ملاحظة: نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.
يقدم لك المعلومات الموجوده في هذه المقاله مفهوم استخدام "مركز السجلات" ل# اداره و# تخزين السجلات الخاصه بك. يتم البحث عن معلومات الاستعانه ب# الارشادات العامه في هذه المقاله ل# مساعدتك علي فهم فوائد استخدام قالب موقع مركز السجلات. ل# الحصول علي معلومات اكثر تفصيلا حول انشاء و# استخدام "مركز السجلات"، راجع الارتباطات الموجوده اسفل القسم انظر ايضا.
في هذه المقالة
نظرة عامة
يهدف "مركز السجلات" إلى العمل كمستودع مركزي حيث يمكن للمؤسسة تخزين كافة سجلاتها كالمستندات القانونية أو المالية وإدارتها. يعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات بالكامل، بدءًا من تجميع السجلات مرورًا بإدارة السجلات وحتى ترتيب السجلات. يتم عادةً تصميم موقع "مركز السجلات" وتكوينه من قِبل محترفي إدارة السجلات وفريق عمل تقنية المعلومات (IT) في المؤسسة لاعتماد خطة ملفات المؤسسة.
ملاحظة: يوفر SharePoint امكانيه اداره السجلات "في وضع". ب# استخدام اداره السجلات في مكانها، يمكنك استخدام اي ميزه متوفره في "مركز السجلات"، مثل فرض نهج اداره المعلومات و# المسار و# الاحتجاز، ل# اداره السجلات في اي موقع. ل# معرفه المزيد حول اداره السجلات في مكانها، راجع الارتباطات الموجوده اسفل القسم انظر ايضا.
يشبه قالب موقع مركز السجلات الي مواقع SharePoint الاخري في ذلك انه يعمل ك# مستودع عام ل# المستندات و# تمكين التعاون بين مستخدمي الموقع. قالب موقع "مركز السجلات"، و# مع ذلك، عباره عن موقع تم تكوينه مسبقا مصممه ل# مساعده المؤسسات في تنفيذ البرامج اداره و# استبقاء السجلات ب# شكل خاص. تعيين الاصدار و# التدقيق، و# اداره بيانات التعريف، و# eDiscovery و# توجيه السجلات القابله ل# التخصيص من الميزات المضمنه التي يمكنها مساعدتك في اداره السجلات ب# فاعليه اكبر.
ميزات قالب موقع "مركز السجلات"
قالب موقع مركز السجلات يدمج بعض الميزات القياسيه الموجوده في Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution مع بعض ميزات اداره السجلات المخصصه الاضافيه ل# توفير القدرات التاليه:
امكانيات المخزن "مركز السجلات" يحتوي علي العديد من الميزات التي المساعده علي ضمان تكامل السجلات المخزنه داخله:
-
لا يقوم النظام مطلقًا بتعديل السجلات بشكلٍ تلقائي. يضمن ذلك أن تكون السجلات التي تم تحميلها إلى موقع "مركز السجلات" ثم تنزيلها مرة أخرى في وقتٍ لاحق متطابقة دومًا.
-
بإمكان مسؤولي الموقع تكوين "مركز السجلات" لمنع التلاعب بالسجلات بشكلٍ مباشر. يتم هذا الأمر عن طريق تعيين إصدار أي تغييرات يتم إدخالها على المستند وتدقيق أنواع معينة من التغييرات.
-
يقوم "مركز السجلات" بالسماح لمديري السجلات بإضافة بيانات التعريف والاحتفاظ بها في العناصر بشكلٍ منفصل عن بيانات تعريف السجل، وبذلك يمكن تحديث المعلومات المتعلقة بمهام إدارة السجلات دون تعديل السجل الأساسي. يتم أيضًا تعيين إصدار التغييرات التي تتم على بيانات التعريف.
فرض نهج اداره المعلومات بعض ميزات النهج المتوفره مفيده ل# اداره السجلات:
-
تقارير التدقيق هذه الميزه ب# تسجيل الاحداث و# العمليات التي يتم تنفيذها علي الملفات. يكون التدقيق مفيدا في سجل يتم عرض وهم و# الوصول الي معلومات في "مركز السجلات".
