В тази статия
The dos
Следните правила ще ви помогнат да изглеждате професионално на имейлите си и да предадете посланието си.
-
Прочете съобщението си, преди да го изпратите.
-
Направете темата описателна и ориентирана към действие. Например: "Ръководители: Изпратете датите за отстъпване на таблото" съдържа както името на групата, така и действие, така че получателите да могат бързо да разберат какво трябва да направят. Други полезни префикси включват "FYI:" и "Изисква се действие".
-
Ако се изисква действие, посочете това, което искате, в реда Тема.
-
Променете темата на съобщението, ако темата на разговора се промени.
-
Поддържайте всички съобщения кратки и по същество.
-
Организирайте съдържанието на съобщението от най-важното към най-малкото.
-
Обмислете удебеляване на важна информация.
-
Поставяйте елементи за действие или въпроси на отделни редове , така че да изпъкват и да са забелязани.
-
Получерни имена на хората, когато задавате въпроси. Например: "Яън: Какво е състоянието на проекта?" Ако използвате Outlook 2016 с Microsoft 365, помислете дали да не използвате @Mentions.
-
Ограничете броя на хората , на които изпращате съобщение, до тези, които трябва да го прочетат.
-
Поставете хората, които трябва да бъдат информирани, в реда "Як" .
-
Поставете хората, които трябва да отговорят или да предприемат действия, в реда До .
-
-
Използвайте подпис, когато е необходимо, но запазете подписа си прост, кратък, професионален и, ако е възможно, без графики.
-
Ако искате незабавен отговор, не изпращайте имейли. Телефонирайте или изпратете незабавно съобщение.
-
Ако сте в имейл разговор, който има повече от 10 съобщения без решение, помислете за обаждане или настройване на събрание, за да обсъдите проблема. Имейлът не винаги е ефикасна среда за отстраняване на сложни проблеми.
-
Потвърдете съобщения, които изискват по-обширен отговор. Ако сте заети, за да отговорите с пълен отговор веднага, уведомете подателя, че сте видели въпроса и ще отговорите след определено време или на дадена дата. Маркирайте съобщението с флаг,за да си напомняте да отговорите по-късно.
-
Използвайте много важно (
Забележка: Дори ако сте задали правило за забавено изпращане, маркирането на съобщение с висока важност кара то да бъде изпратено незабавно.
-
Ако задавате въпрос и има няколко души, които могат да отговорят, изберете само един човек , вместо да изпращате въпроса си до група.
Ключът към писането на добри имейл съобщения е да се съчувствате на получателите си.
За изпълнение: Маркиране с флаг при изпращане
Когато изпращате съобщение до някого, от когото ви трябва отговор, направете следното:
-
Променете името на маркираната с флаг имейл задача в лентата To-Do, за да започнете с "За изпълнение".
-
Маркирайте го с категорията @Чакане.
Когато изпълните тези три стъпки, знаете, че следващото ви действие е да изпратите друго съобщение или да потърсите отговор.
Съвет Подсещането на себе си да изпратите друго съобщение е често по-ефикасно, отколкото маркирането с флаг на съобщението за вашия получател. По подобен начин, когато обещаете да свършите нещо в съобщение, маркирайте го с флаг за себе си, така че да имате задачата в лентата на задачите, за да ви напомня.
Какво да не се
-
Не използвайте бланка.
-
Не включвайте ръководителя си във всяко съобщение, което изпращате.
-
Не изпращайте съобщение, когато сте ядосани. По-добре го напишете в папката за чернови и се върнете към него по-късно.
-
Не очаквайте бърз отговор при изпращане на дълги съобщения (повече от два абзаца).
-
Не изпращайте последващо съобщение по-малко от ден след първото съобщение. Ако не получите отговор своевременно, опитайте да използвате телефона или незабавните съобщения.
-
Не използвайте разписки за прочитане или разписки за доставяне за всяко съобщение, което изпращате. Използвайте ги, ако не сте сигурни дали получателите ви ще получат съобщението.
-
Не прикачвайте флагове или много важно
-
Не използвайте САМО ГЛАВНИ БУКВИ.
-
Не изпращайте прикачени файлове – вместо това изпращайте връзки.
-
Не разгъване на списъци за разпространение или групи с контакти. Разгъването на списъците за разпространение прави съобщенията по-трудни за четене и води до отиването им в погрешни пощенски папки.
