Uwaga: Staramy się udostępniać najnowszą zawartość Pomocy w Twoim języku tak szybko, jak to możliwe. Ta strona została przetłumaczona automatycznie i może zawierać błędy gramatyczne lub nieścisłości. Chcemy, aby ta zawartość była dla Ciebie przydatna. Prosimy o powiadomienie nas, czy te informacje były pomocne, u dołu tej strony. Oto angielskojęzyczny artykuł do wglądu.
Informacje w tym artykule przedstawiono pojęcia przechowywania rekordów i zarządzanie nimi za pomocą Centrum rekordów. Ogólne wskazówki można znaleźć w tym artykule, aby ułatwić zrozumienie korzyści wynikające z używania szablonu witryny Centrum rekordów. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje o tworzeniu i używaniu Centrum rekordów zobacz łącza w sekcji Zobacz też.
W tym artykule
Omówienie
Centrum rekordów pełni funkcję centralnego repozytorium, w którym organizacja może przechowywać wszystkie rekordy, takie jak dokumenty prawne lub finansowe, i zarządzać nimi. Centrum rekordów obsługuje cały proces zarządzania rekordami, od zbierania rekordów, przez zarządzanie nimi, aż do ich usunięcia. Zwykle witryna centrum rekordów jest projektowana i konfigurowana przez specjalistów zarządzających rekordami w organizacji oraz pracowników działu informatycznego w celu zapewnienia obsługi planu ewidencji w organizacji.
Uwaga: Program SharePoint udostępnia możliwość zarządzania rekordami "w"miejscu. Za pomocą usługi Zarządzanie rekordami w miejscu funkcja wszelkie dostępne w Centrum rekordów, takich jak wymuszania zasad zarządzania informacji routingu i archiwum do zarządzania rekordami w dowolnej witrynie. Aby dowiedzieć się więcej na temat zarządzania rekordami w miejscu, można skorzystać z łączy w sekcji Zobacz też.
Szablon witryny Centrum rekordów przypomina inne witryny programu SharePoint w tym sensie, że służy jako repozytorium dokumentów i umożliwia współpracę użytkownikom witryny. Jednak szablon witryny Centrum rekordów to wstępnie skonfigurowana witryna specjalnie zaprojektowana tak, aby pomóc organizacjom we wdrażaniu programów przechowywania rekordów i zarządzania nimi. Przechowywanie wersji, inspekcja, zarządzanie metadanymi, zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych oraz rozsyłanie rekordów, które można dostosowywać, to wbudowane funkcje, które przydają się do wydajniejszego zarządzania rekordami.
Funkcje szablonu witryny centrum rekordów
Szablon witryny Centrum rekordów łączy niektóre standardowe funkcje dostępne w Microsoft Enterprise Project Management (EPM) z określonymi funkcjami zarządzania dodatkowe rekordy specjalistyczne zapewnienie następujące możliwości:
Możliwości magazynu Centrum rekordów zawiera kilka funkcji, które ułatwiają integralności rekordów przechowywaną w niej:
-
Rekordy nie są nigdy automatycznie modyfikowane przez system. Dzięki temu rekordy przekazywane do centrum rekordów, a następnie z niego pobierane są zawsze identyczne.
-
Administratorzy witryn mogą skonfigurować centrum rekordów tak, aby nie można było bezpośrednio manipulować rekordami. Można to osiągnąć dzięki funkcji przechowywania wersji wszystkich zmian wprowadzonych w dokumencie oraz możliwości przeprowadzania inspekcji zmian określonych typów.
-
Centrum rekordów umożliwia menedżerom rekordów dodawanie i utrzymywanie metadanych elementów niezależnie od metadanych danego rekordu, dzięki czemu informacje związane z zadaniami zarządzania rekordami mogą być aktualizowane bez konieczności modyfikowania samych rekordów. Wersje zmian metadanych są również przechowywane.