-
انتهاء الصلاحيه تحديد هذه الميزه المده يجب ان تكون سجل يتم الاحتفاظ بها و# الاجراء الذي يجب تنفيذه عند انتهاء فتره الاستبقاء، مثل الحذف او بدء سير عمل "الموافقه علي الترتيب". يبدا فتره استبقاء سجل عاده عند سجل يتم ارسال الي "مركز السجلات".
-
الرموز الشريطيه توفر هذه الميزه كل سجل ب# صوره فريده الرمز الشريطي و# قيمه رقميه. يتم تخزين قيمه الرمز الشريطي و# فهرستها مع نسخه الكترونيه من السجل. الرموز الشريطيه تكون مفيده ل# الاحتفاظ ب# السجلات الفعليه و# تعقبها. عند وجود السجلات في مكتبه اصدارات ف# عليه، يوفر الرموز الشريطيه طريقه ل# ربط الاصدارات الفعليه ب# نظيراتها الالكترونيه.
واجهه قابله ل# البرمجه مجموعه السجل يعتمد "مركز السجلات" مجموعه من الخدمات التي تسهل تجميع السجلات. تمكين واجهه مركز السجلات القابله ل# البرمجه المؤسسات من تكوين كلا المستند اداره و# انظمه البريد الالكتروني ل# ارسال الملفات الي موقع "مركز السجلات" تلقائيا. يمكن ارسال المحتوي الي مركز السجلات عبر خدمه ويب ب# استخدام SOAP (Simple Object Access Protocol)، او عبر البريد الالكتروني ب# استخدام SMTP (بروتوكول نقل البريد البسيط). يمكنك ايضا استخدام مهام سير عمل مصممه في Microsoft SharePoint Designer 2010 ب# ارسال السجلات الي "مركز السجلات". ل# مزيد من المعلومات حول ارسال السجلات الي "مركز السجلات"، راجع الارتباطات الموجوده اسفل القسم انظر ايضا.
توجيه السجلات يتضمن "مركز السجلات" منظم المحتوي الذي يمكنك توجيه السجلات الوارده تلقائيا (سواء تم ارسالها تلقائيا او يدويا) الي الموقع الصحيح، استنادا الي نوع السجل. عند ارسال سجل الي "مركز السجلات"، تم ارفاقه غالبا ب# المعلومات ذات الصله اضافيه، مثل محفوظات التدقيق و# بيانات التعريف. يتم تخزين محفوظات التدقيق ل# السجل في "مركز السجلات" ك# ملف XML، و# يتم تخزين بيانات التعريف ل# السجل في ملف XML و# اعمده بيانات التعريف علي موقع "مركز السجلات". ل# التعرف علي كيفيه تكوين و# توجيه السجلات ب# استخدام "منظم المحتوي"، راجع الارتباطات الموجوده اسفل القسم انظر ايضا.
اضغط ب# استمرار ك# جزء من ما يعرف ب# اكتشاف e، "مركز السجلات" تمكين المؤسسات من تنفيذ السجلات الموجوده ضمن الاكتشاف القانوني ك# جزء من دعوي قضائيه، او ذات الصله ب# الاستقصاء او التدقيق، و# وضعها علي قائمه احتجاز. عندما يتم وضع السجلات في قائمه احتجاز، يتم تعليق العمل من اي نهج انتهاء صلاحيه قد تكون ساريه المفعول، و# يمكنهم ذلك حمايتها من التلف. علي سبيل المثال، اذا في حال دعوي قضائيه، اضغط ب# احدي الشركات ب# وضع السجلات ذات الصله التي قد تكون مطلوبه ل# الحصول علي، هذه السجلات المتوفره حتي دعوي قضائيه اكتمال. يمكن وضع السجلات في اكثر من قائمه احتجاز في كل مره. يمكنك ايضا البحث مديرو السجلات "مركز السجلات" ل# السجلات التي يجب وضعها قيد الاحتجاز. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول اكتشاف e، راجع الارتباطات الموجوده اسفل القسم انظر ايضا.
