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Formas de partilhar blocos de notas no OneNote
No Microsoft OneNote 2010, pode partilhar um bloco de notas para que possa aceder ao mesmo noutros computadores ou na Web, ou de forma a poder trabalhar em conjunto com outras pessoas.
A tomada de notas enquanto grupo trata-se de um processo de colaboração. Enquanto ferramenta de colaboração, o OneNote disponibiliza muito mais do que a capacidade de enviar páginas estáticas de bloco de notas através de correio electrónico. Em função da natureza dos projectos, é possível utilizar o OneNote para debater ideias em conjunto com outras pessoas nas reuniões, utilizar as páginas de bloco de notas como um quadro virtual e configurar blocos de notas partilhados nos quais todos os utilizadores possam visualizar, adicionar e editar informações.
Ao contrário de outros programas que "bloqueiam" ficheiros para edição por uma pessoa de cada vez, o OneNote 2010 permite que vários autores acedam a um bloco de notas partilhado em simultâneo. Quando alguém editar as páginas e secções no bloco de notas partilhado, o OneNote sincroniza automaticamente as alterações para que o bloco de notas esteja sempre actualizado para todos os utilizadores.
O OneNote também mantém uma cópia offline em separado das notas no computador de cada utilizador. Desse modo, os participantes na tomada de notas podem continuar a editar as notas localmente mesmo quando estão desligados temporariamente da rede. Quando voltam a ligar ao bloco de notas partilhado, o OneNote intercala automaticamente as respectivas alterações com as alterações efectuadas pelos restantes utilizadores.
Criar um novo bloco de notas partilhado
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No menu Ficheiro, clique em Novo.
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Em Armazenar Bloco de Notas em, escolha onde deve ser armazenado o novo bloco de notas:
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Clique em Web se pretender utilizar o bloco de notas a partir de qualquer computador ou browser. Terá de iniciar sessão ou inscrever-se para obter uma conta e, em seguida, poderá controlar se o bloco de notas pode ser acedido apenas por si ou também por outras pessoas.
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Clique em Rede se pretender partilhar o novo bloco de notas com outras pessoas na mesma rede de computador num site SharePoint (por exemplo, no emprego ou na escola).
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Na caixa Nome, introduza um título descritivo para o assunto do novo bloco de notas (por exemplo, Bloco de Notas da Equipa).
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No campo Localização Web ou Localização na Rede, efectue um dos seguintes procedimentos:
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Especificar uma Localização Web Se o serviço Web estiver disponível, inicie sessão com uma conta existente (como o Windows Live) ou inscreva-se para obter uma nova. Quando tiver sessão iniciada, verá uma lista das pastas Web onde pode criar blocos de notas partilhados. Se não necessitar de partilhar com outras pessoas, seleccione uma das Pastas Pessoais. Se necessitar de partilhar com outras pessoas, seleccione uma Pasta Partilhada à qual as outras pessoas terão acesso. Para definir as permissões de partilha para pastas novas e existentes, o OneNote iniciará o browser, onde poderá concluir a criação da nova pasta para o bloco de notas. Volte ao OneNote e actualize a lista de pastas no campo Localização Web para ver a pasta que acabou de criar. Agora, seleccione esta pasta e, em seguida, avance para o Passo 5 abaixo.
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Especificar uma Localização de Rede Pode introduzir o caminho completo da partilha de ficheiros de rede, introduzir uma unidade de rede mapeada ou colar o endereço completo de uma biblioteca de documentos do SharePoint, na qual pode criar o bloco de notas partilhado. Também pode seleccionar a partir de uma das localizações recentes do SharePoint, se estiver disponível. Tenha em atenção que o bloco de notas estará acessível para qualquer pessoa que tenha permissões para esta localização de rede ou site SharePoint.
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Clique em Criar Bloco de Notas.
Partilhar um bloco de notas existente
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No menu Ficheiro, clique em Partilhar.
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Em Seleccionar Bloco de Notas, seleccione um bloco de notas existente que pretenda partilhar com outras pessoas ou entre outros computadores que esteja a utilizar.
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Em Partilhar em, escolha onde o bloco de notas deverá ser partilhado.
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Clique em Web se pretender utilizar o bloco de notas a partir de qualquer computador ou browser.
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Clique em Rede se pretender partilhar o novo bloco de notas com outras pessoas ou computadores na mesma rede ou site SharePoint (por exemplo, no emprego ou na escola).
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No campo Localização Web ou Localização na Rede, efectue um dos seguintes procedimentos:
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Especificar uma Localização Web Se o serviço Web estiver disponível, inicie sessão com uma conta existente (como o Windows Live) ou inscreva-se para obter uma nova. Quando tiver sessão iniciada, verá uma lista das pastas Web onde pode criar blocos de notas partilhados. Se não necessitar de partilhar com outras pessoas, seleccione uma das Pastas Pessoais. Se necessitar de partilhar com outras pessoas, seleccione uma Pasta Partilhada à qual as outras pessoas terão acesso. Para definir as permissões de partilha para pastas novas e existentes, o OneNote iniciará o browser, onde poderá concluir a criação da nova pasta para o bloco de notas. Volte ao OneNote e actualize a lista de pastas no campo Localização Web para ver a pasta que acabou de criar. Agora, seleccione esta pasta e, em seguida, avance para o Passo 5 abaixo.
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Especificar uma Localização de Rede Pode introduzir o caminho completo da partilha de ficheiros de rede, introduzir uma unidade de rede mapeada ou colar o endereço completo de uma biblioteca de documentos do SharePoint, na qual pode criar o bloco de notas partilhado. Também pode seleccionar a partir de uma das localizações recentes do SharePoint, se estiver disponível. Tenha em atenção que o bloco de notas estará acessível para qualquer pessoa que tenha permissões para esta localização de rede ou site SharePoint.
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Clique em Partilhar Bloco de Notas.
Nota: Se uma Localização de Rede ou Web que pretenda utilizar for apresentada como indisponível, certifique-se de que está ligado à Internet ou à rede e tem as permissões necessárias antes de tentar guardar e utilizar blocos de notas nessas localizações.
Criar uma mensagem de correio electrónico com uma hiperligação para o bloco de notas partilhado para o utilizador ou outras pessoas
Depois de criar ou partilhar um bloco de notas, o OneNote perguntará se pretende criar uma mensagem de correio electrónico com uma hiperligação para o bloco de notas partilhado.
Se estiver a partilhar o bloco de notas com outras pessoas, clique em Enviar uma Hiperligação por Correio Electrónico para compor a mensagem de correio electrónico para os destinatários. Esta mensagem incluirá uma hiperligação para o bloco de notas partilhado, na qual os destinatários podem clicar para abrir o bloco de notas partilhado no respectivo computador.
Nota: Os destinatários de correio que ainda não tenham permissão para aceder à localização do bloco de notas partilhado não poderão utilizar o bloco de notas partilhado. A hiperligação da mensagem de correio electrónico só aponta para a localização; não fornece acesso automático.
Se não for partilhar o bloco de notas com outras pessoas, mas pretender utilizá-lo em vários computadores, pode clicar em Enviar uma Hiperligação por Correio Electrónico e enviar a mensagem de correio electrónico com a hiperligação para a sua própria conta de correio electrónico baseada na Web. Deste modo, pode abrir facilmente o bloco de notas partilhado a partir de outro computador.
