Pastaba: Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.
Šiame straipsnyje pateikta informacija pristatomos sąvokos naudojant įrašų centro valdyti ir laikyti savo įrašus. Bendruosius nurodymus informacijos rasite šiame straipsnyje, kurie padės jums suprasti, kodėl verta naudoti įrašų centro svetainės šablonas. Daugiau informacijos apie kūrimo ir naudojimo įrašų centro rasite dalyje Taip pat žiūrėkitesaitus.
Šiame straipsnyje
Peržvalga
Įrašų centro turi būti kaip centrinėje saugykloje, kurioje organizacijos gali saugoti ir tvarkyti visus savo dokumentus, pvz., teisinių ar finansinių dokumentų. Įrašų centras palaiko visą įrašų tvarkymo procesą, nuo įrašų rinkimo įrašų tvarkymo ir išdėstymo. Paprastai įrašų centro svetainė sukurta ir sukonfigūruota pagal organizacijos įrašų tvarkymo profesionalams ir informacijos technologijų (IT) darbuotojams palaikyti organizacijos failų planą.
Pastaba: "SharePoint" teikia valdyti įrašus "vietoje." Naudoti vietinį įrašų valdymą, galite naudoti bet kurią funkciją įrašų centre, pvz., informacijos tvarkymo strategijos vykdymas, nukreipimas ir palaikykite, tvarkyti įrašus bet kurioje svetainėje. Norėdami sužinoti daugiau apie įrašų tvarkymo vietoje, rasite dalyje Taip pat žiūrėkitesaitus.
Įrašų centro svetainės šablonas yra panašus į kitas "SharePoint" svetaines, naudojamas kaip bendra saugyklos dokumentų ir leidžia bendradarbiavimo tarp svetainės vartotojų. Įrašų centro svetainės šablonas, tačiau yra skirtas padėti organizacijoms įgyvendinti įrašų tvarkymo ir saugojimo programas iš anksto sukonfigūruotą svetainė. Versijų kūrimo, audito, metaduomenų valdymas, eDiscovery ir pritaikoma įrašų nukreipimas yra įtaisytosios funkcijos, kurios gali padėti jums efektyviau valdyti įrašus.
Įrašų centro svetainės šablono priemonės
Įrašų centro svetainės šablonas sujungia keletą standartinių funkcijų „Microsoft“ įmonės projektų valdymo (EPM) sprendimas galima su kai kurių papildomų specializuotų įrašų tvarkymo funkcijų pateiktų šias galimybes:
Saugyklos galimybės Įrašų centro turi keletą funkcijų, kurios padeda užtikrinti saugomų dokumentų:
-
Sistema niekada automatiškai nemodifikuoja įrašų. Tai užtikrina, jog į įrašų centrą nusiųsti, o vėliau dar kartą atsisiųsti įrašai visada lieka identiški.
-
Svetainės administratoriai gali konfigūruoti įrašų centro išvengti tiesiogiai sugadinimas įrašus. Tai daroma versijų bet kurį dokumentą ir iš tam tikrų tipų pakeitimus audito atliekamus keitimus.
-
Įrašų centras leidžia įrašų vadovams įtraukti ir pateikti elementų metaduomenis atskirai nuo įrašų metaduomenų, kad su įrašų tvarkymo užduotimis susijusi informacija galėtų būti naujinama nekeičiant pagrindinių įrašų. Taip pat kuriamos metaduomenų keitimų versijos.
Informacijos tvarkymo strategijos vykdymas Kai kurie politikos funkcijos, kurios yra naudingos tvarkant įrašus:
-
Tikrinimas Ši funkcija registruoja įvykius ir veiksmus su failais. Tikrinimas naudingas įrašą whm peržiūra ir prieiga prie informacijos įrašų centre.
