Az Outlook ajánlott eljárásai: Nagyszerű e-mailek írása

Tartalom

• Teendők

• A nem

• Terjesztési listák és partnercsoportok (DLL-ek) használata

• Szövegbe ékelt megjegyzések használata

• Titkos másolat használata

• Felkészülés a nyaralásra

Teendők

Az alábbi szabályok segítenek az e-mailek professzionális megjelenésében és az üzenetek átjutásában.

1. Az elküldés előtt olvassa el az üzenetet.

2. A tárgy legyen lényegre törő és fókuszáljon az elvégzendő műveletre. Például: "Vezetők: Kérjük, küldje el a board retreat dates" tartalmazza a nevét a csoport és egy műveletet, így a címzettek gyorsan meg tudják mondani, mit kell tenniük. További hasznos előtagok például a "FYI:" és a "Művelet szükséges".

3. Ha beavatkozásra van szükség, adja meg, hogy mit szeretne a Tárgy sorban.

4. Az üzenetváltás témájának változása esetén módosítsa az üzenet tárgyát.

5. Üzenetei mindig legyenek rövidek és tárgyszerűek.

6. Rendszerezheti az üzenet tartalmát a legfontosabbtól a legkevésbé.

7. Fontolja meg a fontos információk félkövér formázását .

8. A műveletelemeket vagy kérdéseket külön sorokba helyezheti, hogy azok kitűnhessenek és észrevehessenek.

9. Félkövér személyek neve kérdések feltevésekor. Például: "Ryan: Mi a projekt állapota?" Ha Outlook 2016 Microsoft 365 használ, fontolja meg a @Mentions használatát.

10. Korlátozza azoknak a személyeknek a számát , akiknek üzenetet küld azoknak, akiknek el kell olvasniuk.

    • Azoknak a személyeknek, akiket tájékoztatni kell a Másolatot kap sorban.

    • Tegye a Válasz sorba azokat a személyeket, akiknek válaszolniuk kell, vagy meg kell tenniük a szükséges lépéseket.

11. Szükség eseténhasználjon aláírást , de tartsa egyszerű, rövid, profi és ha lehetséges, grafikus elemek nélküli aláírását.

12. Ha azonnali választ szeretne kapni, ne küldjön e-mailt. Telefonáljon, vagy küldjön csevegőüzenetet.

13. Ha egy olyan e-mail-beszélgetésben vesz részt, amely több mint 10 üzenetet tartalmaz megoldás nélkül, fontolja meg a hívását vagy az értekezlet beállítását a probléma megvitatásához. Az e-mail nem mindig hatékony módja az összetettebb problémák megoldásának.

14. Nyugtázza a bővebb választ igénylő üzeneteket. Ha nem ér rá azonnal kimerítő választ adni, tájékoztassa a feladót, hogy vizsgálja a problémát és egy bizonyos idő múlva vagy egy megadott határidőre válaszolni fog. Jelölje meg az üzenetet, hogy emlékeztesse magát, hogy később válaszoljon.

15. Használjon nagyon fontos ( ) takarékosan.

    Megjegyzés: Még ha beállított is egy késleltetett küldési szabályt, a nagy fontosságú üzenetek megjelölése azonnal el lesz küldve.

16. Ha kérdést tesz fel, és többen is válaszolhatnak, válasszon csak egy személyt ahelyett, hogy elküldené a kérdését egy csoportnak.

A jó e-mailek írásának kulcsa a címzettekkel való együttérzés.

Elintézendő: megjelölés küldéskor

Ha olyasvalakinek küld üzenetet, akitől választ vár, tegye a következőket:

1. Jelöld meg magadnak küldésre.

2. Módosítsa a megjelölt e-mail-feladat nevét a To-Do sávon, hogy a Nyomon követés mezővel kezdődjön.

3. Jelölje meg a feladatot a @Várni kategóriával.

Ha végrehajtja ezt a három lépést, tudja, hogy a következő lépés egy másik üzenet elküldése vagy válasz keresése.

Tipp:    Gyakran hatékonyabb, ha emlékezteti magát rá, hogy küldjön egy üzenetet, mint ha megjelöli a címzettnek szóló üzenetet. Hasonlóképpen, amikor ígéretet tesz valamire egy üzenetben, jelölje meg azt, hogy legyen a teendősávon egy feladat, ami emlékezteti rá.

Vissza a lap tetejére

A nem

1. Ne használjon levélpapírt.

2. Ne foglalja bele a felettesét minden elküldött üzenetbe.

3. Ne küldjön üzenetet, ha dühös. Inkább csak írja meg, majd mentse a Piszkozatok mappába, és térjen rá vissza később.

4. Hosszú (két bekezdésnél hosszabb) üzenetek küldésekor ne várjon gyors választ.

5. Ne küldjön egy követő üzenetet kevesebb mint egy nappal az első üzenet után. Ha nem hall vissza időben, próbálkozzon a telefon vagy a csevegés használatával.

6. Ne használjon minden elküldött üzenethez olvasási visszaigazolást vagy kézbesítési visszaigazolást. Csak akkor használja őket, ha nem biztos benne, hogy a címzettek megkapják-e az üzenetet.

7. Ne csatoljon jelölőket vagy fontos minden elküldött üzenethez. A címzettek egy idő után figyelmen kívül fogják hagyni őket.