-
Не използвай сарказъм. Хуморът ви може да не бъде разбран правилно.
-
Не пишете нещо, което не бихте искали всички във вашата фирма да прочетат. Никога не знаете къде може да се окажат вашите имейл съобщения.
-
Не използвайте учебни или високо художествени шрифтове, които са трудни за четене.
-
Не използвайте червени шрифтове, защото са трудни за четене и могат да се интерпретират като критични.
-
Не изпращайте Отговор до всички до списък за разпространение или група с контакти с молба да бъдете премахнати. Никога.
Правила за групи с контакти и списъци за разпространение (DLS)
-
Ако отговаряте на голяма група с контакти, следвайте всички имейли, които искате да направите.
-
Ако имате нужда от повече информация от едно лице или проучвате проблема поотделно, отговорете на целия списък за разпространение, за да уведомите всички, че отговаряте, и след това отговорете на отделния човек поотделно. Не забравяйте да отговорите на списъка за разпространение, след като проблемът бъде разрешен с решението. Това позволява решението да бъде посочвано от други хора в списъка за разпространение.
Как да се пренасочват хора
Ако някой изпрати съобщение до списък за разпространение, на който сте член, и на съобщението ще бъде отговорено по-добре от някой друг или друг списък за разпространение, направете следното:
-
Отговорете с правилния списък за разпространение или лице в реда До .
-
Отговорите да се изпращат до правилния списък за разпространение или лице.
-
Не поставяйте първоначалния списък за разпространение в реда Ск , защото съобщението ви няма да бъде филтрирано по правилата на другите хора. Вместо това оставете списъка за разпространение в реда До или Як .
Как да бъдете премахнати от DL
Ако получите поща от списък за разпространение, в който не искате да бъдете, изпратете съобщение до мрежовия администратор или до собственика на списъка за разпространение и помолете да бъдете премахнати. Не отговаряйте на целия списък за разпространение. За да намерите собственика на DL списъка, щракнете двукратно върху името на списъка за разпространение.
Как да използвате вмъкнати коментари
Добавянето на вмъкнати коментари към имейл, който получавате, е удобен начин да отговаряте на въпроси и да отговаряте директно на проблеми. Счита се за най-добра практика да направите следното:
-
Посочете в съобщението си, че правите вмъкнати коментари. Включете например "Вижте допълнителните коментари по-долу".
-
Разграничете вашия текст от оригиналното съобщение. Някои предложения са следните:
-
Промяна на цвета на шрифта
-
Предварително очакване на вашето име или инициали в скоби, например[ Melissa], [MM]
-
Промяна на шрифта с курсив, получер или получер шрифт
-
-
Не изтривайте нищо, което не сте писали.
Кога да се използва "Ск"
Използвайте функцията "Ск" , за да премахнете хора от имейл разговор, когато смятате, че те вече не се нуждаят от допълнителния имейл или ако темата на разговора е променена.
Ако например сте един от петимата, които получават въпрос, и искате да му отговорите, преместете другите четирима в реда "Ск" и посочете нещо като "Мартин, Мартин, Христо и Дженифър" в "Ск". Ето отговора..." Бъдещите съобщения след това ще бъдат само между вас и първоначалния подател.
Не използвайте "Ск ", за да позволите на трето лице (например ръководителят ви) да узнае за поверително съобщение. Получателят на "Ск" може да не осъзнава, че е получил "Ск" и може да отговори на всеки, разкривайки, че е получил "Ск". Това може да се счита за подло поведение от ваша страна.
Вместо да използвате "Ск ", за да информирате трето лице за проблем, препратете съобщението, след като го изпратите.
Подготовка за почивка
Ако използвате Outlook с Microsoft 365, акаунт за Outlook.com, Hotmail.com или Live.com акаунт или акаунт за Microsoft Exchange, можете да настроите съобщение "Извън офиса", за да позволите на хората във вашата организация да знаят, че сте изчезнали.
Като най-добра практика следвайте съветите в Добавяне на време извън офиса към календари в Outlook на колегите.
Ако вие или вашият администратор сте създали споделен календар за отпуски, не забравяйте да публикувате ваканцията си там. Ако всеки използва споделения календар, не е нужно да изпращате отделно искане за събрание, за да уведомите всички, че отсъствате, както предлага статията, посочена по-горе, но имейл съобщението може да действа като добро напомняне.
