บทนำสู่ศูนย์ระเบียน

ตัวอย่างการใช้ศูนย์ระเบียนเพื่อจัดการระเบียน

บริษัทมักจำเป็น เพื่อสร้างรายงานการเงินประจำตัวสำหรับวัตถุประสงค์ภาษี ตลอด บริษัทอาจถูกร้องขอให้ปล่อยข้อมูลทางการเงินเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบ ตัวอย่าง และข้อมูลทางการเงินต้องปล่อยกับข้อกำหนดว่า ข้อมูลจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ด้วยวิธีใดก็ เมื่อต้องการให้เหมาะสมกับการร้องขอนี้ แผนกการเงินของบริษัทค้นหา และการกำหนดเส้นทางรายงานการเงินกับไลบรารีพักสายเฉพาะภายในไซต์ศูนย์ระเบียน ด้วยส่งรายงานไปยังไลบรารีพักสาย พวกเขาจะหยุดชั่วคราวจากนโยบายการกำหนดไว้ล่วงหน้าใด ๆ ที่อาจมีผลใช้ต่อ และการเข้าถึงรายงานเหล่านี้จะถูกบล็อกจน ถึงวันที่เฉพาะเจาะจงและเวลา หรือจน กว่าเกิดขึ้นการตรวจสอบที่เหมาะสม รายงานการเงินจะถูกบันทึกไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนพร้อมกับประวัติการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องและ metadata อื่น ๆ

ด้านบนของหน้า

การวางแผนการจัดการระเบียน

ก่อนองค์กรจะสามารถกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นโซลูชันการจัดการระเบียน องค์กรควรสร้างแผนทางการสำหรับกลยุทธ์การจัดการระเบียน องค์ประกอบเฉพาะของแผนการจัดการระเบียนทางการมีแนวโน้มที่จะไม่ซ้ำกันกับองค์กรหรือธุรกิจแต่ละแห่ง อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่แล้ว แผนการจัดการระเบียนจะรวมถึงเอกสารและกระบวนการต่อไปนี้

แผนไฟล์      แผนไฟล์อธิบายชนิดเอกสารหรือรายการที่องค์กรรับว่า เป็นระเบียนทางธุรกิจ บ่งบอกซึ่งระเบียนเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ และจะแสดงข้อมูลที่แยกความแตกต่างของชนิดของระเบียนหนึ่งจากอีก แผนไฟล์ทำหน้าที่เป็นคอลเลกชันแบบครอบคลุมนโยบาย กระบวนการทาง และคำแนะนำสำหรับการสร้าง เก็บ และการจัดการระเบียน แผนไฟล์ควรครอบคลุมระเบียนทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงสื่อ รวมถึงกระดาษ บล็อก wiki อีเมล และไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะต้องระบุว่า ระเบียนแต่ละรายการได้จัดประเภท การรักษาความปลอดภัย และทำลายในท้ายที่สุด นั้นควรรวมสิ่งที่ควรพิจารณาสำหรับประเภทพิเศษของระเบียน เช่นลับเฉพาะ สำคัญจาก ลับค้า หรือสิทธิ์ของระเบียน สุดท้าย แผนไฟล์ต้องระบุบุคคลที่รับผิดชอบสำหรับการจัดการระเบียนแต่ละชนิด

ไลบรารีระเบียน    ไลบรารีระเบียนเป็นอย่างยิ่งไลบรารีเอกสารที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดประเภท และจัดเก็บระเบียนที่สำคัญ คุณสร้างไลบรารีระเบียนสำหรับแต่ละชนิดของระเบียนที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้ โดยอัตโนมัติกำหนดเส้นทางระเบียนโดยยึดตามการตั้งค่าการกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาในไลบรารีที่เหมาะสม

