als op de server de standaardmodus is ingesteld, kunnen gebruikers via de beheerinstellingen niet overschakelen naar de privacymodus. Ze kunnen alleen in de standaardmodus werken. Ze kunnen zich echter vooraf 'afmelden' voor de privacymodus. Als de beheerder later de privacymodus instelt, wordt deze modus niet voor hen gestart wanneer ze zich aanmelden bij Lync.

Privélijn

Functie van dit onderdeel: Privélijn is een onderdeel waarmee een ongepubliceerd extra telefoonnummer wordt verstrekt aan een eindgebruiker. De eindgebruiker kan ervoor kiezen om het aanvullende telefoonnummer te verstrekken aan anderen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: met het onderdeel Privélijn worden gegevens net zo verzameld als de manier waarop oproepen naar een normaal openbaar nummer worden afgehandeld. CDR's (Call Detail Record) worden dus als zodanig opgeslagen voor elk gesprek.

Er zijn gevallen waarin het privénummer onbedoeld wordt verzonden naar derden, bijvoorbeeld wanneer de beller naar het privénummer de oproep verzendt naar een andere persoon.

Gebruik van de gegevens: deze gegevens worden gebruikt om een gespreksgeschiedenis te verstrekken. Zie het gedeelte CDR-gegevens (Call Detail Record) verzamelen en rapporteren voor meer informatie.

Keuze/controle: de eindgebruiker of systeembeheerder kan dit onderdeel niet beheren.

QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren

Functie van dit onderdeel: met QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren worden peer-to-peercommunicatie en -vergaderingen van mediakwaliteit verzameld en gerapporteerd met behulp van Lync. Deze statistieken zijn bijvoorbeeld IP-adressen, verliespercentages, gebruikte apparaten en gevallen van slechte kwaliteit die zich tijdens het gesprek hebben voorgedaan.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de systeembeheerder QoE inschakelt, worden in Lync peer-to-peercommunicatie- en vergaderingsgegevens van mediakwaliteit opgeslagen in de QoE-database. Met deze mogelijkheid wordt de Lync-inhoud niet vastgelegd. De QoE-gegevens worden opgeslagen in de back-enddatabase van Monitoring Server die in de onderneming is geïmplementeerd en waarover een reeks Monitoring Server-standaardrapporten wordt gerapporteerd. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de systeembeheerder heeft toegang tot deze gegevens en kan hiermee feedback verzamelen over de kwaliteit van media die in het systeem stromen, zoals IP-adressen van gebruikers.

Keuze/controle: QoE is standaard ingeschakeld, maar de systeembeheerder moet een Monitoring Server installeren die is verbonden met een back-enddatabase van Monitoring Server, om de QoE-gegevens te verzamelen. De systeembeheerder kan de Monitoring Server-standaardrapporten implementeren of aangepaste rapporten maken door query's in de Monitoring Server-database uit te voeren.

Systeembeheerders kunnen QoE-rapporten uitschakelen met de volgende Windows PowerShell-cmdlet voor Lync Server.

Set-CsQoEConfiguration –EnableQoE $False

Op rollen gebaseerde toegangscontrole

Functie van dit onderdeel: met het onderdeel Op rollen gebaseerde toegangscontrole kunnen beheerrechten worden gedelegeerd in scenario's voor systeembeheerders. De interactie tussen een systeembeheerder en de beheerinterfaces kan worden beperkt tot specifiek toegestane bewerkingen waarmee objecten kunnen worden gewijzigd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de mogelijkheden van een systeembeheerder worden tijdens runtime beoordeeld op basis van het groepslidmaatschap van de gebruiker, met name Active Directory-beveiligingsgroepen. De mogelijkheden van een rol in het systeem worden geconfigureerd en ingesteld in de centrale beheerserver.

Gebruik van de gegevens: een systeembeheerder kan aanvullende beheerrollen voor op rollen gebaseerde toegangscontrole configureren voor een bepaalde implementatie. Een systeembeheerder kan alle rollen weergeven waarvan een andere beheerder lid is.

Keuze/controle: dit is het beveiligings-/verificatiemechanisme voor IT-beheertaken. Het onderdeel is niet van invloed op de zichtbaarheid voor eindgebruikers.

Opnemen

Functie van dit onderdeel: met dit onderdeel kunnen organisatoren en/of presentatoren alle aspecten van een Lync-sessie opnemen, bijvoorbeeld wie zich aanmeldt bij de vergadering, audio, video en inhoud zoals chatgesprekken, gedeelde programma's, PowerPoint-presentaties, polling, hand-outs en whiteboards. Wanneer de organisator of een andere presentator de opname onderbreekt of stopt, is dit niet van invloed op andere lopende opnamen.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als presentatoren ervoor kiezen om een opname te maken, wordt deze op hun computer opgeslagen. Aanvullende videobestanden die op basis van de opname worden gegenereerd, worden standaard opgeslagen op de lokale computer van de presentator, maar kunnen ook op een andere computer worden opgeslagen, indien opgegeven door de presentator die de opname maakt. Wanneer gebruikers inhoud uploaden naar een vergadering, wordt toestemming verleend om deze inhoud toe te voegen aan opnamen die deze en andere gebruikers maken.

