Створення документів зі спеціальними можливостями Office

Використання кольорів

Ніколи не покладайтеся лише на колір для передачі інформації, якщо аудиторія не зможе побачити її належним чином. Якщо точний колір важливо знати, згадайте колір, наприклад, у підписі зображення.

Уникайте використання блідо-синього кольору, оскільки це перший колір, який викликає проблеми в міру віку очей і втрачає свою чутливість.

Використання звуку

Якщо в документі використовується звук, переконайтеся, що ці відомості доступні, навіть якщо ви не чуєте її.

Щоб забезпечити спеціальні можливості для відео та аудіофайлів, до документа можна додавати закриті або звичайні субтитри. Вони роблять ваш документ придатним для більшої аудиторії, зокрема користувачам з вадами слуху та тим, хто говорить не мовою в медіакліпи.

Відсутній текст заміщення у візуальних компонентах

Якщо використовується невізуальний екран, текст заміщення описує візуальний елемент для тих, хто не бачить його. Завжди застосовуйте ефективний текст заміщення до всіх фігур, зображень, діаграм, таблиць і рисунків SmartArt, щоб зробити документ доступнішим. Докладні відомості про те, як використовувати текст заміщення, див. в статті Текст заміщення.

Складний стиль письма

Якщо аудиторія не може зрозуміти вас, ваш документ автоматично не відповідає його меті.

Використовуйте короткі речення та прості граматичні помилки. Якщо вміст піддається маркірованому списку, представте його таким чином. Маркірований список – це дуже простий спосіб застосування коротких речень.

Коли ви стикаєтеся з варіантами, завжди вибирайте найпростіше доступне слово, а не вражайте аудиторію словником.

Таблиці в документах

Не використовуйте таблиці в документах, якщо це можливо, оскільки стежити за вмістом таблиці за допомогою невізуального екрана може бути складно. Якщо потрібно використовувати таблицю, ретельно спроектувати її, щоб вона була максимально простою. Завжди використовуйте заголовок, щоб представити таблицю.

Якщо ви створюєте таблицю з HTML-кодом для веб-сторінки, використовуйте відповідні теги, щоб невізуальний екран або дисплей Брайля могли надавати відомості заголовка таблиці та дані в контексті. Використовуйте теги <TH> для заголовків і <TD> тегів для клітинок даних. Не забудьте додати зведення таблиці до <таблиці> тегу, щоб пояснити призначення таблиці.

Макети документів на основі таблиці

Макети на основі таблиць популярні, особливо в бюлетенях, створених за допомогою Word та Outlook. Створивши таблицю з невидимими межами та розмістивши різні статті бюлетеня в окремих клітинках, можна легко створити вражаючий документ. Однак читачі з проблемами спеціальних можливостей не будуть вдячні вам. Ніколи не використовуйте таблиці як засіб макета.

Під час переходу між документами за допомогою макета таблиці невізуальні екрани та шрифт Брайля відображають читання таблиць по рядках у стовпцях: якщо бюлетень призначено для читання згори до нижнього стовпця, читач буде втрачено.

Намагайтеся розмітити документ без використання таблиць. Ідеї та набір шаблонів зі спеціальними можливостями, які можна використовувати з різними Office програмами, див. в статті Створення шаблонів зі спеціальними можливостями та Отримання шаблонів зі спеціальними можливостями для Office. Якщо потрібно використовувати макет таблиці, переконайтеся, що його призначено для читання рядків по рядкам у стовпцях, і спробуйте зменшити кількість натискань клавіші Табуляції або проведення, потрібних для досягнення кінця.

Порядок переходів і фокусування

Користувачі невізуальних екранів використовують клавішу Табуляції або проводьте пальцем, щоб переходити між документами. Кожна клавіша табуляції натискає або проведіть пальцем, щоб перемістити фокус у документі до наступної частини, і невізуальний екран зачитає вміст у цій частині.

Щоб реалізувати навігацію зі спеціальними можливостями, переконайтеся, що частини вмісту документа впорядковано логічно. Це особливо важливо, якщо вміст документа складається з окремих фрагментів тексту та зображень, розташованих поруч або поверх одного, наприклад на PowerPoint слайді. Якщо частини не впорядковано логічно, невізуальний екран зачитає їх у неправильному порядку, даючи користувачу мало можливостей зрозуміти вміст. Щоб перевірити навігацію, активуйте невізуальний екран і переміщайтеся документом, натискаючи клавішу Табуляції або проводьте пальцем вліво чи вправо на екрані. Переконайтеся, що курсор переміститься в документ належним чином.