8. Ne használja az ALL CAPS-t.

9. Ne küldjön mellékleteket – inkább hivatkozásokat küldjön.

10. Ne bontsa ki a terjesztési listákat és partnercsoportokat. A terjesztési listák kibontása megnehezíti az üzenetek olvasását, és rossz levelezési mappákba kerülnek.

11. Ne használjon szarkazmust. Lehet, hogy félreértik a humorát.

12. Ne írjon olyat, amit nem szeretne, hogy a vállalat minden tagja elolvasson. Soha nem tudja, hol végződhet az e-mail üzenete.

13. Ne használjon nehezen olvasható, kurzív vagy erősen művészi betűtípusokat.

14. Ne használjon piros betűtípusokat, mert nehezen olvashatók, és kritikusként értelmezhetők.

15. Ne küldjön Mindenkinek választ egy terjesztési listára vagy partnercsoportra, amely az eltávolítást kéri. Soha!

Vissza a lap tetejére

A partnercsoportokra és terjesztési listákra (DLL-ekre) vonatkozó szabályok

• Ha egy nagy partnercsoportnak válaszol, kövesse az összes e-mailes dos és Don'ts elemet.

• Ha egy személytől több információra van szüksége, vagy külön vizsgálja a problémát, válaszoljon a teljes terjesztési listára, hogy mindenki tudja, hogy válaszol, majd külön válaszol az adott személynek. A probléma megoldását követően mindenképpen válaszoljon a terjesztési listára. Ezzel lehetővé teszi, hogy a terjesztési lista többi felhasználója hivatkozzon a megoldásra.

Személyek átirányítása

Ha valaki olyan terjesztési listának küld üzenetet, amelynek Ön a tagja, és az üzenetet valaki más vagy egy másik terjesztési lista jobb választ kap, tegye a következőket:

1. Válaszoljon a megfelelő terjesztési listával vagy személlyel a Címzett sorban.

2. A válaszok elküldése a megfelelő terjesztési listára vagy személyre.

3. Ne helyezze az eredeti terjesztési listát a Titkos másolat sorba , mert az üzenet nem lesz szűrve mások szabályai szerint. Ehelyett hagyja a terjesztési listát a Címzett vagy a Másolatot kap sorban.

Hogyan távolítható el egy DL-ből?

Ha olyan terjesztési listáról kap e-mailt, amelyen nem szeretne bejelentkezni, küldjön egy üzenetet a hálózati rendszergazdának vagy a terjesztési lista tulajdonosának, és kérje meg, hogy távolítsa el. Ne válaszoljon a teljes terjesztési listára. A DL-lista tulajdonosának megkereséséhez kattintson duplán a terjesztési lista nevére.

Vissza a lap tetejére

Szövegbe ékelt megjegyzések használata

Ha beágyazott megjegyzéseket fűz a kapott e-mailekhez, kényelmesen válaszolhat a kérdésekre, és közvetlenül válaszolhat a problémákra. Javasoljuk, hogy kövesse az alábbi eljárást:

1. Az üzenetben említse meg, hogy Ön a szövegben megjegyzést tesz. Például: „a további megjegyzéseket lásd alább”.

2. Különböztesse meg az eredeti üzenet szövegét. Néhány módszer:

   • A betűszín módosítása

   • Előre függőben lévő neve vagy monogramja szögletes zárójelben, például: [Melissa], [MM]

   • A betűtípus dőlt vagy félkövér vagy mindkettőre módosítása

3. Ne töröljön semmit, amit nem írt.

Vissza a lap tetejére

Titkos másolat használata

A Titkos másolat funkcióval eltávolíthat személyeket egy e-mail-beszélgetésből, ha úgy ítéli meg, hogy már nincs szükségük a további e-mailre, vagy ha a beszélgetési témakör megváltozott.

Ha például Ön egyike annak az öt személynek, aki kap egy kérdést, és válaszolni szeretne rá, helyezze át a másik négy embert a Titkos másolat sorba, és állítsa be a következőhöz hasonlót: "Titkos másolat Joe, Jeff, James és Jennifer. Itt a válasz..." A jövőbeli üzenetek csak Ön és az eredeti feladó között lesznek.

Ne használja a Titkos másolat parancsot arra, hogy egy harmadik fél (például a felettese) értesüljön egy bizalmas üzenetről. Előfordulhat, hogy a Titkos másolat címzettje nem veszi észre, hogy titkos másolatot kapott, és mindenkinek válaszolhat, és felfedheti, hogy titkos másolatot kapott. Ez alattomos viselkedésként jelenhet meg a maga részéről.

Ahelyett, hogy titkos másolat használatával tájékoztathat egy harmadik felet a problémáról, továbbítsa az üzenetet az elküldése után.

Vissza a lap tetejére

Felkészülés a nyaralásra

Ha az Outlookot Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com vagy Live.com fiókkal vagy Microsoft Exchange-fiókkal használja, beállíthat egy házon kívüli üzenetet, amely tájékoztatja a szervezeten belüli személyeket arról, hogy eltűnt.

Ajánlott eljárásként kövesse a Munkaidő felvétele az irodából a munkatársak Outlook-naptáraiba című cikk útmutatását.

Ha Ön vagy a rendszergazda közös szabadságnaptárt hozott létre, mindenképpen tegye közzé ott a szabadságát. Ha mindenki a megosztott naptárt használja, nem kell külön értekezlet-összehívást küldenie, hogy mindenki tudja, hogy távol van, ahogy azt a korábban említett cikk is sugallja, de az e-mail-üzenet jó emlékeztetőként szolgálhat.

Vissza a lap tetejére