مثال حول استخدام مركز السجلات لإدارة السجلات
غالبا ما تكون مطلوبه ل# انشاء و# توفر التقارير الماليه ب# شكل منتظم ل# اغراض ضريبه الشركات. في اي وقت، و# يمكن طلب شركه ل# تحرير المعلومات الماليه ك# جزء من عمليه التدقيق، علي سبيل المثال، و# يجب تحرير المعلومات الماليه ب# المتطلبات انه لم يتم تغيير البيانات في اي طريقه. ل# احتواء هذا الطلب، يبحث عن القسم المالي الشركه و# توجيه التقارير الماليه الي مكتبه احتجاز معينه داخل موقع "مركز السجلات". من خلال ارسال تقارير الي مكتبه انتظار، يتم تعليق العمل من اي النهج المعرفه مسبقا التي قد تكون في الواقع و# تم حظر الوصول الي هذه التقارير حتي وقت و# تاريخ معين او حتي يحدث التخويل المناسب. يتم حفظ التقارير الماليه ل# موقع "مركز السجلات" الي جانب محفوظات التدقيق المقترنه و# بيانات التعريف الاخري.
تصميم موقع "مركز السجلات"
في المستوى العلوي، هناك خطوتان أساسيتان في تصميم موقع "مركز السجلات" لتطبيق برنامج إدارة السجلات:
-
يجب ان تقوم شركه تطوير استراتيجيه اداره سجلات و# رسمي خطه ل# اداره السجلات. هذا هو جهد تعاوني يتطلب تنسيقا بين مديري السجلات و# يقوم مسؤولو التوافق، و# محترفي تكنولوجيا المعلومات و# عمال المعلومات.
-
يجب ان تقوم شركه ثم تكوين موقع مركز السجلات واحد او اكثر تطبيق خطه اداره السجلات به.
تقوم المقاطع الموجودة أدناه بتخطيط العناصر الأساسية المضمنة في كلِ من هذه الخطوات.
تخطيط إدارة السجلات
قبل أن تتمكن شركة من تكوين موقع "مركز السجلات" كحل إدارة السجلات، يجب أن تقوم بتطوير خطة رسمية لاستراتيجية إدارة السجلات الخاصة بها. تكون عادةً عناصر خطة إدارة السجلات الرسمية عناصر فريدة للشركات أو الأعمال الفردية. تتضمن كافة خطط إدارة السجلات المستندات والعمليات التالية:
خطه الملفات يوضح ملف تخطيط انواع المستندات او العناصر التي تتعرف عليها شركه ك# سجلات عمل رسميه. يشير الي المكان حيث يتم تخزين هذه السجلات، و# توفر المعلومات التي تميز نوع سجل واحد من الاخر. يعمل ملف التخطيط ك# مجموعه شامله من النهج و# العمليات و# ارشادات تتعلق ب# انشاء و# تخزينها و# اداره السجلات. يجب ان يتناول ملف تخطيط كافه السجلات، ب# غض النظر عن الوسائط، ب# ما في ذلك الورق المدونات، و# مواقع wiki، و# البريد الالكتروني و# الملفات الالكترونيه. يجب ايضا تحديد كيف تصنيفها كل سجل، و# تامينها و# اتلاف في النهايه. يجب ان تتضمن ايضا اعتبارات خاصه ب# فئات السجلات، مثل سجلات سري او الحيويه، و# سريه التجاريه او المميز خاص. و# اخيرا، يجب تحديد ملف تخطيط الاشخاص الذين عن اداره كل نوع سجل.
مكتبات السجل مكتبات سجل يتم ب# شكل اساسي مكتبات المستندات التي تقوم ب# انشائها ل# تصنيف و# تخزين السجلات الهامه. انشاء مكتبه سجل ل# كل نوع من السجلات التي تريد الاحتفاظ بها. يتم توجيه السجلات تلقائيا الي المكتبه الصحيحه استنادا الي اعدادات التكوين في "منظم المحتوي".
انواع المحتويات يمكنك انشاء انواع المحتويات ل# تعريف انواع السجلات التي تحتاج اليها مؤسستك ل# تخزين و# التعرف علي ايه خصائص فريد ل# كل نوع سجل. عن طريق تحديد انواع المحتويات ل# انواع معينه من السجلات، تضمن مؤسستك اداره كل من هذه المجموعات من المحتوي ب# طريقه متناسقه. مستندات office و# ملفات Pdf، تيفس (الصور الممسوحه ضوئيا)، و# البريد الالكتروني، و# محادثات المراسله الفوريه، و# مقاطع فيديو و# السجلات الفعليه كافه يمكن تصنيف و# المخزنه مع انواع المحتوي تنشئ. ستتم معامله اي سجل يسمي "عقد"، علي سبيل المثال، نفس الطريقه و# ب# طريقه متناسقه ضمن الخاص ب SharePoint سجلات نظام اداره. يمكنك استخدام انواع المحتويات ل# تصنيف و# تخزين السجلات ب# اسلوب بديل ل# استخدام مكتبات السجل.
