Správa seznamů a knihoven s velkým počtem položek pro SharePoint 2010

Proč je 5 000 tak magické číslo?

SQL Server často za účelem omezení kolizí v databázi využívá zamykání na úrovni řádku jako strategii, která zajišťuje přesnou aktualizaci bez negativního vlivu na další uživatele získávající přístup k jiným řádkům. Jestliže však databázová operace čtení nebo zápisu, jako je dotaz, způsobí uzamčení více než 5 000 řádků najednou, je pro SQL Server efektivnější rozšířit dočasně do dokončení databázové operace uzamčení na celou tabulku. Mějte na paměti, že skutečný počet není vždy 5 000, ale že se může lišit v závislosti na daném webu, objemu činnosti v databázi a konfiguraci konkrétního webu. Při uvedeném rozšíření uzamčení nemají ostatní uživatelé k tabulce přístup. Pokud k takové situaci dochází příliš často, zaznamenají uživatelé pokles výkonu systému. Mezní hodnoty a omezení jsou proto zásadní pro minimalizaci dopadu databázových operací náročných na systémové prostředky a pro vyvážení potřeb všech uživatelů.

Začátek stránky

Procesy na pozadí v případě přístupu k velkému počtu položek v seznamu či knihovně

Následující schéma shrnuje klíčové body procesů probíhajících na pozadí v okamžiku, kdy získáváte přístup k velkému počtu položek v seznamu nebo knihovně.

1. Informační pracovníci mohou zobrazení dat na stránce urychlit pomocí vhodných zobrazení, stylů a omezení stránky.

2. Filtrovaná zobrazení s indexy sloupců (a další operace) vytvářejí databázové dotazy, které určí podmnožinu sloupců a řádků a vrátí ji do vašeho počítače.

3. Správci farmy mohou určit vyhrazené časové intervaly mimo špičku, kdy mohou všichni uživatelé provádět operace bez omezení.

4. Vývojáři s oprávněními mohou k dočasnému zvýšení mezních hodnot a omezení u vlastních aplikací použít přepsání modelu objektu.

5. Mezní hodnoty a omezení pomáhají omezovat objem operací a vyvažovat systémové prostředky pro mnoho současně pracujících uživatelů.

6. Data seznamu nebo knihovny v kolekci webů jsou uložena v databázové tabulce serveru SQL Server, která udržuje celkový výkon, sdílení a přesnost pomocí dotazů, indexů a uzamčení.

Začátek stránky

Omezení a limity prostředků

Následující tabulka shrnuje informace o omezeních a limitech prostředků, které byste měli znát. Tato omezení a limity se nastavují na stránce Omezení prostředků v konzole Centrální správa. Konkrétní omezení a požadavky daného webu zjistíte u správce.

Začátek stránky

Vytvoření indexovaných sloupců služby SharePoint

Chcete-li zlepšit zpracování rozsáhlého seznamu nebo knihovny, můžete indexovat až 20 sloupců. Index u sloupce vám obecně umožní rychlé vyhledání požadovaných řádků na základě hodnot v tomto sloupci, přestože pracujete s miliony položek. Pokud zkombinujete indexy s filtrovanými zobrazeními, můžete načíst požadované položky velmi rychle.

Při vytváření a používání indexovaných sloupců je třeba uvážit následující záležitosti. Každý další index sloupce spotřebovává v databázi prostředky navíc a přidává ke každé operaci určitou režii nutnou k udržování indexu. Proto byste měli indexy přidávat pouze ke sloupcům, které se budou aktivně používat pro filtrování v zobrazeních seznamu nebo knihovny. Je vhodné posoudit všechna zobrazení a určit, které sloupce se nejběžněji používají pro filtrování napříč různými zobrazeními. Na tomto základě lze snáze vybrat správné sloupce pro indexování. Mějte na paměti, že každý sloupec, u kterého definujete požadavek na jedinečnou hodnotu, vyžaduje index.

Následující tabulka shrnuje, které sloupce lze a nelze indexovat.

Postup vytvoření indexovaného sloupce naleznete v části Vytvoření jednoduchého nebo složeného indexu v tomto tématu.

