Ένας κανόνας είναι μια ενέργεια που Outlook Web App εκτελείται αυτόματα σε εισερχόμενα ή εξερχόμενα μηνύματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα για την αυτόματη μετακίνηση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε μια ομάδα της οποίας είστε μέλος σε συγκεκριμένο φάκελο ή για τη διαγραφή όλων των μηνυμάτων με τη λέξη "Αγορά τώρα" στο θέμα.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε κανόνες εισερχομένων στο πρόγραμμα του Outlook για υπολογιστή, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση κανόνων.
Αυτό το άρθρο αφορά το Outlook Web App, το οποίο χρησιμοποιείται από οργανισμούς που διαχειρίζονται διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εκτελούν Exchange Server 2013 ή 2010. Εάν χρησιμοποιείτε Microsoft 365 ή Exchange Server 2016 ή 2019, το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι το Outlook στο web. Για βοήθεια σχετικά με το Outlook στο web, ανατρέξτε στο θέμα Λήψη βοήθειας για το Outlook στο web. |
-
Σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web, πραγματοποιήστε είσοδο στο Outlook Web App χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση URL που παρέχεται από το άτομο που διαχειρίζεται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για τον οργανισμό σας. Πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Είσοδος.
-
Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Επιλογές.
-
Σε Επιλογές, επιλέξτε Οργάνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου > Εισερχόμενα κανόνων.
Στην καρτέλα "Κανόνες Εισερχομένων" εμφανίζεται μια επισκόπηση όλων των κανόνων Εισερχομένων. Από αυτό το σημείο μπορείτε να αναθεωρείτε τις ενέργειες κανόνων, να ενεργοποιείτε ή να απενεργοποιείτε κανόνες, να δημιουργείτε νέους κανόνες, να επεξεργάζεστε υπάρχοντες κανόνες ή να διαγράφετε κανόνες που δεν χρειάζεστε πλέον.
Στοιχείο |
Περιγραφή |
---|---|
δημιουργία |
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα Εισερχομένων. |
Επεξεργασία |
Επισημάνετε έναν κανόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες ενός κανόνα. |
διαγραφή |
Επισημάνετε έναν κανόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή για να τον διαγράψετε. |
μετακίνηση επάνω |
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να μετακινήσετε τον επιλεγμένο κανόνα προς τα επάνω στη λίστα. Η επεξεργασία των κανόνων πραγματοποιείται ξεκινώντας από επάνω προς τα κάτω. |
μετακίνηση κάτω |
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να μετακινήσετε τον επιλεγμένο κανόνα προς τα κάτω στη λίστα. |
ανανέωση |
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να ανανεώσετε τη λίστα κανόνων. |
Ενεργοποίηση |
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε έναν κανόνα για να τον ενεργοποιήσετε (επιλεγμένο πλαίσιο) ή να τον απενεργοποιήσετε (μη επιλεγμένο πλαίσιο). |
Κανόνας |
Το όνομα του κανόνα |
Για να δημιουργήσετε έναν νέο κενό κανόνα χρησιμοποιώντας τη σελίδα Κανόνες εισερχομένων , επιλέξτε νέο.
Το παράθυρο του νέου κανόνα χωρίζεται σε τρεις ενότητες:
Ενότητα |
Περιγραφή |
---|---|
Όνομα Κατά την παραλαβή μηνύματος: |
Δώστε ένα όνομα στον κανόνα Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο για να επιλέξετε κριτήρια για τον κανόνα σας. Χρησιμοποιήστε το επάνω και κάτω βέλος για να προβάλετε και να επιλέξετε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν τα κριτήρια περιλαμβάνουν πρόσθετες επιλογές, εισαγάγετε τα κριτήρια στο παράθυρο που εμφανίζεται. |
Κάντε τα εξής: |
Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο για να επιλέξετε την ενέργεια που θα εκτελείται κατά την παραλαβή μηνυμάτων που πληρούν τα επιλεγμένα κριτήρια. |
Περισσότερες επιλογές |
Χρησιμοποιήστε το στοιχείο "Περισσότερες επιλογές" για:
|
Για να επεξεργαστείτε έναν κανόνα, επιλέξτε τον κανόνα και κάντε κλικ στο στοιχείο "επεξεργασία" για να ανοίξετε τον κανόνα και να αλλάξετε τις συνθήκες ή τις ενέργειες που περιλαμβάνει.
