Има няколко действия, които трябва да направите, за да поддържате актуален списъка си с контакти. Тази статия ви помага да организирате контактите си, така че лесно да намирате хората, с които трябва да се свържете.
Какво искате да направите?
Намиране на хора във вашия интранет
Полето за търсене се намира в списъка Контакти, под иконата Контакти и в изгледа Телефон под иконата Телефон. Можете да потърсите имената на хората или дадено умение (длъжност) и след това да ги добавите към списъка си с контакти например.
-
В полето за търсене въведете име, имейл псевдоним или телефонен номер. Можете дори да въведете името на група за разпространение или псевдоним. Комуникационният софтуер Microsoft Lync 2010 показва резултатите, докато пишете. Ако се появи повече от един контакт или група, този, който е във вашия списък с контакти, ще се покаже в горния край на списъка. Всички контакти и тези, които не са контакти, ще имат вертикална лента на състоянието отляво на картината на човека и ще показват наличност, като например Достъпен, Офлайн и Зает.
-
Ако вашата фирма използва услуги на Microsoft SharePoint, бутоните Име и Умение се появяват под полето за търсене. Можете да търсите с помощта на ключова дума, като например длъжност или област на компетентност. Щракнете върху Умение, за да видите други хора с подобни области на опит или длъжности. Щракнете върху X в полето за търсене, за да се върнете към списъка с контакти.
Добавяне на контакт
Предишната тема показва, че можете да потърсите човек, като използвате име, имейл псевдоним или телефонен номер. За тази процедура ще използваме като пример търсене по име. Така че, след като приключите търсенето, се показва списък с хора, чиито имена съвпадат с търсенето. Във визитката на лицето можете да използвате селекцията Добавяне към списъка с контакти или бутона Добави .
-
Превъртете списъка, който връща търсенето, докато не стигнете до лицето, което искате да добавите към вашия списък с контакти. Във визитката на лицето щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Добави към списъка с контакти. Или щракнете върху стрелката надолу на бутона Добави .
-
Ако сте задали групи или категории с контакти, се показва списък с тези групи. Изберете група с контакти, в която да поставите контакта.
-
Ако не сте настроили никакви групи, но искате, щракнете върху Добави към нова група и след това въведете името на новата група, която искате да създадете.
Съвет: Въведете пълното име на човека (или по-голямата част от него) в полето за търсене, защото ако въведете само собствено име, особено често използвано име, ще получите няколко връщания. Ако фирмата ви е конфигурирала ограничение за броя на показваните хора, ще трябва да прецизирате и да извършите повторно търсенето, ако контактът, който искате, не е посочен в списъка.
Максималният брой контакти, който може да бъде добавен по подразбиране, е 1000. Действителният ви брой се задава от екипа за поддръжка, така че се свържете с него за информация, ако този номер не ви е предоставен.
Най-горе на страницата
Избор на няколко контакта
Понякога е по-ефективно да избирате няколко контакта едновременно. Пример за това ще бъде, когато подготвяте покана за събрание.
-
За да изберете няколко несъседни контакта, натиснете и задръжте клавиша CTRL, докато щраквате върху тях.
-
За съседни контакти натиснете и задръжте клавиша SHIFT, докато щраквате, или използвайте клавишите със стрелки, за да изберете.
Добавяне на хора извън вашата фирма към списъка с контакти
Lync 2010 може да показва информация за наличност за контакти, които използват имейл услуги, като например мрежата на Windows Live на интернет услуги (включително MSN и Hotmail), AOL® и Yahoo!®, и които са присъединени към Lync. Федерираните потребители (потребители, които са извън фирмата ви) могат да извършват дейности като споделяне на информация за наличност, провеждане на разговори с Lync и провеждане на видеоконференции.
-
Отворете Lync и в полето за търсене въведете имейл адреса на човека, когото искате да добавите към списъка си с контакти.
-
Във визитката, която се появява, щракнете върху бутона Добави .
-
Изберете група с контакти, в която да поставите контакта. Освен това в момента можете да създадете нова група, като въведете името до полето Нова група .
Някои потребители имат имейл акаунт с услуга, която не е федерирана с Lync. Въпреки че можете да добавите тези потребители към списъка си с контакти по същия начин, по който добавяте федерирани потребители, няма да виждате информация за наличността им.
