Quy tắc là một hành động Outlook Web App động chạy trên các thư đến hoặc đi. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc để tự động di chuyển tất cả email được gửi đến một nhóm mà bạn là thành viên đến một thư mục cụ thể hoặc xóa tất cả thư có chủ đề "Mua ngay".
Nếu bạn muốn tạo và quản lý quy tắc hộp thư đến trong chương trình Outlook trên máy tính, hãy xem Dùng quy tắc để quản lý email.
Bài viết này dành cho Ứng dụng Web Outlook, được sử dụng bởi các tổ chức quản lý máy chủ email đang chạy Exchange Server 2013 hoặc 2010. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 hoặc Exchange Server 2016 hoặc 2019, chương trình email của bạn là Outlook trên web. Để được trợ giúp về Outlook trên web, hãy xem Nhận trợ giúp về Outlook trên web. |
-
Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi chọn Đăng nhập.
-
Ở đầu trang, chọn Cài đặt >Tùy chọn.
-
Trong Tùy chọn, chọn Tổ chức email > Quy tắc Hộp thư đến.
Trang Quy tắc Hộp thư đến cho bạn thấy tổng quan về tất cả các quy tắc Hộp thư đến của bạn. Từ đây, bạn có thể xem lại quy tắc đó là gì, tắt hoặc bật quy tắc, tạo quy tắc mới, chỉnh sửa quy tắc hiện có, hoặc xóa quy tắc bạn không cần nữa.
Mục |
Mô tả |
---|---|
mới |
Dùng công cụ này để tạo một quy tắc Hộp thư đến mới. |
sửa |
Tô sáng một quy tắc, rồi chọn để xem hoặc sửa các chi tiết của quy tắc. |
xóa |
Tô sáng một quy tắc, rồi chọn Xóa để xóa quy tắc đó. |
di chuyển lên |
Dùng công cụ này để di chuyển quy tắc đã chọn lên trong danh sách. Các quy tắc được xử lý từ trên xuống dưới. |
di chuyển xuống |
Dùng công cụ này để di chuyển quy tắc đã chọn xuống trong danh sách. |
làm mới |
Dùng công cụ này để làm mới danh sách các quy tắc. |
Bật |
Dùng hộp kiểm này bên cạnh một quy tắc để bật (hộp đã đánh dấu kiểm) hoặc tắt (hộp không được đánh dấu kiểm). |
Quy tắc |
Tên của quy tắc |
Để tạo quy tắc trống mới bằng cách dùng trang Quy tắc Hộp thư đến, quy tắc mới.
Cửa sổ quy tắc mới có ba phần:
Phần |
Mô tả |
---|---|
Tên Khi có thư đến và: |
Đặt tên cho quy tắc Dùng hộp này để chọn các tiêu chí cho quy tắc của bạn. Dùng mũi tên xuống để xem và chọn các tiêu chí bạn muốn sử dụng. Nếu các tiêu chí có các tùy chọn bổ sung, hãy nhập chúng vào cửa sổ xuất hiện. |
Thực hiện các thao tác sau: |
Dùng hộp này để chọn hành động bạn muốn thực hiện khi thư đến đáp ứng các tiêu chí bạn chọn. |
Tùy chọn Khác |
Dùng Tùy chọn Khác để:
|
Bạn có thể sửa bất kỳ quy tắc nào bằng cách chọn quy tắc và chọn sửa để mở quy tắc để bạn có thể thay đổi điều kiện hoặc hành động của quy tắc.
Nếu bạn có một quy tắc mà bạn không còn muốn, bạn có thể chọn quy tắc đó rồi xóa để loại bỏ quy tắc đó. Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc một lúc, hãy loại bỏ dấu kiểm bên cạnh quy tắc đó.
-
Khi bạn tạo quy tắc mới trong Outlook Web App, bạn có thể nhận được cảnh báo rằng một số quy tắc đã được tạo trong Outlook và hiện đang bị vô hiệu hóa sẽ bị xóa. Trước khi xóa các quy tắc đó, bạn có thể muốn đăng nhập vào tài khoản của mình bằng Outlook và kiểm tra các quy tắc để xem liệu bạn có muốn giữ chúng hay không. Bật bất kỳ quy tắc nào bạn muốn giữ.
-
Quy tắc chạy từ trên xuống dưới theo thứ tự xuất hiện trong cửa sổ Quy tắc. Để thay đổi thứ tự của các quy tắc, hãy chọn quy tắc bạn muốn di chuyển, rồi chọn mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển quy tắc đến vị trí bạn muốn trong danh sách.
-
Vài loại thư sẽ không kích hoạt quy tắc Hộp thư đến, gồm:
-
Thông báo tình trạng chuyển phát gồm các thông báo không chuyển phát được và các thư hệ thống.
-
Nhận đọc và nhận phát được tạo bởi một máy khách email.
-
Vài thư trả lời tự động (Vắng mặt).
-
-
Bạn không phải dùng tab Quy tắc Hộp thư đến để tạo một quy tắc mới. Bạn cũng có thể tạo quy tắc mới trực tiếp từ thư. Để tạo một quy tắc mới trực tiếp từ thư:
-
Bấm chuột phải vào thư trong ngăn danh sách thư, rồi bấm Tạo quy tắc.
-
Hoặc trong khi bạn xem thư trong ngăn đọc, hãy chọn menu mở sau đó chọn Tạo quy tắc từ menu.
-
-
Mỗi quy tắc bạn tạo sẽ chiếm dung lượng trong phần bị ẩn của hộp thư của bạn. Phần này được giới hạn là 64 KB. Dung lượng thực tế mà một quy tắc dùng tùy thuộc vào một vài yếu tố, chẳng hạn độ dài của tên và số điều kiện bạn áp dụng. Khi bạn đạt tới giới hạn 64 KB, bạn sẽ được cảnh báo rằng bạn không thể tạo thêm quy tắc được nữa. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ phải xóa bỏ hoặc đơn giản hóa vài quy tắc hiện có trước khi bạn tạo quy tắc mới. Một vài cách bạn có thể giảm dung lượng dùng của các quy tắc là:
-
Xóa bỏ các quy tắc bạn không còn cần nữa.
-
Rút ngắn tên của quy tắc.
-
Kết hợp một hoặc nhiều quy tắc có cùng tính năng.
-
Loại bỏ các tiêu chí khỏi quy tắc.
-
-
Khi bạn tạo một quy tắc chuyển tiếp, bạn có thể thêm nhiều địa chỉ để chuyển tiếp. Số địa chỉ bạn có thể chuyển tiếp có thể bị giới hạn, tùy thuộc vào cài đặt cho tài khoản của bạn. Nếu bạn thêm nhiều địa chỉ hơn mức cho phép, quy tắc chuyển tiếp của bạn sẽ không hoạt động. Nếu bạn tạo một quy tắc có nhiều hơn một địa chỉ, hãy kiểm tra để chắc chắn nó hoạt động.