Εάν έχετε έναν κανόνα που δεν θέλετε πλέον, μπορείτε να τον επιλέξετε και, στη συνέχεια, να επιλέξετε διαγράψετε για να τον καταργήσετε. Εάν θέλετε απλώς να απενεργοποιήσετε τον κανόνα για κάποιο χρονικό διάστημα, καταργήστε το σημάδι ελέγχου δίπλα στον κανόνα.
-
Όταν δημιουργείτε έναν νέο κανόνα στο Outlook Web App, ενδέχεται να λάβετε μια προειδοποίηση ότι ορισμένοι κανόνες που έχουν δημιουργηθεί στο Outlook και είναι απενεργοποιημένοι τη συγκεκριμένη στιγμή θα διαγραφούν. Προτού διαγράψετε αυτούς τους κανόνες, μπορείτε να εισέλθετε στο λογαριασμό σας χρησιμοποιώντας Outlook και να ελέγξετε τους κανόνες για να δείτε εάν θέλετε να τους διατηρήσετε. Ενεργοποιήστε τους κανόνες που θέλετε να διατηρήσετε.
-
Οι κανόνες εκτελούνται από επάνω προς τα κάτω και σύμφωνα με τη σειρά που εμφανίζονται στο παράθυρο "Κανόνες". Για να αλλάξετε τη σειρά των κανόνων, επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να μετακινήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το επάνω ή κάτω βέλος για να μετακινήσετε τον κανόνα στη θέση που θέλετε στη λίστα.
-
Ορισμένοι τύποι μηνυμάτων δεν ενεργοποιούν κανόνες Εισερχομένων, όπως για παράδειγμα οι εξής:
-
Ειδοποιήσεις σχετικά με την κατάσταση παράδοσης, οι οποίες περιλαμβάνουν αναφορές για τη μη παράδοση μηνυμάτων και μηνύματα του συστήματος.
-
Αποδεικτικά ανάγνωσης και παράδοσης που δημιουργούνται από ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Ορισμένα μηνύματα αυτόματης απάντησης (Εκτός γραφείου).
-
-
Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε την καρτέλα Κανόνες Εισερχομένων για τη δημιουργία κανόνων. Μπορείτε επίσης να δημιουργείτε κανόνες απευθείας από τα μηνύματα. Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα απευθείας από ένα μήνυμα:
-
Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα από το παράθυρο της λίστας μηνυμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία κανόνα.
-
Εναλλακτικά, κατά την προβολή του μηνύματος στο παράθυρο ανάγνωσης, επιλέξτε το εκτεταμένο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία κανόνα από το μενού.
-
-
Κάθε κανόνας που δημιουργείτε καταλαμβάνει χώρο σε μια κρυφή ενότητα του γραμματοκιβωτίου σας. Αυτή η ενότητα δεν υπερβαίνει τα 64 ΚΒ. Το πραγματικό μέγεθος που χρησιμοποιεί ένας κανόνας εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως το μήκος του ονόματός του και τις συνθήκες που περιλαμβάνει. Εάν συμπληρώσετε το όριο των 64 ΚΒ, θα ενημερωθείτε ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε άλλους κανόνες. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να διαγράψετε ή να απλοποιήσετε ορισμένους από τους υπάρχοντες κανόνες για να μπορέσετε να δημιουργήσετε περισσότερους. Ακολουθήστε τις παρακάτω συμβουλές για να μειώσετε το χώρο που καταλαμβάνουν οι κανόνες:
-
Διαγράψτε κανόνες που δεν χρειάζεστε πλέον.
-
Περιορίστε τα ονόματα των κανόνων σας.
-
Συνδυάστε έναν ή περισσότερους κανόνες που εκτελούν την ίδια ενέργεια.
-
Καταργήστε κριτήρια από κανόνες.
-
-
Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα προώθησης, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία διευθύνσεις για την προώθηση. Ο αριθμός των διευθύνσεων στις οποίες μπορείτε να κάνετε προώθηση ενδέχεται να είναι περιορισμένος, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας. Εάν προσθέσετε περισσότερες διευθύνσεις από όσες επιτρέπονται, ο κανόνας προώθησης δεν θα λειτουργεί. Σε περίπτωση που δημιουργήσετε έναν κανόνα προώθησης με περισσότερες από μία διευθύνσεις, δοκιμάστε τον για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί.