В этой статье
Что следует делать
Следующие правила помогут вашей электронной почте выглядеть профессионально и получить сообщение.
-
Перед отправкой сообщения прочтите его.
-
Тема сообщения должна быть содержательной и ориентированной на действие. Например, "Менеджеры: отправьте даты отступления" содержит как имя группы, так и действие, чтобы получатели могли быстро определить, что им нужно сделать. Другие полезные префиксы: "FYI:" и "Требуется действие".
-
Если требуется действие, укажите, что нужно, в строке Тема.
-
В случае изменения темы беседы измените тему сообщения.
-
Все сообщения должны быть краткими и точными.
-
Упорядочивайте содержимое сообщения с самого важного на наименьшее.
-
Рекомендуется использовать важную информацию, выделенную полужирным шрифтом.
-
Разместите элементы действий или вопросы в отдельных строках , чтобы они выделялись и были замечены.
-
Полужирные имена людей при вопросе. Например: "Райан: каково состояние проекта?" Если вы используете Outlook 2016 с Microsoft 365, рассмотрите возможность использования @Mentions.
-
Ограничьте число пользователей , которым вы отправляете сообщение, для тех, кому нужно его прочитать.
-
Поместите людей, которые должны быть проинформированы в строке Cc .
-
Поместите людей, которым нужно ответить или принять меры, в строку Кому .
-
-
При необходимостииспользуйте подпись, но сохраняйте ее простой, короткой, профессиональной и, по возможности, свободной от графики.
-
Если вам нужен немедленный ответ, не отправляйте сообщение электронной почты. Позвоните по телефону или отправьте мгновенное сообщение.
-
Если вы находитесь в беседе по электронной почте с более чем 10 сообщениями без разрешения, рассмотрите возможность вызова или настройки собрания для обсуждения проблемы. Электронная почта не всегда эффективна для решения сложных проблем.
-
Отмечайте сообщения, требующие более масштабных действий. Если вы слишком заняты, чтобы сразу дать полный ответ, сообщите отправителю, что вы занимаетесь вопросом и ответите до определенного времени или дня. Пометьте сообщение,чтобы напомнить себе ответить позже.
-
Используйте высокую важность (
Примечание: Даже если вы настроили правило отложенной отправки, пометка сообщения с высокой важностью приведет к немедленной отправке сообщения.
-
Если вы задаете вопрос и есть несколько человек, которые могут ответить, выберите только одного человека , а не отправлять свой вопрос в группу.
Ключ к написанию хороших сообщений электронной почты заключается в том, чтобы сопереживать получателям.
К исполнению: пометка сообщений после отправки
При отправке сообщения сотруднику, от которого ожидаете ответ, выполните указанные ниже действия.
-
Измените имя помеченной задачи электронной почты на панели To-Do, чтобы начать с дальнейших действий.
-
Назначьте для него категорию @Ожидание.
При выполнении этих трех шагов вы знаете, что следующее действие — отправить другое сообщение или найти ответ.
Совет Напоминание для себя об отправке еще одного сообщения часто бывает более эффективным, чем пометка сообщения для получателя. Точно также, когда вы обещаете выполнить что-то в сообщении, сделайте соответствующую пометку для себя, чтобы в списке дел появилась задача для напоминания.
Не
-
Не используйте канцелярские принадлежности.
-
Не включайте руководителя в каждое сообщение, которое вы отправляете.
-
Не посылайте сообщение, когда вы сердитесь. Лучше сохраните его в папку черновиков и вернитесь к нему позже.
-
Не ожидайте быстрого ответа при отправке длинных сообщений (более двух абзацев).
-
Не отправляйте сообщение о дальнейших действиях менее чем через день после первого сообщения. Если вы не услышите ответ своевременно, попробуйте использовать телефон или обмен мгновенными сообщениями.
-
Не используйте квитанции о прочтении или доставке для каждого отправленного сообщения. Используйте эти функции, только когда не уверены в том, что адресат получит сообщение.
-
Не прикрепляйте флаги или
-
Не используйте ВСЕ CAPS.
-
Не отправляйте вложения — вместо этого отправляйте ссылки.
-
Не разворачивайте списки рассылки или группы контактов. Расширение списков рассылки затрудняет чтение сообщений и приводит к тому, что они попадают в неправильные почтовые папки.
-
Не используйте сарказм. Ваш юмор может быть неправильно понят.
-
Не пишите то, что вы не хотите, чтобы все в вашей компании читали. Вы никогда не знаете, где может оказаться ваше сообщение электронной почты.
-
Не используйте фигуривные или высокохудожественные шрифты, которые трудно читать.
-
Не используйте красные шрифты, так как они трудно читаются и могут быть интерпретированы как критические.
-
Не отправляйте ответ всем в список рассылки или группу контактов с просьбой удалить его. Никогда.
Правила для групп контактов и списков рассылки (DLs)
-
Если вы отвечаете на запросы большой группы контактов, следуйте всем сообщениям электронной почты Dos и Don'ts.
-
Если вам нужна дополнительная информация от одного человека или вы изучаете проблему отдельно, ответьте на весь список рассылки, чтобы сообщить всем, что вы отвечаете, а затем ответить отдельно. Не забудьте ответить на список рассылки после устранения проблемы с решением проблемы. Это позволяет ссылаться на разрешение другими пользователями в списке рассылки.
Перенаправление к другим людям
Если кто-то отправляет сообщение в список рассылки, участником которых вы являетесь, и на это сообщение лучше ответить другому пользователю или другому списку рассылки, сделайте следующее:
-
Ответ с правильным списком рассылки или пользователем в строке Кому .
-
Отправлять ответы правильному списку рассылки или пользователю.
-
Не помещайте исходный список рассылки в строку СК, так как ваше сообщение не будет отфильтровыно правилами других пользователей. Вместо этого оставьте список рассылки в строке Кому или Копия .
Удаление из DL
Если вы получаете сообщение из списка рассылки, в который вы не хотите быть, отправьте сообщение администратору сети или владельцу списка рассылки и попросите удалить его. Не отвечайте на весь список рассылки. Чтобы найти владельца списка DL, дважды щелкните имя списка рассылки.
Использование встроенных комментариев
Добавление встроенных комментариев к получаемой электронной почте — это удобный способ ответить на вопросы и ответить непосредственно на проблемы. Ниже приведены рекомендации по добавлению таких комментариев.
-
Укажите в тексте сообщения, что используете встроенные комментарии. Например, напишите «См. дополнительные комментарии ниже».
-
Текст комментариев должен выделяться на фоне основного текста. Рекомендуется:
-
Изменение цвета шрифта
-
Предварительное ожидание имени или инициалов в квадратных скобках, например [Melissa], [MM]
-
Изменение шрифта курсивом или полужирным шрифтом или обоими
-
-
Не удаляйте ничего, что вы не написали.
Использование скрытой копии
Используйте функцию СК, чтобы удалить пользователей из беседы по электронной почте, если вы считаете, что им больше не нужна дополнительная электронная почта, или если раздел беседы изменился.
Например, если вы один из пяти человек, которые получают вопрос и хотите ответить на него, переместите остальных четырех человек в строку СК и скажите что-то вроде "Bcc'ing Joe, Jeff, James и Jennifer. Вот ответ..." Затем будущие сообщения будут находиться только между вами и исходным отправителем.
Не используйте СК, чтобы сообщить третьей стороне (например, руководителю) о конфиденциальном сообщении. Получатель ск может не понимать, что он или она получили ск, и может ответить всем, подвергая его получению ск. Это может оказаться подлым поведением с вашей стороны.
Вместо того, чтобы использовать СК для информирования третьей стороны о проблеме, переадресуйте сообщение после его отправки.
Подготовка к отпуску
Если вы используете Outlook с Microsoft 365, учетной записью Outlook.com, Hotmail.com или Live.com или учетной записью Microsoft Exchange, вы можете настроить сообщение о том, что вы не на месте.
Рекомендуется следовать рекомендациям из раздела Добавление времени вдали от офиса в календари Outlook для коллег.
Если вы или ваш администратор создали общий календарь отпусков, обязательно опубликуйте свой отпуск там. Если все пользователи используют общий календарь, вам не нужно отправлять отдельный запрос на собрание, чтобы сообщить всем, что вы нет, как показано в статье, на которую ссылается ранее, но сообщение электронной почты может служить хорошим напоминанием.