-
Galiojimo pabaigos Ši funkcija nurodo, kaip ilgai įrašas turi būti saugomi ir kokių veiksmų turi įvykti pasibaigus saugojimo laikotarpis, pvz., naikinimas arba likvidavimo patvirtinimo darbo eigos pradžią. Saugojimo laikotarpis įrašo paprastai prasideda, kai įrašas pateikiamas iš pradžių įrašų centro.
-
Brūkšniniai kodai Ši funkcija pateikia kiekvieno įrašo unikalų brūkšninio kodą vaizdą ir skaitinę reikšmę. Brūkšninio kodo reikšmė saugoma ir indeksuoti kartu su įrašo elektroninė versija. Brūkšninių kodų yra naudingi, kai išlaikant ir sekti fizinį įrašus. Kai įrašų bibliotekoje fizinį versijos, brūkšniniai kodai nustatyti fizinį versijų su kolegomis elektroninės.
Įrašų rinkinio programuojamą sąsajos Įrašų centras palaiko tarnybas, kurios būtų lengviau įrašų rinkinio rinkinį. Įrašų centro programuojamą sąsaja leidžia organizacijoms sukonfigūruoti abiejų dokumentų tvarkymą ir el. pašto sistemos automatiškai pateikti failus įrašų centro svetainę. Turinį galite pateikti įrašų centro žiniatinklio tarnybos naudojant SOAP (paprastas objekto prieigos protokolas) arba el. pašto naudojant SMTP (paprastųjų pašto siuntų protokolas). Taip pat galite pateikti įrašus, kad įrašų centro darbo eigas, sukurta Microsoft SharePoint Designer 2010 . Norėdami sužinoti daugiau apie pateikimo įrašus, kad įrašų centro, rasite dalyje Taip pat žiūrėkitesaitus.
Įrašų nukreipimas Įrašų centro yra turinio tvarkytuvą, kuris automatiškai nukreipti gaunamus įrašus (pateikiamus automatiškai ar rankiniu būdu) į tinkamą vietą, remiantis įrašo tipu. Įrašų centro pateikia įrašą, jis yra dažnai kartu su papildoma susijusi informacija, pvz., tikrinimo retrospektyva ir metaduomenys. Įrašo tikrinimo retrospektyva saugoma įrašų centre kaip XML failą ir įrašo metaduomenys, saugomi XML failą ir metaduomenų stulpelių įrašų centro svetainėje. Sužinokite, kaip konfigūruoti ir nukreipimas naudojant turinio tvarkymo priemonę, įrašų ieškokite nuorodose Taip pat žiūrėkite.
Laikykite Kaip vadinamąjį e aptikimo, įrašų centras leidžia organizacijoms imtis įrašus, kurie yra pagal teisinį aptikimą dalis, arba susiję su audito arba tyrimo, ir padėkite sulaikymus sąrašą. Kai įrašai yra sulaikytas, jie yra laikinai sustabdyta iš bet kurio galiojimo politiką, kuri gali būti iš esmės ir jie tokiu būdu apsaugoti nuo naikinimo. Pavyzdžiui, jei bylos atveju organizacija sulaiko susijusius įrašus, kuriuos ji gali būti tekti pateikti, tie įrašai yra galimi kol bylinėjimosi. Įrašai gali būti sulaikytas daugiau nei vieną vienu metu. Įrašų vadovai taip pat galite ieškoti įrašų centro įrašus, turi būti sulaikytas. Daugiau informacijos apie e aptikimo, rasite dalyje Taip pat žiūrėkitesaitus.
Pavyzdys, naudojant įrašų centro įrašams tvarkyti
Įmonės dažnai yra būtini, norint kurti ir pateikti finansinių ataskaitų reguliariai mokesčių tikslais. Bet kuriuo metu įmonės gali būti prašoma išleisti finansinę informaciją, audito procesą, pvz., ir finansinė informacija turi būti paleistas su sąlyga, kad duomenys yra ne niekaip. Norėdami įtraukti šį prašymą, įmonės finansų skyrius ieško ir finansinių ataskaitų nukreipia į konkrečios sulaikymo bibliotekos įrašų centro svetainėje. Siųsdami ataskaitas sulaikymo biblioteką, jie yra laikinai sustabdyta iš iš anksto nustatytų strategijų, kuri gali būti iš esmės ir prieigą prie šios ataskaitos blokuojamas iki tam tikros datos ir laiko arba kol tinkamo autorizavimo problema. Finansinių ataskaitų pakeitimai įrašomi ir įrašų centro svetainės kartu su susijusių tikrinimo retrospektyva ir kitus metaduomenis.