ชนิดเนื้อหา    คุณสร้างชนิดเนื้อหาเพื่อกำหนดชนิดของระเบียนที่องค์กรของคุณจำเป็นต้องเก็บ และระบุคุณสมบัติใด ๆ ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละชนิดของระเบียน ด้วยการกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับชนิดของระเบียนที่เฉพาะเจาะจง องค์กรของคุณสามารถมั่นใจได้ว่า แต่ละกลุ่มของเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการจัดการในแบบที่สอดคล้องกัน เอกสาร office ไฟล์ Pdf, TIFFs (รูปภาพที่สแกน), อีเมล การสนทนาข้อความโต้ตอบแบบทันที วิดีโอ และระเบียนที่มีอยู่จริงทั้งหมดสามารถจัดประเภท และจัดเก็บไว้กับชนิดเนื้อหาที่คุณสร้าง จะถือว่าระเบียนใดเรียกว่า "สัญญา ตัวอย่างเช่น เหมือนกับลักษณะ และ ในลักษณะสอดคล้องกันภายในของ SharePoint จะบันทึกระบบการจัดการ ใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดประเภท และเก็บรักษาระเบียนคือ วิธีการอื่นเมื่อต้องการใช้ไลบรารีระเบียน

กำหนดการเก็บข้อมูล    กำหนดการเก็บข้อมูลระบุระยะแต่ละชนิดระเบียนในแผนไฟล์ต้องเป็นสะสม (ของช่วง) และกระบวนการทิ้งไว้เมื่อถึงจุดสิ้นสุดของช่วงเวลานี้ (ของกระบวนการจัดการ) คำแนะนำในกำหนดการเก็บข้อมูลมักจะยึดตามข้อกำหนดทางกฎหมาย risks เพื่อจัดระเบียบ และต้องการทางธุรกิจ นอกจากนี้ กำหนดการเก็บข้อมูลโดยปกติแล้วอธิบายถึง contingencies จัดการความเสี่ยงที่กำหนดรอบระยะเวลาเก็บข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดระเบียน

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสาร    การปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารกำหนดกฎใดระบบ IT สำหรับการจัดการระเบียนต้องยึดตาม ความสามารถที่จะต้องมี และชนิดของการตรวจสอบทั่วไปจะต้องสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• กระบวนการแบบเป็นทางการระงับการจัดการระเบียน      กระบวนการนี้ ซึ่งมักจะเรียกว่าการหยุด รายละเอียดวิธีการที่องค์กรหยุดการจัดการระเบียนเมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นการดำเนินคดี ตรวจสอบ หรือคดีการสืบสวน

• ระบบสำหรับการตรวจสอบ และรายงานการจัดการระเบียน      เมื่อต้องการให้แน่ใจว่า พนักงาน ลิง การเข้าถึง และการจัดการระเบียนที่ขึ้นอยู่กับนโยบายการกำหนดและกระบวนการทาง โปรแกรมจัดการระเบียนต้องมีกระบวนการหรือระบบสำหรับการตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับการจัดการระเบียน

สำหรับข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณ ให้ดูที่การเชื่อมโยงภายใต้ ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ภาพรวมของการกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

หลังจากที่องค์กรเข้าร่วมในรายละเอียดการวางแผนเกี่ยวกับการจัดการระเบียน และสร้างแผนทางการสำหรับการจัดการระเบียน องค์กรสามารถสร้าง และกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อช่วยดำเนินโปรแกรมนี้

คุณต้องใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

1. สร้างไลบรารีระเบียนหรือรายการเพื่อจัดการและเก็บระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนแฟ้ม

   • เราขอแนะนำว่า คุณควรสร้างไลบรารีระเบียนหนึ่งสำหรับแต่ละชนิดเนื้อหาในแผนระเบียนของคุณ

   • เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้อง

2. สร้างคอลัมน์สำหรับไลบรารี รายการ หรือชนิดเนื้อหาเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีและแสดง Metadata สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนแฟ้ม

3. ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดระเบียนบนไซต์ศูนย์ระเบียน นโยบายเหล่านี้ควรสะท้อนถึงระยะเวลาการเก็บข้อมูล และข้อกำหนดการตรวจสอบที่ถูกระบุไว้ในแผนแฟ้มขององค์กรของคุณ และกำหนดการการเก็บข้อมูล

4. กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางระเบียนแต่ละชนิดไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ด้วยตนเอง หรือด้วยการเขียนโปรแกรม แอปพลิเคชันใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อกำหนดวิธีการจัดประเภทระเบียนภายในไซต์ศูนย์ระเบียนและตำแหน่งที่จะส่ง

สำหรับข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่าและกำหนดโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณเอง ให้ดูที่การเชื่อมโยงภายใต้ ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า