Začátek stránky

Vytvoření filtrovaných zobrazení na základě indexů sloupců

Chcete-li v zobrazení rychle filtrovat velký počet položek, musí první sloupec zadaný ve filtru představovat indexovaný sloupec. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení mohou, ale nemusejí být indexované, protože zobrazení případné indexy nepoužívá. Dále je třeba zajistit, aby první sloupec filtru nevracel více položek, než odpovídá mezní hodnotě zobrazení seznamu, i když konečný výsledek filtrovaného zobrazení vrací méně položek než tato mezní hodnota.

Pokud první sloupec filtru vrací více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, můžete použít filtr se dvěma nebo více sloupci. Jestliže definujete filtrované zobrazení využívající dva či více sloupců, omezíte celkový počet vrácených položek obvykle pomocí operátoru AND. Ale i v tomto případě je stále nutné jako první ve filtru určit sloupec, který s největší pravděpodobností vrátí menší objem dat. Filtr OR téměř vždy počet vrácených položek zvýší a nebude za těchto okolností efektivní.

Pokud seznam filtrujete podle indexovaného pole, zkontrolujte, zda v koši nejsou odstraněné položky. Položky v koši nejsou ve skutečnosti odstraněny z databáze back-end, dokud nejsou z koše odebrány. Jestliže je celkový počet filtrovaných položek v seznamu a v koši větší než mezní hodnota seznamu, můžete získat neúplnou sadu výsledků nebo vůbec žádné výsledky.

Složený index je založen na dvou sloupcích, primárním a sekundárním, a k rychlému přístupu k datům může využít kterýkoli z nich.

Následuje několik návrhů obvyklých zobrazení, která s indexovanými sloupci dobře fungují:

Odkazy na další informace o vytváření a změnách zobrazení a o vzorcích a funkcích pro filtrování zobrazení naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Uspořádání položek do složek

Složky (nazývané také kontejnery) nejsou sice při práci s rozsáhlými seznamy a knihovnami nutné, pomocí nich však můžete zlepšit efektivitu přístupu k datům a lépe je uspořádat. Při vytvoření složky se na pozadí vytváří interní index. Tento interní index se vytvoří také pro kořenovou složku nebo pro nejvyšší úroveň seznamu či knihovny. Jestliže přecházíte k položkám ve složce, využíváte ve skutečnosti k přístupu k datům uvedený interní index. Je nutné upozornit, že pokud složka obsahuje podsložky, bude každá podsložka považována za položku (nikoli však případné položky v této podsložce).

I v případě, že celkové množství položek v seznamu či knihovně je velmi rozsáhlé, je zobrazení jedné složky přinejmenším stejně rychlé jako zobrazení, které filtruje celkový počet položek pomocí indexovaného sloupce. V některých případech může být řešením rozdělení všech položek v seznamu či knihovně do více složek tak, aby žádná z nich neobsahovala více než pět tisíc položek.

Při uspořádání rozsáhlého seznamu nebo knihovny do složek je důležité zvážit následující faktory:

• Složka může obsahovat více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu. Chcete-li se však vyhnout zablokování službou SharePoint 2010, může být nutné použít filtrované zobrazení založené na indexech sloupců.

• Pokud při vytváření nebo úpravě zobrazení tohoto seznamu či knihovny zvolíte v části Složky možnost Zobrazit všechny položky bez složek, je nutné nastavit filtr založený na jednoduchém indexu, čímž znemožníte dosažení mezní hodnoty zobrazení seznamu.

• Často je užitečné ve výchozím zobrazení zobrazit veškeré dostupné složky bez filtrování, aby uživatelé při vkládání nových položek mohli zvolit odpovídající složku. Zobrazení všech složek také snižuje pravděpodobnost nesprávného přidání položek mimo složky v seznamu či knihovně. V seznamech (na rozdíl od knihoven) neexistuje žádný automatický postup k přesunutí položek mezi složkami.

Začátek stránky

Řízení zobrazení dat na stránce

Jakmile přenesete podmnožinu dat do svého počítače, máte k dispozici další strategie pro urychlení zobrazení dat v prohlížeči.