Други потребители влизат във федерирания сайт с помощта на своя не федерирани потребителски ИД (имейл адрес). Ако случаят е такъв, използвайте формата user(unfederated.com)@federatedcompany.com – например MrContoso(gmail.com)@msn.com.-- когато добавите контакта. Използването на този формат ще гарантира, че неговото присъствие ще се показва в Lync.
Създаване на нова група
Когато намерите желаните контакти, можете да ги добавите към група с контакти, така че да можете да ги намирате лесно следващия път. Lync автоматично попълва честите контакти въз основа на 10-те контакта, с които най-често имате разговори. Можете също да "закачите" най-важните си контакти най-отгоре в групата за бърз достъп. Lync попълва предварително закачения списък с членовете на екипа ви.
Закачане или откачване на често срещан контакт в горната част на група
За да закачите или откачите често срещан контакт, направете едно от следните неща:
-
Отворете Lync и във вашия списък с контакти щракнете с десния бутон върху лицето и след това щракнете върху Закачи към честите контакти.
-
За да откачите контакт, щракнете с десния бутон и след това щракнете върху Откачи от честите контакти.
Създаване на група с контакти
Когато създавате група в Lync, тя се нарича група с контакти, защото организира контактите ви в групи, които имат смисъл за вас. Можете да им изпращате незабавни съобщения, да ги изпращате по имейл и да настройвате събрания с тях.
Може да сте чували за Microsoft 365 групи. Microsoft 365 група е споделена работна област за имейл, разговори, файлове и събития в календара, където членовете на групата могат да си сътрудничат и бързо да си свършат работата. Не можете да създадете Microsoft 365 група от Lync. Вижте Научете повече за Office 365 групи за повече информация.
-
Отворете Lync и в списъка с контакти щракнете с десния бутон върху някое име на група (например Чести контакти), щракнете върху Създаване на нова група и след това дайте име на групата.
-
За да добавите хора към новата група, потърсете контакт, посочете името на контактите в резултатите от търсенето и след това щракнете върху знака плюс (+). Или щракнете с десния бутон върху контакта в резултатите от търсенето, щракнете върху Добави към списъка с контакти и след това щракнете върху името на групата.
Забележка: Когато създадете първата си група с контакти, Lync автоматично създава и група, наречена "Други контакти". Можете да присвоите на тази група нови контакти, които не изискват по-конкретни членства в група.
Изтриване или премахване на група
За да изтриете група, която сте създали:
-
Изберете Групи от областта за показване над списъка с контакти. (Ако тази селекция не се показва, щракнете върху стрелката надолу непосредствено под полето Търсене, за да се покажат бутоните Групи, Състояние и Зависимост.)
-
Щракнете с десния бутон върху името на групата, която искате да изтриете, след което изберете Изтриване на група от падащото меню.
Забележка: Групите Чести контакти и Други контакти се генерират автоматично и следователно не могат да бъдат изтрити.
Преименуване на група
За да преименувате група:
-
Щракнете с десния бутон върху името на групата в списъка с контакти, изберете Преименуване на група и след това въведете името на новата група.
Сортиране и показване на контактите
Можете да сортирате контактите си според различни категории (тяхното състояние, членство в група и поверителни връзки) и можете да изберете как искате да се показват отделните списъци с контакти.
Сортиране на контакти в списъка с контакти
-
За да организирате контактите си така, че тези, които са онлайн, да се виждат най-горе в списъка, щракнете върху Състояние. Вашите онлайн контакти ще се показват най-отгоре, последвани от тези със състояние "Отсъствам", "Неизвестен" и "Недостъпен".
-
За да покажете контактите си според групите, на които са членове (включително групите по подразбиране Чести контакти и Други контакти и всички групи, които сте създали), щракнете върху Групи.
-
За да сортирате контактите си по поверителната връзка, щракнете върху Връзка. (За да видите обяснения за това какви са връзките, щракнете с десния бутон върху контакт и след това посочете Промяна на поверителната връзка.)
Промяна на изгледа на отделни записи във вашия списък с контакти
-
Щракнете върху стрелката до бутона Опции за показване под полето за търсене, за да се покаже менюто Опции за оформление .