Als er fouten optreden in het publicatiestadium van een opname, is het mogelijk dat gegevens die tijdens een onderbroken opname zijn vastgelegd onbedoeld in de opname worden ingesloten. Als bij enig onderdeel van het publicatiestadium fouten optreden (zie de status "Waarschuwing..." in Opnamebeheer), dienen opnamen niet aan anderen te worden gedistribueerd zelfs als ze op een of andere manier nog kunnen worden afgespeeld.

Gebruik van gegevens: de opname kan worden afgespeeld door iedereen die toegang heeft tot de locatie waarop de opname wordt opgeslagen.

Keus/controle:

De systeembeheerder beschikt over de volgende beheeropties:

• AllowConferenceRecording: de beleidsinstelling is standaard Onwaar.

  • Voor de gebruiker die een peer-to-peergesprek escaleert naar een vergadering: als het beleid is ingesteld op Waar, kunnen alle presentatoren een opname maken.

  • Voor de gebruiker die een ad-hocvergadering start: als het beleid is ingesteld op Waar, kunnen alle presentatoren een opname maken.

  • Voor de gebruiker die een vergadering heeft gepland: als het beleid is ingesteld op Waar op het moment dat de eerste persoon zich aanmeldt bij de vergadering, kunnen alle presentatoren een opname maken.

  • Voor de gebruiker die in deze scenario's de vergadering heeft geëscaleerd, gestart of gepland: als het beleid is ingesteld op Onwaar, kunnen presentatoren of aanwezigen geen opname maken.

  • Als het beleid wordt gewijzigd terwijl een vergadering gaande is, wordt dit nieuwe beleid mogelijk pas van kracht nadat alle deelnemers de vergadering hebben verlaten en zich opnieuw hebben aangemeld.

• EnableP2PRecording: de standaardwaarde is Onwaar en wordt ingesteld op het moment dat de gebruiker zich aanmeldt bij Lync.

  • Als dit beleid standaard is ingesteld op Waar, kan een opname worden gemaakt door een gebruiker die een gesprek met iemand start voor wie dit beleid ook is ingesteld op Waar.

  • Gebruikers kunnen alleen een opname maken als beide partijen in de peer-to-peercommunicatie opnamen mogen maken.

• AllowExternalToRecord: de standaardinstelling is Onwaar. Externe gebruikers zijn zowel federatieve als anonieme gebruikers.

  • Vergadering: het beleid AllowExternalToRecord wordt toegepast zodra de eerste persoon zich aanmeldt bij de vergadering en alleen wanneer AllowConferenceRecording is ingesteld op Waar.

    • Als het beleid is ingesteld op Waar, kunnen ook externe presentatoren een opname maken tijdens een vergadering waarin opnamen zijn toegestaan. Als het beleid wordt gewijzigd terwijl een vergadering gaande is, wordt dit nieuwe beleid pas van kracht nadat alle deelnemers de vergadering hebben verlaten en zich opnieuw hebben aangemeld.

    • Als het beleid is ingesteld op Onwaar, kunnen externe presentatoren geen opname maken tijdens een vergadering waarin opnamen zijn toegestaan. Als het beleid wordt gewijzigd terwijl een vergadering gaande is, wordt dit nieuwe beleid mogelijk pas van kracht nadat alle deelnemers de vergadering hebben verlaten en zich opnieuw hebben aangemeld.

  • Peer-to-peer (P2P): het beleid AllowExternalToRecord wordt alleen toegepast op peer-to-peergesprekken wanneer het beleid EnableP2PRecording is ingesteld op Waar.

    • Als het beleid is ingesteld op Waar, kunnen externe gebruikers geen opnamen maken.

    • Als het beleid is ingesteld op Onwaar, kunnen externe gebruikers geen opnamen maken, terwijl wel een opname kan worden gemaakt door de gebruiker die de externe opname voorkomt.