Stosowanie zasad zarządzania informacji Niektóre funkcje dostępne zasady, które są przydatne w przypadku zarządzania rekordami:
-
Inspekcja Ta funkcja dzienniki zdarzeń i operacji wykonywanych na plikach. Inspekcja jest przydatna dla rekordu whm jest wyświetlanie i uzyskiwanie dostępu do informacji w Centrum rekordów.
-
Wygaśnięcia Ta funkcja określa, jak długo rekord powinny być zachowywane i akcję powinna zostać wykonana po zakończeniu okres przechowywania, takich jak usunięcie lub inicjowania przepływu pracy Zatwierdzanie usuwania zawartości. Okres przechowywania rekordu zazwyczaj rozpoczyna się po początkowym przesłaniu rekordu do Centrum rekordów.
-
Kody kreskowe Ta funkcja zapewnia każdego rekordu z obrazem unikatowy kod kreskowy i wartość liczbową. Wartość kodu kreskowego są przechowywane i indeksowane wraz z wersji elektronicznej rekordu. Kody kreskowe są przydatne zachowywania i śledzenie fizycznych rekordów. Jeśli rekordy w bibliotece fizycznie wersji, kodów kreskowych umożliwiają przeniesionym fizycznie wersji od swoich odpowiedników elektronicznych.
Interfejs programowalnej kolekcji rekordu Centrum rekordów obsługuje zestaw usług, które ułatwiają zbioru rekordów. Centrum rekordów programowalnej interfejs umożliwia organizacjom konfigurowanie obydwu dokumentu wiadomości e-mail i zarządzanie systemów automatyczne przesyłanie plików do witryny Centrum rekordów. Zawartość można wysłać do Centrum rekordów za pomocą usługi sieci Web przy użyciu protokołu SOAP (Simple Object Access Protocol) lub za pośrednictwem poczty e-mail przy użyciu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Zaprojektowane w Microsoft SharePoint Designer 2010 przepływów pracy umożliwia również Prześlij rekordy do Centrum rekordów. Aby dowiedzieć się więcej o wysyłaniu rekordy do Centrum rekordów informacji, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.
Rozsyłanie rekordów Organizator zawartości, którą można automatycznie kierować przychodzących rekordów (czy przesłane automatycznie lub ręcznie) zawiera centrum rekordów do ich lokalizacji pisane z wielkiej litery, na podstawie ich typ rekordu. Po przesłaniu rekordu do Centrum rekordów, często towarzyszy dodatkowych powiązanych informacji, takich jak Historia inspekcji i metadanych. Historia inspekcji rekord jest przechowywana w Centrum rekordów w pliku XML, a rekord metadanych znajduje się zarówno w pliku XML, jak i w kolumnach metadanych w witrynie Centrum rekordów. Aby dowiedzieć się o konfigurowaniu i rozsyłanie rekordów przy użyciu organizatora zawartości, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.
Naciśnij i przytrzymaj Jako część obsługującej e odnajdowanie Centrum rekordów umożliwia organizacjom wykonać rekordy, które są w obszarze odnajdowania prawne w ramach sporu prawnego lub inspekcji lub śledztwa i umieszczać je na liście blokady. Jeżeli rekordy znajdują się w archiwum, zawieszenia z dowolnym zasad wygasania, które mogą mieć znaczenie, a więc są chronione zniszczeniu. Na przykład jeśli wypadku sporu prawnego organizacji miejsca, w których odpowiednich rekordów, które mogą być wymagane do utworzenia na naciśnij i przytrzymaj, te rekordy są dostępne aż do zakończenia sporu. Rekordy można umieścić w więcej niż jeden archiwum naraz. Menedżerowie rekordów można także wyszukiwać Centrum rekordów dla rekordów, które muszą znajdować się w archiwum. Aby uzyskać więcej informacji na odnajdowanie e zobacz łącza w sekcji Zobacz też.