Zvýšíte-li velikost zdrojového kódu HTML webové stránky, dojde obvykle k odpovídajícímu nárůstu doby vykreslení stránky. Čím větší stránka je, tím déle trvá její zobrazení. Výchozím stylem zobrazení seznamu či knihovny je například styl tabulky, ve které se zobrazí všechna data na jedné stránce a každá položka v novém řádku tabulky. Čím více řádků tedy zobrazujete, tím déle zobrazení dat trvá.

Nastavení omezení počtu položek na stránce

Nastavením omezení počtu položek na stránce, můžete přímo řídit, kolik položek se zobrazí najednou pomocí konkrétního čísla výchozí hodnota je 30.

Při nastavování omezení počtu položek na stránce je možné volit ze dvou možností:

• Vyberete-li možnost Zobrazit položky po dávkách o zadané velikosti (pro stránkování), vytváříte zobrazení dat po stránkách užitečné v případě, že položky procházíte nějakým neinteraktivním způsobem.

• Vyberete-li možnost Omezit celkový počet vrácených položek na zadaný počet, vytváříte pevný limit, který může a nemusí vrátit úplné výsledky dané operace s filtrem. Může však být užitečný při testování zobrazení, vytváření prototypu nebo v případě, že chcete do zobrazení načíst pouze první hodnoty.

Použití stylu zobrazení Podokno náhledu

Všechny informace z položky v seznamu ve formátu svislé podokno zobrazíte pomocí stylu podokna náhledu. Data rychleji přejdete ukazatele myši na název položky v oblasti posouvání v levé části na stránku, na Zobrazit všechny hodnoty sloupce v aktuální položce svisle uvedené v pravé části stránky. Zobrazí méně počátečního data a díky zobrazení rychleji. Tento styl je také velmi užitečná při seznamu šířka nebo obsahuje mnoho sloupců a vyžadují horizontální posun zobrazíte data.

Použití stylu zobrazení Seskupit podle

Seskupit podle zobrazení styl skupiny dat podle kategorie (až do dvou úrovní), která si zvolíte při definování zobrazení, díky čemuž počáteční zobrazení zobrazení seznamu mnohem menší. Klepnutí na tlačítko Plus a Minus Rozbalit/sbalit určitou skupinu dat a zaveďte jen podmnožinu dat, která není potřeba na aktuální stránku. Zobrazení ve stylu nejen omezuje zobrazení dat, ale také načítání data. Ujistěte se, že možnost Zobrazit seskupení výchozí je nastavena na Sbalit. Můžete taky určit stránkování seskupených dat stejným způsobem jako data, která není seskupené. V některých případech, jako je jednoduchý vykazování nebo rozbalování a přechod k obecnějším informacím najít a aktualizovat data může být tento styl zobrazení mnohem efektivnější uživatelé můžou používat.

Použití zobrazení Datový list

Zobrazení Datový list je založeno na ovládacím prvku ActiveX a je speciálně navrženo tak, aby rychleji zavádělo data prostřednictvím jejich asynchronního načítání a aktualizace. Toto zobrazení výrazně zefektivňuje posouvání, úpravy a práci s velkým množstvím dat a je zvlášť užitečné pro časté přidávání, aktualizace a srovnávání dat. Aniž by byla narušována vaše práce, jsou změny odesílány na server, informace o stavu jsou sdělovány pomocí ikon, změny se efektivně synchronizují se serverem a lze rychle řešit občasné konflikty. Zobrazení Datový list respektuje nastavení filtru zobrazení, řazení a složky, ale nefunguje s omezeními počtu stránek, dynamickými filtry a řazením ve standardním zobrazení ani s dalšími netabulkovými styly zobrazení, jako jsou styly Seskupit podle a Podokno náhledu.

Pokud je zapnuta služby Access Services, pak můžete pracovat daty mnohem více než mezní hodnota zobrazení seznamu až 50 000 položek ve výchozím nastavení. Další informace naleznete v části Použití služby Access Services .