Response Group Service - Agenten synchroniseren

Functie van dit onderdeel: met RGS (Response Group Service) kunnen systeembeheerders een of meer kleine antwoordgroepen maken en configureren om inkomende oproepen voor een of meer aangewezen agenten of eindgebruikers te routeren en in de wachtrij te plaatsen. Met dit onderdeel kan een RGS-agent oproepen afhandelen zonder dat automatisch zijn of haar identiteit wordt onthuld aan de externe partij.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de identiteit van de agent wordt niet visueel weergegeven als de externe partij een Microsoft Communications-client of PSTN-telefoon gebruikt, maar de identiteit wordt verzonden in SDP-pakketten (Session Description Protocol) wanneer chatmogelijkheden worden toegevoegd aan een anonieme spraakoproep. De identiteit kan daarvoor worden opgehaald uit traceringen voor clients. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: op een andere client dan Microsoft Communications kunnen de gegevens over de agent worden weergegeven in de gebruikersinterface en zodoende de identiteit van de agent onthullen. Met deze gegevens zou de externe partij een agent rechtstreeks kunnen bellen zonder RGS te gebruiken.

Keuze/controle: de eindgebruiker of systeembeheerder kan dit onderdeel niet beheren.

Logboekregistratie aan de serverzijde

Wat deze functie doet: Met Logboekregistratie aan de serverzijde kan de bedrijfsbeheerder verschillende soorten verkeer verzemelen van en naar elk domeind of URI (Uniform Resource Identifier).

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: als de bedrijfsbeheerder registratie voor Lync inschakelt, wordt het verkeer van en naar het opgegeven domein of de URI opgenomen in de logboekbestanden. Afhankelijk van de configuratie kan deze verzamelde informatie worden gebruikt voor foutopsporing. Informatie over de eindgebruikers, zoals het volgende, wordt geregistreerd in een bestand dat is opgegeven door de beheerder: onderwerp van de vergadering, locatie, SIP-berichten, reacties op Lync-uitnodigingen, informatie over verzender en ontvanger van elk Lync-bericht, de route die het bericht heeft gevolgd, de lijst met contactpersonen, aanwezigheidsgegevens, de inhoud van chatgesprekken, en de namen van eventueel gedeelde programma's, bijlagen, Microsoft PowerPoint-bestanden, whiteboards, peilingen en peilingvragen, en een index van de peilingsoptie(s) waarvoor is gestemd. Er wordt niet automatisch informatie naar Microsoft verzonden, maar de beheerder kan besluiten handmatig informatie te verzenden.

Gebruik van gegevens: logboeken van serverzijde kunnen worden gebruikt om problemen met Lync op te lossen, namelijk om te bepalen welke problemen op welke server of in welk domein worden aangetroffen.

Keus/controle: Logboekregistratie aan de serverzijde is standaard uitgeschakeld en moet door een bedrijfsbeheerder worden ingeschakeld. De beheerder kan de volgende Windows PowerShell-opdrachtregel-cmdlets gebruiken om deze functie in of uit te schakelen per site, service of server: New-CsDiagnosticsFilterConfiguration, Set-CsDiagnosticsFilterConfiguration en Get-CsDiagnosticsFilterConfiguration. Voor de registratie van de inhoud van chatgesprekken moeten bepaalde opties worden ingesteld met de hulp van Microsoft Support.

Vaardigheden zoeken

Functie van dit onderdeel: met dit onderdeel kunnen eindgebruikers zoeken naar personen in hun onderneming door een eigenschap in Microsoft SharePoint te gebruiken (zoals naam, e-mailadres, vaardigheden of deskundigheidsgebied). Dit onderdeel is alleen beschikbaar als de systeembeheerder SharePoint heeft geïmplementeerd en interoperabiliteit tussen Lync 2010 en SharePoint heeft ingeschakeld.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de ingevoerde zoekquery in Lync 2010 wordt verzonden naar de SharePoint-server van de onderneming. De reactie van SharePoint wordt verwerkt in Lync 2010, en de zoekresultaten en bijbehorende gegevens worden weergegeven. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de door de gebruiker ingevoerde gegevens worden verzonden naar SharePoint om zoekresultaten op te halen, die in Lync 2010 worden weergegeven.

Keuze/controle: dit onderdeel kan door systeembeheerders worden in- of uitgeschakeld via vier in-band-instellingen.

• SPSearchInternalURL

• SPSearchExternalURL

• SPSearchCenterInternalURL

• SPSearchCenterExternalURL

Geïntegreerd archief met contactpersonen

Functie van dit onderdeel: Uniform archief met contactgegevens bestaat uit drie hoofdfuncties:

1. Zoekopdrachten samenvoegen: met deze functie worden de Active Directory-contactpersonen samengevoegd met de persoonlijke Outlook-contactpersonen zodat tijdens een zoekopdracht voor deze contactpersoon de zoekresultaten slechts één vermelding bevatten.

2. Contactpersonen samenvoegen: met deze functie worden contactgegevens van Outlook- en Active Directory-vermeldingen samengevoegd door e-mailadressen en/of aanmeldings-id's af te stemmen. Zodra een overeenkomst is vastgesteld, worden gegevens van drie gegevensbronnen (Outlook, Active Directory en aanwezigheidsgegevens) in Lync 2010 samengevoegd. Deze samengevoegde gegevens worden weergegeven in verschillende onderdelen van de gebruikersinterface, waaronder zoekresultaten, de lijst met contactpersonen en het visitekaartje.