Przykład zarządzania rekordami za pomocą centrum rekordów
Przedsiębiorstwa często są wymagane do wygenerowania i podaj raporty finansowe regularnie podatkowa. W dowolnym momencie firma może poprosić o Zwolnij informacji finansowych w ramach procesu inspekcji, na przykład i informacje finansowe musi wydawane przy założeniu, że dane nie zostały zmienione w żaden sposób. Aby uwzględnić tę prośbę, działu finansowego firmy wyszukuje i kieruje raporty finansowe do określonej biblioteki archiwum w witrynie Centrum rekordów. Przy użyciu raportów w bibliotece archiwum, są one zawieszone ze wstępnie zdefiniowanych zasad, które mogą obowiązywać i dostęp do tych raportów jest zablokowany, poczekaj, aż określoną datę i godzinę lub do momentu wystąpienia autoryzacji pisane z wielkiej litery. Raporty finansowe są zapisywane w witrynie Centrum rekordów wraz z historii skojarzony inspekcji i inne metadane.
Projektowanie witryny centrum rekordów
Na najwyższym poziomie projektowanie witryny centrum rekordów w celu zaimplementowania programu zarządzania rekordami wiąże się z wykonaniem dwóch ważnych kroków:
-
Organizacja musi opracowywania strategii zarządzania rekordami i formalnych rekordów plan zarządzania. To jest efektem pracy zespołowej, który obejmuje można je zsynchronizować między Menedżerowie rekordów, funkcjonariusze zgodności specjalistom IT i pracowników przetwarzających informacje.
-
Następnie organizacji należy skonfigurować co najmniej jeden witryny Centrum rekordów do wykonania jego plan zarządzania rekordami.
W poniższych sekcjach przedstawiono podstawowe elementy związane z każdym z tych kroków.
Planowanie zarządzania rekordami
Zanim organizacja będzie mogła skonfigurować witrynę centrum rekordów jako swoje rozwiązanie do zarządzania rekordami, konieczne jest opracowanie formalnego planu określającego strategię zarządzania rekordami. Konkretne elementy formalnego planu zarządzania rekordami są prawdopodobnie unikatowe dla poszczególnych organizacji lub firm. Praktycznie wszystkie plany zarządzania rekordami obejmują jednak następujące dokumenty i procesy:
Plan ewidencji Plan ewidencji opisuje typy dokumentów lub elementów uznawanych przez daną organizację za oficjalne rekordy biznesowe. Wskazuje, gdzie są przechowywane rekordy, i czym różnią się poszczególne typy rekordów. Plan ewidencji służy jako kompleksowy zbiór zasad, procesów i wytycznych dotyczących tworzenia i przechowywania rekordów oraz zarządzania nimi. Plan ewidencji powinien uwzględniać wszystkie rekordy niezależnie od nośnika, to znaczy dokumenty papierowe, blogi, strony typu wiki, wiadomości e-mail i pliki elektroniczne. Musi również określać sposób klasyfikacji i zabezpieczania poszczególnych rekordów oraz ich niszczenia. Powinien także określać warunki dotyczące specjalnych kategorii rekordów, takich jak Poufne, Kluczowe, Tajemnica handlowa czy Zastrzeżone. Wreszcie plan ewidencji musi wskazywać osoby odpowiedzialne za zarządzanie poszczególnymi typami rekordów.
Biblioteki rekordów Biblioteki rekordów to zasadniczo biblioteki dokumentów utworzone w celu klasyfikowania i przechowywania istotnych rekordów. Należy utworzyć osobną bibliotekę rekordów dla każdego typu rekordów, który będzie przechowywany. Rekordy są automatycznie kierowane do odpowiedniej biblioteki zgodnie z ustawieniami skonfigurowanymi w Organizatorze zawartości.
Typy zawartości Typy zawartości tworzy się w celu zdefiniowania rodzajów rekordów przechowywanych w organizacji oraz określenia unikatowych cech poszczególnych typów rekordów. Dzięki zdefiniowaniu typów zawartości dla określonych rodzajów rekordów organizacja może zapewnić spójny sposób zarządzania każdą z tych grup. Za pomocą utworzonych typów zawartości można klasyfikować i przechowywać dokumenty pakietu Office, pliki PDF, pliki TIFF (zeskanowane obrazy), wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne, pliki wideo oraz dokumenty fizyczne. Na przykład każdy rekord o nazwie „umowa” będzie traktowany tak samo i przetwarzany w spójny sposób w systemie zarządzania rekordami programu SharePoint. Używanie typów zawartości w celu klasyfikowania i przechowywania rekordów jest alternatywą dla korzystania z bibliotek rekordów.