جدول الاستبقاء تحديد جدول استبقاء المده ان تكون كل نوع سجل في ملف التخطيط يتم الاحتفاظ بها (فتره الاستبقاء الخاصه بها) و# عمليه ترتيبها عندما تصل الي نهايه هذه الفتره (عمليه الترتيب الخاصه بها). عاده تستند الارشادات الوارده في جدول استبقاء الي المتطلبات القانونيه و# المخاطر ل# المؤسسه، و# احتياجات مهنيه. ب# الاضافه الي ذلك، يوضح جدول استبقاء دائما احتمالات اداره المخاطر التي تحدد فتره الاستبقاء ل# كل نوع سجل.
مستند متطلبات التوافق يعرف مستند متطلبات توافق القواعد الي يجب ان تلتزم الانظمه تكنولوجيا المعلومات ل# اداره السجلات، الامكانيات التي يجب ان يكون، و# انواع المراقبه العاديه التي يجب ان تدعمها ل# ضمان التوافق.
-
العمليه الاساسيه ل# تعليق التخلص السجلات تفاصيل هذه العمليه، التي تسمي عاده قائمه احتجاز، كيف مؤسسه تعليق التخلص السجلات عند حدوث احداث مثل الدعاوي القضائيه او التدقيقات او التحقيقات.
-
النظام ل# المراقبه و# اعداد التقارير ب# شانها معالجه السجلات ل# التاكد من الموظفين وضع الملفات و# الوصول الي، و# اداره السجلات وفقا ل# النهج و# العمليات المحدده، يجب ان يكون لديك برنامج اداره سجلات عمليه او النظام ل# المراقبه و# اعداد التقارير علي معالجه السجلات.
ملاحظة: كما مع اي موقع اخر، ف# يمكنك يدويا تحميل الملفات عن 2 غيغابايت في الحجم الي "مركز السجلات". اذا كنت تستخدم "منظم المحتوي" ل# توجيه السجلات الي "مركز السجلات"، يتم حد حجم الملف ل# كل سجل 50 ميغابايت.
لمزيد من المعلومات التفصيلية حول التخطيط لحل إدارة السجلات، راجع الارتباطات الموجودة ضمن انظر أيضًا.
نظرة عامة حول تكوين موقع مركز السجلات
بعد أن تقوم مؤسسة بالتخطيط التفصيلي لإدارة السجلات وتطوير خطة رسمية لإدارة السجلات، يمكنها إنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه لتساعدها في تطبيق هذا البرنامج.
تكون بحاجة إلى اتخاذ الخطوات التالية لتتمكن من تكوين موقع "مركز السجلات":
-
قم بإنشاء مكتبات سجلات أو قوائم لإدارة كل نوع سجل محدد في خطة الملفات وتخزينه.
-
نوصي بإنشاء مكتبة سجلات واحدة لكل نوع محتوى في خطة السجلات.
-
عندما يتم إرسال السجلات إلى "مركز السجلات"، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة المتعلقة بها.
-
-
إنشاء أعمدة في مكتبات المستندات أو القوائم أو أنواع المحتويات ذات الصلة لكي تتضمن بيانات التعريف لكل نوع من أنواع المحتوى تم تحديده في ملف التخطيط وتقوم بعرضها.
-
قم بتحديد نُهج إدارة المعلومات الخاصة بكل نوع من أنواع السجلات الموجودة في موقع "مركز السجلات". يجب أن توضح هذه النُهج فترات الاستبقاء ومتطلبات الدقيق التي تم تحديدها في ملف التخطيط الخاص بالشركة وجدول الاستبقاء.
-
تكوين "منظم المحتوي" ل# توجيه كل نوع سجل الي الموقع المناسب. عندما يتم ارسال السجلات الي موقع "مركز السجلات"، اما يدويا او برمجيا، يستخدم التطبيق هذه الميزه ل# تحديد كيفيه تصنيف السجل داخل موقع "مركز السجلات" و# المكان حيث تريد ارسالها.
لمزيد من المعلومات التفصيلية حول تكوين حل إدارة السجلات وتخصيصه، راجع الارتباطات الموجودة ضمن انظر أيضًا.