3. Outlook-contactpersonen maken voor Lync 2010-contactpersonen (synchronisatie van contactpersonen): in Lync 2010 worden Outlook-contactpersonen gemaakt voor alle contactpersonen van de gebruiker in de standaardmap met contactpersonen als de gebruiker Exchange 2010 of een postvak van een latere versie heeft. Doordat alle Lync 2010-contactpersonen zijn gekoppeld aan een Outlook-contactpersoon, heeft de gebruiker toegang tot contactgegevens in Lync 2010 vanuit Outlook, vanuit Outlook Web Access en vanaf mobiele apparaten waarop contactpersonen worden gesynchroniseerd met Exchange.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: in Lync 2010 worden contactgegevens uit aanwezigheidsgegevens, Active Directory en Outlook samengevoegd. Deze informatie wordt intern in Lync 2010 gebruikt. Wanneer Outlook-contactpersonen worden gemaakt, worden contactgegevens uit aanwezigheidsgegevens, Active Directory en Outlook geschreven naar Exchange. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: contactgegevens uit aanwezigheidgegevens, Active Directory en Outlook worden in de gebruikersinterface van Lync 2010 weergegeven (zoals lijst met contactpersonen, visitekaartje en zoekresultaten). Deze gegevens kunnen ook naar Exchange worden geschreven door contactpersonen te synchroniseren (zoals hierboven is beschreven).

Keuze/controle: dit onderdeel wordt door Lync Server 20100-beheerders in- of uitgeschakeld via de in-band-instelling EnableExchangeContactSync.

Verbeterde spraakkwaliteit in Lync 2010

Functie van dit onderdeel: in Lync 2010 worden gebruikers op de hoogte gesteld wanneer tijdens het gesprek problemen met een apparaat, netwerk of computer worden gedetecteerd.

Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: gegevens over de instellingen van het audioapparaat van de eindgebruiker, de netwerkinstelling en andere mediaverbindingen worden verzameld in Lync 2010 om te bepalen waardoor slechte geluidskwaliteit tijdens spraakcommunicatie mogelijk wordt veroorzaakt. De eindgebruiker wordt op de hoogte gesteld dat er een probleem met de spraakkwaliteit is opgetreden, terwijl andere gespreksdeelnemers alleen een melding zien dat de eindgebruikers een apparaat gebruiken waardoor de audiokwaliteit verslechtert. Ze weten niet welk apparaat de eindgebruiker gebruikt. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.

Gebruik van de gegevens: de gegevens die naar andere gespreksdeelnemers worden verzonden, worden gebruikt om de gesprekskwaliteit te verbeteren.

Keuze/controle: de systeembeheerder kan de melding over de spraakkwaliteit uitschakelen via de volgende PowerShell-opdracht, zoals hieronder wordt beschreven.

$a = get-csclientpolicy

$b = new-csclientpolicyentrytype –Name DisablePoorDeviceWarning –Value 1

$a.PolicyEntry.Add($b)

Set-csClientPolicy $a

Whiteboard-samenwerking

Functie van dit onderdeel: met dit onderdeel kunnen eindgebruikers virtuele whiteboards in Lync 2010 delen en en hierbij aantekeningen maken gedurende onlinevergaderingen en -gesprekken.

Verzamelde, verwerkte of overgedragen gegevens: aantekeningen die op whiteboards worden gemaakt, zijn zichtbaar voor alle deelnemers. Whiteboards worden op de Lync Server 2010-server opgeslagen in overeenkomst met het beleid voor het verlopen van vergaderingsinhoud. Er worden geen gegevens naar Microsoft gestuurd.

Gebruik van gegevens: de functie Whiteboard verbetert de samenwerking door deelnemers aan vergaderingen de mogelijkheid te bieden ideeën te bespreken, te brainstormen, notities te maken, enzovoort.

Keus/controle:

De systeembeheerder beschikt over de volgende beleidslijnen:

• EnableDataCollaboration: met dit beleid kunnen systeembeheerders alle samenwerkingsfuncties voor gegevens beperken: Samenwerking in PowerPoint, Bestandsdeling, Polling, Samenwerking via whiteboard en Bijlagen. Als dit beleid is ingesteld op Onwaar, is het niveaubeleid voor deze onderdelen irrelevant.

• AllowAnnotations: met dit beleid kan de systeembeheerder de mogelijkheden voor het maken van aantekeningen beperken voor alle deelnemers aan de vergadering. Als deze instelling is uitgeschakeld, zien eindgebruikers geen invoerpunt om een whiteboard te maken in de gebruikersinterface van Lync 2010.