В зависимост от това как сте сортирали контактите си, в менюто се показват различни опции. Например можете да изберете да показвате "удобни имена" за разлика от имената на имейлите или подробностите за състоянието, за разлика само от имената. Ако вашата фирма е разрешила показването на картините на контактите в списъка с контакти, можете да изберете дали да се показват картини, което определя колко контакти да се поберат в прозореца. (Ако не показвате картини, изборът е само между име, на един ред или име и подробни данни, на втори ред.)
Забележка: Можете също да изключите картините навсякъде в Lync, като щракнете върху Моята картина в диалоговия прозорец Lync – Опции . За повече информация вижте Задаване на опции за картини.
Промяна на начина, по който Lync показва контактите
-
В списъка с контакти щракнете върху бутона Опции за показване под полето за търсене, за да превключите между един и два реда информация за всеки контакт. Ако вашата фирма използва снимки за контакт, изгледът на два реда показва снимките.
-
За повече възможности за избор щракнете върху стрелката надолу до Опции за показване , за да отворите менюто Опции за оформление .
Преглед на контактите по поверителна връзка (наричано преди ниво на достъп)
-
В списъка с контакти щракнете върху бутона Връзка под полето за търсене.
За да разберете каква информация за наличност се показва за всяка поверителна връзка, вижте Управление на достъпа до информацията за вашата наличност.
Преместване, копиране и премахване на контакти
В списъка с контакти направете следното, за да преместите, копирате и премахнете или изтриете контакти.
-
За да преместите контакт в друга група, щракнете с десния бутон върху контакта, посочете Премести контакта в и след това щракнете върху желаната група.
-
За да копирате контакта в друга група, щракнете с десния бутон върху контакта, щракнете върху Копирай контакта в и след това щракнете върху желаната група.
-
За да премахнете контакта от групата, щракнете с десния бутон върху контакта и след това щракнете върху Премахни от групата.
-
За да премахнете напълно контакта, щракнете с десния бутон върху контакта и след това щракнете върху Премахни от списъка с контакти.
Важно: Когато премахнете контакт от една група, този контакт ще бъде премахнат изцяло от вашия списък с контакти, освен ако той все още няма членство в друга от вашите групи.
Важно: В зависимост от това как преглеждате контактите (по група, състояние или връзка), функциите за преместване и копиране са различни. Имайте предвид, че плъзгането на контакти между групите за поверителна връзка променя поверителната връзка за контакта.
Забележка: Вашият списък с контакти не може да бъде експортиран или копиран от други потребители на Lync. Списъкът с контакти на всяко лице ще бъде различен, защото всеки има уникални взаимоотношения, изисквания за поверителност и предпочитания за комуникация. Лесен начин за споделяне на ключови професионални контакти с колеги е да създадете списък за разпространение на ключови контакти в Outlook, от който всеки може да избира контакти, които да добавите към своите списъци с контакти в Lync.
Преглед на визитка
В зависимост от поверителната връзка, която контактът ви е предоставил, можете да видите неговия или нейния график, както и лична бележка. Визитката предоставя също така точка за свързване с контакта, включително започване на разговор с незабавни съобщения, обаждане, планиране на събрание или изпращане на имейл.
-
В списъка с контакти посочете картината на даден контакт (или иконата на състоянието, ако картините не се показват), за да видите основна визитка.
-
За да получите повече информация, щракнете върху бутона Разгъни визитката (стрелка надолу) в долния десен ъгъл на визитката.
-
За да оставите картата видима, щракнете върху бутона Закачи в горния десен ъгъл на картата. Можете да плъзнете картата на удобно място на работния плот.
Маркиране на контакт
Можете да маркирате или "маркирате" контакт във вашия списък с контакти, така че да бъдете уведомени, когато контактът стане достъпен. Lync показва известие веднага щом състоянието на даден контакт се промени на Наличен.
-
В списъка с контакти щракнете с десния бутон върху човека, когото искате да маркирате с етикет.
-
Щракнете върху Етикет за известия за промяна на състоянието.
Блокиране на контакт
За да блокирате отделни контакти, така че да не могат да се свържат с вас чрез Lync, направете следното:
-
Щракнете с десния бутон върху контакта в списъка Контакти и след това щракнете върху Промяна на поверителната връзка.
-
Щракнете върху Блокиран контакт.