Harmonogram przechowywania Harmonogram przechowywania określa, jak długo będą przechowywane poszczególne typy rekordów określone w planie ewidencji (okres przechowywania) oraz w jaki sposób rekordy będą usuwane po upływie okresu przechowywania (proces usuwania). Wytyczne ujęte w harmonogramie przechowywania najczęściej określa się na podstawie wymogów prawnych, ryzyka występującego w danej organizacji i potrzeb biznesowych. Ponadto harmonogram przechowywania zazwyczaj określa warunki związane z zarządzaniem ryzykiem, determinujące okres przechowywania poszczególnych typów rekordów.
Dokument wymagań dotyczących zgodności z przepisami Dokument wymagań dotyczących zgodności z przepisami określa zasady, z którymi muszą być zgodne systemy informatyczne do zarządzania rekordami, wymagane funkcje tych systemów oraz typy regularnej kontroli, które muszą być obsługiwane w celu zapewnienia zgodności z przepisami.
-
Formalny proces zawieszania usuwania rekordów Ten proces, często nazywany archiwizacją, określa zasady zawieszania usuwania rekordów na potrzeby dochodzeń, postępowań sądowych czy audytów.
-
System monitorowania i raportowania w zakresie postępowania z rekordami Aby zapewnić, że pracownicy rejestrują dokumenty, uzyskują do nich dostęp i zarządzają nimi zgodnie z ustalonymi zasadami i procedurami, program zarządzania rekordami musi obejmować proces lub system monitorowania postępowania z rekordami oraz raportowania w tym zakresie.
Uwaga: Zgodnie z innej witryny, możesz ręcznie przekazywania plików do 2 GB w rozmiarze do Centrum rekordów. Jeśli używasz organizatora zawartości do rozsyłania rekordów do Centrum rekordów, limit rozmiaru pliku dla każdego rekordu jest 50MB.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat planowania rozwiązania do zarządzania rekordami, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.
Omówienie konfigurowania witryny centrum rekordów
Po zakończeniu etapu szczegółowego planowania zarządzania rekordami przez organizację i opracowaniu przez nią formalnego planu zarządzania rekordami można przystąpić do utworzenia i skonfigurowania witryny centrum rekordów w celu zaimplementowania ustalonego programu.
W celu skonfigurowania witryny centrum rekordów należy wykonać następujące kroki:
-
Utwórz biblioteki rekordów lub listy w celu przechowywania wszystkich typów rekordów określonych w planie ewidencji i zarządzania nimi.
-
Zaleca się utworzenie jednej biblioteki rekordów dla każdego typu zawartości określonego w planie rekordów.
-
Po przesłaniu rekordów do centrum rekordów są one rozsyłane do odpowiedniej listy lub biblioteki.
-
-
Utwórz kolumny dla odpowiednich bibliotek dokumentów, list lub typów zawartości, które będą zawierać i przedstawiać metadane dla każdego typu rekordów określonego w planie ewidencji.
-
Określ zasady zarządzania informacjami dla każdego typu rekordów w witrynie centrum rekordów. Zasady te powinny uwzględniać okresy przechowywania oraz wymagania inspekcji określone w planie ewidencji oraz harmonogramie przechowywania obowiązującym w organizacji.
-
Skonfiguruj Organizatora zawartości w celu rozsyłania poszczególnych typów rekordów do odpowiednich lokalizacji. Po przesłaniu rekordów do witryny Centrum rekordów, ręcznie lub programowo, aplikacja korzysta z tej funkcji w celu określenia, jak należy sklasyfikować dany rekord w Centrum rekordów i do jakiej lokalizacji go wysłać.
Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat konfigurowania i dostosowywania rozwiązania do zarządzania rekordami, skorzystaj z łączy w sekcji Zobacz też.