Jestliže seznam uspořádáte podle složek a chcete v zobrazení Datový list zobrazit všechna data bez složek (zjednodušené zobrazení), můžete zobrazení nastavit na možnost Zobrazit všechny položky bez složek. Je možné, že bude nutné použít filtr založený na indexovaných sloupcích, abyste předešli dosažení mezní hodnoty zobrazení seznamu.

Začátek stránky

Použití denního časového intervalu

Pomocí denního časového intervalu mohou správci farmy určit vyhrazené časové období mimo špičku (například od 18:00 do 22:00), během kterého mohou všichni uživatelé provádět neomezené operace.

Primárním způsobem načtení položek ze seznamu či knihovny jsou sice zobrazení, přístup k položkám v seznamu nebo knihovně však vyžadují také další příkazy a operace služby SharePoint, jako je například přidání a odstranění indexu, přidání a úpravy sloupce seznamu, odstranění a kopírování složek, změna nastavení zabezpečení seznamu nebo knihovny, uložení seznamu s obsahem jako šablony, odstranění webu či obnovení nebo odstranění položek z Koše. Také tyto příkazy a operace mohou selhat, pokud při načítání dat seznamu překročí mezní hodnoty a omezení webu.

Jestliže nejste vývojáři nebo nemáte odpovídající přístup k vývojářským prostředkům, které zvládnou uvedené operace za vás, můžete tyto typy operací odložit na denní časový interval. V případě, že je pravidelný denní časový interval nastaven na noční hodiny, můžete správce farmy požádat, aby jej přesunul na časné ráno či pozdní večer.

Začátek stránky

Použití offline synchronizace

Převedení dat do offline režimu je pro uživatele často praktičtější a efektivnější. Můžete provést změny ve svém stolním nebo přenosném počítači, pak převést data zpět online a snadno a efektivně synchronizovat změny a vyřešit konflikty. Při práci s rozsáhlými seznamy s využitím offline synchronizace s cílem data „čistit“, analyzovat nebo vykazovat lze snížit objem databázové činnosti a minimalizovat zátěž prostředků služby SharePoint.

Data seznamu můžete převést do offline režimu a po opětovném přechodu do online režimu synchronizovat změny pomocí čtyř produktů systému Microsoft Office. Dva z těchto produktů, Microsoft Office Access 2010 a Microsoft SharePoint Workspace 2010, automaticky zpracovávají data seznamu nebo knihovny v malých dávkách a potom je znovu sestavují. Tato metoda umožňuje pracovat s podstatně větším objemem dat, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, a bez nepříznivého dopadu na jiné uživatele webu služby SharePoint.

Microsoft Office SharePoint Workspace 2010     Použití Office SharePoint Workspace 2010 můžete efektivně využít seznamy (nativní i externí) a knihoven v offline režimu, automaticky synchronizovat změny při jejich vzniku buď na klienta nebo na serveru a využít výkonnější a flexibilnější a další neodpovídá uživatelské rozhraní na klientském počítači nebo notebooku. Na pozadí Office SharePoint Workspace 2010 automaticky zpracovává data v dávkách 100 položek najednou a potom pomocí dat, což znamená, že můžete pracovat s velkým počtem položek více než mezní hodnota zobrazení seznamu, webu, až absolutní velikosti 30 000 položky. Pokud v seznamu nebo knihovně obsahuje více než 30 000 položek, klientský počítač se přeruší synchronizace.

Aplikace Microsoft Office Access 2010    Můžete čtení a zápis nejčastěji nativní seznamy z Office 2010 aplikace Access propojením k nim a Office 2010 aplikace Access pracuje s prakticky všech datových typů Sharepointu. Propojení umožňuje připojení k datům v seznamu služby SharePoint, takže vytvořit obousměrné připojení k prohlížení a úpravy nejnovější data, jak v seznamu služby SharePoint a databáze aplikace Access. Access vytvoří kopii nebo zreplikuje seznamu služby SharePoint v Accessové tabulce. Po vytvoření tabulky aplikace Access můžete pracovat s daty seznamu v aplikaci Access až omezení přístupu dvou gigabajtů (s výjimkou případných příloh, které nejsou uložené místně). Kromě toho Office aplikaci Access 2010, mezipaměti dat seznamu na straně klienta používá efektivně v paměti, zápis mezipaměti a pouze přenosy změnit položky seznamu, které provede dotazy a aktualizace pracovat mnohem rychleji. Dialogové okno vyřešení konfliktů usnadňuje zařídit konfliktní aktualizace zjednodušují.

