Tworzenie dokumentów pakietu Office z ułatwieniami dostępu

Używanie kolorów

Podczas przekazywania informacji nigdy nie można polegać jedynie na kolorach, jeśli Twoi odbiorcy nie mogą ich widzieć poprawnie. Jeśli dokładna znajomość koloru jest ważna, należy podać kolor, na przykład na etykiecie obrazu.

Unikaj stosowania jasnoniebieskiego koloru, ponieważ jest to pierwszy kolor, który powoduje problemy w miarę starzenia oczu i utraty ich wrażliwości.

Używanie dźwięku

Jeśli używasz dźwięku w dokumencie, upewnij się, że informacje są dostępne nawet wtedy, gdy nie możesz go usłyszeć.

W celu ułatwienia dostępu do plików wideo i dźwiękowych możesz dodać podpisy lub napisy do dokumentu. Sprawiają one, że dokument jest dostępny dla większej liczby odbiorców, a w tym dla osób z wadami słuchu i takich, które mówią w językach innych niż język w klipie multimedialnym.

Brak tekstów alternatywnych w elementach wizualnych

Jeśli korzystasz z czytnika zawartości ekranu, tekst alternatywny (Alt) zawiera opis elementu wizualnego dla osób, które nie mogą go zobaczyć. Zawsze stosuj skuteczne teksty alternatywne do wszystkich kształtów, obrazów, wykresów, tabel i grafik SmartArt, aby ułatwić dostęp do dokumentu. Aby uzyskać więcej informacji na temat właściwego stosowania tekstu alternatywnego, zobacz Tekst alternatywny.

Złożony styl pisania

Jeśli odbiorcy nie mogą Cię zrozumieć, Twój dokument automatycznie nie spełni swojego celu.

Używaj krótkich zdań i prostej gramatyki. Jeśli zawartość sprowadza się do listy punktowanej, zaprezentuj ją w ten sposób. Lista punktowana to bardzo prosty sposób wprowadzania krótkich zdań.

Jeśli napotkasz opcje zawsze wybieraj najprostsze dostępne słowo zamiast robić wrażenie na odbiorcach bogactwem swojego słownika.

Tabele w dokumentach

Jeśli będzie to możliwe, unikaj stosowania tabel w dokumentach, ponieważ śledzenie zawartości tabeli za pomocą czytnika zawartości ekranu może być trudne. Jeśli musisz użyć tabeli, uważnie zaprojektuj ją tak, aby była tak prosta, jak to tylko możliwe. Zawsze używaj nagłówka, aby wprowadzić tabelę.

Jeśli tworzysz tabelę na stronie internetowej za pomocą języka HTML, użyj odpowiedniego tagowania, aby pozwolić czytnikowi zawartości ekranu lub ekranowi Braille'a na przekazanie informacji z nagłówka tabeli i danych w odpowiednim kontekście. Użyj tagów <TH> dla nagłówków i tagów <TD> dla komórek danych. Nie zapomnij dodać podsumowania tabeli w tagu <table> w celu wyjaśnienia przeznaczenia tabeli.

Układy dokumentów oparte na tabeli

Układy oparte na tabeli są popularne w szczególności w biuletynach utworzonych za pomocą programów Word i Outlook. Tworząc tabelę z niewidocznymi granicami i umieszczając poszczególne artykuły biuletynu w oddzielnych komórkach, możesz łatwo utworzyć imponujący dokument. Jednak czytelnicy z problemami z dostępem nie podziękują Ci. Nigdy nie używaj tabel jako narzędzia układu.

Podczas poruszania się po dokumencie z układem tabeli czytniki zawartości ekranu i wyświetlacze Braille'a odczytują tabele wiersz po wierszu w kolumnach: jeśli biuletyn został zaprojektowany do odczytywania z góry na dół kolumna po kolumnie, czytnik się zgubi.

Zaprojektuj dokument bez użycia tabel. W przypadku pomysłów i kolekcji szablonów z ułatwieniami dostępu, których można używać z różnymi aplikacjami pakietu Office, zobacz Zwiększanie dostępności szablonów i Pobieranie szablonów z ułatwieniami dostępu dla pakietu Office. Jeśli musisz użyć układu tabeli, upewnij się, że jest on zaprojektowany tak, aby był odczytywany wiersz po wierszu w kolumnach, i spróbuj zminimalizować liczbę naciśnięć klawisza TAB lub szybkich przesunięć wymaganych, aby dotrzeć do końca.

Nawigacja i kolejność fokusu

Użytkownicy czytnika zawartości ekranu polegają na klawiszu Tab i szybkich przesunięciach podczas poruszania się po dokumencie. Każde naciśnięcie klawisza TAB lub szybkie przesunięcie powoduje przeniesienie fokusu w dokumencie do następnej części i pozwala czytnikowi zawartości ekranu odczytywać zawartość w tej części.

Aby zaimplementować nawigację z ułatwieniami dostępu, należy się upewnić, że części w treści dokumentu zostały logicznie uporządkowane. Jest to szczególnie ważne, jeśli zawartość dokumentu składa się z oddzielnych fragmentów tekstu i obrazów umieszczonych obok siebie lub jeden nad drugim, na przykład jak na slajdzie programu PowerPoint. Jeśli części nie są logicznie uporządkowane, czytnik zawartości ekranu przeczyta je w niewłaściwej kolejności, przez co użytkownik nie będzie w stanie zrozumieć treści. Aby przetestować nawigację, uaktywnij czytnik zawartości ekranu i poruszaj się po dokumencie, naciskając klawisz TAB lub szybko przesuwając w lewo lub w prawo na ekranie. Upewnij się, że fokus jest przenoszony w dokumencie zgodnie z oczekiwaniami.