Įrašų centro svetainės kūrimas
Aukščiausiu lygiu reikia atlikti du svarbiausius žingsnius, susijusius su įrašų centro svetainės kūrimu, norint vykdyti įrašų tvarkymo programą:
-
Organizacija turi parengti įrašų tvarkymo strategiją ir oficialus įrašų valdymo planas. Tai, kuris apima koordinuoti įrašų vadovai, atitikties užtikrinimo pareigūnai, IT specialistams ir dirbantieji su informacija.
-
Organizacija turi tada Konfigūruoti vieną ar daugiau įrašų centro svetainės įgyvendinti savo įrašų valdymo planą.
Žemiau esančiuose skyriuose bendrais bruožais aprašomi į kiekvieną iš šių veiksmų įtraukti pirminiai elementai.
Įrašų tvarkymo planavimas
Kol organizacija galės konfigūruoti įrašų centro svetainę kaip įrašų tvarkymo sprendimą, ji turėtų sukurti formalų įrašų tvarkymo strategijos planą. Tikėtina, kad pavienių organizacijų ar verslo įmonių konkretūs formalaus įrašų tvarkymo plano elementai bus unikalūs. Tačiau iš esmės visus įrašų tvarkymo planus sudaro šie dokumentai ir procesai:
Failų plano Failų plane aprašomi dokumentus ar elementus, organizacijos pripažįsta oficialų verslo įrašų tipų. Tai rodo, kur saugomi šiuos įrašus, o jame pateikiama informacija, kuri išskiria vieno tipo įrašą iš kitos. Failų plano yra naudojamas kaip išsamūs surinkimo strategijas, procesus ir gairės kurti, saugoti ir tvarkyti įrašus. Failų plano apimtų visus įrašus, neatsižvelgiant į tai, mediją, įskaitant popieriaus, interneto dienoraščių, "wiki" puslapiai, el. laiškus ir elektroninius failus. Taip pat turite nurodyti, kaip kiekvieno įrašo yra klasifikuojami, apsaugoti ir galiausiai sunaikinti. Turėtų būti rekomendacijos ypatingų įrašus, pvz., konfidencialus, Vital, prekybos slaptas arba speciali vieta įrašus. Galiausiai, failų plane nurodyti žmonių, kurie yra atsakingas už kiekvieno įrašo tipą.
Įrašų bibliotekas įrašą bibliotekos yra iš esmės klasifikuoti ir svarbių įrašų saugoti jūsų kuriamų dokumentų bibliotekas. Galite sukurti įrašų biblioteka kiekvieno tipo įrašą, kurį norite išsaugoti. Įrašai būtų automatiškai siunčiami į atitinkamą bibliotekos parametrus sukonfigūruoti turinio tvarkymo priemonę.
Turinio tipai Galite sukurti turinio tipus, jūsų organizacija turi saugoti ir nustatyti jokių unikalių ypatybių kiekvieno įrašo tipo įrašų tipus. Nustatant tam tikro tipo įrašų turinio tipus, organizacijoje galite užtikrinti kiekvienos iš šių grupių turinys valdomas nuosekliai. "Office" dokumentų, PDF, TIFF (nuskaitytus vaizdus), el. pašto, tiesioginių pranešimų pokalbiuose, vaizdo įrašai ir fizinį įrašų visus galima suskirstyti ir saugomi su turinio tipu, galite sukurti. Bet kurį įrašą, pavadintą "sutarties", pavyzdžiui, bus laikoma taip pat būdu ir nuosekliai per SharePoint įrašų valdymo sistemą. Turinio tipų naudojimas klasifikuoti ir laikyti įrašus yra kitas būdas naudojant įrašų bibliotekas.