Pokud je zapnuta služby Access Services, pak můžete pracovat daty mnohem více než mezní hodnota zobrazení seznamu až 50 000 položek ve výchozím nastavení. Další informace naleznete v části Použití služby Access Services .

Microsoft Office Excel 2010:     Seznamy služby SharePoint lze exportovat do tabulky aplikace Excel, přičemž mezi touto tabulkou a seznamem služby SharePoint vznikne jednosměrné připojení. Pokud změníte data v seznamu služby SharePoint a potom aktualizujete tabulku aplikace Excel, aplikace Office Excel 2010 nahradí v ní umístěná data nejnovějšími daty ze seznamu služby SharePoint a přitom přepíše případné změny, které jste v tabulce provedli. Když se data nacházejí v tabulce aplikace Excel, můžete využít funkce pro analýzu dat aplikace Office Excel 2010, jako jsou výkonné a flexibilní listy, sestavy kontingenčních tabulek, profesionálně vyhlížející grafy a křivky, podmíněné formátování s ikonami, datové pruhy a barevné škály a sofistikované operace citlivostní analýzy.

Pokud je zapnuta služby Access Services, pak můžete pracovat daty mnohem více než mezní hodnota zobrazení seznamu až 50 000 položek ve výchozím nastavení. Další informace naleznete v části Použití služby Access Services .

Microsoft Office Outlook 2010:     V aplikaci Office Outlook 2010 lze číst seznamy kontaktů, úkolů, kalendáře a diskusí a také do nich zapisovat a rovněž synchronizovat knihovny dokumentů. Například můžete pracovat se standardními seznamy úkolů i seznamy projektových úkolů, a to tak, že je převedete do offline režimu, pak je zobrazíte, aktualizujete nebo přiřadíte nové úkoly, následně je převedete zpět do online režimu a provedete jejich synchronizaci – to vše bez opuštění aplikace Office Outlook 2010. V aplikaci Office Outlook 2010 můžete také efektivněji uchovávat, sdílet a spravovat kontakty služby SharePoint.

Začátek stránky

Vyhledávání položek seznamů nebo knihoven

Alternativním způsobem hledání dokumentů nebo položek ve velkém seznamu nebo knihovně je jejich vyhledávání. Protože vyhledávání používá vlastní indexovací mechanismy, nepodléhá mezní hodnotě zobrazení seznamu ani jiným souvisejícím omezením. Pro vyhledávání můžete snadno nastavit rozsah, tedy omezit je na konkrétní seznam nebo knihovnu. Můžete hledat podle klíčového slova nebo slovního spojení a potom dále upřesnit výsledky na základě vlastností položek, jako je autor dokumentu nebo datum vytvoření položky seznamu. Dokonce lze formulovat propracovanější dotazy pomocí logické syntaxe a operátorů. Po nalezení výsledků, se kterými chcete pracovat, můžete pomocí panelu upřesnění tyto výsledky například třídit a filtrovat podle svých potřeb.

Podrobnější informace o vyhledávání naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Často používané funkce služby SharePoint

Chcete-li dále podpořit celkový výkon systému a vyhnout se dosažení mezní hodnoty či omezení prostředků, zvažte změny u následujících často používaných funkcí služby SharePoint:

Osobní zobrazení:    Vzhledem k tomu, že vytvoření zobrazení správně používajících index sloupce je v případě rozsáhlých seznamů a knihoven náročné, může být vhodné přispěvatelům u těchto seznamů a knihoven odebrat oprávnění Spravovat osobní zobrazení. Odebráním uvedeného oprávnění znemožníte uživatelům vytvářet zobrazení, která vrací všechny položky a mohou následně ovlivnit výkon ostatních částí webu.

