Tạo tài liệu Office trợ năng

Sử dụng màu

Không bao giờ chỉ dựa vào màu sắc để truyền thông tin, trong trường hợp khán giả của bạn không thể nhìn thấy nó một cách chính xác. Nếu màu chính xác quan trọng cần biết, hãy đề cập đến màu sắc, ví dụ: trong nhãn hình ảnh.

Tránh sử dụng màu xanh nhạt vì đây là màu đầu tiên gây ra sự cố khi mắt già đi và mất độ nhạy.

Sử dụng âm thanh

Nếu bạn sử dụng âm thanh trong tài liệu, hãy đảm bảo rằng thông tin đó có thể truy nhập ngay cả khi bạn không thể nghe thấy thông tin đó.

Để giúp các tệp video và âm thanh dễ truy nhập, bạn có thể thêm phụ đề chi tiết hoặc phụ đề vào tài liệu của mình. Chúng làm cho tài liệu của bạn phù hợp với nhiều người xem hơn, bao gồm những người khiếm thính và những người nói ngôn ngữ khác với ngôn ngữ trong clip phương tiện của bạn.

Thiếu văn bản thay thế trong hình ảnh trực quan

Nếu bạn đang sử dụng bộ đọc màn hình, văn bản thay thế (Alt) sẽ mô tả một thành phần trực quan cho những người không thể nhìn thấy nó. Luôn áp dụng văn bản thay thế hiệu quả cho tất cả hình dạng, ảnh, biểu đồ, bảng và đồ họa SmartArt để giúp tài liệu của bạn dễ truy nhập hơn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng văn bản Thay thế phù hợp, hãy xem Văn bản Thay thế.

Văn phong phức tạp

Nếu người xem không thể hiểu bạn, tài liệu của bạn sẽ tự động không thực hiện được mục đích của tài liệu.

Sử dụng các câu ngắn và ngữ pháp đơn giản. Nếu nội dung chuyển sang danh sách dấu đầu dòng, hãy trình bày theo cách đó. Danh sách dấu đầu dòng là một cách đơn giản để thực thi các câu ngắn.

Khi phải đối mặt với các tùy chọn, hãy luôn chọn từ đơn giản nhất có sẵn, thay vì gây ấn tượng với khán giả bằng từ vựng của bạn.

Bảng trong tài liệu

Tránh sử dụng bảng trong tài liệu của bạn, nếu có thể, vì việc thực hiện theo nội dung bảng thông qua bộ đọc màn hình có thể khó khăn. Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy thiết kế bảng một cách cẩn thận để đơn giản nhất có thể. Luôn sử dụng đầu đề để giới thiệu bảng.

Nếu bạn đang tạo bảng bằng HTML cho trang Web, hãy sử dụng gắn thẻ thích hợp để cho phép bộ đọc màn hình hoặc hiển thị chữ nổi cung cấp thông tin tiêu đề bảng và dữ liệu theo ngữ cảnh. Sử dụng thẻ <TH để> đầu trang và gắn thẻ <TD cho> ô dữ liệu. Và đừng quên đưa một tóm tắt bảng vào <bảng> giải thích mục đích của bảng.

Bố trí tài liệu dựa trên bảng

Bố trí dựa trên bảng rất phổ biến, đặc biệt là trong các bản tin được tạo bằng Word và Outlook. Bằng cách tạo bảng có đường viền không nhìn thấy được và đặt các bài viết bản tin khác nhau trong các ô riêng lẻ, bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu trông ấn tượng. Tuy nhiên, người đọc của bạn với các sự cố về trợ năng sẽ không cảm ơn bạn. Không bao giờ sử dụng bảng làm công cụ bố trí.

Khi dẫn hướng tài liệu với bố trí bảng, bộ đọc màn hình và chữ nổi sẽ hiển thị đọc các bảng theo hàng ngang qua các cột: nếu bản tin của bạn đã được thiết kế để đọc từ trên xuống dưới từng cột, bộ đọc của bạn sẽ bị mất.

Chú trọng bố trí tài liệu của bạn mà không sử dụng bảng. Đối với các ý tưởng và bộ sưu tập các mẫu trợ năng mà bạn có thể sử dụng với các ứng dụng Office khác nhau, hãy xem mục Giúp mẫu của bạn dễ truy nhập hơn và Nhận các mẫu trợ năng cho Office. Nếu bạn phải sử dụng bố trí bảng, hãy đảm bảo bố trí bảng được thiết kế để đọc từng hàng trên các cột và cố gắng giảm thiểu số lần nhấn phím Tab hoặc các lần trượt nhanh cần thiết để đến cuối.

Dẫn hướng và thứ tự tiêu điểm

Người dùng bộ đọc màn hình dựa vào phím Tab hoặc các thao tác trượt nhanh để dẫn hướng qua tài liệu của bạn. Mỗi phím Tab nhấn hoặc trượt nhanh sẽ di chuyển tiêu điểm trong tài liệu đến phần tiếp theo và cho phép bộ đọc màn hình đọc nội dung ở phần đó.

Để triển khai dẫn hướng trợ năng, hãy đảm bảo rằng các phần trong nội dung tài liệu đã được sắp xếp lô-gic. Điều này đặc biệt quan trọng nếu nội dung tài liệu được tạo thành từ các phần văn bản và hình ảnh riêng biệt được đặt bên cạnh hoặc trên cùng của nhau, chẳng hạn như trên một trang PowerPoint chiếu. Nếu các phần không được sắp xếp hợp lý, bộ đọc màn hình sẽ đọc chúng theo thứ tự không đúng, tạo cho người dùng ít cơ hội hiểu nội dung. Để kiểm tra dẫn hướng, kích hoạt bộ đọc màn hình và di chuyển qua tài liệu bằng cách nhấn phím Tab hoặc trượt nhanh sang trái hoặc phải trên màn hình. Đảm bảo rằng tiêu điểm di chuyển qua tài liệu như mong đợi.