Saugojimo grafikas Saugojimo grafikas nurodo, kiek laiko kiekvieno įrašo tipo failų plane turi būti laikomi (jo saugojimo laikotarpis) ir jį pasiekus (jos perdavimo procesas) laikotarpio pabaigos šalinimo procesas. Paprastai saugojimo plano gaires, atsižvelgiant į reikalavimais pavojų organizacijos ir įmonei. Be to, saugojimo grafikas paprastai aprašoma rizikos valdymo aplinkybės, kurios nustato saugojimo laikotarpis kiekvieno įrašo tipo.
Atitikties reikalavimų dokumentas Atitikties reikalavimų dokumentas apibrėžia taisyklės kurioje IT sistemos turi atitikti įrašų tvarkymo, galimybes, jie turi turėti ir reguliariai stebėti, kokius jie turi palaikyti, norint užtikrinti, kad.
-
Oficialus įrašų perdavimo procesas Šis procesas, kurį dažnai vadinama laikyti, informacijos, kaip organizacijoje sustabdo įrašų likvidavimą, kai įvykiai, pvz., sulaikymo dėl bylinėjimosi, auditą ar tyrimus.
-
Sistemos stebėjimo ir ataskaitų įrašus Norėdami užtikrinti, kad darbuotojų išsaugojimas, pasiekti ir tvarko pagal apibrėžtas strategijas, įrašų tvarkymo programą turi būti proceso ar sistemos stebėjimo ir ataskaitų įrašų tvarkymas.
Pastaba: Kaip bet kurią kitą svetainę, jūs galite rankiniu būdu įkelti iki 2 GB dydžio failus į įrašų centrą. Jei naudojate turinio tvarkymo priemonę nukreipti įrašus įrašų centro, kiekvieno įrašo failo dydžio limitas yra 50MB.
Išsamesnės informacijos apie jūsų įrašų tvarkymo sprendimas, rasite dalyje Taip pat žiūrėkitesaitus.
Įrašų centro svetainės konfigūravimo apžvalga
Organizacijai įsitraukus į detalų įrašų tvarkymo planavimą ir sukūrus formalų įrašų tvarkymo planą, ji gali kurti ir konfigūruoti įrašų centro svetainę, kad būtų lengviau vykdyti šią programą.
Norėdami konfigūruoti įrašų centro svetainę, turite atlikti šiuos veiksmus:
-
Sukurkite įrašą bibliotekų arba sąrašų valdymas ir saugojimas kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo.
-
Mes rekomenduojame, galite sukurti vieną įrašų biblioteka kiekvieno turinio tipo įrašus plane.
-
Įrašų centrui pateikti įrašai nukreipiami į atitinkamus sąrašus ar bibliotekas.
-
-
Kurkite atitinkamų dokumentų bibliotekų, sąrašų ar turinio tipų stulpelius, norėdami saugoti ir rodyti kiekvieno failų plane nurodyto įrašų tipo metaduomenis.
-
Nurodykite kiekvieno įrašų centro svetainėje esančio įrašų tipo tvarkymo strategijos informaciją. Šios strategijos turėtų atspindėti saugojimo laikotarpius ir tikrinimo reikalavimus, nurodytus jūsų organizacijos failų plane ir saugojimo grafike.
-
Konfigūruoti turinio tvarkytuvą, kad kiekvieno įrašo tipo nukreiptas į atitinkamą vietą. Įrašų pateikiamų įrašų centro svetainę, rankiniu būdu ar automatiškai, programa naudoja šią funkciją norint nustatyti, kaip klasifikuoti įrašų centro svetainės įrašus ir kur juos siųsti.
Konfigūruoti ir tinkinti jūsų įrašų tvarkymo sprendimas išsamesnės informacijos ieškokite nuorodose Taip pat žr.