Relační seznamy:     Vytváříte-li vztahy mezi seznamy pomocí vyhledávacích sloupců, jedinečných sloupců a vynuceného relačního chování (označovaného také jako referenční integrita), můžete dosáhnout mezní hodnoty zobrazení seznamu a zablokování za následujících okolností:

• Jako jedinečný v existujícím seznamu určíte sloupec s více položkami, než je mezní hodnota zobrazení seznamu. (Je však nutné upozornit, že přidání jedné položky do seznamu, který tím přesáhne tuto hodnotu, obvykle nepředstavuje blokovanou operaci.)

• Seznam obsahuje více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, a zapnete u vyhledávacího pole v tomto seznamu možnost Kaskádové odstraňování (nebo Zakázat odstranění).

Informační kanály RSS:     Jakmile je podpora informačních kanálů RSS povolena v konzole Centrální správa a na úrovni kolekce webů, můžete uvedenou podporu povolit a nakonfigurovat pro mnoho typů seznamů a knihoven. Při přístupu uživatelů k informačnímu kanálu RSS seznamu nebo knihovny se data načítají ze seznamu. Výchozí zobrazení informačních kanálů RSS omezuje počet vrácených položek na základě data jejich posledních úprav pomocí filtru u sloupce Změněno. Jestliže seznam nebo knihovna obsahují velký počet položek a jestliže uživatelé využívají přístup k informačním kanálům RSS, je vhodné sloupec Změněno indexovat. Počet načítaných položek můžete také omezit změnou jejich počtu a počtu dní, pro které jsou do informačních kanálů RSS zahrnovány změny.

Podrobnější informace o správě informačních kanálů RSS naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Použití služeb Access Services

Webovou databázi lze vytvořit pomocí aplikace Office Access 2010 a služby Office SharePoint Services s nakonfigurovanými Službami aplikace Access. Aplikace Office Access 2010 usnadňuje vytváření tabulek založených na propojených nativních seznamech a dále dotazů, formulářů, sestav a maker, publikování těchto objektů na webu služby SharePoint, jejich automatický převod na stránky a funkce služby SharePoint a vytvoření robustní aplikace na webu služby SharePoint.

Při použití služby Access Services můžete pracovat s výrazně větším objemem dat, než odpovídá mezní hodnotě zobrazení seznamu, aniž byste byli blokováni. Služba Access Services automaticky zpracovává data v dávkách vždy po 2 000 položkách a potom je znovu sestavuje. Výchozí limit je 50 000 položek, ale toto nastavení může změnit správce farmy. Všimněte si, že služba Access Services má vlastní sadu limitů a mezních hodnot.

Podrobnější informace o službách Access Services naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Používání indexovaných a náhradních dotazů

Funkce Navigace pomocí metadat a filtrování je ve výchozím nastavení povolena na většině webech vytvořených ve službě SharePoint Server 2010. Přestože nebyla navigace pomocí metadat nakonfigurována pro konkrétní seznam nebo knihovnu, funkce Navigace pomocí metadat a filtrování stále běží na pozadí ke zvýšení výkonu zobrazení v seznamech a knihovnách. Funkce Navigace pomocí metadat a filtrování může automaticky vybrat nejlepší index, který se má používat vždy při načtení zobrazení. Když načtete nová zobrazení, použijete filtry pro zobrazení, vymažete filtry nebo použijete řazení pro pole, optimalizace dotazu určuje nejlepší způsob, jakým má být zadán dotaz na databázi.

Pokud uživatel vytvoří nebo načte zobrazení, které nemůže pro dotazy na seznamy využívat index, funkce Navigace pomocí metadat a filtrování vytvoří a provede náhradní dotaz. Náhradní dotaz je upravená verze původního dotazu uživatele, který zobrazí částečnou sadu požadovaných položek, protože se nedotazuje na celý seznam, ale pouze na jeho část. Jeho účelem je poskytnout uživatelům alespoň nějaké užitečné výsledky v případech, kdy je původní dotaz blokován z důvodu omezení velkých seznamů. Zobrazuje se až 1 250 nejnovějších položek v závislosti na tom, kdy byly tyto položky přidány do seznamu. V některých případech vrátí náhradní dotazy 0 výsledků. Dochází k tomu v případě, že žádné položky v té části seznamu, která byla prohledávána dotazem, neobsahují výsledky odpovídající původnímu dotazu uživatele.

