不在時のイベントを他のユーザーの Outlook 予定表に追加する

手順 1: 休暇を同僚の予定表に追加する

予定表で時間を "不在時" としてマークすると、同僚があなたとの会議のスケジュールを設定しようとすると、その時間が表示されます。 しかし、空き時間の状態に影響を与えたり、予定表を乱雑にしたりすることなく、離れた時間の前に全員に一度に警告できれば素晴らしいと思いませんか? これを行うには、情報をカレンダーに終日イベントとして表示するように設定しますが、通常は "ビジー" に設定されている通常の終日イベントとは異なり、この終日イベントは空き時間として表示されます。 同僚の空き時間情報は影響を受けません。

1. [予定表] の [ ホーム ] タブで、[新しい会議] を選択します。

   ショートカット キーの使用  新しい会議出席依頼を作成するには、 Ctrl + Shift + Q キーを押します。

2. [件名] ボックスに説明を入力し、必要に応じて [場所] ボックスに場所を入力します。

3. [開始時刻] および [終了時刻] の一覧で、休暇の開始時刻と終了時刻を選択します。 休暇の場合、通常は終日です。 これが当てはまる場合、[終日] チェック ボックスをオンにします。

   注: Outlook は既定で、コンピューターに現在設定されているタイム ゾーンをスケジュールに使用します。 別のタイム ゾーンに基づいて休暇をスケジュールする場合は、[オプション] グループで [タイム ゾーン] をクリックします。

4. [出席者] グループ の [ 応答オプション] で、ドロップダウン ボタンで [応答の要求 ] をオフにします。

5. [オプション] グループの [公開方法] のドロップダウン リストで、[空き時間] をクリックします。 これが終日イベントであることを既に指定している場合は、[公開方法] が自動的に [空き時間] に設定されます。

   重要: 

   • [表示名] 設定が [無料] に設定されていることを確認します。 これにより、会議出席依頼の受信者は会議出席依頼を受け入れ、休暇時間を予定表に追加できますが、予定表の時間をブロックすることはできません。 受信者の予定表には、休暇中のスケジュール設定の空き時間が引き続き表示されます。

   • 終日イベントを選択すると、イベントの開始時刻は午前 0 時に設定されます。 同僚が不規則な時刻に通知を受信しないように、[アラーム] 設定を [なし] に設定します。

6. 受信者と共有する情報を入力します。

7. 対象となる受信者を [宛先] 行に追加します。

8. オフィスから離れる一連の定期的な時刻にユーザーに警告する場合は、[ オプション] グループで [繰り返し] を選択し、定期的なパターンを選択し、[OK] を選択します。

9. [送信] を選択します。

[公開方法] を [空き時間] に設定してこの会議出席依頼を送信すると、イベントは、同僚の Outlook 予定表の各日の上部に、作業時間が登録されていない視覚的なリマインダーとして表示されます。

手順 2: 自分の予定表に休暇を登録する

前のセクションの手順を実行した場合、送信した会議出席依頼は、他のユーザーの予定表に休暇が登録されないように空き時間としてマークされています。 ただし、この休暇は、自分自身の予定表にも空き時間としてマークされます。 今度は、自分用に別の予定を作成して、指定した時間中は自分が空いていないことを他のユーザーがわかるようにする必要があります。

一般的な間違いは、元の要求を送信した後、予定表で会議出席依頼アイテムを開き、[ 表示] 設定を [無料 ] から [不在 ] に変更することです。 ただし、この操作を行うと、会議出席依頼を送信したすべてのユーザーに更新プログラムが送信され、[ Free] を [不在 ] に変更し、これを回避するために実行した手順を破ることができます。 [ 表示] 設定が [ 不在時] に設定されている予定表に重複する予定を作成する必要があります。

ユーザーが Outlook 予定表を使用して会議やその他のイベントをスケジュールする場合、予定表のアクセス許可を変更してこれを防ぐ必要がない限り、ユーザーは空き時間を確認できます。 通常、予定、会議、イベントには、[ 表示形式 ] 設定が [ビジー] になります。 [不在時] の [ 表示] 設定を使用してアイテム を作成することもできます。 [ 不在 時] に設定されているアイテムは、[ ビジー] に設定されているアイテムと同様と見なされます。ユーザーは、その時点で利用できるとは思わないはずです。 視覚的には、2 つの種類が異なります。[ 不在] に設定されている項目は紫色で表示され、[ ビジー] に設定されている項目は青の色のテーマで識別されます。 この外観の違いは、使用できない理由を強調するのに役立ちます。 たとえば、競合している ビジー アイテムを移動することはできますが、休暇などの 不在 時アイテムを変更できないか、または変更する意思がない可能性があります。

1. [予定表] の [ホーム] タブで、[新しい予定] を選択します。

2. [件名] ボックスに、休暇の名前を入力します。

3. [ 開始時刻] と [ 終了時刻] で、離れた時刻が開始および終了する日付を選択します。

4. [終日] チェック ボックスをオンにします。

5. [ Show As]\(表示\) 設定を [不在時] に変更します。

6. [保存して閉じる] を選択します。