Създаване на достъпни Office документи

Използване на цветове

Никога не разчитайте само на цвета, за да предавате информация, в случай че аудиторията ви не може да я види правилно. Ако е важно да знаете точния цвят, споменете цвета, например в етикета на изображението.

Избягвайте използването на бледосин цвят, тъй като това е първият цвят, който причинява проблеми с възрастта на очите и губи чувствителността си.

Използване на звука

Ако използвате звук в документ, уверете се, че информацията е достъпна дори ако не я чувате.

За да направите достъпни видеоклиповете и аудиофайловете, можете да добавите скрити надписи или субтитри към вашия документ . Те правят документа ви подходящ за по-широка аудитория, включително хора с увреден слух и такива, които говорят на езици, различни от този във вашия медиен клип.

Липсва алтернативен текст във визуалните обекти

Ако използвате екранен четец, алтернативният (Alt) текст описва визуален елемент за тези, които не могат да го видят. Винаги прилагайте ефективен алтернативен текст към всички фигури, картини, диаграми, таблици и графики SmartArt, за да направите документа си по-достъпен. За повече информация относно подходящото използване на алтернативен текст вж. Алтернативен текст.

Сложен стил на писане

Ако аудиторията ви не може да ви разбере, вашият документ автоматично не успява да постигне целта си.

Използвайте кратки изречения и проста граматика. Ако съдържанието се поддава на списък с водещи символи, представете го по този начин. Списъкът с водещи символи е много лесен начин за налагане на кратки изречения.

Когато се сблъскате с опции, винаги избирайте най-простата налична дума, вместо да впечатлявате аудиторията си с речника си.

Таблици в документи

Избягвайте да използвате таблици във вашите документи, ако е възможно, тъй като следването на съдържанието на таблицата чрез екранен четец може да е трудно. Ако трябва да използвате таблица, проектирайте я внимателно, за да бъде възможно най-проста. Винаги използвайте заглавие, за да представите таблицата.

Ако създавате таблица с HTML за уеб страница, използвайте подходящото маркиране, за да позволите на екранния четец или показването на брайлова азбука да предоставят информацията и данните в контекста на заглавките на таблицата. Използвайте етикетите на <TH> за заглавки и <TD> етикети за клетки с данни. И не забравяйте да включите резюме на таблицата в <таблица> етикет, за да обясните целта на таблицата.

Оформления на документи, базирани на таблица

Оформленията, базирани на таблица, са популярни, особено в бюлетини, създадени с Word и Outlook. Като създадете таблица с невидими граници и поставите различните статии в бюлетина в отделните клетки, лесно можете да създадете впечатляващ изглеждащ документ. Вашите читатели с проблеми с достъпността обаче няма да ви благодарят. Никога не използвайте таблици като инструмент за оформление.

Когато навигирате в документ с оформление на таблица, екранните четци и брайлова азбука показват таблиците ред по ред в колоните: ако бюлетинът ви е проектиран да се чете от горе надолу колона по колона, вашият четец ще бъде загубен.

Целта е да оформите документа, без да използвате таблици. За идеи и колекция от достъпни шаблони, които можете да използвате с различни Office приложения, вижте Направете своите шаблони по-достъпни и Получете достъпни шаблони за Office. Ако трябва да използвате оформление на таблица, уверете се, че е проектирано да се чете ред по ред в колоните, и се опитайте да намалите броя на натисканията или плъзганията на клавиша Tab, необходими за достигане до края.

Навигация и ред на фокусиране

Потребителите на екранния четец разчитат на клавиша Tab или плъзгат, за да се придвижват из документа ви. Всеки клавиш Tab натиска или плъзга фокуса в документа към следващата част и позволява на екранния четец да прочита съдържанието в тази част.

За да внедрите достъпна навигация, уверете се, че частите в съдържанието на документа са подредени по логичен начин. Това е особено важно, ако съдържанието на документа е съставено от отделен текст и части от изображения, поставени един до друг или един върху друг, като например в PowerPoint слайд. Ако частите не са организирани логично, екранният четец ще ги прочете в грешен ред, като дава на потребителя малко възможност да разбере съдържанието. За да тествате навигацията, активирайте екранния четец и се придвижвайте в документа, като натиснете клавиша Tab или плъзнете бързо наляво или надясно върху екрана. Уверете се, че фокусът се премества в документа, както се очаква.