Další informace o navigaci pomocí metadat a filtrování naleznete v části Viz také.

Použití webu Centrum dokumentů

Web Centrum dokumentů můžete využít v případě, že potřebujete vytvářet, spravovat a ukládat velké množství dokumentů. Web Centrum dokumentů je založen na šabloně webu a navržen tak, aby sloužil jako centralizované úložiště pro správu velkého počtu dokumentů. Funkce, jako je navigace pomocí metadat nebo pomocí zobrazení stromové struktury, typy obsahu a webové části, vám usnadní efektivní a přehledné uspořádání a načtení dokumentů s ohledem na uživatele.

Pracovníci s obsahem mohou rychle nakonfigurovat navigaci pomocí metadat, která dobře funguje pro většinu knihoven, aniž by bylo nutné explicitně vytvářet indexy. Zároveň mohou snadněji vytvořit další indexy a tímto způsobem zlepšit výkon při použití širší škály filtrů a zobrazení.

Web Centrum dokumentů můžete využívat jako autorské prostředí nebo archiv obsahu:

• V autorském prostředí mohou uživatelé aktivně rezervovat soubory, vracet je se změnami a vytvářet pro tyto soubory strukturu složek. Je aktivována správa verzí, která umožňuje udržovat deset či více starších verzí každého dokumentu. Uživatelé často rezervují dokumenty a vracejí je se změnami a pracovní postupy usnadňují automatizaci akcí u dokumentů.

• Naopak v archivu obsahu (nebo ve znalostní bázi) probíhá uvedená činnost jen velmi zřídka. Uživatelé mohou dokumenty pouze zobrazit nebo odeslat na web. Archivy obsahu většinou obsahují dokumenty v jediné verzi a web může zahrnovat až miliony souborů. V obvyklém scénáři, jakým je například centrum technické podpory ve velké organizaci, může k obsahu přistupovat až deset tisíc uživatelů (především za účelem čtení). Podmnožina tří až čtyř tisíc uživatelů může na web odesílat nový obsah.

Odkazy na další informace o správě dokumentů naleznete v části Viz také.

Začátek stránky

Použití externích seznamů

Služba Podnikové připojení (založená na Katalogu obchodních dat (BDC)) zajišťuje standardizovaná rozhraní pro existující obchodní data, procesy a aplikace. Pomocí služby Podnikové připojení můžete definovat externí typy obsahu a připojit se ke zdrojům dat, jako jsou systémy SAP, webové služby nebo produkty SEIBEL a SQL Server. Jakmile to provedete, umožní služba Podnikové připojení integraci těchto externích dat prostřednictvím externích seznamů do služby SharePoint. Externí seznam se chová v některých ohledech jako nativní seznam služby SharePoint. Aniž opustíte prostředí služby SharePoint, můžete vytvářet, číst, aktualizovat a odstraňovat data z uvedených datových zdrojů a používat u nich dílčí sadu funkcí služby SharePoint souvisejících se seznamy.

Vzhledem k tomu, že externí seznamy nevyužívají k ukládání a načítání dat back-end databázi serveru SharePoint SQL Server, nepodléhají stejným omezením a limitům prostředků jako nativní seznamy či knihovny (u externích seznamů však existují jiná omezení a limity prostředků). V některých případech tak může být externí seznam pro splnění vašich požadavků na práci s daty a aplikacemi praktičtější.

Začátek stránky

Vytvoření jednoduchého nebo složeného indexu

Aby se zvýšil výkon rozsáhlého seznamu nebo knihovny, můžete vytvořit index. Můžete použít indexovaného sloupce při můžete Vytvoření nebo úprava filtrovaného zobrazení na základě indexů sloupců tohoto seznamu nebo knihovny.

1. Přejděte na web obsahující seznam či knihovnu, pro něž chcete vytvořit index.

2. Pokud nejsou seznam nebo knihovna otevřeny, klikněte na příslušný název na panelu Snadné spuštění.

   Pokud název požadovaného seznamu nebo knihovny nezobrazí, klikněte na Akce webu , klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a potom klikněte na název požadovaného seznamu nebo knihovny.

3. Na pásu karet klikněte v části Nástroje seznamu nebo Nástroje knihovny na kartu Seznam či Knihovna a pak ve skupině Nastavení klikněte na možnost Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.

4. V části Sloupce klikněte na položku Indexované sloupce.

5. Na stránce Indexované sloupce klikněte na možnost Vytvořit nový index.

6. Proveďte jednu z následujících akcí:

   Vytvoření jednoduchého indexu:

   1. V části Primární sloupec vyberte u položky Primární sloupec pro tento index požadovaný sloupec.

   2. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

      Vytvoření složeného indexu:

   3. V části Primární sloupec vyberte u položky Primární sloupec pro tento index požadovaný sloupec.

   4. V části Sekundární sloupec vyberte u položky Sekundární sloupec pro tento index odlišný sloupec.

   5. Klikněte na tlačítko Vytvořit.

Začátek stránky

Vytvoření nebo úprava filtrovaného zobrazení na základě indexů sloupců

Po indexování můžete sloupec přidat do vytvářeného nebo upravovaného zobrazení a pak jej použít pro filtrování. Než začnete vytvářet zobrazení, můžete do seznamu přidat další sloupce, aby bylo možné položky flexibilněji řadit, seskupovat a filtrovat.

Další informace o tvorbě sloupců a zobrazení naleznete v části Viz také.

1. Přejděte na web obsahující seznam či knihovnu, pro něž chcete vytvořit index.

2. Pokud nejsou seznam nebo knihovna otevřeny, klikněte na příslušný název na panelu Snadné spuštění.

   Pokud název požadovaného seznamu nebo knihovny nezobrazí, klikněte na Akce webu , klikněte na Zobrazit veškerý obsah webu a potom klikněte na název požadovaného seznamu nebo knihovny.

3. Na pásu karet klikněte v části Nástroje seznamu nebo Nástroje knihovny na kartu Seznam nebo Knihovna.

4. Proveďte jednu z následujících akcí:

   Vytvoření zobrazení:   

   1. Ve skupině Spravovat zobrazení klikněte na tlačítko Vytvořit zobrazení.

   2. Klikněte na požadovanou možnost (například Standardní zobrazení) nebo na existující zobrazení, které chcete k vytvoření zobrazení použít.

   3. Do pole Název zobrazení zadejte název zobrazení.

      Chcete-li dané zobrazení použít jako výchozí pro seznam či knihovnu, vyberte volbu Nastavit jako výchozí zobrazení. Výchozím zobrazením pro seznam či knihovnu může být pouze veřejné zobrazení.

      Změna zobrazení:   

   4. Ve skupině Spravovat zobrazení vyberte z rozevíracího seznamu Aktuální zobrazení zobrazení, které chcete upravit.

   5. Ve skupině Spravovat zobrazení klikněte na tlačítko Změnit toto zobrazení.

5. V části Filtr klikněte na možnost Zobrazit položky, pouze platí-li následující a pak rozhodněte, jak chcete filtrovat položky na základě některého z indexovaných sloupců.

   Pokud chcete například vytvořit zobrazení pouze položek, které byly upraveny dnes, vyberte sloupec Změněno (Indexováno), určete podmínku je rovno a pak zadejte výraz [Dnes].

   Poznámka: Pokud nevidíte všechny sloupce, které vyslovte (Indexováno) za názvem, nemáte žádné indexované sloupce k dispozici pro tento seznam nebo knihovnu. Musíte první Vytvoření jednoduchého nebo složeného indexu.

6. Vyberte ostatní požadované možnosti pro zobrazení, například zobrazené a skryté sloupce nebo způsob řazení položek.

7. Klikněte na tlačítko OK.

Další informace o vytváření zobrazení naleznete v části Viz také.

Začátek stránky